گزارش گیری در MSP — راهنمای تصویری و کامل

۱۱۷۲۵ بازدید
آخرین به‌روزرسانی: ۲۲ اسفند ۱۴۰۲
زمان مطالعه: ۲۴ دقیقه
گزارش گیری در MSP — راهنمای تصویری و کامل

نرم افزار مایکروسافت پروجکت، یکی از پرکاربردترین ابزارهای تخصصی مدیریت و کنترل پروژه است. ابزارهای متنوع این نرم افزار، امکان تهیه برنامه‌های مختلف و نظارت بر روی عملکرد فعالیت‌های پروژه را فراهم می‌کنند. از قابلیت‌های کاربردی مایکروسافت پروجکت می‌توان به تهیه گزارش‌های آماده و سفارشی متنوع اشاره کرد. گزارش گیری در MSP، باعث سهولت فرآیند جمع‌آوری اطلاعات مهم پروژه و ارائه آن‌ها به مدیران یا کارفرما می‌شود. در این مقاله، به معرفی انواع گزارش و نحوه گزارش گیری در MSP می‌پردازیم. سپس، یک مثال از تهیه گزارش سفارشی را به صورت گام به گام و تصویری آموزش می‌دهیم. در انتها نیز، روش‌های غیر مستقیم گزارش گیری در MSP را ارائه می‌کنیم. البته اگر می‌خواهید اصول مقدماتی تا پیشرفته نرم‌افزار MSP را خیلی راحت و سریع یاد بگیرید، مجموعه فیلم‌های آموزش ام‌اس‌پی را نگاه کنید.

فهرست مطالب این نوشته

گزارش در مدیریت پروژه چیست؟

در حوزه مدیریت و کنترل پروژه، گزارش، مجموعه‌ای از اطلاعات جامع و کلی است که به منظور نمایش داده‌های مهم پروژه (مانند درصد پیشرفت فعالیت‌ها) مورد استفاده قرار می‌گیرد. گزارش‌ها، از ساختاری ساده و قابل فهم تشکیل می‌شوند. گزارش‌گیری و ارائه گزارش به مدیران، از وظایف ثابت کارکنان واحدهای مختلف یک شرکت یا پروژه به شمار می‌رود.

گزارش‌ها، با فراهم کردن یک دید کلی از نحوه پیشرفت فعالیت‌ها، مسیر شناسایی نقاط قوت و ضعف پروژه را هموار می‌کنند. ابزارهای مختلفی برای تهیه گزارش مدیریت و کنترل پروژه وجود دارند که از پرکاربردترین و محبوب‌ترین آن‌ها می‌توان به نرم افزار مایکروسافت پروجکت اشاره کرد.

گزارش‌های مدیریت و کنترل پروژه، مجموعه‌ای از جداول و نمودارهای حاوی اطلاعات مهم پروژه هستند.
گزارش‌های مدیریت و کنترل پروژه، مجموعه‌ای از جداول و نمودارهای حاوی اطلاعات مهم پروژه هستند.

نرم افزار MSP چیست ؟

«مایکروسافت پروجکت» (Microsoft Project)، «ام اس پروجکت» (MS Project) یا به اختصار «MSP»، نام یکی از نرم افزارهای تخصصی شناخته شده در حوزه مدیریت و کنترل پروژه است. این نرم افزار، از رابط کاربری مشابه با دیگر محصولات شرکت مایکروسافت، مخصوصا اکسل بهره می‌برد.

رابط کاربری نرم افزار مایکروسافت پروجکت
رابط کاربری نرم افزار مایکروسافت پروجکت

از قابلیت‌های کاربردی MSP می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • برنامه‌ریزی پروژه و تهیه زمانبندی
  • نمایش خط زمانی پروژه و فعالیت‌های آن (مدیریت زمان در پروژه)
  • کار گروهی بر روی فایل‌ها
  • گزارش گیری
  • مدیریت منابع
  • مدیریت همزمان چندین پروژه
  • تهیه نماهای متفاوت از روند پیشرفت پروژه

گزارش گیری در MSP چیست ؟

گزارش گیری در MSP، از قابلیت‌های کاربردی این نرم افزار محسوب می‌شود. این قابلیت، به منظور نمایش اطلاعات مرتبط با روند پیشرفت فعالیت‌ها، نظارت بر روی برنامه زمان‌بندی، بررسی منابع، کنترل هزینه‌ها و غیره مورد استفاده قرار می‌گیرد. ابزارهای مایکروسافت پروجکت، امکان تهیه سریع گزارش‌های جامع را فراهم می‌کنند.

ام اس پروجکت، دارای قالب‌های متعددی است که هر یک برای ارائه مجموعه مشخصی از اطلاعات به کار می‌روند. البته از مزایای گزارش گیری در MSP می‌توان به قابلیت سفارشی‌سازی ساختار این قالب‌ها و تنظیم داده‌های موجود در آن‌ها به صورت دلخواه اشاره کرد.

گزارش وضعیت پروژه، یکی از متداول‌ترین گزینه‌های گزارش گیری در MSP
گزارش وضعیت پروژه، یکی از متداول‌ترین گزینه‌های گزارش گیری در MSP

نحوه گزارش گیری در MSP چگونه است؟

ساده‌ترین و سریع‌ترین راه برای گزارش گیری در MSP، رفتن به زبانه «Report» و کلیک بر روی گزینه‌های موجود در پنل «View Reports» است.

مسیر گزارش گیری در MSP
مسیر گزارش گیری در MSP

به عنوان مثال، به منظور ایجاد سریع یک گزارش کلی از وضعیت پروژه، بر روی آیکون «Dashboards» کلیک کرده و گزینه «Project Overview» را انتخاب کنید.

مسیر گزارش گیری از مرور وضعیت پروژه در MSP
مسیر گزارش گیری از مرور وضعیت پروژه در MSP

به این ترتیب، گزارشی متشکل از نمودارها و جداول به نمایش درمی‌آید. درصد پیشرفت پروژه، وضعیت تکمیل هر فاز، اهداف پیش رو و فعالیت‌های دارای تاخیر در این گزارش قابل مشاهده هستند.

نمونه‌ای از گزارش مرور وضعیت پروژه در MSP
نمونه‌ای از گزارش مرور وضعیت پروژه در MSP

خروجی اولیه گزارش گیری در MSP، در اغلب موارد (مانند تصویر بالا)، نیاز به تنظیم دارد. پس از تهیه گزارش توسط ابزار زبانه Report، زبانه‌های دیگری با عناوین «Design» و «Format» ظاهر می‌شوند. ابزارهای موجود در این زبانه‌ها، امکان تنظیم داده‌های گزارش و المان‌های مختلف آن را فراهم می‌کند. علاوه بر این، با کلیک بر روی هر المان، کادر اعمال تنظیمات و فیلتر داده‌ها در سمت راست پنجره نرم افزار به نمایش در می‌آید.

نکته: گزارش گیری در MSP به استفاده از گزینه‌های Report محدود نمی‌شود. این کار، روش‌های مختلفی دارد که در بخش‌های بعدی به معرفی آن‌ها خواهیم پرداخت.

انواع گزارش در MSP چه هستند؟

از انواع گزارش در MSP می‌توان به گزارش فعالیت‌های اتمام یافته، گزارش هزینه‌ها، گزارش وضعیت پروژه، گزارش فعالیت‌های پیش رو، گزارش پیشرفت، گزارش‌ سفارشی و گزارش‌ بصری با فرمت دیگر نرم افزارهای آفیس اشاره کرد.

