ایمیل‌های شما چه حسی را به مخاطب منتقل می‌کند؟

حتما همه ما با ایمیل‌ هایی برخورد کرده‌ایم که حرف‌های غیرمنتظره‌ای در آن‌ها بوده است، حرف‌هایی که فرد فرستنده به هر دلیلی توانایی بیان کردن رو در روی آن‌ها را نداشته است. ایمیل‌هایی که در ظاهر به هیچ عنوان بد نیستند اما در حقیقت این ایمیل‌ها سیگنال‌های خطرناکی هستند. در ادامه ۶ دسته از این سیگنال‌ها آمده‌اند:

کنترل شده

هنگامی که فردی از ایمیل برای ارسال درخواستی استفاده می‌کند که در آن امیدی به پاسخگویی فرد گیرنده ندارد، و در مورد این‌که چه کسی حق تصمیم‌گیری دارد ابهام ایجاد می‌کند، حس این‌که فرستنده در حریم گیرنده دخالت می‌کند را منتقل می کند.

نمایش دفاعی

هنگامی است که کسی از ایمیل برای دوری کردن از برخورد رو در رو با افراد استفاده می‌کند را گویند. این افراد ترجیح می‌دهند که کیبرد را به جای فرد مخاطب خود قرار دهند. گاهی آن‌قدر درگیر کارهایمان می‌شویم که چگونگی برخورد با آدم‌ها را فراموش می‌کنیم. ولی در پایان نتیجه این ایمیل‌ها این است که فرد گیرنده بیشتر حس می‌کند نادیده گرفته شود.

لو دادن اطلاعات

استفاده از ایمیل یک راه نادرست برای گذاشتن همه چیز در نوشته است. و حتی ممکن است باعث به اشتراک‌گذاری ساده لوحانه اطلاعات حساسی شود که در نوشته هیچ جایگاهی ندارد.

تبرئه‌جویی

هنگامی که کسی استدلال‌های خود را با جزيیات هیجان‌انگیز ارائه می‌دهد تا از زیر سوالات، مخالفت‌ها و مشکلات در برود را گویند. زمان و مکانی برای بروز دادن منطقتان از طریق نوشتن وجود دارد، ولی بی‌شک آن مکان ایمیل نیست. باز کردن ایمیل و مواجه شدن با یک رساله ۵ پاراگرافی به هیچ وجه خوشایند نیست.

راحتی

استفاده از ایمیل به این علت که روش‌های دیگر برقراری ارتباط مانند ملاقات حضوری، تماس و یا حتی بلند شدن از صندلی نیازمند برنامه‌ریزی هستند. یکی از مهم‌ترین فاکتور‌های پست الکترونیکی راحتی آن است. با این حال فرد گیرنده پس از دریافت ایمیل حس می‌کندآن‌ها بی‌اهمیت و غیرضروری هستند.

سخنرانی‌های تند و طولانی

یکی از این موارد مربوط به وقتی است که کسی از یک نقطه امن به عبارتی حمله می‌کند و حرف‌هایی را می‌زند که هرگز جرأت رو در رو گفتن آن‌ها را نداشته. همه ما با این مسئله آشنا هستیم، زیرا تقریبا همه ما تا کنون به این کار متهم شده‌ایم. اگر به این موارد به عنوان عوامل مزاحمی برای گفتگو نگاه کنیم، بهتر آن‌ها را خواهیم شناخت. تبادل خوب ایمیل نیازمند گفتگو است. ما از ایمیل برای افزودن اطلاعات استفاده می‌کنیم. هر چه اطلاعت بیشتری بدهیم، برای بحث و گرفتن نتیجه آماده‌تریم.

۶ مورد گفته شده، هدف اصلی گفتگو را که دو اصل مهم است نقض می‌کند: احترام متقابل و هدف مشترک!

