داشبورد مدیریتی در اکسل – آموزش ساخت + نمونه داشبورد
داشبورد مدیریتی در اکسل صفحهای یکپارچه و گرافیکی برای نمایش شاخصهای کلیدی عملکرد در داشبوردها و اطلاعات استراتژیک کسب و کار است. در این صفحه با استفاده از ابزارهایی مانند جداول محوری، فرمول و نمودار دادههای پراکنده از بخشهای مختلف یک شرکت یا سازمان را بهشکل تصویری خلاصه و قابل درک در میآوریم. به این شکل مدیران میتوانند با تحلیل آنها سریعتر تصمیم بگیرند. همچنین با حذف گزارشهای متعدد، یک مرجع واحد برای ارزیابی عملکرد کسب و کار و یکسان کردن اهداف در اختیار مدیر قرار میگیرد. نرمافزار اکسل یکی از ابزارهای ساده برای ساخت انواع داشبورد است که در این مطلب از مجله فرادرس مراحل ساخت داشبورد مدیریتی را همراه با یک مثال ساده یاد میگیریم.
- مراحل اصلی ساخت یک داشبورد مدیریتی ساده در اکسل را میآموزید.
- با اجزای اصلی یک داشبورد مدیریتی آشنا خواهید شد.
- روش شخصیسازی و تغییر ظاهر نمایش داشبورد مدیریتی در اکسل را میآموزید.
- با مزیتهای ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل آشنا میشوید.
- با مسیر یادگیری ساخت یک داشبورد مدیریتی حرفهای در اکسل آشنا میشوید.
مراحل ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل
ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل در هفت مرحله اصلی زیر انجام میگیرد.
- آمادهسازی اطلاعات
- طراحی چیدمان داشبورد
- ایجاد جدول محوری
- رسم نمودار
- ایجاد فیلترهای تعاملی
- تغییر ظاهر داشبورد
- آزمایش عملکرد و نهایی کردن داشبورد
در ادامه بحث، هر یک از این مراحل را همراه مثال ساده توضیح میدهیم که پایه آشنایی با ایجاد داشبورد مدیریتی است. اما برای یادگیری نکات تکمیلی و رفع اشکالات احتمالی همراه مثالهای بیشتر پیشنهاد میکنیم فیلم آموزش داشبوردهای مدیریتی در اکسل در فرادرس را نیز مشاهده کنید.
۱. آمادهسازی اطلاعات
اطلاعات منظم، شفاف و دستهبندی شده پایه ساخت یک داشبورد مدیریتی قابل درک است. برای این کار بعد از وارد کردن اطلاعات در جدول اکسل لازم است از صحت اطلاعات، مرتب بودن سطرها و ستونها، حذف دادههای تکراری، عنوانگذاری مشخص اطمینان پیدا کنیم. این کار تاثیر زیادی در بهبود کیفیت نمایش داده و جذابیت آن دارد.
بهعنوان مثال در کاربرگ فرضی زیر دادههای فروش نمایندگان فروش یک شرکت را وارد کردهایم.
از آنجا که این دادهها بسیار ساده و بدون ساختار یک جدول داخل کاربرگ اکسل قرار گرفتهاند، برای نمایش بهتر، دستهبندی و افزایش جذابیت ارائه، آنها را به شکل زیر سازماندهی میکنیم.
- بعد از انتخاب دادهها، از زبانه «Insert» روی بخش «Table» کلیک میکنیم.
- در پنجره باز شده گزینه «My table has headers» را انتخاب میکنیم.
- بعد از کلیک روی «OK» ظاهر جدول به شکل دستهبندی شده و مرتب در میآید.
- برای اطمینان از نبود دادههای تکراری در سطر یا ستون خاصی از جدول، ابتدا در زبانه «Data» به بخش «Data Tools» میرویم. سپس با کلیک روی دکمه «Remove Duplicate» آنها را حذف میکنیم.