آشنایی با عملکرد گزینه‌های گزارش گیری در MSP می‌تواند شما را در تهیه بهترین خروجی ممکن کمک کند. در ادامه به معرفی انواع گزارش‌های MSP و ابزارهای موجود برای ایجاد آن‌ها می‌پردازیم.

گزارش گیری کلی در MSP

گزینه‌های ابزار «Dashboards» در زبانه Report، امکان تهیه گزارش‌های مورد استفاده برای نمایش شاخص‌های اصلی عملکرد پروژه را فراهم می‌کنند.

گزینه‌های گزارش گیری کلی در MSP
گزینه‌های گزارش گیری کلی در MSP

عملکرد گزارش‌های Dashboards عبارت هستند از:

  • «برن داون» (Burndown): گزارش میزان و تعداد فعالیت‌های اتمام یافته به همراه فعالیت‌های باقی مانده
  • «مرور هزینه» (Cost Overview): گزارش وضعیت فعلی هزینه‌های پروژه و فعالیت‌های سطح بالا (کلی)، هزینه‌های برنامه‌ریزی شده، هزینه‌های باقی‌مانده، هزینه‌های واقعی، هزینه‌های تجمعی، هزینه‌های خطوط مبنا و درصد پیشرفت پروژه (برای بررسی امکان به اتمام رساندن فعالیت‌های باقی‌مانده مطابق با بودجه)
  • «مرور پروژه» (Project Overview): درصد پیشرفت پروژه، اهداف پیش رو و فعالیت‌های دارای تاخیر
  • «فعالیت‌های پیش رو» (Upcoming Tasks): فعالیت‌های صورت گرفته در هفته جاری، وضعیت فعالیت‌های باقی‌مانده نزدیک به اتمام مهلت تکمیل و فعالیت‌های هفته بعد
  • «مرور کار» (Work Overview): گزارش برن داون برای پروژه و وضعیت تمام فعالیت‌های سطح بالا برای مشاهده درصد پیشرفت کلی و میزان کار باقی‌مانده

از بین موارد بالا، گزارش مرور پروژه از کاربرد بیشتری برخوردار است. داده‌های این گزارش، معمولا در گزارش‌های دوره‌ای و جلسات کنترل پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند.

گزارش گیری از منابع در MSP

گزینه‌های موجود در «Resources»، به منظور تهیه گزارش‌های مرتبط با وضعیت و عملکرد منابع مورد استفاده قرار می‌گیرند.

گزینه‌های گزارش گیری از منابع در MSP
گزینه‌های گزارش گیری از منابع در MSP

عملکرد هر یک از گزارش‌های بالا به صورت زیر است:

  • «منابع دارای تخصیص اضافی» (Overallocated Resources): وضعیت تمام منابع دارای تخصیص اضافی، نمایش میزان کار واقعی انجام شده و وضعیت کارهای باقیمانده
  • «مرور منابع» (Resource Overview): وضعیت و عملکرد نیروی کار فعال در پروژه برای مشاهده میزان کار انجام شده و میزان کار باقی‌مانده

گزارش گیری از هزینه ها در MSP

گزارش‌های وضعیت هزینه‌های صورت گرفته در پروژه و داده‌های مهم مرتبط با آن‌ها، توسط گزینه‌های قابل دسترس در ابزار «Costs» تهیه می‌‌شوند.

گزارش گیری از هزینه ها در MSP
گزارش گیری از هزینه ها در MSP

از گزارش‌های مالی MSP می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • «جریان نقدینگی» (Cash Flow): گزارش هزینه‌ها و هزینه‌های تجمعی سه ماهه اول یا بازه‌های زمانی دیگر
  • «سرریزهای هزینه» (Cost Overruns): گزارش انحراف هزینه برای تمام فعالیت‌های سطح بالا، منابع کاری و محل عبور هزینه‌های واقعی از خطوط مبنا
  • «ارزش کسب شده» (Earned Value): گزارش ارزش کسب شده، واریانس و عملکرد در طی زمان، مقایسه هزینه‌ها و برنامه زمانبندی نسبت به یک خط مبنا
  • «مرور هزینه منابع» (Resource Cost Overview): گزارش وضعیت هزینه منابع (نیروی انسانی و مصالح)، نمایش جزئیات هزینه‌ها در یک جدول و داده‌های توزیع هزینه در یک نمودار
  • «مرور هزینه فعالیت» (Task Cost Overview): گزارش هزینه‌های صرف شده برای فعالیت‌های سطح بالا، نمایش جزئیات هزینه‌ها در یک جدول و داده‌های توزیع هزینه در یک نموداری

گزارش جریان نقدینگی، به عنوان یکی دیگر از گزارش‌های مهم و متداول برای ارائه در جلسات مدیریت و کنترل پروژه در نظر گرفته می‌شود.

گزارش گیری از پیشرفت پروژه در MSP

تهیه گزارش پیشرفت پروژه در MSP با استفاده از ابزارهای «In Progress» انجام می‌گیرد. گزارش پیشرفت پروژه، داده‌های مربوط به روند اجرای کلی پروژه و فعالیت‌های مهم را نمایش می‌دهد.

گزارش گیری از پیشرفت پروژه در MSP
گزارش گیری از پیشرفت پروژه در MSP

انواع گزارش‌های پیشرفت در MSP عبارت هستند از:

  • «فعالیت‌های بحرانی» (Critical Tasks): گزارش تمام فعالیت‌های نزدیک به هم (از نظر برنامه زمانبندی) و بحرانی (قرا گرفته بر روی مسیر بحرانی) با احتمال تاثیر مستقیم بر روی زمان اتمام پروژه
  • «فعالیت‌های عقب افتاده» (Late Tasks): گزارش تمام فعالیت‌های شروع شده یا پایان یافته پس از تاریخ مشخص شده در برنامه زمانبندی یا فعالیت‌های دارای روند پیشرفت خارج از برنامه
  • «گزارش رویدادی» (Milestone Report): گزارش تمام فعالیت‌های دارای رویداد (وقایع) به همراه نمایش وضعیت تاخیر، تکمیل یا رسیدن موعد آن‌ها
  • «فعالیت‌های منحرف شده» (Slipping Tasks): گزارش تمام فعالیت‌های متاخر با زمان تکمیل بیشتر از زمان برنامه‌ریزی شده

از بین موارد بالا، گزارش فعالیت‌های بحرانی از اهمیت بیشتری برخوردار است. داده‌های نمایش داده شده در این گزارش، دید خوبی رزا از مناسب یا نامناسب بودن جریان کار پروژه فراهم می‌کند.

گزارش گیری سفارشی در MSP

ابزار «New Report»، منظور تهیه گزارش‌های سفارشی در MSP مورد استفاده قرار می‌گیرد. در صورتی که قصد تهیه گزارش از صفر را داشته باشید، این گزینه برایتان مناسب خواهد بود.

گزارش گیری سفارشی در MSP
گزارش گیری سفارشی در MSP

از قالب‌های اولیه گزار‌ش‌های سفارشی MSP می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • «صفحه خالی» (Blank): گزارش خالی با امکان اضافه کردن داده‌های مورد نظر توسط ابزارهای زبانه «Report Tools Design»
  • «نمودار» (Chart): گزارش نموداری از داده‌های پروژه نظیر کار واقعی انجام شده، کار باقی‌مانده و کار پیش فرض
  • «جدول» (Table): گزارش جدولی از داده‌های پروژه نظیر عنوان فعالیت‌ها، زمان شروع، زمان پایان و درصد پیشرفت
  • «مقایسه» (Comparison): گزارش مقایسه‌ای متشکل از دو نمودار با جنس داده‌های مشابه

تمام گزارش‌های ایجاد شده توسط ابزار New Report به فهرست گزارش‌های سفارشی اضافه می‌شوند. دسترسی به این گزارش‌ها توسط ابزار «Customs» در پنل View Reports امکان‌پذیر است.

