سیستم سازی در کسب و کار چیست؟ – به زبان ساده

راه‌اندازی و به‌ویژه حفظ عملکرد یک کسب و کار در وضعیت مناسب حتی برای متعهدترین کارآفرینان هم چالش‌برانگیز است. چون در حین فعالیت به منظور حفظ بهره‌وری و افزایش سود، لازم است نکات مختلفی از کاهش هزینه‌ها تا استفاده بهتر از زمان و بهبود گردش کار در نظر گرفته شوند. سیستم سازی در کسب و کار یکی از راه‌حل‌های ساده‌سازی عملیات اجرایی در هر سازمان و برطرف کردن حداکثری چالش‌هایی است که هر مدیر و رهبری با آن مواجه می‌شود. در این مطلب از مجله فرادرس تلاش می‌کنیم ضمن آشنایی علاقه‌مندان با تعریفی ساده از سیستم و سیستم‌سازی به بررسی مزایا و نحوه پیاده‌سازی آن در پنج گام بپردازیم.

سیستم چیست؟

سیستم مجموعه‌ای یکپارچه از عناصر مختلف مانند فرایندها، فناوری‌ها و منابعی است که با ایجاد خروجی مشخص امکان عملکرد کارآمد و موثر را برای سازمان فراهم می‌کند. به‌طور کلی پنج سیستم اصلی در هر کسب و کار قابل تعریف است.

این پنج سیستم در فهرست زیر آورده شده‌اند.

1. سیستم‌های عملیاتی: این نوع سیستم، فرایندهای مختلفی مانند تولید، مدیریت موجودی، تدارکات، انجام سفارش و خدمات مشتری را شامل می‌شود. اجرای موثر سیستم‌های عملیاتی ضمانت انجام کارآمد فعالیت‌های اصلی و بهبود بهره‌وری خواهد بود.
2. سیستم‌های مالی: وجود این نوع سیستم برای مدیریت تراکنش‌های مالی، حسابداری و فرایندهای گزارش‌دهی ضروری است. در صورت عملکرد موثر سیستم‌های مالی، مدیر می‌تواند با اطمینان کامل به داده‌های در دسترس، تصمیم‌گیری دقیقی در خصوص فعالیت‌های شرکت داشته باشد.
3. سیستم‌های بازاریابی: ابزارهای بسیاری مانند مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، اتوماسیون، بازاریابی و پلتفرم‌های تحلیلی در این دسته قرار می‌گیرند. در اختیار داشتن یک سیستم بازاریابی مناسب در هر کسب و کار عاملی برای مدیریت بهتر داده‌های مشتریان، پیگیری کمپین‌ها و ارزیابی دقیق است. به این شکل امکان بهینه‌سازی فعالیت‌های بازاریابی و فروش و گرفتن تصمیمات موثر بر پایه داده‌ها فراهم می‌شود.
4. سیستم‌های منابع انسانی:‌ این سیستم فرایندهای مرتبط با کارمندان مانند استخدام، کارکرد، حقوق و مزایا و آموزش را مدیریت می‌کند. وجود یک سیستم منابع انسانی کارآمد امکان تسهیل مدیریت بر فعالیت‌ها و اطمینان از انطباق آن‌ها با قوانین و مقررات کار را فراهم می‌کند.
5. سیستم‌های زنجیره تامین: وظیفه اصلی این سیستم‌ها حفظ و نگهداری فرایندهای مربوط به تدارکات، مدیریت موجودی، لجستیک و توزیع است. عملکرد موثر آن موجب بهینه‌سازی جریان کالاها و خدمات از تامین‌کنندگان به مشتریان، تحویل به موقع محصولات و خدمات، کاهش هزینه‌ها و مدیریت موثر سطح موجودی خواهد شد.

سیستم‌ سازی در کسب و کار چیست؟

سیستم‌ سازی در کسب و کار، طراحی و پیاده‌سازی فرایندهای اجرایی با هدف ساده‌سازی عملیات، افزایش بهره‌وری و اطمینان از کسب خروجی‌های مثبت است.

