فرادرسشماره گذاری صفحه در اکسل – آموزش گام به گام
شماره‌گذاری کاربرگ‌های اکسل در هنگام چاپ گزارش، به تفکیک صفحات و جلوگیری از به هم ریختگی آن‌ها کمک می‌کند. اما نوشتن شماره صفحه اکسل در مقایسه با شماره‌گذاری صفحات مایکروسافت ورد یا اضافه کردن شماره اسلاید در پاورپوینت به کمی کار بیشتری احتیاج دارد. در این مطلب از مجله فرادرس دو روش اصلی شماره گذاری صفحه در اکسل را همراه نکات تکمیلی در مورد تغییر تنظیمات آن به شکل تصویری با مثال یاد می‌گیریم.
شماره گذاری صفحه در اکسل با استفاده از بخش Page Layout
شماره‌گذاری صفحات کاربرگ اکسل از طریق «Page Layout» یکی از سریع‌ترین روش‌ها است. البته هر چند انجام آن بسیار ساده به نظر می‌آید، با این حال اگر کار با زبانه‌های کاربرگ‌ها و مدیریت نوار ابزار اکسل آشنا نباشیم، ممکن است زمان بیشتری برای آن صرف کنیم. بنابراین پیشنهاد می‌کنیم پیش از ورود به بحث اصلی، نکات لازم و تکمیلی کار با جدیدترین نسخه نرم‌افزار را با مشاهده فیلم آموزش اکسل ۲۰۲۱ در فرادرس یاد بگیرید.
نحوه نمایش شماره‌گذاری در اکسل به دو طریق امکان‌پذیر است. در ساده‌ترین حالت فقط با درج یک عدد در پایین کاربرگ، هر صفحه را شماره‌گذاری می‌کنیم. اما در روش حرفه‌ای‌تر، عبارت «شماره صفحه X از Y» در پایین کاربرگ نوشته می‌شود که در این حالت «X» نشان‌دهنده شماره هر صفحه و «Y» تعداد کل صفحات است.
حال ببینیم هر مورد با استفاده از بخش «Page Layout» به چه شکل انجام می‌گیرد.
شماره گذاری معمولی صفحه در اکسل
شماره‌گذاری متداول صفحات اکسل از طریق نمای Page Layout در پنج مرحله زیر انجام می‌گیرد.
- ورود به بخش «Page Layout»
- کلیک روی باکس «Add Footer»
- انتخاب محل قرارگیری شماره صفحه
- فعال کردن بخش «Header & Footer»
- کلیک روی بخش «Page Numbers»
۱. در کاربرگ اکسل به زبانه «View» و سپس «Page Layout» می‌رویم.
۲. با اسکرول کردن به قسمت انتهای کاربرگ می‌رویم تا جایی که باکس «Click to add footer» یا «Add footer» را ببینیم.
۳. با حرکت دکمه ماوس روی این باکس، سه قسمت متفاوت در آن مشخص می‌شود. بر حسب اینکه می‌خواهیم شماره صفحه در سمت راست، چپ یا وسط کاربرگ قرار گیرد، روی یکی از این قسمت‌ها کلیک می‌کنیم.
۴. بلافاصله بعد از کلیک روی قسمت مورد نظر، زبانه «Header and Footer» در نوار ابزار اکسل فعال می‌شود.
۵. روی باکس «Page Number» کلیک می‌کنیم.
۶. بعد از کلیک، عبارت &[Pages] در باکس ظاهر می‌شود.
۷. بعد از کلیک در هر نقطه از کاربرگ، شماره صفحه در قسمت دلخواه نوشته می‌شود. برای مشاهده پیش نمایش این شماره‌گذاری می‌توانیم به قسمت «Print Preview» برویم.
در مطلب زیر از مجله فرادرس نکات لازم برای این موضوع را تشریح کرده‌ایم که می‌توانید برای یادگیری نکات بیشتر آن را مطالعه کنید.
شماره‌گذاری در صفحه بر حسب تعداد کل صفحات
اگر بخواهیم شماره هر صفحه را بر حسب تعداد کل از صفحات به‌عنوان مثال صفحه ۱ از ۵ درج کنیم. مراحل با تغییراتی اندک همانند روش قبل به شکل زیر است.
۱. مراحل یک تا شش روش قبل را به همان شکل تکرار می‌کنیم.
۲. بعد از عبارت &[Pages] کلمه «of» را می‌نویسیم. سپس روی باکس «Number of Pages» کلیک می‌کنیم. همان‌طور که در تصویر مشخص است، یک عبارت دیگر &[Pages] جلوی کلمه «of» نوشته می‌شود.