محل نمایش گزارش‌های سفارشی در MSP
محل نمایش گزارش‌های سفارشی در MSP

گزارش گیری با فرمت اکسل و ویزیو در MSP

نرم افزارهای اکسل و ویزیو از ابزارهای کامپیوتری پرکاربرد در زمینه مدیریت و کنترل پروژه هستند. این ابزارها، به منظور تهیه گزارش‌های مختلف نیز مورد استفاده قرار می‌گیرند. مایکروسافت پروجکت، امکان تهیه گزارش‌های مختلف در قالب این نرم افزارها را فراهم می‌کند. این قابلیت توسط ابزار «Visual Reports» فعال می‌شود.

گزارش گیری با فرمت اکسل و ویزیو در MSP
گزارش گیری با فرمت اکسل و ویزیو در MSP

از گزارش‌های قابل تهیه در قالب‌های اکسل و ویزیو می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  •  گزارش گیری در قالب نرم افزار اکسل
    • «گزارش خط مبنای هزینه» (Baseline Cost Report)
    • «گزینه خط مبنای کار» (Baseline Work Report)
    • «گزارش بودجه و هزینه» (Budget Cost Report)
    • «گزارش بودجه و کار» (Budget Work Report)
    • «گزارش جریان نقدینگی» (Cash Flow Report)
    • «گزارش ارزش کسب شده در طی زمان» (Earned Value Over Time Report)
    • «گزارش خلاصه هزینه منابع» (Resource Cost Summary Report)
    • «گزارش منابع و باقی‌مانده کار» (Resource Remaining Work Report)
    • «گزارش قابلیت دسترسی منابع و کار» (Resource Work Availability Report)
    • «گزارش خلاصه منابع و کار» (Resource Work Summary Report)

  • گزارش گیری در قالب نرم افزار ویزیو
    • «گزارش خط مبنا» (Baseline Report)
    • «گزارش جریان نقدینگی» (Cash Flow Report)
    • «گزارش وضعیت فعالیت‌های بحرانی» (Critical Tasks Status Reports)
    • «گزارش دسترسی منابع» (Resource Availability Report)
    • «گزارش وضعیت منابع» (Resource Status Report)
    • «گزارش وضعیت فعالیت‌ها» (Task Status Report)

به منظور ایجاد گزارش‌‌های بالا، حتما باید نرم افزار اکسل و یا ویزیو در کامپیوتر نصب باشد.

مثال گزارش گیری در MSP

در این بخش، به منظور آشنایی با قابلیت‌ها و ابزارهای گزارش گیری در MSP، یک مثال کاربردی را به صورت گام به گام و تصویری تشریح می‌کنیم. هدف از ارائه این مثال، تهیه گزارش مرور وضعیت یک پروژه ساختمانی و سفارشی‌سازی المان‌های موجود در آن، برای دستیابی به خروجی دلخواه است. تصویر زیر، نمای کلی یک پروژه ساختمانی در مایکروسافت پروجکت را نمایش می‌دهد.

نمایی از پروژه بازسازی حمام یک ساختمان در MSP
نمایی از پروژه بازسازی حمام یک ساختمان در MSP

در سمت چپ پنجره نرم افزار، اطلاعاتی نظیر عنوان فعالیت‌ها، بازه زمانی تعریف شده برای تکمیل آن‌ها، تاریخ شروع، تاریخ پایان و درصد پیشرفت قابل مشاهده است. سمت راست پنجره، نمودار گانت و برنامه زمانبندی را نمایش می‌دهد. نکته بسیار مهمی که قبل از انتخاب نوع پروژه باید به خاطر داشته باشید، این است که گزارش گیری در MSP، بر اساس باز یا بسته بودن فعالیت‌های سطح بالا انجام می‌گیرد. به عنوان مثال، در صورت جمع کردن فعالیت‌های سطح پایین در زیر فعالیت‌های سطح بالا، اطلاعات جزئی این موارد در گزارش وضعیت نمایش داده نخواهد شد.

 مرحله اول: انتخاب نوع گزارش

اولین گام برای گزارش گیری در MSP، انتخاب نوع گزارش بر اساس خروجی‌های مورد نظر است. به این منظور، از زبانه Report، پنل View Reports، بر روی آیکون Dashboards کلیک کرده و گزینه Project Overview را انتخاب می‌کنیم. به این ترتیب، گزارش وضعیت کلی پروژه مانند تصویر زیر به نمایش در می‌آید.

المان‌های پیش فرض گزارش وضعیت کلی پروژه در مایکروسافت پروجکت
المان‌های پیش فرض گزارش وضعیت کلی پروژه در مایکروسافت پروجکت

با تهیه هر گزارش، زبانه‌هایی برای تنظیم آن گزارش در انتهای نوار ابزار نرم افزار ظاهر می‌شوند. المان‌های نمایش داده شده در گزارش بالا عبارت هستند از:

  1. ابزار تنظیمات کلی گزارش
  2. عنوان گزارش
  3. تاریخ شروع و پایان پروژه
  4. درصد پیشرفت زمانی پروژه
  5. عنوان و توضیح رویدادها
  6. جدول اطلاعات رویدادها
  7. عنوان و توضیح نمودار پیشرفت فعالیت‌ها
  8. نمودار پیشرفت فعالیت‌ها (بر حسب درصد)
  9. عنوان و توضیح فعالیت‌های متاخر
  10. جدول اطلاعات فعالیت‌های متاخر
  11. خطوط تعیین کننده محدوده صفحات گزارش

در اغلب موارد، ساختار اولیه گزارش و المان‌های آن، مطابق با خروجی مد نظر کاربر نیست. به عنوان مثال، عنوان بخش‌های مختلف گزارش بالا، دارای متن انگلیسی هستند. به علاوه، تنظیم ساختار گزارش و چینش المان‌ها، به صورت چپ چین اعمال شده است. طبیعتا برای گزارش‌های فارسی، راست چین کردن ساختار (از نظر محل قرارگیری المان‌ها، جهت‌گیری متن‌ها و داده‌های جداول)، ظاهر نهایی گزارش و خوانایی آن را بهبود می‌بخشد. خوشبختانه، امکان تنظیم و سفارشی‌سازی تمام المان‌های موجود در گزارش MSP وجود دارد.

نمایش محدوده خروجی گزارش

گزارش‌های تهیه شده در MSP، معمولا در قالب فایل‌هایی نظیر PDF یا گزارش‌های کاغذی ارائه می‌شوند. به همین دلیل، اطمینان از جانمایی صحیح المان‌ها در فایل خروجی، اهمیت بالایی دارد. یکی از ترفندهای کاربردی برای جانمایی مناسب المان‌های گزارش، فعال‌سازی ابزار «Page Breaks» است. با فعال‌سازی این گزینه، خطوطی ظاهر می‌شوند که امکان تنظیم مناسب محل قرارگیری المان‌های گزارش در صفحه خروجی (PDF، تصویر یا کاغذ پرینتر) را فراهم می‌کنند.

فعال‌سازی محدوده صفحه خروجی گزارش در MSP (به منظور نمایش بهتر میزان فضای اشغال شده توسط المان‌ها گزارش و فضای خالی در یک صفحه A4، نمای تصویر کوچک شده است)
فعال‌سازی محدوده صفحه خروجی گزارش در MSP (به منظور نمایش بهتر میزان فضای اشغال شده توسط المان‌ها گزارش و فضای خالی در یک صفحه A4، نمای تصویر کوچک شده است)

البته توجه داشته باشید که در صورت استفاده از جداول متعدد، امکان تغییر ارتفاع سلول‌ها در خروجی گزارش وجود دارد. با این وجود، استفاده از Page Breaks، به کنترل ابعاد گزارش، مخصوصا عرض آن، کمک زیادی می‌کند.

