حفاظت از فایل های اکسل در برابر ویرایش – به زبان ساده (+ دانلود فیلم آموزش گام به گام)

تصور کنید مدت زیادی روی یک اسپردشیت کار کرده‌اید و اصلاً دوست ندارید کسی در آن دخالت کرده و آن را خراب کند. خوشبختانه ابزارهای کاملاً خوبی برای حفاظت از فایل های اکسل در برابر ویرایش افراد مختلف در سطوح مختلف شامل ورک‌بوک، ورک‌شیت و حتی سلول ارائه شده است.

حفاظت از فایل های اکسل در برابر ویرایش

حفاظت در اکسل بر مبنای رمز عبور است و در سه سطح مختلف اجرا می‌شود که در ادامه توضیح داده‌ایم:

ورک‌بوک: چندین گزینه برای حفاظت از ورک‌بوک (Workbook) وجود دارد. شما می‌توانید آن را با یک رمز عبور، رمزنگاری کنید تا افرادی که می‌توانند آن را باز کنند را محدود سازید. شما می‌توانید فایل را به صورت پیش‌فرض به صورت فقط-خواندنی دربیاورید تا افراد نتوانند آن را ویرایش کنند. همچنین می‌توانید ساختار ورک‌بوک را طوری حفاظت کنید که هر کسی بتواند آن را باز کند؛ اما برای تغییر، تغییر نام، حذف یا ایجاد ورک‌شیت‌های جدید به رمز عبور نیاز داشته باشد.

ورک‌شیت: شما می‌توانید داده‌های روی ورک‌شیت‌های (Worksheets) منفرد را در برابر تغییر محافظت کنید.

سلول: همچنین امکان حفاظت از سلول‌های خاص روی ورک‌شیت در برابر تغییر یافتن وجود دارد. از نظر فنی این روش شامل حفاظت از ورک‌شیت و سپس صدور اجازه استثنا از این حفاظت برای برخی سلول‌های خاص است. حتی می‌توان حفاظت‌های مختلفی که در بخش فوق اشاره کردیم را برای ایجاد تأثیرهای مختلف با هم ترکیب کرد.

حفاظت از کل یک ورک‌بوک در برابر ویرایش

زمانی که می‌خواهیم کل یک ورک‌بوک اکسل را مورد حفاظت قرار دهیم، می‌توانیم آن را با یک رمز عبور حفاظت کنیم و آن را به حالت صرفاً-خواندنی دربیاوریم یا صرفاً ساختار یک ورک‌بوک را مورد حفاظت قرار دهیم.

محافظت از یک ورک‌بوک با رمز عبور

برای رسیدن به بهترین سطح از حفاظت می‌توانید فایل را با یک رمز عبور حفاظت کنید. هر زمان که فردی تلاش کند تا سند را باز کند، اکسل هشدار می‌دهد که ابتدا باید رمز عبور را وارد کند.

برای تنظیم این حفاظت فایل اکسل خود را باز کنید و به منوی File بروید. به طور پیش‌فرض دسته‌بندی Info را مشاهده می‌کنید. روی دکمه «Protect Workbook» کلیک کنید و سپس گزینه «Encrypt with Password» را از منوی بازشدنی انتخاب کنید.

در پنجره سند «رمزنگاری سند» (Encrypt Document) که باز می‌شود رمز عبور را وارد کرده و روی OK کلیک کنید.

نکته: به هشداری که در این پنجره وجود دارد توجه کنید. اکسل هیچ روشی برای بازیابی رمزهای عبور فراموش شده ارائه نمی‌کند و از این رو باید مطمئن شوید که این رمز عبوری که استفاده می‌کنید را به خاطر سپرده‌اید.

رمز عبور را مجدداً وارد کنید تا تأیید شود و سپس روی OK کلیک کنید.

در ادامه به برگه اکسل خود بازمی‌گردید. اما پس از آن که آن را ببندید، بار دیگر که بخواهید آن را باز کنید از شما رمز عبور پرسیده خواهد شد.