در این روش کلیه رویه‌های عملیاتی، استانداردها، گردش کار و سیاست‌های یک کسب و کار، مستندسازی و سازماندهی می‌شوند. بدین شکل با بهبود هر یک از آنها، یک کسب و کار می‌تواند به بازدهی، قابلیت مقیاس‌پذیری و در نهایت موفقیت بیشتری دست پیدا کند. از طرفی با خودکار شدن کسب و کار، کلیه فعالیت‌ها با کمترین دخالت مدیر پیش خواهند رفت. اما سوال مهم اینجاست که چگونه می‌توان  سیستم‌سازی را در سازمان پیاده کرد و از مزایای آن بهره برد؟

فیلم آموزش سیستم سازی کسب و کار و چرخه فروش در فرادرس

کلیک کنید

۵ گام ساده برای پیاده سازی سیستم سازی در کسب و کار

در منابع مختلف روش‌های متعددی برای پیاده‌سازی سیستم‌سازی مورد بررسی قرار گرفته است. ساده‌ترین گام‌های اجرایی در این زمینه به شرح زیر است:

1. تدوین لیست فعالیت‌ها و برنامه زمان‌بندی
2. تعیین اولویت‌ها
3. مستندسازی
4. اجرا و پیاده‌سازی
5. بازنگری دوره‌ای

در ادامه این مطلب از مجله فرادرس، هر یک از موارد را به‌صورت جزئی‌تر مورد بررسی قرار می‌دهیم.

گام اول: فهرست کردن فعالیت‌ها و تدوین برنامه‌ زمان‌بندی

تعیین شرح وظایف و مسئولیت‌های کارکنان در هر فرایند، آن‌هم به‌صورتی کاملا دقیق و شفاف، گام اول در پیاده‌سازی سیستم‌سازی است. با این روش کارهای تکراری نیز مشخص می‌شوند. موارد زیر مهم‌ترین نکاتی هستند که باید به آن دقت کنیم.

• مشخص کردن دفعات انجام کار، اینکه فعالیت‌ها به چه شکل (روزانه، هفتگی یا ماهیانه) اجرا می‌شوند.
• افراد درگیر و مسئول در هر فرایند را تعیین می‌کنیم.
•  زمان انجام فعالیت‌ را به‌طور دقیق مشخص می‌کنیم.
• قابلیت واگذاری کارها به سایر افراد مورد بررسی قرار می‌گیرد.

گام دوم: سازماندهی و اولویت‌بندی

در مرحله دوم لازم است هر فعالیت به شکلی ساده ساختاردهی و اولویت‌بندی شوند. به همین منظور مراحل زیر مورد توجه قرار می‌گیرند:

• تعیین گروه‌های مسئول برای انجام فعالیت‌های طراحی شده
• تعیین درجه اهمیت هر یک
• اولویت‌بندی بر اساس نقش فعالیت‌ها در عملکرد بهتر فرایندهای سازمان

گام سوم: مستندسازی فرایندها

یکی از زمان‌برترین و در عین حال سودمندترین مراحل  سیستم‌ سازی در کسب و کار، تدوین مستندات لازم در خصوص فرآیندهاست. در این حالت کارمندان جدید با مطالعه مطالب تدوین شده، به صورت مستقل وظایف‌شان را انجام می‌دهند. در این گام، نکات زیر باید مورد توجه قرار گیرند:

• تعریف فرایندها به‌صورت کاملا جزئی به‌شکلی که از دید کارکنان جدید، به‌راحتی قابل اجرا باشند. تهیه یک راهنمای گام به گام، به اشتراک‌گذاری تصاویر مرتبط و استفاده از ویدئوهای آموزشی، برای شفاف‌سازی بیشتر فعالیت‌ها بسیار موثر است.
• از همه منابع در دسترس مانند ابزارهای رایگان آنلاین یا هر ابزاری که فرایند تدوین و مستندسازی فرایندها را ساده کند، استفاده کنید.
• در صورت نیاز از سایر همکاران برای تدوین یک دستورالعمل آموزشی کمک بگیرید.