مرحله دوم: ذخیره گزارش سفارشی

هنگام گزارش گیری در MSP، یک نسخه اولیه از گزارش با عنوان «Project Overview» نمایش داده می‌شود. این گزارش، نسخه اصلی از گزارش مرور وضعیت پروژه است. در صورت تنظیم هر یک از المان‌ها، تغییرات ایجاد شده بر روی نسخه اصلی اعمال خواهند شد. از این‌رو، بهتر است پیش از شروع سفارشی‌سازی، یک نسخه دیگر با عنوان دلخواه ایجاد کرد. به این منظور، از زبانه Design، پنل «Report»، بر روی آیکون «Manage» کلیک کرده و گزینه «Rename Report» را انتخاب می‌کنیم.

مسیر تعریف عنوان گزارش سفارشی در MSP
مسیر تعریف عنوان گزارش سفارشی در MSP

با انجام مراحل بالا، پنجره‌ای مطابق با تصویر زیر باز می‌شود. پس از تایپ عنوان دلخواه برای گزارش، بر روی «OK» کلیک می‌کنیم.

نام‌گذاری گزارش در MSP
نام‌گذاری گزارش در MSP

به این ترتیب، گزارشی با عنوان انتخابی ایجاد می‌شود. اکنون، دو نسخه از گزارش وضعیت کلی پروژه (نسخه اصلی و سفارشی) در فایل نرم افزار وجود دارد. در ادامه، بر روی نسخه سفارشی کار خواهیم کرد. طی فرآیند گزارش گیری در MSP، با رفتن به زبانه Report، پنل View Reports و کلیک بر روی آیکون «Custom»، فهرستی از عنوان گزارش‌های سفارشی به نمایش در می‌آید. با انتخاب هر گزارش، امکان اعمال تغییرات و گرفتن خروجی از آن گزارش فراهم می‌شود.

دسترسی به گزارش‌های ایجاد شده در MSP
دسترسی به گزارش‌های ایجاد شده در MSP

مرحله سوم: تنظیم ساختار گزارش

همانطور که قبلا اشاره کردیم، ساختار اولیه گزارش در MSP، مطابق با گزارش‌های انگلیسی و چپ چین است. جابجای المان‌های گزارش توسط قابلیت کشیدن و رها کردن (Drag and Drop) انجام می‌گیرد. به این منظور، پس از کلیک چپ بر روی هر المان، کادر محدوده آن المان ظاهر می‌شود. با کلیک چپ بر روی کادر، نگه داشتن کلیک، جابجا کردن نشانگر ماوس به محل دلخواه و رها کردن کلیک چپ، المان‌های گزارش را به صورت زیر مرتب می‌کنیم.

تغییر ساختار گزارش MSP با قابلیت Drag and Drop
تغییر ساختار گزارش MSP با قابلیت Drag and Drop

نکته: در گزارش بالا، جهت‌گیری عنوان‌ها، ستون‌های جداول و داده‌های نمودار نیز نیاز به تنظیم دارند. اغلب این تنظیمات، مشابه گزینه‌های موجود در نرم افزارهای دیگر مجموعه آفیس نظیر ورود، اکسل و پاورپوینت هستند. در صورت آشنایی با این نرم افزارها، به مرحله پنجم بروید.

مرحله چهارم: تنظیم عنوان گزارش

انتخاب متن عنوان توسط ماوس، امکان ویرایش آن توسط کیبورد را فراهم می‌کند. متن عنوان گزارش را به «مرور وضعیت پروژه» تغییر می‌دهیم.

تغییر و راست چین کردن عنوان برای گزارش گیری در MSP
تغییر و راست چین کردن عنوان برای گزارش گیری در MSP

سپس، با کلیک راست درون کادر عنوان و انتخاب علامت نمایش داده شده در تصویر بالا، عنوان را راست چین می‌کنیم.

عنوان راست چین شده در MSP
عنوان راست چین شده در MSP

المان‌های گزارش در MSP معمولا از نوع متنی، جدولی یا نموداری هستند. برای تنظیم هر یک از این المان‌ها، زبانه‌ها و ابزارهای مخصوص وجود دارد. به عنوان مثال، با کلیک بر روی المان عنوان گزارش، شاهد ظاهر شدن زبانه «Format» در انتهای نوار ابزار و زیر عنوان «Drawing Tools» خواهید بود. Drawing Tools، ابزارهای تنظیم المان‌های متنی هستند. با استفاده از این نکته می‌توانید نوع المان و گزینه‌های قابل تنظیم آن‌ها را مشاهده کنید. تصویر زیر، تنظیمات قابل تغییر المان‌های متنی را در زبانه Format نمایش می‌دهد.

ابزارهای زبانه Format برای تنظیم المان‌های متنی
ابزارهای زبانه Format برای تنظیم المان‌های متنی

اغلب المان‌های گزارش، معمولا با محدوده‌های تو در تو و متداخل صورت ایجاد می‌شوند. از این‌رو، به منظور جلوگیری از تداخل المان‌ها، باید محدوده آن‌ها را اصلاح کرد. با کلیک چپ بر روی دایره‌های کوچک، نگه داشتن کلیک و جابجایی ماوس، ابعاد محدوده تغییر می‌کند. توجه داشته باشید که در صورت تعریف یک متغیر برای عنوان گزارش یا ایجاد حاشیه کادر، احتمال تداخل المان‌ها افزایش می‌یابد. در نتیجه، تنظیم محدوده المان‌ها را به عنوان یک نکته کاربردی به خاطر بسپارید.

مرحله پنجم: تنظیم زمان شروع و پایان پروژه

در قسمت پایین عنوان در گزارش مرور وضعیت، المان‌های تاریخ شروع و پایان پروژه قرار دارند. با کلیک بر روی این المان‌ها، دو زبانه جدید، تحت عنوان «Table Tools» در انتهای نوار ابزار ظاهر می‌شوند. با توجه به نمایان شدن این زبانه‌ها می‌توان دریافت که المان‌های تاریخ، در گزارش MSP، از نوع جدول هستند.

زبانه‌های تنظیم المان‌های تاریخ و جداول
زبانه‌های تنظیم المان‌های تاریخ و جداول

پس از کلیک بر المان‌های تاریخ پروژه، علاوه بر زبانه‌ها، کادری با عنوان «Field List» در سمت راست پنجره نرم افزار به نمایش در می‌آید. این کادر، اطلاعات و گزینه‌های متعددی را برای تنظیم المان‌ها و داده‌های نمایش داده شده توسط آن‌ها در اختیار کاربر قرار می‌دهد. به عنوان مثال، کادر زیر، مربوط به المان تاریخ پایان پروژه است. همانطور که مشاهده می‌کنید، در بخش «Date»، تیک کنار گزینه «Finish» فعال است.

کادر فهرست داده‌های المان‌های گزارش در MSP
کادر فهرست داده‌های المان‌های گزارش در MSP

کادر زیر، اطلاعات المان تاریخ شروع پروژه را نمایش می‌دهد. همانطور که مشاهده می‌کنید، در بخش Date، تیک کنار گزینه «Start» فعال است.