۲. طراحی چیدمان داشبورد
طراحی چیدمان یکی از مهمترین بخشهای ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل برای سردرگم نشدن کاربر در تحلیل است. برای این کار ابتدا لازم است بخشهای مختلف داشبورد را با توجه به هدف از ارائه و نوع داده انتخاب کنیم. معمولا سه بخش زیر در داشبوردها وجود دارد:
شاخصهای کلیدی عملکرد
شاخص کلیدی عملکرد (KPI) معیار ارزیابی کسب و کار است و بهعنوان مهمترین بخش داشبورد تعیین میشوند. بهعنوان مثال مجموع فروش، درصد رشد نسبت به سال قبل، میانگین درآمد یا تعداد مشتریان جدید شاخصهایی هستند که بهصورت عددی در داشبورد قابل مقایسه هستند. این شاخصها را معمولا در بالای داشبورد قرار میدهیم تا توجه کاربر روی آنها متمرکز شود.
نمودارها
نمودارها روشی برای مشاهده روند تغییرات دادهها هستند که بسته به نوع داده و هدف از تحلیل انواع مختلف آن را استفاده میکنیم. بهعنوان مثال نمودار ستونی برای مقایسه مقادیر، نمودار خطی برای نمایش روند در طول زمان، نمودار دایرهای برای نشان دادن سهم هر بخش از کل است. انتخاب نمودار مناسب سرعت درک و تحلیل دادهها را بیشتر میکند.
فیلترهای تعاملی
با فیلترهایی مانند «Slicer» یا «Timeline» میتوانیم داشبورد را به شکل پویا و تعاملی درآوریم. بهعنوان مثال کاربر می تواند دادههای یک ماه یا یک منطقه و نمایندگی از کسب و کار را مشاهده کند و بر اساس آن نمودارها و شاخصهای عملکرد به شکل خودکار بروزرسانی شوند.
بهجز بخش شاخص کلیدی عملکرد، نمودار یا فیلترهای تعاملی با توجه به پیچیدگی یا ارائه حرفهای داشبورد قابل حذف هستند. به این معنا که فقط آنهایی را انتخاب میکنیم که به هدف ارائه نزدیکتر باشد. با این حال قبل از شروع ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل لازم است ضرورت وجود این موارد را مشخص کنیم.
۳. ایجاد جدول محوری
جدولهای محوری (Pivot Tables) محور اصلی بیشتر داشبوردها هستند. با ساخت این جدولها میتوانیم دادهها را بهسرعت تحلیل کنیم. همچنین با این روش دادهها پویا و تعاملی میشوند. ایجاد جدول محوری ترفندهایی دارد که برای رفع مشکلات احتمالی پیشنهاد میکنیم همراه با مطالعه ادامه مطلب، فیلم آموزش جداول محوری در اکسل در فرادرس را نیز مشاهده کنید.
مراحل خلاصه ایجاد جدول محوری در مثال مورد بحث این آموزش به شرح زیر است.
- بعد از انتخاب دادهها، از زبانه «Insert» روی «PivotTable» کلیک میکنیم.
- محل قرارگیری جدول از نظر نمایش در کاربرگ فعلی یا کاربرگ جدید را انتخاب میکنیم.
- بخشهای مورد نظر برای نمایش در داشبورد را در قسمت مربوط میکشیم تا دادهها خلاصه شوند.
همچنین برای انجام محاسبات دیگر مانند میانگین فروش، حداقل یا حداکثر فروش لازم است فرمول دلخواه را به جدول اضافه کنیم. برای این کار روی قسمت هدر جدول دو بار کلیک میکنیم تا پنجره مربوط به توابع اکسل باز شود. سپس با انتخاب تابع دلخواه، محاسبه را انجام میدهیم.
برخی مواقع نیز ممکن است نیاز به تغییر اطلاعات جدول داشته باشیم. بنابراین لازم است جدول را بروزرسانی کنیم. برای یادگیری بیشتر، در مطلب زیر از مجله فرادرس نکات مربوط را توضیح دادهایم.
۴. اضافه کردن نمودار
اگر نمودار یکی از بخشهای داشبورد در طراحی اولیه چیدمان است، برای نمایش تصویری دادهها در این مرحله نمودار مورد نظر خود را رسم میکنیم. همانطور که گفتیم انتخاب بهترین نمودار به نوع داده و تحلیل بستگی دارد، بنابراین مهارت در شناخت تفاوتها هر نمودار اکسل بسیار مهم است. در این مسیر پیشنهاد میکنیم بهعنوان مبحث تکمیلی فیلم آموزش رسم انواع نمودار در اکسل در فرادرس را نیز مشاهده کنید.
