ابزار Format Painter در اکسل چیست و چه کار می‌ کند؟ – به زبان ساده

ابزار Format Painter در اکسل کجاست؟

ابزار Format Painter آیکونی شبیه قلم‌موی رنگ است که در نوار ابزار اکسل قرار دارد. برای دسترسی به این ابزار، ابتدا به زبانه «Home» می‌رویم، سپس در بخش «Clipboard» مانند تصویر زیر روی علامت قلم‌مو کلیک می‌کنیم.

کار با این ابزار که در همه نسخه‌های اکسل وجود دارد بسیار ساده است. با استفاده از آن می‌توانیم تنظیمات قالب‌بندی زیر را از یک سلول در محل دیگر کپی کنیم:

• قالب‌های عددی: درصد، پول، تاریخ، اعشار
• قالب فونت: اندازه، نوع، رنگ، بولد یا ایتالیک شدن، خط کشیدن زیر متن
• قالب سلول: رنگ پس‌زمینه، نوع و ضخامت خطوط اطراف سلول
• تنظیمات ترازبندی: جهت افقی یا عمودی و چرخاندن متن

مثال کاربردی استفاده از Format Painter در اکسل

موارد زیر مهم‌ترین روش‌های استفاده از Format Painter در اکسل هستند.

1. کپی کردن قالب در یک سلول
2. کپی کردن قالب در چند سلول
3. کپی کردن سریع قالب در یک ستون یا ردیف
4. کپی کردن قالب به تعداد نامحدود

یادگیری کامل هر یک از این موارد ترفندهای ساده‌ای دارد که در ادامه مطلب آن‌ها را همراه مثال تصویری توضیح می‌دهیم.

فیلم آموزش اکسل – ابزارهای کاربردی در فرادرس

کلیک کنید

کپی کردن قالب در یک سلول

این روش ساده‌ترین کاربرد Format Painter در اکسل است. به‌عنوان مثال در جدول زیر می‌خواهیم رنگ، نوع فونت و محل قرارگیری متن سلول C2 کاملا مانند سلول A2 باشد.

برای این کار مراحل زیر را انجام می‌دهیم.

1. سلول A2 را انتخاب می‌کنیم. سپس در زبانه «Home» از بخش «Clipboard» روی دکمه «Format Painter» کلیک می‌کنیم. با این کار علامت فلش ماوس به شکل یک قلم مو درمی‌آید.
2. به سلول C2 می‌رویم و روی آن کلیک می‌کنیم. با این کار همان قالب سلول روی این سلول کپی می‌شود.

کپی کردن قالب در چند سلول

در این حالت قالب یک سلول را روی چند سلول کپی می‌کنیم. به عنوان مثال در جدول زیر می‌خواهیم رنگ پس‌زمینه و فرمت عددی سلول‌های A2 تا A3 که به شکل واحد پول دلار است را در محدوده C2 تا C3 کپی کنیم.

برای این کار مراحل زیر را انجام می‌دهیم.

1. سلول را انتخاب می‌کنیم. سپس روی دکمه «Format Painter» کلیک می‌کنیم.
2. بعد از ظاهر شدن آیکون قلم‌مو،‌ دکمه سمت راست ماوس را نگه می‌داریم و آن را به سمت پایین می‌کشیم. نتیجه به شکل زیر درمی آید.

کپی کردن سریع قالب در یک ستون یا ردیف

برخی مواقع که تعداد داده‌ها زیاد است، انتخاب کل ستون کمی دشوار می‌شود. برای کپی کردن قالب یک ستون در ستون دیگر مراحل زیر را انجام می‌دهیم.

1. روی قسمت «Header» ستون مبدا کلیک می‌کنیم. به این شکل کل ستون انتخاب می‌شود.
2. ابزار Format Painter را انتخاب می‌کنیم.
3. روی «Header» ستون مقصد کلیک می‌کنیم. به این شکل قالب‌بندی جدید سطر به سطر روی ستون اعمال می‌شود.

به همین ترتیب اگر داده‌ها به شکل یک ردیف باشند نیز کافی است روی اولین ردیف جدول کلیک کنیم و مراحل را به شکل قبل انجام دهیم.

کپی کردن قالب به تعداد نامحدود

در حالت معمول بعد از کلیک روی Format Painter فقط یک‌بار می‌توانیم قالب را کپی کنیم. به این معنی که برای استفاده دوباره از آن در سلول‌های دیگر لازم است هر مرتبه روی آن کلیک کنیم. این کار در تعداد زیاد داده‌ها ممکن است زمان‌بر باشد. برای رفع این مشکل و استفاده نامحدود از Format Painter کافی است با به جای یک‌بار کلیک روی آیکون، دو بار کلیک کنیم. به این شکل Format Painter قفل می‌شود.

مراحل انجام کار به شکل زیر است.

1. ابتدا سلول مبدا را انتخاب می‌کنیم.
2. روی آیکون Format Painter به‌جای یک‌بار، دو بار کلیک می‌کنیم.
3. روی سلول هدف کلیک می‌کنیم تا قالب دلخواه در آن کپی شود.
4. دکمه ESC را می‌زنیم تا Format Painter از حالت قفل درآید.