کادر فهرست داده‌های المان تاریخ در گزارش MSP
کادر فهرست داده‌های المان تاریخ در گزارش MSP

 در پایین این کادر، اطلاعات مختلفی وجود دارند. یکی از مهم‌ترین این گزینه‌ها، «Outline Level» است. این گزینه، سطح داده‌های گزارش را مشخص می‌کند. برای تاریخ‌های این گزارش (شروع و پایان)، سطح خروجی داده‌ها بر روی «Project Summary» قرار دارد. Project Summary، بیانگر سطح اطلاعات کلی یا خلاصه‌ای از اطلاعات پروژه است.

سطح داده‌های خروجی
سطح داده‌های خروجی

راست چین کردن تاریخ

المان‌های تاریخ شروع و پایان پروژه، به طور پیش فرض چپ چین هستند. محل قرارگیری آن‌ها نیز بسیار نزدیک به هم است.

چینش المان‌های شروع و پایان پروژه
چینش المان‌های شروع و پایان پروژه

برای جابجایی المان سمت راست، بر روی آن کلیک کرده و با فشردن کلید جهت‌نمای کیبورد، این المان را به سمت راست جابجا می‌کنیم. برای راست چین کردن هر المان، بر روی متن درون آن کلیک راست کرده و آیکون ابزار راست چین را انتخاب می‌کنیم. این کار، با رفتن به زبانه «Layout» رفته و کلیک بر روی آیکون راست چین نیز قابل انجام است.

ابزار راست چین در زبانه Layout نرم افزار MSP
ابزار راست چین در زبانه Layout نرم افزار MSP

پس از جانمایی و اعمال تنظیمات، ساختار المان‌های تاریخ در گزارش وضعیت پروژه، مانند تصویر زیر خواهد بود.

تغییر محل قرارگیری و ابعاد المان‌های تاریخ
تغییر محل قرارگیری و ابعاد المان‌های تاریخ

تغییر داده‌های تاریخ

به طور پیش فرض، نرم افزار MSP از تاریخ شمسی پشتیبانی نمی‌کند. با این وجود، روش‌های مختلفی برای تبدیل تاریخ میلادی به شمسی در مایکروسافت پروجکت وجود دارند. در این مثال، با استفاده از روش ماکرونویسی، دو ستون با عنوان‌های «تاریخ شروع» و «تاریخ پایان» ایجاد کردیم. این ستون‌ها، حاوی تاریخ‌های شروع و پایان تمام فعالیت‌های هستند.

تاریخ‌های شمسی پروژه در MSP
تاریخ‌های شمسی پروژه در MSP

اکنون باید، مبنای داده‌های المان‌های تاریخ در گزارش را به دو ستون بالا تغییر دهیم. به این منظور، ابتدا به گزارش مربوطه رفته و بر روی المان سمت راست تاریخ کلیک می‌کنیم. در انتهای بخش «Select Fields» در تنظیمات Field List، گزینه‌ای با عنوان «Other Fields» وجود دارد.

مسیر انتخاب داده‌های پروژه برای نمایش در المان‌های گزارش MSP
مسیر انتخاب داده‌های پروژه برای نمایش در المان‌های گزارش MSP

بر روی Other Fields کلیک کرده و «Custom» را انتخاب می‌کنیم.

مسیر انتخاب داده‌های متفرقه در MSP
مسیر انتخاب داده‌های متفرقه در MSP

در انتهای فهرست بالا، عنوان دو ستون مربوط به تاریخ‌های شمسی قرار دارند. تیک کنار عنوان «تاریخ شروع» را فعال می‌کنیم.

اضافه کردن داده‌های ستون تاریخ شروع به المان تاریخ
اضافه کردن داده‌های ستون تاریخ شروع به المان تاریخ

در انتها، تیک کنار عبارت «Finish» را بر می‌داریم. به این ترتیب، تاریخ شمسی شروع پروژه به صورت زیر نشان داده می‌شود.

حذف تاریخ میلادی از المان
حذف تاریخ میلادی از المان

فرآیند بالا را برای المان تاریخ سمت چپ و با داده‌های ستون «تاریخ پایان» تکرار می‌کنیم. در انتها، ساختار المان‌های تاریخ گزارش به صورت زیر درمی‌آید.

نمای المان‌های تاریخ با داده‌های شمسی
نمای المان‌های تاریخ با داده‌های شمسی

اضافه کردن المان‌های اضافی

گزارش گیری در MSP از قابلیت سفارشی‌سازی بالا بهره می‌برد. از این‌رو، در هر گزارشی، امکان اضافه کردن المان‌های دلخواه وجود دارد. به عنوان مثال، اضافه کردن یک خط فاصله بین تاریخ‌های شروع و پایان، ظاهر گزارش را بهبود می‌بخشد. برای این کار، به زبانه Design رفته و بر روی «Text Box» کلیک می‌کنیم.

مسیر اضافه کردن متن برای گزارش گیری سفارشی در MSP
مسیر اضافه کردن متن برای گزارش گیری سفارشی در MSP

سپس، یک کادر متنی در میان المان‌های تاریخ ایجاد کرده و کاراکتر خط فاصله را در آن تایپ می‌کنیم. پس از تنظیم اندازه و نحوه جانمایی خط فاصله، ساختار زیر ایجاد می‌شود.

ساختار نهایی بخش نمایش تاریخ‌های شروع و پایان پروژه
ساختار نهایی بخش نمایش تاریخ‌های شروع و پایان پروژه

در رابطه با مفاهیم تئوری و نرم افزارهای تخصصی مدیریت و کنترل پروژه، فرادرس، مجموعه‌ای از چندین فیلم آموزشی جامع و کاربردی را تهیه کرده است که می‌توانند در کسب تسلط بیشتر بر روی این مبحث به شما کمک کنند. لینک مشاهده این فیلم‌ها در ادامه آورده شده است:

مرحله ششم: تنظیم درصد تکمیل پروژه

برای تنظیم درصد تکمیل پروژه، عنوان و عدد آن را وسط چین می‌کنیم. سپس، ابعاد کادر را به اندازه دلخواه و متناسب تغییر می‌دهیم.

درصد تکمیل پروژه در گزارش MSP
درصد تکمیل پروژه در گزارش MSP

مرحله هفتم: تنظیم نمودار درصد تکمیل پروژه

نمودار درصد پیشرفت پروژه از بخش عنوان و نمودار تشکیل می‌شود. در ابتدا، عنوان و توضیحات نمودار را راست چین می‌کنیم و متن آن را به زبان فارسی تغییر می‌دهیم.

تمام تنظیمات مورد نیاز، در زبانه‌های Task و Format قابل دسترس هستند.

تنظیم جهت‌گیری، فونت و اندازه متن عنوان و توضیحات در گزارش MSP
تنظیم جهت‌گیری، فونت و اندازه متن عنوان و توضیحات در گزارش MSP

اکنون، نوبت به تنظیم داده‌های نمودار می‌رسد. برای شروع، جهت نمایش داده‌های محورهای نمودار را تنظیم می‌کنیم. این کار، با کلیک راست بر روی محور افقی و انتخاب گزینه «Format Axis» انجام می‌شود.

دسترسی به تنظیمات نمایش داده‌های جدول برای گزارش گیری در MSP
دسترسی به تنظیمات نمایش داده‌های جدول برای گزارش گیری در MSP

نکته: با کلیک بر روی نمودار، زبانه‌های Format و Design، تحت عنوان «Chart Tools» به انتهای نوار ابزار اضافه خواهند شد.

به این ترتیب، کادر Format Axis مانند تصویر زیر، در سمت راست پنجره نرم افزار به نمایش در می‌آید. یکی دیگر از روش‌های دسترسی به این تنظیمات، دابل کلیک بر روی نمودار است.