از آنجا که این نمودار در جدول محوری رسم میشوند، برای تکمیل داشبورد با نمودار دلخواه مراحل زیر را انجام میدهیم.
- جدول محوری را انتخاب میکنیم. سپس از زبانه «Insert» به بخش «Insert Chart» میرویم.
- با توجه به نوع داده و هدف داشبورد مدیریتی در اکسل، نوع نمودار دلخواه خود را انتخاب میکنیم.
برای نصب اپلیکیشن رایگان مجله فرادرس، کلیک کنید.
۵. اضافه کردن فیلترهای تعاملی
فیلترهای تعاملی داشبورد مدیریتی در اکسل را کاربرپسند و پویا میکنند. به این شکل بیننده میتواند با انتخاب فیلتر، فقط دادههای مورد نظر خود را در داشبورد ببیند. دو مدل فیلتر تعاملی به نام «Slicer» و «Timeline» در داشبورد مدیریتی قابل اضافه کردن هستند.
اضافه کردن فیلتر Slicer
برای اضافه کردن فیلتر تعاملی «Slicer» مراحل زیر را انجام میدهیم.
- بعد از انتخاب جدول محوری، از زبانه «PivotTable Analyze» در بخش «Filter» دکمه «Insert Slicer» را میزنیم.
- در پنجره باز شده فیلترهای دلخواه خود را انتخاب میکنیم.
با این کار مطابق تعداد فیلترهای انتخاب شده، اسلایسرهای تعاملی مانند تصویر نمونه زیر در صفحه داشبورد درست میشوند. اندازه و محل این اسلایسرها بهراحتی قابل تغییر یا جابجایی است.
با انتخاب هر یک از دکمههای اسلایسر ایجاد شده، نمودار و جدول محوری به شکل خودکار فقط با دادههای فیلتر شده بروزرسانی میشوند. در مثال آموزشی این مطلب همانطور که در تصویر مشخص است، با انتخاب دکمه «اصفهان» جدول محوری و نمودار فقط دادهای فروش محصولات در شهر اصفهان را نمایش میدهند.
همچنین با کلیک راست روی هر اسلایسر و رفتن به بخش «Slicer Setting»، موارد مختلفی مانند نام اسلایسر و نحوه نمایش آن قابل تغییر هستند.
اگر چند جدول محوری در داشبورد داشته باشیم، بعد از کلیک راست روی هر اسلایسر، از بخش«Report Connection» میتوانیم ارتباط آن با هر جدول را بررسی کنیم.
فیلتر تعاملی Timeline
این فیلتر زمانی بهکار میرود که دادههای جدول تاریخ داشته باشند. بهعنوان مثال اگر در نمونه جدول قبلی ستون به نام تاریخ فروش قرار دهیم، برای اعمال این فیلتر کافی است بعد از انتخاب جدول محوری، از زبانه «PivotTable Analyze» بخش «Inser Timeline» را انتخاب کنیم.
۶. تغییر ظاهر داشبورد
شکل ظاهری داشبورد، چیدمان و رنگها تاثیر بسیاری در جذابیت ارائه و درک بهتر آن دارد. برای ساخت داشبوردهای حرفهای توجه به نکات زیر راهنمای خوبی است.
- استفاده از رنگ برای نمودار، شکلها و متنها
- طراحی مینیمال با استفاده از نمایش اجزای ضروری در داشبورد
- اضافه کردن عنوان برای هر بخش یا نمودار
- تراز کردن متنها با هدف قرارگیری منظم آنها در محل خود
این تغییرات بهراحتی بعد از انتخاب جدول محوری یا نمودار از قسمت تنظیمات قابل انجام است.
۷. آزمایش عملکرد و نهایی کردن داشبورد
قبل از اشتراکگذاری داشبورد مدیریتی در اکسل با دیگران لازم است عملکرد آن را بررسی کنیم. آزمایش عملکرد درست فیلترها، درست بودن دادههای نمودار و فرمولها مهمترین نکات هستند. همچنین در صورت نیاز میتوانیم از زبانه «Review» در بخش «Protect» رمز عبور برای داشبورد تعیین کنیم تا از احتمال ویرایش ناخواسته آن جلوگیری شود.
