فرادرسکم کردن حجم پاورپوینت — آموزش تصویری (+ فیلم آموزش رایگان)
هر فایل ارائه پاورپوینت غالباً متشکل از تعداد زیادی تصاویر، تصاویر متحرک، ویدئوهای جاسازی شده، نمودارها، گراف‌ها و دیگر محتوای متنوع است و از این رو جای شگفتی نیست که برخی از این فایل‌ها واقعاً اندازه بسیار بزرگی پیدا می‌کنند. در ادامه چند گام را که برای کاهش حجم فایل پاورپوینت ضروری هستند توضیح داده‌ایم.
فیلم آموزشی کاهش حجم فایل پاورپوینت
فایل‌های بزرگ ممکن است آزاردهنده باشند. آنها فضای زیادی از دیسک اشغال می‌کنند، عملکرد بازپخش آنها کُند است و ممکن است به دلیل محدودیت اندازه نتوان آنها را ایمیل کرد. با کاستن از اندازه این فایل‌ها می‌توان از حجم ارائه کاست.
چنان که پیش‌تر اشاره کردیم، نخستین چیزی که در زمان تلاش برای کاهش حجم فایل ارائه باید در نظر بگیرید تصاویر هستند. فایل‌های تصویر ممکن است بسیار بزرگ باشند. مراحلی مانند فشرده‌سازی تصاویر در ارائه وجود دارند که می‌توان به وسیله آنها اندازه فایل‌ها نهایی را کاهش داد. همچنین، می‌توانید با تبدیل ارائه خود به قالب PPTX از حجم آن بکاهید.
کاهش حجم فایل پاورپوینت با تبدیل به فرمت PPTX
مایکروسافت قالب PPTX را در آفیس نسخه 2007 عرضه کرده است. اما همچنان فایل‌های PPT را می‌توانیم همه جا ببینیم. بنابراین باید پرسید فرق بین فایل‌های PPT و PPTX چیست. فایل نسخه PPTX همه محتوای ارائه را فشرده می‌کند. اگر یک فایل PPT داشته باشید و آن را به فایل PPTX تبدیل کنید متوجه خواهید شد که حجم آن به مقدار زیادی کاهش می‌یابد.
تبدیل فایل به سادگی فشردن یک دکمه و انتخاب نوع فایل است. برای این تبدیل به برگه File بروید روی Convert کلیک کنید.
در این مرحله فایل اکسپلورر ویندوز ظاهر می‌شود. اگر توجه کنید می‌بیند که نوع فایل به صورت «PowerPoint Presentation» تنظیم شده است. این همان نوع فایل PPTX است، بنابراین روی Save کلیک کنید.
فایل PPT شما اینک به فایل PPTX تبدیل می‌شود. چنان که می‌بینید اندازه فایل کاهش یافته است.
اینک فایل HTG Presentation 2 از نوع PPT و فایل HTG Presentation 3 از نوع PPTX است. می‌بینید که همین تبدیل نوع صرف موجب کاهش 335 کیلوبایتی در اندازه فایل شده است.
با این که این کاهش اندازه قابل توجه است، اما می‌توان اندازه فایل را از این هم بیشتر کاهش داد. همه چیز به محتوای داخل فایل بستگی دارد. اگر در این مرحله اندازه فایل شما مطلوب بود که کار به پایان رسیده است، اما اگر چنین نیست می‌توانید از ترفندهای دیگر که در ادامه مقاله معرفی کرده‌ایم نیز استفاده کنید.
برای درج تصاویر Copy و Paste نکنید
ما همواره وسوسه می‌شویم که یک تصویر را به جای استفاده از کارکرد insert در فایل کپی کرده و بچسبانیم. این مسئله به خودی خود اگر در مورد اندازه فایل دغدغه نداشته باشید، مشکلی ایجاد نمی‌کند، اما در مجموع باید بگوییم، باید بگوییم که در فرایند کپی کردن و چسباندن تصویر به قالب BMP یا PNG تبدیل می‌شود و این امر موجب می‌شود که حجم فایل بسیار بزرگ‌تر از JPG شود.