گام چهارم: اجرای فرایند

پیش از نهایی شدن سیستم‌سازی، اجرای آزمایشی آن در شناسایی و رفع مشکلات کمک قابل توجهی می‌کند. بنابراین برای این کار:

• به صورت آزمایشی و برای یک دوره مشخص فرایندهای مستندسازی شده را اجرا کنید. به عنوان مثال با انجام وظایف مطابق موارد تدوین شده مطمئن شوید که آن‌ها به شکلی ساده اجرا می‌شوند. ممکن است در هنگام این کار متوجه شوید که برخی موارد نیاز به شفاف‌سازی بیشتری دارند.
• در صورت امکان از همکارتان بخواهید تا یک وظیفه مشخص را بر اساس راهنمای تدوین شده انجام دهد. در صورتی‌که حین انجام کار سوالی برای وی پیش آمد، احتمالا فرایندها نیاز به تشریح و کامل‌تر شدن دارند.
• برای جلوگیری از اشتباهات در آینده، فرایندها را به صورت کامل مستند کنید.

گام پنجم: بازنگری سیستم و تداوم در بهبود آن

همانند هر فعالیت دیگر، اگر سیستم‌سازی به‌صورت منظم و دوره‌ای مورد بازنگری و اصلاح قرار نگیرد، در نهایت ممکن است به موفقیت لازم نرسیم. بنابراین:

• فرایند بهبود در راهنما و دستورالعمل‌های اجرایی تدوین شده را در درازمدت ادامه دهید.
• کارکنان را تشویق کنید که پیشنهادات خود را برای بهبود فرایندهای سازمان ارائه دهند.

مزایای سیستم‌ سازی در کسب و کار

هر سازمان بسته به سیاست کاری مدیریت و به دلایلی مختلف نسبت به سیستم‌ سازی در کسب و کار اقدام می‌کند، اما هفت دلیل عمده و مهم در این خصوص به شرح زیر است:

• بالابردن بهره‌وری
• ایجاد ثبات در کسب و کار
• افزایش قابلیت مقیاس‌پذیری سازمان به هنگام رشد
• توسعه مدیریت دانش
• کمک به واگذاری فعالیت‌ها
• پیشرفت مداوم
• کاهش سطح ریسک

در ادامه این مطلب از مجله فرادرس راجع به هریک از این موارد، توضیحات کاملی ارائه شده است.

۱. بالا بردن بهره‌وری و عملکرد

سیستم‌سازی از طریق ساده‌سازی فرایندها و حذف گلوگاه‌ها موجب افزایش بهره‌وری می‌شود. بدین شکل مدیریت با تعریف دستورالعمل‌های واضح این امکان را برای کارکنان خود فراهم می‌آورد که وظایف‌شان را به شکلی موثرتر و با کمترین میزان خطا انجام دهند. وجود چنین سیستم‌های کارآمدی، استفاده مطلوب از زمان، منابع و در نتیجه صرفه‌جویی در هزینه‌ها را به دنبال خواهد داشت.

فیلم آموزش بهره وری و تکنیک های اندازه گیری آن در سازمان ها در فرادرس

کلیک کنید

۲. ایجاد ثبات و سطح کیفی بالا

برای داشتن برندی معتبر و جلب اعتماد و رضایت بیشتر مشتریان، لازم است که هر کسب و کار در فرایندهای خود رویه ثابتی را دنبال کند. سیستم‌سازی، تضمینی برای تحویل محصولات و خدمات شرکت طبق یک روال مشخص و حفظ آن در بالاترین کیفیت است. به عبارتی رویه‌ها و پروتکل‌های عملیاتی تعریف‌شده استاندارد، باعث می‌شوند که کارکنان با پیروی از روش‌های ثابت و مشخص، خروجی‌هایی قابل اطمینان و با کیفیت بالا داشته باشند. موضوعی که در نهایت عامل جلب اعتماد مشتریان، وفاداری آن‌ها به برند و توصیه دیگران به بهره‌گیری از خدمات شرکت خواهد بود.

۳. افزایش قابلیت مقیاس‌پذیری

با بزرگتر شدن کسب و کار و ضرورت توجه به بحث مقیاس‌پذیری در این حالت، سیستم‌سازی به عنوان یک موضوع مهم مطرح می‌شود. فرایندها و سیستم‌های مستند شده امکان تکرار فعالیت‌ها بر اساس یک رویه مشخص و استاندارد را فراهم می‌کنند که این موضوع در ساده‌سازی کارکرد کارکنان جدید بسیار موثر است. بدین شکل با تعریف رویه‌های استاندارد، کسب و کارها می‌توانند بدون ریسک در افت کیفی عملکرد یا هر نوع بی‌نظمی در سازمان، فعالیت خود را گسترش دهند. در نتیجه با رشد سازمان، دسترسی به موفقیت‌ها و بهره‌وری بیشتر نیز بدون بروز مشکل جدی امکان تکرار خواهند داشت.

۴. توسعه مدیریت دانش

سیستم‌ سازی در کسب و کار ضمانتی برای حفظ و به اشتراک‌گذاری دانش سازمانی است. مستندسازی فرایندها امکان کسب دیدگاه‌ها، تجربه‌های ارزشمند و همچنین شیوه‌های موثرتر انجام فعالیت‌ها را فراهم می‌کند. در نتیجه دانش به‌دست آمده به دارایی و سرمایه معنویی برای شرکت تبدیل می‌شود که قابل انتقال به کارکنان جدید است. فعالیتی که تداوم آن حتی در صورت ترک کارکنان قدیمی تضمین‌ شده خواهد بود. بدین شکل خطر از دست دادن اطلاعات حیاتی به حداقل می‌رسد و به حفظ ثبات در بهره‌وری شرکت کمک می‌کند.

۵. کمک به تصمیم‌سازی و تفویض اختیار

وجود یک سیستم شفاف، رهبران را در تصمیم گیری‌های آگاهانه کمک می‌کند. با وجود فرایندهای کاملا تعریف شده و معین و همچنین شاخص‌های عملکرد و معیارهای انجام فعالیت، مدیران می‌توانند به شکلی موثر کسب و کار خود را تجزیه و تحلیل و نظارت کنند. از طرفی ارائه چارچوب‌ها و دستورالعمل‌های شفاف برای کارکنان، امکان تفویض اختیار و واگذاری ساده‌تر وظایف را فراهم می‌کند. موضوعی که در نهایت باعث تسهیل تصمیم‌گیری‌ها می‌شود. بدین شکل مدیران بجای نظارت بر فعالیت‌های خرد روزانه، بر تصمیم‌گیری‌های راهبردی متمرکز خواهند شد.

۶. پیشرفت مداوم

سیستم سازی در کسب و کار پایه اصلی پیشرفت مداوم در یک سازمان است. با مستندسازی فرایندها از این طریق امکان شناسایی کمبودها، مشکلات و بهبود آن‌ها فراهم خواهد شد. در نتیجه، بازبینی و اصلاح منظم سیستم باعث بهینه‌سازی عملکرد و افزایش سطح نوآوری می‌شود. ضمن اینکه بهبود مستمر به عنوان یک فرهنگ، نهادینه شده و در رشد بیشتر سازمان تاثیرگذار خواهد بود.

۷. کاهش ریسک و افزایش انطباق‌پذیری سازمان

سیستم‌سازی با تعریف مقررات، استانداردها و سیاست‌های مشخص برای کسب و کار و تضمین پایبندی به آن‌ها، سطح ریسک در سازمان را کاهش می‌دهد. با مستندسازی فرایندها از این راه هر کسب و کاری می‌تواند با شناسایی ریسک‌های بالقوه، اقدامات کنترلی و نظارتی مناسب را مطابق با هر شرایطی اجرا کند. بدین شکل احتمال اشتباهات، درگیر شدن در مسائل حقوقی و شکایات و در نتیجه آسیب به اعتبار شرکت به پایین‌ترین میزان خود می‌رسد. ساده‌سازی ممیزی‌ها و اطمینان از اینکه کسب و کار آمادگی لازم برای انطباق با الزمات را دارد، فایده دیگر سیستم‌سازی است.

فیلم آموزش مدیریت ریسک در فرادرس

کلیک کنید

بررسی مثال سیستم سازی در کسب و کار: شرکت مک‌دونالد

شرکت مک دونالد را می‌توان یکی از موفق‌ترین نمونه‌های سیستم‌‌سازی به حساب آورد. اگر نگاهی به نحوه عملکرد این شرکت بیندازیم، به چهار موضوع شاخص و فعالیت‌هایی که در این زمینه انجام داده است، برمی‌خوریم.