در نهایت نمونه داشبورد مدیریتی ساخته شده به شکل تصویر زیر خواهد بود.
حرفهای شدن در ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل همراه فرادرس
مواردی که در این مطلب یاد گرفتیم، مثال سادهای از ساخت یک داشبورد مدیریتی در اکسل بود که با کمترین تعداد داده برای جدول نمونه انجام گرفت. اما در دنیای واقعی، کسب و کارها با تعداد زیادی داده روبرو هستند و ساخت یک داشبورد حرفهای نیاز به یادگیری نکات بیشتری دارد. البته مراحل اصلی به همین ترتیب است، اما برای جلوگیری از ایجاد مشکل هنگام کار نیاز داریم مهارتهای مختلفی مانند کار با جدول محوری، رسم نمودار، قالببندی جدول و فرمولنویسی اکسل را بهطور کامل یاد بگیریم. در این مسیر مجموعه فیلمهای آموزشی تهیه شده در فرادرس با توجه به تنوع و جامع بودن مرجع خوبی برای علاقهمندان است.
پیشنهاد اول مشاهده فیلمهای منتخب آموزشی زیر است.
- فیلم آموزش داشبورد مدیریتی در اکسل و گزارشگیری حرفهای همراه گواهینامه در فرادرس
- فیلم آموزش تحلیل دادههای کسب و کار در اکسل همراه گواهینامه در فرادرس
- فیلم آموزش جداول محوری در اکسل همراه گواهینامه در فرادرس
- فیلم آموزش رسم نمودار در اکسل در فرادرس
- فیلم آموزش توابع و فرمولنویسی در اکسل در فرادرس
همچنین در مجموعه فیلم آموزش زیر امکان انتخاب موارد بیشتر حسب علاقهمندی وجود دارد.
مزیتهای ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل
داشبوردهای مدیریتی در اکسل برای بررسی تحلیلی امور مالی پروژهها، آنالیز بازاریابی و مدیریت پروژه بسیار کاربرد دارند. این ابزار نوعی گزارشگیری حرفهای است که مزیتهای زیر را برای کاربران بهخصوص در سطح مدیریتی دارد.
تفسیر بصری دادهها
با استفاده از نمودارها در داشبورد مدیریتی دادههای پیچیده بهسادگی قابل نمایش هستند. این کار باعث میشود که الگوها و روندها در یک نگاه توسط کاربر درک شوند.
تحلیل تعاملی
ویژگیهایی مانند فیلترهای تعاملی به کاربر اجازه میدهد تا داده ها را به شکل پویا تغییر دهند و نتایج را بررسی کنند. با این کار سناریوهای مختلف قابل تحلیل است و مدیران با بررسی دقیق جزییات میتوانند تصمیمهای آگاهانهتری بگیرند.
نمای یکپارچه
داشبورد مدیریتی دادهها را از منابع مختلف در یک صفحه واحد ترکیب میکند. بنابراین کاربر نیازی به جابجایی بین چند فایل یا کاربرگ مختلف ندارد و راندمان کاری افزایش مییابد.
طراحی قابل سفارشیسازی
کاربران میتوانند ظاهر داشبور با با توجه به نیازهای خود طراحی کنند. در تنظیمات داشبورد امکان تغییر چیدمان، شاخصها و رنگبندی بر اساس اولویت و اهداف کسب و کار وجود دارد.
جمعبندی پایانی
کسب مهارت در ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل امکان سازماندهی دادهها به شکل موثر و بصری را فراهم میکند. به این شکل مدیران قادر هستند تا با تحلیل دقیقتر، تصمیمهای بهتری برای ادامه فعالیت با توجه به ارزیابی عملکرد بخشهای مختلف کسب و کار بگیرند. در این مطلب از مجله فرادرس هفت مرحله اصلی ساخت یک داشبورد مدیریتی نمونه را در اکسل یاد گرفتیم. مطالب ارائه شده برای شروع کار با استفاده از این ابزار قدرتمند کافی است. علاقهمندان به یادگیری تکمیلی و رفع مشکلات احتمالی میتوانند فیلم آموزش داشبوردهای مدیریتی اکسل در فرادرس را مشاهده کنند.
بسیار عالیییییی ،،،، کامل و خوب توضیح دادین و به زبان ساده ،،،، سپاسگزارم