پنج اس (Five S) و اهمیت آن در بهبود کیفیت | آشنایی با اصطلاحات

یکی از رازهای موفقیت ژاپن پس از جنگ جهانی دوم و رهایی از فروپاشی اقتصاد آن، به کارگیری کیفیت و ایمان به اهمیت آن است. بعد از اینکه دانشمند آمریکایی «دبلیو ادواردز دمینگ» (W. Edward Deming) نظریه کنترل کیفیت آماری خود را مطرح و روش‌هایی برای بهبود آماری کیفیت محصول ارائه کرد، ژاپنی‌ها به گمشده خود رسیدند و تولید و ارائه خدمات را با تکیه بر کیفیت ادامه دادند. حتی با ارتقاء کیفیت به عنوان یک رویکرد، نظریه‌های دیگری مانند پنج اس (Five S) را ارائه کرده و در عمل آن را به کار گرفتند.

در این متن می‌خواهیم در مورد «پنج اس» (Five S) و اهمیت آن در بهبود کیفیت صحبت کنیم. ولی به هر حال پیشنهاد می‌شود برای آشنایی بیشتر با فرآیندهای بهبود کیفیت و کنترل آن، مطالب دیگر مجله فرادرس از جمله کنترل کیفیت آماری (Statistical Quality Control) — مفاهیم و نمودارهای کنترل و فرآیند DMAIC در کنترل کیفیت آماری | به زبان ساده را مطالعه کنید. همچنین خواندن نوشتارهای توزیع نرمال یک و چند متغیره — مفاهیم و کاربردها و واریانس و اندازه‌های پراکندگی — به زبان ساده نیز خالی از لطف نیست.

پنج اس (Five S) چیست؟

5S به عنوان یک روش تعریف و معرفی شده است که نتیجه آن ایجاد یک محل کار تمیز، بدون سر و صدا، ایمن و سازمان یافته است. نتیجه به کارگیری 5S، کاهش ضایعات و بهینه سازی فرآیندها و در ادامه، افزایش بهره وری سازمان است. Five S برای کمک به ایجاد یک محیط کار با کیفیت، چه از نظر جسمی و چه از نظر روحی، طراحی شده است. فلسفه پنج اس در هر منطقه کاری متناسب برای کنترل بصری و تولید ناب اعمال می‌شود. شرایطی که در هنگام به کارگیری Five S در یک فضای کاری ایجاد می‌شود، برای کارمندان بسیار مهم است و اساس اولین برداشت مشتری است.

ابزار با کیفیت پنج اس از پنج اصطلاح یا عبارت ژاپنی گرفته شده است که با حرف "S" شروع می‌شوند.این اصطلاحات برای یادگیری ساده هستند و برای پیاده سازی بسیار با اهمیت خواهند بود. سعی کنید با خواندن معنای این عبارت‌ها، فلسفه‌ای که در پشت معنی وجود دارد را متوجه شوید. به این ترتیب هدف از رویکرد و به کارگیری 5 اس را درک خواهید کرد.

• Seiri: جداسازی ابزارها، قطعات و دستورالعمل‌ها از موارد غیر ضروری و حذف یا کنار گذاشتن بخش‌هایی که غیر ضروری هستند.
• Seiton: مرتب سازی و شناسایی دقیق قطعات و ابزار برای سهولت استفاده از آن‌ّها در زمان مناسب. این کار توسط بررسی فراوانی به کارگیری این گونه ابزارها صورت می‌گیرد.
• Seiso: ایجاد یک پویش برای کار پاکسازی در ناحیه یا فضای کاری. زمان‌بندی و تعیین وظایف هر یک از کارکنان آن بخش در این قسمت نهفته است.
• Seiketsu: برنامه‌ریزی و زمان‌بندی به منظور انجام روزانه seiri ،seiton و seiso برای حفظ محل کار در شرایط عالی.
• Shitsuke: نهادینه سازی عملیات قبلی برای ایجاد یک عادت روزانه در فضای کار.

در زیر، اصطلاحات ژاپنی به نسخه انگلیسی 5 اس ترجمه شده است. البته واضح است که کلماتی به کار رفته که با حرف S در انگلیسی آغاز شده باشند.

مزایای به کارگیری برنامه پنج اس

هر چند همگی به نظم‌دهی امور ایمان داریم، ولیFive S اس فقط نظم‌دهی نیست. نظافت و تبدیل کارهای گفته شده به یک امر روزانه از مهم‌ترین ویژگی‌های Five S است. در ادامه مزایای حاصل از اجرای برنامه ناب 5S را فهرست کرده‌ایم.

• ایمنی بهبود یافته
• در دسترس بودن تجهیزات بالاتر
• نرخ ضایعات یا معایب پایین‌تر
• کاهش هزینه‌ها
• افزایش چابکی و انعطاف پذیری تولید
• بهبود روحیه کارمندان
• استفاده بهتر از دارایی
• ایجاد تصویر سازمانی پیشرفته برای مشتریان، تأمین کنندگان، کارمندان و مدیریت

همانطور که خواندید، ایمنی (Safety) اولین دستاورد 5S محسوب می‌شود. برای حفاظت از نیروی کار و همچنین ماشین آلات، این موضوع بسیار با اهمیت است.

