وظایف کنترل پروژه چیست؟ – ۱۵ وظیفه کلیدی که باید بدانید

کنترل پروژه به معنی بررسی ارزش انجام کار پیشنهادی، آماده سازی پیش از شروع، پیش‌بینی مشکلات احتمالی و اقدام به موقع برای رفع آن‌ها است. وظایف کنترل پروژه شامل اقداماتی مانند برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه، بررسی ریسک احتمالی و مدیریت آن، بررسی و تخمین بودجه مورد نیاز، ارزش‌گذاری پروژه، کنترل کیفیت، پرونده‌سازی و ... است. تمامی این وظایف در هدف بهینه‌سازی بودجه موردنیاز و زمان‌بندی دقیق تحویل پروژه انجام می‌شود. در این مطلب از مجله فرادرس می‌آموزیم وظایف کنترل پروژه چیست و چگونه به بهینه‌سازی زمان و بودجه پروژه کمک می‌کند.

در ابتدای این مطلب می‌آموزیم وظایف کنترل پروژه چیست. سپس به بررسی مفهوم کنترل پروژه، اهمیت و مراحل آن می‌پردازیم. در ادامه، ابزارهای کنترل پروژه و مزایا و چالش‌های آن را بررسی می‌کنیم. در نهایت به توضیح واحد تیم کنترول پروژه و تفاوت مدیریت پروژه و کنترل پروژه می‌پردازیم. با مطالعه این مطلب تا انتها می‌توانید به شکلی کامل بیاموزید وظایف کنترل پروژه چیست.

وظایف کنترل پروژه چیست؟

کنترل پروژه مجموعه فرآیندهایی است که برای بررسی ارزش پروژه، بودجه و زمان آن انجام می‌شود. این فرآیندها توسط کارشناس کنترل پروژه، مدیر کنترل پروژه یا مسئول کنترل پروژه انجام می‌شود. این فرآیند در واقع تخصصی‌سازی مهارت‌های اصلی مدیریت پروژه شامل مدیریت محدوده، زمان، هزینه، ریسک و تغییر به شمار می‌آید. در واقع کنترل پروژه عنصر تحلیلی مدیریت پروژه است. کنترل پروژه کمک می‌کند تا پروژه طی چرخه انجام خود، مسیری سازماندهی شده، رسمی و برنامه‌ریزی شده و واضح داشته باشد.

پس از آغاز کار، کنترل‌های پروژه بر سنجش دقیق آنچه انجام شده، پیش‌بینی وضعیت آینده، و ارائه راهکار برای رفع کاستی‌ها یا بهره‌گیری از موفقیت‌ها تمرکز دارد. وظایف کنترل پروژه شامل مواردی مانند مدیریت ریسک، نخمین هزینه‌ها، برنامه‌ریزی، بودجه‌بندی، آنالیز داده‌ها و ... است که در ادامه معرفی می‌شود.

• برنامه‌ریزی پروژه و زمان‌بندی
• مدیریت و بررسی ریسک
• تخمین بودجه و مدیریت بودجه
• مدیریت ارزش
• کنترل کیفیت
• پرونده سازی
• ارتباط با ذینفعان
• گزارش پروژه و وظیفه

کنترل پروژه چیست؟

کنترل پروژه یکی از زیرمجموعه‌های بخش مدیریت پروژه است. این واحد نقش اصلی را در بررسی روند کلی پروژه و هماهنگی تمامی بخش‌های مربوط به پروژه با بودجه موجود، برنامه زمانی تنظیم شده و استانداردهای کیفیت ایفا می‌کند. کنترل پروژه نقش مهمی در انتشار یک پایه و اساس برای پروژه در مسیر هدف پایش و کنترل فرآیند پروژه و کارایی، خصوصا در ابتدای شروع پروژه را دارد.

در واقع کنترل پروژه، انجام اقداماتی در هدف بررسی ارزش کار انجام شده یا آماده‌سازی اطلاعات موجود پیش از انجام پروژه است. بررسی سوالات زیر از اقدامات اصلی واحد کنترل پروژه است.

• در کنترل پروژه بررسی می‌شود که آیا پروژه برنامه‌ریزی شده به درستی ارزش‌گذاری شده است؟
• چه عوامل و فرآیندهایی ممکن است در فرآیند انجام پروژه به درستی عمل نکنند؟
• چه ریسک‌هایی در قسمت‌های مختلف انجام پروژه وجود دارد؟
• آیا اقدامات برنامه‌ریزی شده، هزینه‌ای در چارچوب بودجه تعیین شده دارند یا نیاز به هزینه بیشتری است و چگونه می‌توان این هزینه‌ها را کاهش داد؟
• چه زمانی برای انجام پروژه نیاز است؟
• آیا ممکن است در بخشی از فرآیند انجام پروژه تاخیر ایجاد شود؟
• با وجود تاخیرهای احتمالی، آیا می‌توان در چارچوب زمان‌بندی تعیین شده، پروژه را به اتمام رساند؟
• چه اقداماتی برای کاهش هزینه‌ها و زمان مورد نیاز پروژه می‌توان انجام داد؟
• آیا بخش‌های مختلف پروژه در چارچوب این اهداف عمل می‌کنند؟ و ...