۳. بعد از کلیک در هر نقطه از کاربرگ، شماره هر صفحه بر حسب تعداد کل صفحات به شکل «صفحه X از Y» نمایش داده می‌شود.
شماره گذاری در اکسل با استفاده از Page Setup
روش دوم شماره گذاری صفحه در اکسل از طریق قسمت «Page Setup» است. این کار در سه مرحله ساده زیر انجام می‌گیرد.
۱. بعد از کلیک روی زبانه «Page Layout» به قسمت «Page Setup» می‌رویم. سپس روی علامت فلش در قسمت سمت راست کلیک می‌کنیم.
۲. بعد از باز شدن پنجره «Page Setup» روی قسمت «Header/Footer» کلیک می‌کنیم.
۳. با کلیک روی منوی آبشاری قسمت «Footer» مدل‌های مختلف نمایش شماره صفحه وجود دارد. اگر فقط بخواهیم یک شماره در صفحه نمایش داده شود، عبارت «Page 1» را انتخاب می‌کنیم. اما در صورت تمایل برای نمایش شماره‌گذاری بر حسب تعداد کل صفحات، روی عبارت «? Page 1 of» کلیک می‌کنیم.
۴. با کلیک روی دکمه «Ok» شماره گذاری صفحات انجام می‌شود.
یادگیری حرفه‌ای اکسل با فرادرس
شماره گذاری صفحه در اکسل فقط یکی از گام‌های یادگیری اکسل است. این نرم‌افزار بخش‌های مختلفی دارد که هر کاربر با توجه به زمینه فعالیت خود در کارهای اداری، کسب و کار، حسابداری یا فعالیت‌های دانشجویی می‌تواند از آن به شکل حرفه‌ای استفاده کند. در همین راستا فیلم‌های آموزش تهیه شده در فرادرس راهنمایی جامع برای یادگیری اکسل از مقدماتی تا پیشرفته هستند.
منتخب آموزش‌های عمومی اکسل
در این دسته، مبانی و اصول اولیه کار با نرم‌افزار تشریح شده‌اند. مهم‌ترین آن‌ها به شرح زیر هستند.
- فیلم آموزش اکسل ۲۰۲۱ در فرادرس
- فیلم آموزش ابزارهای کاربردی اکسل همراه گواهینامه در فرادرس
- فیلم آموزش ترفندهای کاربردی اکسل در فرادرس
منتخب آموزش‌های تخصصی اکسل
این دسته فیلم‌ها بر حسب زمینه فعالیت کاری علاقه‌مندان تهیه شده‌اند. مهم‌ترین موارد به شرح زیر هستند.
- فیلم آموزش اکسل ویژه مشاغل اداری همراه گواهینامه در فرادرس
- فیلم آموزش مدیریت پروژه در اکسل در فرادرس
- فیلم آموزش اکسل ویژه منابع انسانی در فرادرس
- فیلم آموزش تحلیل داده‌های کسب و کار با اکسل در فرادرس
سایر موارد در مجموعه آموزش زیر قابل دسترس هستند.
تنظیمات شماره گذاری صفحه در اکسل
دو روش شماره‌گذاری از طریق «Page Layout» و «Page Setup» پایه اصلی برای انجام این کار هستند. اما در برخی موارد نیاز داریم تنظیمات دلخواه خود را مانند شروع صفحات از عدد دلخواه یا شماره‌گذاری متفاوت صفحات زوج و فرد انجام دهیم.
این کار فقط یکی از ترفندها و قابلیت‌های نرم‌افزار اکسل است. برای آشنایی با سایر موارد تکمیلی پیشنهاد می‌کنیم فیلم آموزش ترفندهای کاربردی اکسل در فرادرس را مشاهده کنید.
شروع شماره‌گذاری صفحات با عدد دلخواه
این حالت زمانی اتفاق می‌افتد که کاربرگ تنظیم شده در اکسل، ادامه گزارشی دیگر یا بخشی از یک گزارش کلی باشد. در این صورت بهتر است شماره صفحات کاربرگ جدید را با عدد دیگری به‌جز یک شروع کنیم. برای این کار مراحل زیر را انجام می‌دهیم.
۱. در زبانه «Page Layout» روی علامت فلش سمت چپ بخش «Page Setup» کلیک می‌کنیم.
۲. روی زبانه «Page» از پنجره باز شده به بخش «First page number» می‌رویم. در این بخش عدد دلخواه خود را می‌نویسیم.