هر زمان که خواستید حفاظت رمز عبور را از روی فایل خود بردارید می‌توانید آن را باز کنید، که البته نیازمند وارد کردن رمز عبور جاری خواهد بود و سپس با تکرار فرایندی که در بخش قبل گفتیم این بار فیلد رمز عبور را خالی بگذارید و روی OK کلیک کنید.

ایجاد حالت «فقط خواندنی» (Read Only) برای یک ورک‌بوک

این که یک ورک‌بوک را به حالت فقط-خواندنی دربیاوریم، کار بسیار ساده‌ای است. البته این کار هیچ نوع حفاظتی برای فایل ایجاد نمی‌کند، زیرا هر کس که آن را باز کند می‌تواند امکان ویرایش را برای آن فعال کند؛ اما این کار می‌تواند یک هشدار در مورد ویرایش کردن فایل به کاربر بدهد.

برای تنظیم این حالت فایل اکسل خود را باز کنید و به موی File بروید در دسته‌بندی Info که به صورت پیش‌فرض دیده می‌شود، روی دکمه «Protect Workbook» کیک کنید و سپس گزینه «Encrypt with Password» را از منوی بازشدنی انتخاب کنید.

اینک هر زمان که کسی (حتی خودتان) بخواهد فایل را باز کند یک هشدار دریافت می‌کند که نویسنده فایل ترجیح می‌دهد این فایل در حالت فقط-خواندنی باز شود؛ مگر این که آن فرد بخواهد گزینه دیگری را انتخاب کرده و فایل را ویرایش کند.

برای حذف حالت فقط-خواندنی باید به منوی File بازگردید و بار دیگر روی دکمه «Protect Workbook» کلیک کنید و تنظیمات دو حالتی «Always Open Read-Only» را غیرفعال کنید.

حفاظت از ساختار یک ورک‌بوک

روش آخر برای افزودن لایه‌های حفاظتی به یک ورک‌بوک از طریق حفاظت از ساختار ورک‌بوک است. این نوع از حفاظت، کاربرانی را که رمز عبور وارد نکرده‌اند از ایجاد تغییر در سطح ورک‌بوک بازمی‌دارد. یعنی آن‌ها نمی‌توانند چیزی را به ورک‌بوک، اضافه یا، حذف کنند و یا چیزی را تغییر نام داده و جابه‌جا کنند.

برای تنظیم این حالت فایل اکسل خود را باز کنید و به منوی File بروید. دسته‌بندی Info را به طور پیش‌فرض می‌بینید. بر روی دکمه «Protect Workbook» کلیک کنید و سپس گزینه «Encrypt with Password» را از منوی بازشدنی انتخاب کنید.

رمز عبور خود را وارد کرده و روی OK کلیک کنید.

رمز عبور خود را وارد کرده و روی OK کلیک کنید.

هر کس می‌تواند همچنان سند را باز کند (با فرض این که ورک‌بوک با یک رمز عبور نیز رمزنگاری نشده باشد)؛ اما نمی‌توانند به دستورهای ساختاری دسترسی داشته باشند.

اگر کسی رمز عبور را بداند می‌تواند با رفتن به برگه «Review» و کلیک روی دکمه «Protect Workbook» به این دستورها دسترسی داشته باشد.

در ادامه وی می‌تواند رمز عبور را وارد کند.

و دستورهای ساختاری برای وی ظاهر می‌شوند:

با این وجود باید بدانید که این عمل حفاظت ساختار ورک‌بوک را از سند حذف می‌کند. برای اینکه این حفاظت مجدداً برقرار شود، باید به منوی فایل بازگردید و مجدداً ورک‌بوک را مورد حفاظت قرار دهید.