در تصویر فوق می‌بینید که فایل PNG 153 کیلوبایت حجم دارد که در مقایسه با حجم 120 کیلوبایت برای نسخه JPG بزرگ‌تر است. هر بار که فایل JPG را کپی کرده و در پاورپوینت بچسبانید به فرمت PNG تبدیل می‌شود و اندازه فایل در مجموع به مقدار زیادی افزایش می‌یابد که امری غیر ضروری است. استفاده از کارکرد insert تضمین می‌کند که تصاویر به صورت مطلوب درج می‌شوند.
ویرایش تصویر در نرمافزارهای ویرایشگر
وقتی یک تصویر را در پاورپوینت قرار می‌دهید بهتر است مطمئن شوید که به هیچ ویرایشی نیاز ندارد. اگر نیاز به ویرایشی باشد، بهتر است که آن را در نرم‌افزار ویرایش تصویر انجام دهید. دلیل این مسئله آن است که هنگام ادیت تصویر پاورپوینت همه ویرایش‌های شما به صورت بخشی از فایل ذخیره می‌شوند. برای نمونه وقتی تصویری را به حالت سیاه و سفید درمی‌آورید. پاورپوینت نسخه رنگی را نیز حفظ می‌کند. بدین ترتیب فضای بسیار زیادی اشغال می‌شود.
فشرده‌سازی همه تصاویر موجود در ارائه
شما می‌توانید همه تصاویر موجود در ارائه را به صورت یک‌به‌یک یا به‌یک‌باره فشرده کنید. به این منظور ارائه را باز کنید، به برگه File بروید و سپس گزینه Save As را در سمت چپ انتخاب کنید.
سپس گزینه More Options را انتخاب کنید که در ناحیه زیر نام فایل و انتخاب نوع فایل قرار دارد.
بدین ترتیب پنجره Save As ظاهر می‌شود. این بار چند گزینه دیگر در اختیار شما قرار دارند. در کنار دکمه Save روی Tools کلیک کنید.
در منوی باز شدنی که ظاهر می‌شود گزینه Compress Pictures را انتخاب کنید.
پنجره Compress Pictures ظاهر خواهد شد. در این پنجره شما می‌توانید نوع وضوح تصویر (بر حسب PPI) را در ارائه خود انتخاب کنید. همچنین متوجه خواهید شد که قادر به انتخاب گزینه Apply only to this picture در گروه Compression Options نیستید. دلیل این امر نوع دسترسی به این ابزار است که این گزینه موجود نیست.
نکته: اگر می‌خواهید یک تصویر منفرد را فشرده‌سازی کنید، آن را انتخاب کرده و به مسیر Picture Tools Format > Compress Pictures بروید. زمانی که از نتیجه کار راضی بودید، روی OK کلیک کنید.
پس از آن که مطمئن شدید ارائه خود را ذخیره کنید.
از فونت‌های جاسازی شده استفاده نکنید
در برخی موارد در ارائه‌های خود از فونتی استفاده می‌کنیم که دیگر کاربران روی سیستم‌های خود ندارند. جاسازی فونت درون ارائه می‌تواند از بروز چنین مشکلاتی جلوگیری کند، اما این کار به هزینه افزایش اندازه فایل انجام می‌گیرد.
به طور کلی به جز در مواردی که مطمئن هستید می‌خواهید حتماً از یک فونت خاص استفاده کنید، توصیه می‌کنیم از جاسازی فونت استفاده نکنید. بدین ترتیب باید به برگه File بروید و گزینه Options را در انتهای پنل سمت چپ انتخاب کنید.
در برگه Save تیک گزینه Embed fonts in the file را بردارید و سپس روی OK کلیک کنید.
ما یک کپی از ارائه خود را با همه فونت‌های جاسازی‌شده، بدون فونت جاسازی‌شده و صرفاً با جاسازی فونت‌های خاص مورد استفاده ذخیره کرده‌ایم، تفاوت را در تصویر زیر ملاحظه کنید:
همه چیز در تصویر فوق گویا است و تفاوت کاملاً مشهود است.