یادگیری سایر ابزارها و ترفندهای کاربردی اکسل در فرادرس

پیشنهاد اول برای شروع مسیر یادگیری مشاهده فیلم‌های آموزشی منتخب زیر است.

• فیلم آموزش ترفندهای کاربردی اکسل همراه گواهینامه در فرادرس
• فیلم آموزش ابزارهای کاربردی اکسل همراه گواهینامه در فرادرس
• فیلم آموزش فیلتر و کاربرد آن در ساخت گزارش در فرادرس
• فیلم آموزش اکسل ۲۰۲۱ همراه گواهینامه در فرادرس

همچنین در دو مجموعه فیلم آموزشی زیر امکان انتخاب بیشتری بر حسب نیاز وجود دارد.

• مجموعه فیلم آموزش اکسل کاربردی در فرادرس
• مجموعه فیلم آموزش اکسل مقدماتی تا پیشرفته در فرادرس

کلیدهای میانبر Format Painter در کامپیوتر

به‌جز نوار ابزار اکسل، کلیدهای میانبر ترکیبی در کامپیوتر برای استفاده از Format Painter وجود دارند. بنابراین اگر این کار را ترجیح می‌دهیم برای کپی کردن قالب سلول مراحل زیر را انجام می‌دهیم.

فیلم آموزش ترفندهای کاربردی در Excel در فرادرس

کلیک کنید

1. بعد از کلیک روی سلول مبدا کلیدهای Ctrl+C را فشار می‌دهیم.
2. به سلول مورد نظر برای تغییر قالب می‌رویم و هم‌زمان کلیدهای Ctrl+Alt+V را فشار می‌دهیم.
3. بدون توجه به پنجره باز شده در صفحه، کلید T و سپس دکمه ENTER را می‌زنیم.
4. البته برای فعال کردن Format Painter یک روش دیگر هم وجود دارد که در آن بعد از نگاه داشتن کلید ALT به ترتیب سه کلید «F»،«H» و «P» را فشار می‌دهیم.

برای انجام مراحل در مک‌بوک هم ابتدا دکمه Cmd+C را در سلول مبدا می‌زنیم و بعد از آن در سلول مورد نظر دکمه‌های Cmd+Ctrl+V را فشار می‌دهیم.

محدودیت‌های کار با Format Painter در اکسل

هنگام کار با Format Painter در اکسل ممکن است با مشکلاتی روبرو شویم. آشنایی با این محدودیت‌ها باعث می‌شود که در صورت نیاز ابزار دیگری را برای کپی کردن قالب‌بندی سلول استفاده کنیم. موارد زیر متداول‌ترین آن‌ها هستند.

فیلم آموزش اکسل – ابزارهای کاربردی در فرادرس

کلیک کنید

کپی نشدن تمام موارد در قالب‌بندی سلول

با Format Painter مواردی مانند ارتفاع یا طول و عرض سلول را نمی‌توانیم به سلول دیگر انتقال دهیم. بنابراین لازم است برای قرارگیری درست عبارت داخل سلول هدف به‌صورت دستی طول و عرض آن را تغییر دهیم.

امکان‌پذیر نبودن انتخاب قالب مشخص

در Format Painter همه قالب‌های سلول مبدا در سلول هدف منتقل می‌شوند. بنابراین اگر به‌عنوان مثال بخواهیم فرمت سلول هدف به شکل درصد نباشد و فقط فونت یا رنگ پس‌زمینه آن مطابق سلول مبدا تغییر کند، این ابزار مناسب نیست.

کپی نشدن فرمول

با Format Painter فقط شکل ظاهری سلول تغییر می‌کند. بنابراین اگر بخواهیم فرمول در سلول دیگر هم کپی شود، لازم است از ابزار AutoFill استفاده کنیم. در مطلب زیر از مجله فرادرس، روش کار با ابزار اتوفیل در اکسل را به‌طور کامل توضیح داده‌ایم.

کپی نشدن کامل قالب‌بندی در سلول‌های ادغام شده

نکات مهم کار با Format Painter در اکسل

برای استفاده بهتر از قابلیت Format Painter در اکسل توجه به نکات زیر در منظم‌تر کردن کارها کمک می‌کند.

فیلم آموزش ترفندهای کاربردی در Excel در فرادرس

کلیک کنید

1. برای جلوگیری از تکرار کار بهتر است Format Painter را بعد از نهایی کردن قالب‌بندی استفاده کنیم.
2. قابلیت قفل کردن که بعد از دو بار کلیک روی آیکون Format Painter برای تکرار نامحدود عملیات کپی کردن استفاده می‌کنیم، ویژگی مناسبی است. اما برای جلوگیری از قالب‌بندی تصادفی سلول‌های نامرتبط بهتر است کاربرد آن را محدود کنیم.
3. اگر هنگام کار ظاهر جدول مناسب نبود، با دکمه «Undo» یا کلید Ctrl+Z می‌توانیم عملیات قالب‌بندی را به حالت قبل برگردانیم.

جمع‌بندی پایانی