پنجره Format Axis در نرم افزار MSP
پنجره Format Axis در نرم افزار MSP

با کلیک بر روی آیکون «Axis Options» و باز کردن تنظیمات موجود در عنوان «Axis Options»، گزینه «Categories in reverse order» را مشاهده خواهید کرد. تیک کنار این گزینه را فعال می‌کنیم. به این ترتیب، جهت نمایش داده‌های نمودار به صورت زیر تغییر می‌کند.

تغییر جهت نمایش داده‌های نمودار برای گزارش گیری در MSP
تغییر جهت نمایش داده‌های نمودار برای گزارش گیری در MSP

در انتها، فونت عنوان‌های موجود در نمودار را با استفاده از ابزار موجود در زبانه Task تغییر می‌دهیم.

ساختار نهایی بخش نمودار درصد پیشرفت پروژه
ساختار نهایی بخش نمودار درصد پیشرفت پروژه

یکی از قابلیت‌های کاربردی گزارش گیری در MSP، امکان تغییر دینامیک داده‌ها است. به عنوان مثال، در تصویر بالا، سطح خروجی نمودار درصد پیشرفت بر روی «Level 1» قرار دارد. با قرار دادن این سطح بر روی Project Summary، نمودار بالا به صورت زیر تغییر می‌کند. این نمودار، همان درصد پیشرفت کلی را نمایش می‌دهد.

نمودار درصد پیشرفت پروژه در سطح کلی
نمودار درصد پیشرفت پروژه در سطح کلی

با تغییر سطح خروجی داده به «Level 2»، داده‌های مربوط به درصد پیشرفت فعالیت‌های سطح پایین در نمودار قرار می‌گیرند.

نمودار درصد پیشرفت فعالیت‌های سطح پایین پروژه
نمودار درصد پیشرفت فعالیت‌های سطح پایین پروژه

در این مثال، نمودار درصد را در سطح 2 قرار می‌دهیم.

مرحله هشتم: تنظیم رویدادهای پروژه

یکی از بخش‌های مهم در گزارش وضعیت پروژه، جدول رویدادهای پیش رو است. برای شروع تنظیم این بخش، ابتدا عنوان و توضیح جدول را فارسی و راست چین می‌کنیم.

تنظیم عنوان و توضیحات رویدادهای پروژه برای گزارش گیری در MSP
تنظیم عنوان و توضیحات رویدادهای پروژه برای گزارش گیری در MSP

در قدم بعدی، باید ترتیب ستون‌های جدول را تغییر دهیم. به این منظور، پس از کلیک بر روی جدول، از کادر Field List، تیک کنار عنوان «Name» را بر می‌داریم. با این کار، ستون عنوان رویدادها از جدول حذف می‌شود.

حذف ستون عنوان برای تنظیم ترتیب ستون‌ها
حذف ستون عنوان برای تنظیم ترتیب ستون‌ها

سپس، تیک کنار Name را مجددا فعال می‌کنیم. به این ترتیب، این ستون، این بار در سمت راست جدول ظاهر می‌شود.

اضافه کردن مجدد ستون عنوان برای تنظیم ترتیب ستون‌ها 
اضافه کردن مجدد ستون عنوان برای تنظیم ترتیب ستون‌ها

در قدم بعدی، داده‌های جدول را وسط چین کرده و یک فونت مناسب برای عنوان‌ها انتخاب می‌کنیم.

وسط چین کردن داده‌های جدول رویدادها
وسط چین کردن داده‌های جدول رویدادها

تاریخ‌های جدول، میلادی هستند. به منظور تغییر این تاریخ‌ها، تیک گزینه Finish را از Select Fields بر می‌داریم و تیک «تاریخ پایان» را مانند مرحله پنجم مثال فعال می‌کنیم.

تغییر داده‌های ستون تاریخ از میلادی به شمسی
تغییر داده‌های ستون تاریخ از میلادی به شمسی

مرحله نهم: تنظیم فعالیت‌های متاخر

بخش آخری که در این مثال مورد بررسی قرار می‌دهیم، فعالیت‌های متاخر گزارش وضعیت پروژه است. این بخش نیز از نوع جدول است. برای شروع، عنوان و توضیحات را راست چین و خانه‌های جدول را وسط چین می‌کنیم.

تنظیم عنوان و توضیحات بخش فعالیت‌های متاخر
تنظیم عنوان و توضیحات بخش فعالیت‌های متاخر

سپس، مانند مرحله هشتم مثال، ترتیب ستون‌های جدول را تغییر می‌دهیم.

تنظیم ترتیب ستون‌های جدول فعالیت‌های متاخر
تنظیم ترتیب ستون‌های جدول فعالیت‌های متاخر

در انتها، نمای نهایی مثال گزارش گیری سفارشی در MSP به صورت زیر خواهد بود.

نمایی از ساختار نهایی المان‌های مختلف گزارش MSP
نمایی از ساختار نهایی المان‌های مختلف گزارش MSP

مطمئنا، امکان اعمال تنظیمات بیشتر به گزارش بالا و تکمیل آن با توجه به نیازهای کاربر وجود دارد. توجه داشته باشید که المان‌های گزارش، تمام صفحه (با توجه به Page Breaks) را پر نکرده‌اند. در صورت تمایل می‌توان، المان‌های بیشتری را به گزارش اضافه کرد یا چیدمان و ابعاد المان‌های فعلی را تغییر داد تا خروجی نهایی، ظاهر حرفه‌ای‌تری داشته باشد. به عنوان مثال، در اینجا، تغییرات زیر را بر روی چینش نهایی المان‌ها اعمال می‌کنیم.

تغییر و بهبود ساختار مثال گزارش گیری سفارشی در MSP
تغییر و بهبود ساختار مثال گزارش گیری سفارشی در MSP

مرحله دهم: گرفتن خروجی گزارش در MSP

پس از اتمام گزارش گیری در MSP، نوبت گرفتن خروجی از گزارش یا چاپ کردن آن می‌رسد. روش‌های مختلفی برای گرفتن خروجی از گزارش‌های مایکروسافت پروجکت وجود دارد. روش مستقیم برای این کار، کافی است پس از کلیک بر روی منوی File، به بخش Save As رفته، مسیر دلخواه را انتخاب کرده و فرمت PDF را به عنوان فرمت فایل خروجی انتخاب کنید.

ذخیره فایل MSP با فرمت PDF
ذخیره فایل MSP با فرمت PDF

پس از کلیک بر روی دکمه «Save»، کادری مطابق با تصویر زیر به نمایش در می‌آید.

پنجره گزینه‌هایی نهایی‌سازی تبدیل MSP به PDF
پنجره گزینه‌هایی نهایی‌سازی تبدیل MSP به PDF

با کلیک بر روی گزینه «OK»، فایل PDF گزارش در مسیر انتخابی ایجاد می‌شود. این فایل، به صورت مستقیم یا پرینت شده در جلسات کنترل پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. تصویر زیر، خروجی پی دی اف گزارش وضعیت پروژه ایجاد شده در این مثال را نمایش می‌دهد.

خروجی گزارش گیری در MSP با فرمت PDF
خروجی گزارش گیری در MSP با فرمت PDF

روش های غیر مستقیم گزارش گیری در MSP چه هستند؟

در بخش قبلی، مثالی از گزارش گیری در MSP با استفاده از ابزارهای Report (روش مستقیم) را آموزش دادیم. روش‌های مختلفی برای گزارش گیری غیر مستقیم در MSP وجود دارند. در این بخش، به معرفی برخی از آن‌ها می‌پردازیم.

