فرادرسایجاد استانداردهای گروهی اجرایی و عملی کردن آنها
آیا تاکنون در یک تیم اجرایی بوده‌اید که کارها به سرعت انجام می‌شوند. شما هدف مشترک دارید، جریان ارتباطی به سادگی برقرار می‌شود و هر کسی می‌خواهد ساعت‌های زیادی را با دیگران کنار بیاید تا زمان به پایان برسد.
اگر به عقب نگاه کنید می‌بینید که این وضعیت برای همه‌ی تیم‌ها به ویژه تیم‌هایی که با آنها مشکل دارید نیز صادق است. شما فراد تیم‌تان را می‌شناسید. گروهی که همه چیز در آن سخت‌تر است، تصمیمات چندین بار گرفته می‌شود، حرکت آهسته است، نسبت به مسیر سردرگم هستید و سیاست‌های خوبی وجود ندارد.
در حالی که بسیاری از عوامل در تشکیل بهترین و بدترین تیم‌ها نقش دارد، تمرینی وجود دارد که همیشه به مشتریان من کمک می‌کند. باید استانداردهایی برای گروه تعریف شود و از آن مهمتر این که باید گام‌های عملی برای پیروی از این استانداردها وجود داشته باشد.
استانداردهای گروهی چیست؟
استانداردهای گروهی، مجموعه‌ای توافقات پیرامون این موضوع است که اعضای تیم چگونه با یکدیگر کار کنند و خروجی عملکرد نهایی تیم چطور باشد. این رفتارهای توافقی به تیم اجازه می‌دهد تا عملکرد جمعی خود را از طریق یک جمع سالم و شفاف بودن شرح وظایف و نقش‌ها بهبود بخشید.
داشتن استانداردهای لازمی که تیم اجرایی به صورت دائمی از آنها پیروی کند به اعضای تیم کمک می‌کند تا نسبت به نقش دیگران ابهامی نداشته باشند، سطح اعتماد طرفینی بیشتر شود، در زمان صرفه‌جویی شده، زیرآب‌زنی کمتر شده و اهداف عملیاتی مشخصی برای دیگر بخش‌های سازمان تبیین شود. زمانی که کارمندان ببینند مدیران اجرایی ارشد به صورت آگاهانه، شفاف و ثابت قدم عمل می‌کنند، آنها نیز از مدیران خود الهام گرفته و پیروی از آنها خودشان را با استانداردها سازگار می‌کنند.
پنج گام برای ایجاد استانداردها و عملی کردن آنها
برای ایجاد استانداردهای لازم برای تیم اجرایی و عملی کردن آنها باید پنج گام را پشت سر بگذارید.
1- شناسایی استانداردهای موفق براساس تجربیات گذشته:
برگردید به تیمی فکر کنید که زمان آن کارها به خوبی انجام می‌شد و سپس یک تا سه استانداردی را مشخص کنید که موفق بوده است. زمانی که از تیم اجرایی بخواهید این کار را انجام دهد، اغلب اوقات می‌گویند که هماهنگی ارتباطی یا حضور کامل در مذاکرات و بحث‌ها به انجام بهتر کارها کمک می کرده است.
2- تبدیل استانداردها به رفتارها:
به محض اینکه فهرست مشخصی از استانداردها تهیه کردید، باید آنها را به رفتارهای قایل سنجش تبدیل کنید. برای مثال، ممکن است یک استاندارد باعث تشویق حضور یکسان در جلسات شود. به عنوان یک تیم، از خودتات بخواهید مانند یکدیگر در جلسات حاضر شوید. سپس این رفتار تبدیل به یک موضوع کلیدی و مهم می‌شود و تلاش کنید فردی که در جلسه کمتر صحبت کرده را کنار بکشید و با او حرف زنید.
3- پنج استاندارد یا تعداد کمتر مشخص کنید:
چیزی که برایتان در ابتدا اهمیت بیشتری دارد را اولویت‌بندی کنید. اینکه در ابتدا با یک استاندارد شروع کنید، هیچ مشکلی نیست، اما نباید در یک مرحله بیش از پنج نُرم داشته باشید. تمرکز کردن روی ضوابط کمتر شانس یادآوری آنها و انجام تدریجی استانداردها را بیشتر می‌کند.