هدف مشترک، شرط اول برای یک تبادل ایده منطقی است. اگر نمی‌توانید آن‌چه را که می‌خواهید (با اعضای تیمتان) هماهنگ کنید، بی‌شک بعدا دچار نزاع و مشکلاتی از این دست خواهید شد. چرا که این نوع ایمیل‌ها حس خودخواهی را به جای اهداف منتقل می‌کند، و به همین دلیل در پایان گفتگو نتیجه‌ای نخواهد داشت.

احترام متقابل شرط تداوم یک مکالمه است. اگر شما در یک مکالمه بی‌احترامی نشان دهید یا با نفرت و تحقیر برخورد کنید، مکالمه ادامه پیدا نخواهد کرد. همه این مین‌ها نوعی بی‌احترامی هستند و از یک تبادل اطلاعات و گفتگوی صادقانه جلوگیری می‌کنند.

هنگامی که هدف مشترک یا احترام متقابل خدشه‌دار شود، افراد حالت دفاعی، حس ناامنی و آسیب‌دیدگی خواهند داشت. این دلیلی است که تبادل ایمیل یک باعت ایجاد یک درگیری ناسالم می‌شود. تمایل ما این است که در عین خوب جواب دادن به نتیجه مطلوب خود برسیم. خوشبختانه استراتژی‌هایی بری کنترل این موانع وجود دارند که در ادامه آمده است.

برنامه ریزی برای یک تماس

به محتوای ایمیل پاسخ ندهید بلکه درخواست یک وقت برای تماس گرفتن بکنید، یا پیام بدهید. (اگر از نظر زمانی مشکلی هست). مثلا بنویسید «ایمیل را دریافتم کردم، می‌توانیم درباره آن با هم صحبت کنیم. آیا ساعت ۲ برای این کار مناسب است؟»

رو در رو ملاقات کنید

یک ملاقات حضوری روش طلایی است. این‌که برای صحبت با کسی رو در رو با او حرف بزنید، تاثیری دارد که اکثر افراد به آن آگاه نیستند. این کار به شما کمک می‌کند متوجه شوید فرد مقابل چه فکری می‌کند و چه حسی دارد. حتی اگر ممکن ارتباط حضوری ممکن نیست، ویئو کنفرانس برقرار کنید.

هدفمند شروع کنید

حس منفی را با اعلام اینکه می خواهید راه‌حلی پیدا کنید که برای همه مشکلات جواب بدهد پیدا کنید. این کار بحث را به گفتگویی تبدیل می‌کند که برنده یا بازنده ای ندارد. چرا که شما به فرد مقابلتان می‌گویید که دنبال راه حلی هستید که برای هر دوی شما کار کند، و یک گفتگو در این راه به شما کمک کند.

اثبات احترام

پیش از این سیگنال‌های بی احترامی را دیدید. با گفتن جملاتی نظیر «من نگرانی های شما اهمیت می‌دهم و به نظراتتان احترام می‌گذارم.» با آن‌ها مقابله کنید.

بر روی حقایق تمرکز کنید

هنگامی که شروع به بحث در مورد محتوا می کنید، از قضاوت و نتیجه‌گیری دوری کنید. در عوض به حقایق ، جزئیات و داده‌ها بچسبید و بر روی شکافی که بین چیزی که توقع داشته‌اید و چیزی که مشاهده کرده‌اید تمرکز کنید.

برای رسیدن به توافق و فهماندن موضوع سریع عمل کنید

اصطلاح «نیم دقیقه خطرناک» اصطلاحی است که برای ابتدای هر مکالمه استفاده می‌شود، زیرا شما فقط ۳۰ ثانیه وقت دارید که نظر خود را بیان کنید و پس از آن دیدگاه بقیه را بپرسید. چراکه اگر بیشتر از این طول بکشد، طرف مقابل احساس می‌کند که در حال سخنرانی برای او هستید.

ایمیل راهی کارآمد و راحت برای برقراری ارتباط است ولی ارتباطات دیجیتال منجر به درگیری شده و روند کار را کند می‌کنند، زمان بیرون آمدن از پشت مانیتور و داشتن یک گفتگوی واقعی است.

منبع