فیلم آموزش مروری بر مدیریت قراردادها در زنجیره تامین در فرادرس

کلیک کنید

از طرفی دسترسی به ابزارهای لازم در کوتاه‌ترین زمان ممکن، از مزایای دیگر به کارگیری «فایو اس» است. کاهش هزینه‌ها به علت کاهش ضایعات و افزایش سودآوری و همچنین رضایت مشتریان از فوائد استفاده از این راه‌کار کیفیت است.

در تصویر زیر یک نمونه از جدول بررسی پنج اس در محیط کار را مشاهده می‌کنید. این فرم باید بوسیله بازرسی بصری تکمیل شود. هر بخش از راه‌کار 5S در یک قسمت از جدول دیده می‌شود که بوسیله زیرگزینه‌هایی سنجیده می‌شود. البته این گزینه‌ها می‌تواند با توجه به نوع سازمان یا فضای کاری تغییر کنند.

همانطور که مشخص است، میزان تحقق هر یک از زیرگزینه‌ها به کمک رتبه‌بندی (طیف لیکرت پنج سطحی) سنجیده شده و امتیاز کلی محاسبه می‌شود. در سطر انتهایی این لیست هم یک جمع کل برای امتیازات وجود دارد که با تکیه بر آن، فضای کاری را رتبه‌بندی یا امتیازبندی می‌کنند. به منظور دریافت فایل اصلی این چک لیست اینجا کلیک کنید.

یک مثال از به کارگیری پنج اس

در طول جلسات با ذینفعان داخلی و خارجی، تیم پروژه پذیرش پزشکی بیماریستان Kaiser Permanente Colorado’s Medicaid از ابزار ناب 5S برای بهبود الگوی ثبت نام و همچنین روند پذیرش استفاده کردند. آنها راه‌کار فایو اس را به شرح زیر پیاده سازی کردند.

فیلم آموزش الزامات سیستم مدیریت کیفیت ایزو ISO 𝟿𝟶𝟶𝟷:𝟸𝟶𝟶𝟾 در فرادرس

کلیک کنید

این الگو می‌تواند مبنای مناسبی برای اجرای 5S در سازمان شما هم باشد.

• فیلدهای ضروری و غیر ضروی در بانک اطلاعاتی پذیرش شناسایی شده و فیلدهای غیر ضروری از بانک حذف شدند.
• فیلدها بر اساس ورودی ضروری مراجعه‌کنندگان به ترتیب، تنظیم شدند.
• تیم با ایجاد یک پایگاه داده Microsoft Access که اجازه ورود نفرات تکراری را نمی‌دهد، باعث درخشش (نظافت) پایگاه داده شد.
• صفحه گسترده و جدول اطلاعاتی پذیرش شدگان به صورت موثر حفاظت شد و اقلام آن استاندارد سازی شدند.
• با استفاده از نرم‌افزار بانک اطلاعاتی یا پایگاه داده (Microsoft Access)، برای کنترل قالب ورود و جلوگیری از تکرار داده‌ها و به کمک پرونده‌های الگوهای اکسل (Microsoft Excel) برای کنترل قالب ورود و نمایش اطلاعات در صفحه گسترده، یک سیستم پایدار و موثر ایجاد شد.

به این ترتیب، امور مربوط به پذیرش بیماران سرعت یافته و اطلاعات غیرضروری حذف و اطلاعات ضروری و لازم به توجه به امنیت و یکپارچه‌سازی صورت گرفته، ذخیره می‌شوند. تهیه گزارشات بعدی از این سیستم بهبود یافته و باعث ایجاد رضایت در بین پزشکان، بیماران و کادر بیمارستان می‌گردد.

خلاصه و جمع‌بندی

همانطور که در متن خواندید، نظم‌پذیری و به کارگیری آن در فعالیت‌های روزمره یک راهکار برای موفقیت است. اگر همین امر را برای سازمان‌ها و بخش‌های تولید یا خدمات نیز به کارگیریم، کارایی و قابلیت‌های این گروه‌ها را ارتقاء بخشیده‌ایم. استفاده از پنج اس یا همان ۵ اصل اولیه برای نظم‌دهی به امور، یکی از بخش‌های پراهمیت برای حفظ یا ارتقا کیفیت ارائه خدمات یا محصول در شرکت یا سازمان‌های پیشرو است. هر چند ژاپنی‌ها ابتکار به کارگیری این ۵ اصل یا به قولی 5S را داشته‌اند ولی رسوخ آن در همه کشورها یا صنایع به منظور بهبود بخشیدن به روال کاری و فعالیت‌های روزانه، رهگشای موفقیت‌ها و ارتقاء سازمان‌ها شده است. در این متن، ۵ اصل اولیه نظم‌دهی به امور مورد بررسی قرار گرفته و راهکارهایی نیز برای اجرای شدن آن‌ها ارائه گردید.