استفاده از گزینه های نما برای گزارش گیری در MSP

نماهای MSP، از مواردی هستند که معمولا در گزارش‌های مدیریت و کنترل پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. مایکروسافت پروجکت، امکان مشاهده نماهای مختلفی از اطلاعات پروژه را فراهم می‌کند. از این‌رو، تهیه نمای مناسب و گرفتن خروجی از آن نما را می‌توان به عنوان یکی از روش‌های غیر مستقیم گزارش گیری در MSP در نظر گرفت.

نمای گانت در نرم افزار مایکروسافت پروجکت
نمای گانت در نرم افزار مایکروسافت پروجکت

نمودار گانت، متداول‌ترین ابزار نمایش فعالیت‌ها و برنامه زمانبندی پروژه در MSP محسوب می‌شود. به منظور فعال‌سازی این نما، پس از کلیک بر روی زبانه «View»، از پنل «Task Views»، گزینه «Gantt Chart» را انتخاب کنید.

مسیر دسترسی به نمای نمودار گانت در MSP
مسیر دسترسی به نمای نمودار گانت در MSP

از دیگر نماهای مایکروسافت پروجکت می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • Tracking Gantt: فهرستی از فعالیت‌های پروژه، اطلاعات مرتبط، نمودار مسیر بحرانی و نمودار گانت برای آن‌ها
  • Task Usage: فهرستی از فعالیت‌ها و منابع اختصاص یافته به آن‌ها
  • Network Diagram: مجموعه‌ای از کادرها و گره‌های معرف فعالیت‌ها و ارتباط بین آن‌ها
  • Calendar: نمایش تصویری فعالیت‌های معمولی و رویدادها بر اساس تقویم
  • Timeline: نمای کلی از فعالیت‌های مهم و رویدادهای پروژه در قالب خط زمانی
  • Team Planner: نمایش برنامه زمانبندی منابع و فعالیت اختصاص یافته به نیروی کار
  • Resource Usage: فهرست و جدول نمایش دهنده اطلاعات مربوط به هزینه و کار اختصاص یافته برای هر یک از منابع در بازه زمانی مشخص
  • Resource Sheet: فهرستی از اطلاعات منابع نظیر نرخ پرداخت، تعداد ساعت‌های کاری اختصاص یافته، خط مبنای برنامه و خط مبنای هزینه واقعی
  • Resource Graph: نموداری حاوی اطلاعات تخصیص، کار یا هزینه منابع طی زمان

در صورتی که نحوه نمایش اطلاعات در هر یک از نماهای نرم افزار، مطابق با خروجی مورد انتظار شما برای گزارش گیری باشد، می‌توانید آن نما را با استفاده از ابزارهای مختلف به فرمت‌های دیگر تبدیل کنید.

ذخیره نما با استفاده از ابزارهای داخلی MSP

روش اصلی برای گرفتن خروجی از نماهای MSP، استفاده از قابلیت Export (تبدیل فایل MSP به PDF)، گزینه Print و گزینه Save As است. به منظور ذخیره نما توسط ابزارهای داخلی، ساختار نما را به شکل دلخواه درآورده و بر روی منوی «File» در نوار منوهای نرم افزار کلیک کنید.

نمای نمودار گانت برای فعالیت‌های سطح بالا (فازهای پروژه) در MSP
نمای نمودار گانت برای فعالیت‌های سطح بالا (فازهای پروژه) در MSP

با این کار، صفحه گزینه‌های فایل به نمایش در می‌آید. گزینه «Export»، امکان تهیه فایلی با فرمت PDF یا XPS را فراهم می‌کند.

گزینه Export برای گزارش گیری با فرمت PDF در MSP
گزینه Export برای گزارش گیری با فرمت PDF در MSP

امکان استفاده از گزینه «Print» برای چاپ نما توسط پرینتر یا تبدیل آن به فایل PDF وجود دارد. در این حالت، پیش نمایش خروجی نما در سمت راست تصویر نمایش داده می‌شود. پس از اطمینان از مناسب بودن خروجی و فشردن دکمه «Print»، پنجره ذخیره برای وارد کردن عنوان و مسیر ذخیره PDF ظاهر خواهد شد.

پیش نمایش گزارش MSP برای پرینت یا تبدیل به فایل PDF
پیش نمایش گزارش MSP برای پرینت یا تبدیل به فایل PDF

با رفتن به بخش «Save As» و انتخاب مسیر خروجی می‌توان نمای MSP را در قالب فایل‌های مختلفی نظیر PDF ذخیره کرد.

ذخیره نما با استفاده از نرم افزارهای جانبی

یکی از سریع‌ترین روش‌های تهیه خروجی از نمای نرم افزار MSP و قرار دادن آن در گزارش، استفاده از نرم افزارهای عکس‌برداری از صفحه نمایش است. در برخی از نسخه‌های ویندوز، نرم افزار «Snipping Tool» امکان تهیه خروجی تصویری از صفحه نمایش را فراهم می‌کند.

جستجوی عبارت snipping tool در منوی start ویندوز برای اجرای نرم افزار عکس‌برداری از صفحه نمایش
جستجوی عبارت snipping tool در منوی start ویندوز برای اجرای نرم افزار عکس‌برداری از صفحه نمایش

به منظور استفاده از Snipping Tool برای گزارش گیری در MSP، ابتدا نمای مورد نظر خود را آماده کرده و نحوه نمایش المان‌های آن در صفحه را تنظیم کنید. پس از اجرای نرم افزار Snipping Tool، بر روی گزینه «New» کلیک کنید.

رابط کاربری نرم افزار Snipping Tool
رابط کاربری نرم افزار Snipping Tool

با این کار، امکان تعیین محدوده مورد نظر فراهم می‌شود. بخشی از نما که قصد گرفتن خروجی از آن را دارید، انتخاب کنید.

تعیین محدوده نمای مورد نظر برای ذخیره توسط نرم افزار Snipping Tool
تعیین محدوده نمای مورد نظر برای ذخیره توسط نرم افزار Snipping Tool

به این ترتیب، محدوده انتخابی در محیط Snipping Tool نمایش داده می‌شود. با کلیک بر روی «File» و انتخاب گزینه «Save As»، می‌توان فایل را ذخیره کرد.

ذخیره تصویر در نرم افزار Snipping Tool
ذخیره تصویر در نرم افزار Snipping Tool

مسیر ذخیره، عنوان و فرمت تصویر را انتخاب کرده و بر روی «Save» کلیک کنید.

تعیین مسیر ذخیره، عنوان و فرمت فایل خروجی از نمای MSP
تعیین مسیر ذخیره، عنوان و فرمت فایل خروجی از نمای MSP

اکنون، فایل تصویری نمای مورد نظر، آماده استفاده در گزارش‌های مدیریت و کنترل پروژه است.

کپی کردن المان‌های نما و گزارش به درون نرم افزارهای دیگر

از قابلیت‌های کاربردی نرم افزار مایکروسافت پروجکت، عدم نیاز به گرفتن خروجی با فرمت‌های مختلف به منظور تهیه گزارش اشاره کرد. به عنوان مثال، در اغلب پروژه‌ها، گزارش‌های مختلف با استفاده از نرم افزارهایی نظیر ورد، پاورپوینت یا اکسل تهیه می‌شوند. به منظور انتقال داده‌های MSP به درون این نرم افزارها، کافی است، المان‌های مورد نظر خود را انتخاب کنید و کلید ترکیبی Ctrl+C را بفشارید.