حفاظت از یک ورک‌شیت در برابر ویرایش

شما می‌توانید ورک‌شیت‌های منفرد را در برابر ویرایش شدن محافظت کنید. زمانی که یک ورک‌شیت را محافظت می‌کنید، اکسل همه سلول‌ها را در برابر ویرایش شدن محافظت می‌کند. حفاظت از ورک‌شیت به این معنی است که فرد دیگر نمی‌تواند محتوایی را ویرایش، قالب‌بندی یا حذف کند.

فیلم آموزش اکسل Microsoft Excel 2019 – مقدماتی در فرادرس

کلیک کنید

در ریبون اصلی اکسل، روی برگه «Review» کلیک کنید.

روی «Protect Sheet» کلیک کنید.

رمز عبوری که دوست دارید برای باز کردن قفل برگه در آینده استفاده کنید را وارد کنید.

مجوزی را که می‌خواهید کاربران پس از قفل شدن ورک‌شیت داشته باشند انتخاب کنید. برای نمونه می‌توانید به افراد اجازه بدهید که ورک‌شیت را قالب‌بندی کنند؛ اما نتوانند ردیف‌ها یا ستون‌های آن را حذف کنند.

زمانی که کار انتخاب مجوزها پایان یافت، روی OK کلیک کنید.

رمز عبور را مجدداً وارد کنید تا مطمئن شوید که در خاطرتان مانده است و روی OK کلیک کنید.

اگر می‌خواهید این حفاظت را حذف کنید به برگه Review بروید و روی دکمه Unprotect Sheet کلیک کنید.

رمز عبور خود را وارد کنید و روی OK کلیک کنید.

برگه شما اینک بدون حفاظت است. توجه داشته باشید که این حفاظت به طور کامل حذف شده است و این که در صورت نیاز باید مجدداً از نو این حفاظت را تنظیم کنید.

حفاظت از سلول‌های خاص در برابر ویرایش

در برخی موارد ممکن است تنها بخواهید سلول‌های خاصی را در برابر ویرایش شدن در مایکروسافت اکسل محافظت کنید. برای نمونه ممکن است فرمول یا دستورالعمل مهمی داشته باشید که می‌خواهید آن را امن نگه دارید. این کار هر دلیلی که داشته باشد می‌توانید به سادگی سلول‌های خاصی را در اکسل قفل کنید.

کار خود را با انتخاب کردن سلول‌هایی که می‌خواهید قفل کنید آغاز کنید. شاید این کار کمی نامعقول به نظر برسد؛ اما در هر حال این امکانی است که آفیس در اختیار شما قرار داده است.

اینک روی سلول‌های انتخاب شده راست کلیک کرده و دستور «Format Cells» را انتخاب کنید.

در پنجره Format Cells به برگه Protection بروید.

تیک چک باکس «Locked» را بردارید.

و سپس روی OK کلیک کنید.

اینک که سلول‌هایی که می‌خواهید اجازه ویرایش شدن را بدهید انتخاب کرده‌اید، می‌توانید بقیه ورک‌شیت را با پیروی از دستورالعمل ارائه شده در بخش قبلی قفل کنید.

دقت کنید که می‌توانید ابتدا یک ورک‌شیت را قفل کرده و سپس سلول‌هایی که می‌خواهید را از حالت قفل خارج کنید؛ اما اجرای این کار در اکسل کمی دشوار است. این روش انتخاب کردن سلول‌هایی که می‌خواهید قفل نشده باقی بمانند و سپس قفل کردن شیت بهتر است.

اگر این مطلب برای شما مفید بوده است، آموزش‌های زیر نیز به شما پیشنهاد می‌شوند:

• آموزش‌‌های مجموعه نرم‌ افزاری آفیس
• گنجینه آموزش‌های اکسل (Microsoft Excel)
• مجموعه آموزش‌های نرم‌ افزار مایکروسافت اکسل
• آموزش مقدماتی اکسل (Excel) — به زبان ساده
• آموزش استفاده از توابع و فرمول نویسی در اکسل
• فرمول نویسی در اکسل – آموزش مقدماتی

==