4- ایجاد طرح و برنامه‌ی تکرارپذیر:
زیاد پیش می‌آید که تیم‌های اجرایی زمانی را صرف انتخاب ضوابط خارج از روال کنند که تبدیل آنها به موضوعات اجرایی با مشکل روبه‌رو می‌شود. طرحی را با مالکان و بازه‌های زمانی ایجاد کنید که بتوانید براساس آن ضوابط را دنبال کنید.
5- سیستم پاسخگویی دو طرفه ایجاد کنید:
اگر نمی‌خواهید استانداردی که مشخص شده را رعایت کنید، درباره‌ی چگونگی پاسخگویی به طرف مقابل صحبت کنید. در صورت تکرار چکار خواهید کرد اگر پیشرفتی صورت نگیرد؟ اگر همه‌ی موارد به جز یک مورد مطابق با خواسته‌ی شما باشد چه کار می‌کنید؟ به عنوان مصالی تیمی را با با کاربرد محدود دستگاه‌ها در جلسات تیم اجرایی در نظر بگیرید. اگر گوشی کسی زنگ بخورد، 5 دلار جریمه شده و در صندوق ضوایط ذخیره می‌شود. در پایان سال کل تیم با پول‌های جمع شده یک دورهمی برگزار کرده و لذت می‌برند و مبلغ باقی‌مانده را صرف امور خیریه می‌کنند. در این حالت، ایجاد یک سیستم برای سیاست‌گذاری رفنار جدید گزینه‌ی مناسبی است که می‌تواند حتی سرگرم‌کننده باشد.
گزینه‌های ضروری برای تشویق افراد به شرکت در جلسات
یکی از قابل بحث‌ترین روش‌ها برای تیم اجرایی ضابطه‌ای را پیشنهاد می‌کند که افراد را به حضور و شرکت یکسان در جلسات تشویق می‌کند، به صورتی که هر کسی تمایل داشته باشد بیشتر از دیگران مشارکت کند. به محض اینکه این استاندارد مشخص شد، رفتارهای تیمی به آنها اجازه می‌دهد که این ضابطه اجرایی شود. در ادامه می‌توانید گزینه‌های مورد نیاز برای این کار را ببینید:
- یک روز کاری مانده به جلسه، کسی که قرار است ارائه داشته باشد، پیش‌زمینه‌ی مختصری از خروجی‌های احتمالی ارائه کند تا شرکت‌کنندگان نسبت به موضوع بحث آشنا شوند و زمانی داشته باشند که برای جلسه آماده شوند.
- کسی که قرار است درباره‌ی جزئیات موضوع و تصمیمات پیرامون آن صحبت کند از اعضای تیم بخواهد آنها نیز اطلاعات خود را در جلسه ارائه دهند. تمامی اعضای تیم باید حرف بزنند و اگر چیزی هست بگویند، حتی اگر صرفا اعلام کردن موافقت باشد.
- هر کدام از اعضای تیم مسئول این است که خروجی خود را از دیگر صحبت‌های اعضای حاضر در جلسه اعلام کند.
- برگزار کننده می‌تواند با سوال پرسیدن از دیدگاه دیگران، جلسه را در چند بخش اجرا کند.
- برگزارکننده‌ی جلسه می‌تواند عمدا چیدمان افرادی که در جلسه سخن می‌گویند را تغییر دهد تا افراد مختلف شانس صحبت کردن و اعلام نظراتشان را داشته باشند یا ابتدا شنونده‌ی نقطه نظرات دیگران باشند.
اگر تمایل به مطالعه بیشتر در این موضوع داشته باشید، شاید مقاله‌های زیر نیز برای شما مفید باشند:
- مدیریت موفق با یادادشت‌برداری روزانه
- نکات مدیریتی- چگونه یک خبر بد را به کارمندان خود بدهیم؟
- با رئیس منفعل و تهاجمی چگونه برخورد کنیم؟
- خویشتن‌داری چگونه به مدیریت موفق می‌انجامد؟
--