تغییر ترتیب شماره گذاری در صفحات اکسل
اگر تعداد زیادی داده و کاربرگ اکسل داشته باشیم، اکسل به‌صورت پیش فرض ابتدا برگه‌هایی را که در قسمت پایین قرار دارند، شماره‌گذاری می‌کند. سپس جهت شماره‌گذاری را به سمت راست کاربرگ ادامه می‌دهد. این کار در بیشتر موارد مناسب نیست. بنابراین برای تغییر ترتیب شماره‌گذاری صفحات مراحل زیر را انجام می‌دهیم.
۱. در زبانه «Page Layout» روی علامت فلش سمت چپ بخش «Page Setup» کلیک می‌کنیم.
۲. روی زبانه «Sheet» از پنجره باز شده کلیک می‌کنیم. در این بخش ترتیب شماره‌گذاری صفحات به‌راحتی از قسمت «Page order» به شکل «بالا به پایین» قابل تغییر است.
نوشتن متن دلخواه در اولین کاربرگ همراه شماره صفحه
در این حالت برای شخصی‌تر کردن صفحه اول گزارش می‌خواهیم علاوه بر شماره صفحه متن‌هایی دلخواه مانند آدرس وب‌سایت یا نام شرکت را در قسمت «Footer» کاربرگ همراه شماره صفحه بنویسیم. این متن که در اولین صفحه نوشته می‌شود، فقط در حالت شماره‌گذاری با استفاده از بخش «Page Layout» قابل انجام است. برای این کار مراحل زیر را انجام می‌دهیم.
۱. بعد از ورود به زبانه «View» و بخش «Page Layout» به سمت پایین کاربرگ اسکرول می‌کنیم. سپس در بخش «Footer» اولین صفحه اکسل و باکسی که شماره صفحه دارد، کلیک می‌کنیم.
۲. بعد از انتخاب باکس مورد نظر، در قسمت «Header & Footer» در باکس «Different First Page» علامت می‌زنیم.
۳. بار دیگر به باکس مورد نظر می‌رویم و متن دلخواه خود را می‌نویسیم. با کلیک روی هر بخش از کاربرگ، عبارت نوشته شده همراه شماره صفحه فقط در اولین کاربرگ اکسل نمایش داده می‌شود.
نوشتن شماره‌های متفاوت در صفحات زوج و فرد
در برخی موارد می‌خواهیم فرمت شماره‌های صفحات زوج و فرد با یکدیگر متفاوت باشند. به‌عنوان مثال صفحات زوج به شکل تک شماره و صفحات فرد در قالب شماره‌گذاری هر صفحه از تعداد کل نمایش داده شوند. یا حتی صفحات زوج یا فرد بدون شماره باشند. این حالت نیز فقط از بخش «Page Layout» به شرح زیر انجام می‌گیرد.
۱. با ورود به بخش «View» و «Page Layout» به سمت پایین صفحه اسکرول می‌کنیم و به باکس مورد نظر خود در قسمت «Footer» می‌رویم.
۲. در بخش «Header & Footer» تیک مربوط به «Different odd & Even Pages» را فعال می‌کنیم.
۳. بعد از کلیک روی باکس دلخواه در صفحات زوج و فرد، می‌توانیم فرمت مورد نظر شماره گذاری صفحه در اکسل را انجام دهیم.
حذف شماره‌گذاری صفحات
حذف شماره گذاری صفحه در سه مرحله انجام می‌گیرد.
۱. بعد از کلیک روی زبانه «View» به بخش «Page Layout» می‌رویم. سپس با اسکرول کردن به سمت پایین، روی باکس مربوط به شماره صفحه کلیک می‌کنیم. به محض کلیک در این قسمت شماره صفحه به شکل کد در می‌آید.
۲. به راحتی و با انتخاب کد، آن را پاک می‌کنیم.
در نهایت لازم است توجه داشته باشیم که کلیه اعداد مطابق تنظیمات پیش فرض اکسل به زبان انگلیسی در گزارش‌ها نمایش داده می‌شوند. بنابراین در صورت نیاز به تغییر آن‌ها به زبان فارسی پیشنهاد می‌کنیم فیلم آموزش تبدیل اعداد انگلیسی به فارسی در فرادرس را مشاهده کنید.
جمع‌بندی پایانی
شماره گذاری صفحه در اکسل روشی مناسب برای خواناتر کردن گزارش و جلوگیری از به هم ریختگی صفحات بعد از چاپ است. در این مطلب از مجله فرادرس دو روش اصلی شماره‌گذاری از طریق بخش «Page Layout» و «Page Setup» را همراه با ترفندهای تغییر تنظیمات مربوط تشریح کردیم. علاقه‌مندان به یادگیری مهارت‌های تکمیلی می‌توانند مطالب آموزش متنوعی را در این خصوص مطالعه کنند.