لینک به فایل‌های دیگر به جای جاسازی آنها
تفاوت زمانی که کل یک ویدئوی یوتیوب را در ارائه خود جاسازی کنید و زمانی که به آن لینک دهید، بسیار زیاد است. جاسازی کل یک ویدئو موجب افزایش قابل‌توجهی در حجم ارائه می‌شود. البته بدیهی است که جاسازی یک فایل نسبت به لینک دادن به آن مزیت‌های بسیار روشنی دارد. مثلاً وقتی گیرنده فایل پاورپوینت اینترنت نداشته باشد نیز می‌تواند ویدئو را پخش کند. اما اگر اندازه فایل برایتان مهم است نباید چنین کاری انجام دهید.
تصاویر بند انگشتی برای ارائه ذخیره نکنید
آفیس زمانی این امکان را معرفی کرد که تصاویری بندانگشتی از ارائه شما ذخیره کند به طوری که وقتی در فایل اکسپلورر به دنبال آن می‌گردید بتوانید این تصاویر را به صورت پیش‌نمایش ببینید. ویندوز به مرور پیچیده‌تر شده است و از این رو دیگر نیازی به چنین وضعیتی در مورد اپلیکیشن‌های آفیس وجود ندارد، اما این گزینه همچنان فعال است.
در ادامه نتایج مقایسه تفاوت اندازه دو فایل با و بدون فعال‌سازی این گزینه را مشاهده می‌کنید:
زمانی که گزینه تصاویر بندانگشتی فعال است، اندازه فایل ما 2660 کیلوبایت است. بدون فعال‌سازی این گزینه حجم فایل کاهش می‌یابد و با اشغال 2662 کیلوبایت به میزان 7 کیلوبایت صرفه‌جویی ایجاد می‌کند. البته این صرفه‌جویی چندان بزرگ نیست؛ اما زمانی که با اسناد ورد کار می‌کنید تفاوت چشمگیر خواهد بود و تفاوت بین زمان فعال‌سازی و عدم فعال‌سازی این گزینه موجب می‌شود که حجم فایل از 3247 کیلوبایت به 721 کیلوبایت کاهش پیدا کند.
با این که شکاف بزرگی بین این دو اپلیکیشن وجود دارد و دقیقاً مشخص نیست که چرا این تفاوت چنان بزرگ است اما همچنان این گزینه ارزش بررسی را دارد. برای عدم فعال‌سازی این قابلیت، ارائه خود را باز کنید به برگه File بروید و سپس گزینه Properties را در سمت راست انتخاب کرده و Advanced Properties را کلیک کنید.
اکنون می‌توانید به برگه Summary پنجره Properties برید. در انتهای پنجره کادر کنار Save preview picture را کلیک کرده و روی OK کلیک کنید.
حذف اطلاعات شخصی و پنهان از ارائه
مایکروسافت آفیس اطلاعات شما مانند نام نویسنده و مشخصات پنهان را درون ارائه ذخیره می‌کند. با رها شدن از شر این اطلاعات می‌توانید مقداری در حجم فایل پاورپوینت نهایی صرفه‌جویی کنید. ارائه خود را باز کنید به برگه File بروید و گزینه Check for Issues را انتخاب کرده و سپس روی Inspect Document کلیک کنید.
در ادامه پنجره Document Inspector ظاهر می‌شود. ابتدا باید اطمینان حاصل کنید که کادر Document Properties and Personal Information انتخاب شده است و سپس روی Inspect کلیک کنید.
در پنجره بعدی گزینه Remove All را انتخاب کنید. این اطلاعات اکنون حذف خواهند شد و چند کیلوبایت صرفه‌جویی ایجاد می‌شود.
غیر فعال‌سازی گزینه AutoRecover
ابتدا باید به این نکته اشاره کنیم که ما این گزینه را لزوماً توصیه نمی‌کنیم و این گزینه صرفاً باید به عنوان آخرین راه‌حل نگریسته شود. AutoRecover یک ابزار اساسی در آفیس محسوب می‌شود و اگر به هر علتی سند خود را پیش از ذخیره کردن از دست دهید، به ارزش این ابزار پی خواهید برد.
هر بار که آفیس از ابزار AutoRecover استفاده می‌کند، کمی به اندازه فایل اضافه می‌شود. برای غیرفعال‌سازی AutoRecover به برگه File بروید و سپس گزینه Options را در انتهای پنل سمت چپ انتخاب کنید.
در برگه Save پنجره Options کادر Save AutoRecover information ever xx minutes را غیرفعال کنید.
اگر بی‌درنگ ارائه را ذخیره کرده و خارج شوید متوجه هیچ تفاوتی نخواهید شد. با این حال در طی زمان همان طور که به نوشتن موارد جدید در ارائه ادامه می‌دهید، قابلیت AutoRecover چند کیلوبایت فضای بیشتر در فایل اشغال می‌کند.
همه چیز را در یک فایل پاورپوینت جدید کپی کنید
هنگامی‌که مشغول ساخت یک ارائه جدید هستید، پاورپوینت چیزهای مختلفی را در پس‌زمینه ذخیره می‌کند تا به فرایند کار کمک کند. ما در بخش‌های قبلی روش غیرفعال‌سازی برخی از این موارد را مورد اشاره قرار دادیم و بدین ترتیب می‌توانید نسخه‌های ذخیره شدن پاورپوینت را ذخیره کنید و کارهایی از این دست انجام دهید، اما همواره این احتمال وجود دارد که در زمان بررسی‌ها نکته‌ای را فراموش کنید و پاورپوینت برخی اطلاعات را که نیاز ندارید در فایل ذخیره کند. در این حالت می‌توانید همه محتوای پاورپوینت را در یک ارائه جدید ذخیره کنید تا این مشکل حل شود.
با این که این کار ممکن است کمی دشوار باشد، چون در پاورپوینت باید تک‌تک اسلایدها را انتخاب کرده و به فایل جدید کپی کنید. اما وقتی این کار را انجام دهید هیچ یک از ذخیره‌های قبلی، اطلاعات AutoRecover یا نسخه‌های قبلی فایل در ارائه وجود نخواهند داشت. در نتیجه باید شاهد تغییری در اندازه فایل باشید. با این که در این روش نمی‌توان در مورد میزان کاهش آن تخمینی زد و هر ارائه با دیگری متفاوت است اما این روش نیز ارزش بررسی کردن را دارد.
امکان Unzip کردن ارائه و فشرده کردن آن
چنان که قبلاً اشاره کردیم، فایل PPTX یک فایل فشرده است که اندازه آن کمتر از فایل PPT قدیمی است. این بدان معنی است که می‌توان آن را با یک ابزار فشرده‌سازی مانند 7-Zip یا WinRar از حالت فشرده خارج کرد و همه فایل‌های را از PPTX خارج کرد و آنها را به یک آرشیو فشرده دیگر اضافه کرد و سپس نام آن را با پسوند PPTX ذخیره کرد. در این فرایند چند مشکل وجود دارد.
در یک آزمون که روی اسناد ورد اجرا شده است، این روش موجب کاهش اندازه فایل از 721 به 72 کیلوبایت شده است. با این حال فایل در این فرایند تخریب شده است. در روشی که ما تست کردیم یک فایل 2614 کیلوبایتی خراب نشد، اما اندازه آن خیلی کم کاهش داشت و به 2594 کیلوبایت رسید که کلاً 20 کیلوبایت صرف جویی به همراه داشت. فرایند انجام این کار دقیقاً مشخص نیست پس اگر می‌خواهید این روش را امتحان کنید پیشنهاد می‌کنیم حتماً قبل از هر کاری یک نسخه پشتیبان از فایل خود تهیه کنید.
اگر این نوشته برای شما مفید بوده است، آموزش‌های زیر نیز به شما پیشنهاد می‌شوند:
- مجموعه آموزش‌های نرمافزارهای Microsoft Office (آفیس)
- آموزش پاورپوینت (Microsoft Office PowerPoint 2013)
- مجموعه آموزش‌های مهارت‌های کاربردی کامپیوتر (ICDL)
- وارد کردن اسلایدهای یک سند پاورپوینت در سندی دیگر
- مهم ترین کلیدهای میانبر پاورپوینت که باید آنها را بدانید
==