انتخاب المان‌های گزارش MSP برای انتقال به نرم افزارهای دیگر
انتخاب المان‌های گزارش MSP برای انتقال به نرم افزارهای دیگر

در تصویر بالا، برخی از المان‌های گزارش وضعیت مثال انجام شده در بخش قبلی را انتخاب و کپی کردیم. سپس، به محیط نرم افزار دیگری نظیر پاورپویت رفته و با فشردن کلید ترکیبی Ctrl+V، المان‌های انتخابی را مانند تصویر زیر به محیط این نرم افزار انتقال دادیم.

المان‌های انتقال داده شده از مایکروسافت پروجکت به پاورپوینت
المان‌های انتقال داده شده از مایکروسافت پروجکت به پاورپوینت

انتقال المان‌های کپی شده، معمولا با فرمت متن، تصویر یا جدول به دیگر نرم افزارها انجام می‌گیرد. این روش، سرعت عمل در تهیه گزارش را افزایش می‌دهد. با این وجود، برخی از گزینه‌های سفارشی‌سازی در این حالت محدود می‌شوند.

گزارش گیری در MSP توسط ذخیره فایل با فرمت نرم افزار اکسل

با وجود امکان کپی کردن مستقیم داده‌ها از نرم افزار مایکروسافت پروجکت به اکسل، امکان ذخیره داده‌ها با فرمت xlsx نیز وجود دارد. این روش، با رفتن به منوی File، کلیک بر روی گزینه Save As، انتخاب مسیر ذخیره‌سازی، تعیین فرمت xls و کلیک بر روی Save قابل انجام است.

مسیر ذخیره‌سازی فایل MSP با فرمت اکسل
مسیر ذخیره‌سازی فایل MSP با فرمت اکسل

با این کار، صفحه راهنمای گرفتن خروجی اکسل از فایل MSP به نمایش در می‌آید.

راهنمای ذخیره‌سازی با فرمت اکسل در MSP
راهنمای ذخیره‌سازی با فرمت اکسل در MSP

با کلیک بر روی «Next»، دو گزینه برای تعیین داده‌های مورد نیاز نشان داده می‌شود.

گزینه‌های ذخیره‌سازی با فرمت اکسل در MSP
گزینه‌های ذخیره‌سازی با فرمت اکسل در MSP

عملکرد هر یک گزینه‌‌های بالا عبارت هستند از:

  • Project Excel Template: گرفتن خروجی در قالب پیش فرض اکسل به همراه داده‌های مربوط به عنوان فعالیت‌ها، تاریخ‌ها، وضعیت‌ها، درصد پیشرفت و غیره
  • Selected Data: انتخاب داده‌های مشخص با ترتیب دلخواه یا ترتیب نمایش داده شده در MSP

داده‌های موجود در خروجی هر دو گزینه بالا، به صورت خام بوده و نیاز به تنظیم فرمت و استایل دارد. تصویر زیر، خروجی گزینه Project Excel Template را نمایش می‌دهد.

خروجی فایل ذخیره شده با فرمت اکسل در MSP
خروجی فایل ذخیره شده با فرمت اکسل در MSP

به طور کلی، استفاده از کپی و پیست، راه‌حل سریع‌تری نسبت به روش بالا است.

گزارش گیری بصری در MSP

ایجاد گزارش‌های بصری، روشی است که با استفاده از ابزارهای زبانه Report انجام می‌گیرد. با این وجود، به دلیل ایجاد خروجی با فرمت نرم افزارهای اکسل و ویزیو، این روش را می‌توان به عنوان یک روش غیر مستقیم گزارش گیری در MSP در نظر گرفت.

به این منظور، از زبانه Report، پنل «Export»، بر روی آیکون ابزار «Visual Reports» کلیک می‌کنیم.

مسیر فعال‌سازی Visual Reports برای گزارش گیری در MSP
مسیر فعال‌سازی Visual Reports برای گزارش گیری در MSP

با این کار، پنجره‌ای مشابه تصویر زیر به نمایش در می‌آید.

پنجره Visual Reports در MSP
پنجره Visual Reports در MSP

در پنجره بالا، امکان انتخاب قالب‌های مختلف نرم افزارهای اکسل و ویزیو فراهم شده است. زبانه‌های این پنجره، انواع قالب‌ها را بر اساس داده‌های خروجی نمایش می‌دهند. این زبانه‌ها عبارت هستند از:

  • All: تمام قالب‌ها
  • Task Usage: کار واقعی انجام شده توسط نیروی کار به همراه منابع اختصاص یافته
  • Resource Usage: منابع مصرف شده و فعالیت مصرف کننده منابع
  • Assignment Usage: درصد واقعی تکمیل فعالیت‌ها و مصرف منابع اختصاص یافته به آن‌ها
  • Task Summary: خلاصه‌ای از درصد پیشرفت فعالیت‌ها بر اساس مقدار واقعی و برنامه‌ریزی شده
  • Resource Summary: خلاصه‌ای از میزان منابع بر اساس مقدار مصرف واقعی و برنامه‌ریزی شده
  • Assignment Summary: خلاصه‌ای از وضعیت تخصیص‌ها

با کلیک بر روی «View» در پایین پنجره، امکان مشاهده پیش نمایش گزارش بصری فراهم می‌شود. به عنوان مثال، در پنجره Visual Reports، قالب «Cash Flow Report» از قالب‌های اکسل را انتخاب کرده و بر روی دکمه View کلیک می‌کنیم. به این ترتیب، یک فایل اکسل مشابه تصویر زیر به نمایش در می‌آید.

نمونه‌ای گزارش گیری در قالب اکسل توسط MSP
نمونه‌ای گزارش گیری در قالب اکسل توسط MSP

قالب گزارش ایجاد شده در اکسل، معمولا دارای دو شیت است. در یکی از شیت‌ها، نمودار عملکرد و در شیت دیگر، جدول پیوت نمایش داده می‌شود. بر اساس داده‌های فایل مایکروسافت پروجکت، نحوه نمایش نمودار و داده‌های جدول پیوت متفاوت خواهد بود.

سوالات متداول

در این بخش، به برخی از سوالات متداول در زمینه گزارش گیری در MSP به طور خلاصه پاسخ می‌دهیم.

گزارش منابع در MSP چگونه تهیه می‌شود؟

گزارش گیری از منابع در MSP با رفتن به زبانه Report، پنل View Reports، کلیک بر روی آیکون Resources و انتخاب یکی از گزینه‌های Overallocated Resources یا Resource Overview انجام می‌گیرد.

گزارش هفتگی در MSP چگونه تهیه می‌شود؟

گزارش گیری از فعالیت‌های هفتگی در MSP، معمولا با رفتن به زبانه Report، پنل View Reports، کلیک بر روی آیکون Dashboards و انتخاب Upcoming Tasks انجام می‌گیرد.

گزارش پیشرفت در MSP چگونه تهیه می‌شود؟

گزارش گیری از منابع در MSP با رفتن به زبانه Report، پنل View Reports، کلیک بر روی آیکون In Progress و انتخاب یکی از گزینه‌های موجود انجام می‌گیرد.

تبدیل MSP به PDF چگونه انجام می‌شود؟

تبدیل فایل MSP به PDF با رفتن به منوی File، بخش Export و کلیک بر روی دکمه Create PDF/XPS یا رفتن به بخش Save As، تعیین مسیر ذخیره‌سازی و انتخاب PDF به عنوان فرمت فایل خروجی انجام می‌گیرد.آموزش نرم افزار Microsoft Project 2019

بر اساس رای ۰ نفر
آیا این مطلب برای شما مفید بود؟
اگر بازخوردی درباره این مطلب دارید یا پرسشی دارید که بدون پاسخ مانده است، آن را از طریق بخش نظرات مطرح کنید.
منابع:
SherWebMicrosoftMicrosoftProjectPlan365
نظر شما چیست؟

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *