تبدیل ورد به پی دی اف در آفیس ۲۰۱۶ – آموزش تصویری و گام به گام

این روزها نیاز به تغییر فرمت فایل‌های مختلف به فرمت پی دی اف اتفاقی به‌هیچ‌وجه دور از ذهن به حساب نمی‌آید و بسیاری از کاربران چه برای کارهای اداری، چه کارهای دانشجویی و چه حتی کارهای خانگی ممکن است به دنبال ساخت فایل‌های پی دی اف و اشتراک‌گذاری آن‌ها با دیگران باشند. به همین خاطر هم بوده که اکنون انبوهی از ابزارهای آنلاین و اپلیکیشن‌های مختلف را می‌یابیم که این نیاز را برطرف می‌کنند. اما اگر به دنبال تبدیل ورد به پی دی اف در آفیس 2016 یا هر نسخه جدیدتری از سرویس مایکروسافت باشید، راه‌هایی به مراتب آسان‌تر از ابزارهای آنلاین و اپلیکیشن‌های جداگانه برای ساخت فایل پی‌ دی اف وجود دارد.

در واقع اگر بخواهیم دقیق‌تر باشیم، به سه روش مختلف قادر به تبدیل ورد به پی دی اف در آفیس 2016 هستید. هر سه روش به شکلی بسیار آسان و سرراست دنبال می‌شوند و در ادامه تمام آن‌ها را همراه با راهنمای تصویری توضیح داده‌ایم.

روش اول: استفاده از تب Export

این ساده‌ترین روش برای تبدیل ورد به پی دی اف در آفیس 2016 به حساب می‌آید و مراحل کار به شرح زیر است:

• مستند ورد یا اکسل مورد نظرتان که می‌خواهید به فرمت پی دی اف تغییر پیدا کند را باز کنید. در نوار بالا و در سمت چپ به سراغ منوی File بروید.
• در سمت چپ منوی تازه‌ای که باز می‌شود روی Export، سپس Create PDF / XPS Document و سپس Create PDF / XPS کلیک کنید.

• یک باکس جدید باز می‌شود. در اینجا می‌توانید فولدری که فایل پی دی اف در آن ذخیره می‌شود را انتخاب کنید. اگر می‌خواهید فایل پی دی اف شما رمز عبور داشته باشد، همان پایین روی گزینه Options بزنید.
• در تب جدید تیک گزینه Encrypt the Document with a Password را بزنید و برای ادامه دکمه OK را بفشارید.

• یک پنجره کوچک تحت عنوان Encrypt PDF Document باز می‌شود. در اینجا رمز عبور مورد نظرمان را دو بار وارد می‌کنیم و برای ذخیره‌ شدن تنظیمات، دکمه OK را می‌زنیم.
• اگر نمی‌خواهید فایل پی دی اف به محض ساخته شدن به صورت خودکار باز شود، تیک گزینه Open File After Publishing را بردارید. حالا روی گزینه Publish کلیک کنید تا فرایند تبدیل ورد به پی دی اف در آفیس 2016 آغاز شود.
• فایل پی دی اف در محل مورد نظر شما ذخیره‌سازی شده و می‌توانید با استفاده از اپلیکیشن مخصوص فایل‌های پی دی اف پیش‌فرض خود (معمولا Adobe Reader) آن را باز کنید.

روش دوم: استفاده از گزینه Save As

• مستند ورد یا اکسل مورد نظرتان که می‌خواهید به فرمت پی دی اف تغییر پیدا کند را باز کنید. در نوار بالا و در سمت چپ به سراغ منوی File بروید.
• روی گزینه Save As و سپس Browse کلیک کنید.

• لوکیشنی که می‌خواهید فایل در آن ذخیره شود را انتخاب کنید.
• در همین پنجره انتخاب لوکیشن ذخیره‌سازی، گزینه Save As Type را اندکی پایین‌تر خواهید یافت. روی منوی کشویی کناری کلیک کرده و گزینه PDF (*.pdf) را انتخاب کنید.

• دکمه Save را بزنید.
• فایل پی دی اف در محل مورد نظر شما ذخیره‌سازی و می‌توانید با استفاده از اپلیکیشن تماشا فایل‌های پی دی اف پیش‌فرض خود (معمولا Adobe Reader) آن را باز کنید.

روش سوم:‌ استفاده از گزینه Print

این روش برای زمانی کاربرد دارد که می‌خواهید علاوه بر تبدیل ورد به پی دی اف در آفیس 2016 به پرینت فوری آن نیز بپردازید. مراحل کار به شرح زیر است:

فیلم آموزش ورد – ترفندها و نکات کاربردی Microsoft Word 2016 در فرادرس

کلیک کنید

• مستند ورد یا اکسل مورد نظرتان که می‌خواهید به فرمت پی دی اف تغییر پیدا کند را باز کنید. در نوار بالا و در سمت چپ به سراغ منوی File بروید.
• در سمت چپ منوی تازه‌ای که باز می‌شود، به تب Print بروید.

• از میان گزینه‌های موجود، Microsoft Print to PDF را انتخاب کنید.
• از صحیح بودن تنظیمات اضافه اطمینان حاصل کنید. به عنوان مثال قادر به تعیین ابعاد تصویر بعد از پرینت، صفحاتی که می‌خواهید پرینت گرفته شوند یا حتی یک طرفه یا دو طرفه بودن پرینت روی کاغذ خواهید بود.
• حالا روی گزینه Print کلیک کنید و در نهایت به پنجره‌ای هدایت می‌شوید که از شما می‌خواهد محل ذخیره‌سازی فایل را مشخص نمایید.

سخن پایانی درباره تبدیل ورد به پی دی اف در آفیس 2016

همانطور که در بالا مطالعه کردید، تبدیل ورد به پی دی اف در آفیس 2016 به روش‌های مختلفی و البته به سادگی هر چه تمام‌تر امکان‌پذیر است. برای یادگیری درباره مجموعه نرم‌افزارهای آفیس می‌توانید از سایر دوره‌های آموزش ویدیویی فرادرس استفاده کنید.