۱. طراحی سیستمی ساده و کارآمد

در مک دونالد این موضوع که هدف اصلی از سیستم‌سازی، ساده کردن فعالیت‌ها در حداکثر ممکن است، کاملا به چشم می‌خورد. اگر تا به حال خریدی از این فروشگاه داشته‌اید، شاید برایتان جالب توجه باشد که بدون هیچ ازدحامی تنها در عرض ده دقیقه می‌توانید سفارش خود را دریافت کنید. این موضوع آن‌قدر ساده است که شاید بیان آن به‌نظرتان خنده‌دار بیاید. اما در این غول بزرگ صنعت غذا آن‌قدر وظایف به‌صورت واضح مشخص شده است که هر کس بدون معطلی در سه مرحله‌ی ارائه سفارش، پرداخت مبلغ و دریافت غذا به خواسته خود می‌رسد. فرایندی بدون فعالیت اضافی و در کوتاه‌ترین زمان ممکن.

۲. منطقی بودن سیستم

در کنار سادگی، سیستم باید طوری طراحی شده باشد که هیچ‌کدام از کارکنان نخواهند آن‌ را  به شکلی دیگر پیش ببرند. در مک‌دونالد همه کارها و وظایف به شکلی از قبل تعیین شده انجام می‌گیرد. آماده‌سازی سیب‌زمینی‌ها، برگرها و حتی تمیز کردن میزهای غذا و ارائه خدمات به مشتری همگی بر طبق یک روال مشخص است. به عبارتی نمی‌توان پرسنلی را پیدا کرد که به شکلی متفاوت این وظایف را انجام دهد. این‌ها همه یک دلیل دارد: شخصی پیش از این، سیستم انجام کارها را به شکلی منطقی طراحی کرده است.

۳. سیستمی با وظایف مستند و قابل تکرار

در مک‌دونالد هیچ‌گاه به‌خاطر بروز اتفاقات ناگهانی برای کارکنان، رفتن آن‌ها به تعطیلات، ترک کار یک فرد یا ورود شخص جدید کسب و کار با مشکل روبرو نمی‌شود. حتی در بدترین شرایط هم افراد وظایف خود را به نحوی درست انجام می‌دهند، زیرا از سیستمی پیروی می‌کنند که در آن همه چیز به تفکیک مستند و سازماندهی شده است.

۴. پویایی

سیستم‌‌ها برای نگهداری در آرشیو و به فراموشی سپرده شدن طراحی نمی‌شوند. بلکه باید به‌صورتی کاملا پویا و زنده در هر بخش از کسب و کار در هر لحظه حس شوند. در حقیقت اجرایی شدن مداوم آن باعث می‌شود که به‌صورتی دائمی حضور خود را نشان دهد. در مک‌دونالد هر پرسنلی که مطابق سیستم حرکت نکند، با خطر اخراج روبرو خواهد شد.

بحث نهایی

همان‌طور که در این مطلب از مجله فرادرس بیان شد، اجرای سیستم‌ سازی در کسب و کار برای مدیران امکان رهبری در سطح راهبردی را فراهم می‌کند. با این روش وظایف به نحوی تقسیم‌بندی و مستند می‌شوند که حتی در غیاب مدیر هم فعالیت‌ها به شکلی کارآمد به انجام می‌رسند. به‌طور حتم در دنیای پر رقابت امروزی انجام این کار برای هر کسب و کاری از اولویت‌های اصلی است. به زبان ساده می‌توان گفت که سیستم‌سازی:

• آزادی عمل بیشتری را برای مدیران فراهم می‌کند.
• انجام فرایندهای مختلف را تسهیل می‌کند.
• قابلیت مقیاس‌پذیری کسب و کار به هنگام رشد را افزایش می‌دهد.
• وابستگی به شخص خاص در سازمان را از بین می‌برد.

در نهایت، استفاده از سیستم‌سازی به‌ویژه برای کسب و کارها، کار کردن در سازمان‌ را لذت‌بخش‌تر خواهد کرد.