شرح وظایف کنترل پروژه

در قسمت‌های قبل آموختیم وظایف کنترل پروژه چیست. در ادامه، ۱۵ مورد از مهم‌ترین وظایف کنترل پروژه را توضیح می‌دهیم.

برنامه‌ریزی و زمان‌بندی

از مهم‌ترین وظایف کنترل پروژه، اطمینان از به موقع انجام شدن پروژه و زمان‌بندی پروژه است. برای این کار، از تکنیک‌های زمان‌بندی و برنامه‌ریزی مختلف استفاده می‌شود که به کمک آن مدیریت و میزان پیشرفت پروژه در چارچوب جدول زمان‌بندی تنظیم شده، انجام می‌شود. همچنین، محدودیت منابع و ابهامات احتمالی برای تنظیم این زمان‌بندی در نظر گرفته می‌شود.

مدیریت بودجه

یکی دیگر از مهم‌ترین وظایف کنترل پروژه، مدیریت بودجه است. واحد کنترل پروژه و مسئول کنترل پروژه با پایش مخارج‌ها،‌ بررسی و پیش‌بینی هزینه‌ها،‌ اطمینان از درنظر گرفتن محدودیت‌های مالی و .... به مدیریت بودجه کمک می‌کند. وجود یک مقدار واضح برای بودجه یکی از کلیدی‌ترین اقدامات برای بررسی و کنترل هزینه‌ها است. مدیریت موثر هزینه‌ها و مخارج پروژه در چارچوب وظیفه کنترل پروژه یکی از اقدامات حیاتی برای موفقیت پروژه است.

مدیریت ریسک

به منظور مدیریت ریسک‌های احتمالی، کنترل پروژه ممکن است از تکنیک‌های کنترل ریسک برای اطلاع‌رسانی خطرات و ابهامات احتمالی استفاده کند.

مدیریت عملکرد در گرو شناسایی، تصمیم‌گیری اعمال عملکردهای مناسب و تکنیک‌های مدیریتی برای پروژه است. این وظیفه کنترل پروژه شامل شناسایی الگوها و انحرافات از برنامه‌ی اصلی پروژه و ارائه پیشنهادات مناسب برای اعمال تغییر در فرآیندهای انجام پروژه است.

مدیریت افراد

از دیگر وظایف مهم کنترل پروژه، مدیریت افراد مختلف مربوط به انجام پروژه است. واحد کنترل پروژه در این مسیر، تیم‌ها را مدیریت کرده،‌ اختلافات موجود را حل کرده و محیط کاری اشتراکی و جمعی را ایجاد می‌کند.

مدیریت وضعیت مرجع

ارائه، تنظیم و مدیریت وضعیت مرجع (هزینه‌ها، برنامه‌ریزی‌ها و زمان‌بندی‌های اولیه برنامه‌ریزی شده و تخمین زده شده پیش از انجام پروژه) یکی از مهم‌ترین وظایف کنترل پروژه است. بررسی فرآیند پیشرفت پروژه و پایش هماهنگی یا انحرافات پروژه واقعی با برنامه مرجع یکی از کلیدی‌ترین کارهایی است که کنترل پروژه انجام می‌دهد.

پیاده سازی و اجرا پروژه

از وظایف دیگر کنترل پروژه، ارائه داده‌ها و اطلاعات ورودی در طول طراحی و اجرای پروژه است تا اطمینان حاصل شود که پروژه با برنامه کلی از پیش تعیین شده برای پروژه هماهنگ باشد.

پایش پیشرفت پروژه

یکی دیگر از وظایف کنترل پروژه،‌ بررسی پیشرفت کار پروژه با استفاده از KPI (شاخص کلیدی عملکرد) و گزارش‌های دوره‌ای برای بررسی مراحل مهم و موانع به وجود آمده در فرآیند پروژه است.

بازبینی پروژه و نظارت بر عملکرد

یکی از مهم‌ترین وظایف کنترل پروژه، پایش و بررسی تمامی مراحل پروژه به صورت منظم و ارائه اقدامات اصلاحی برای بهبود پروژه در هدف رسیدن به زمان‌بندی تنظیم شده و بودجه تخصیص داده شده است.

اتمام پروژه

یکی از وظایف کنترل پروژه‌، اطمینان حاصل کردن از آماده بودن تمامی نتایج پروژه و به پایان رسیدن صحیح پروژه بدون ناقص بودن بخشی از آن است.

مدیریت تغییرات

بررسی و هدایت سیستم‌ها، فرآیندها و تکنولوژی‌های جدید برای هماهنگ بودن با پروژه و سیستم موجود نیز یکی دیگر از وظایف حیاتی کنترل پروژه است.

مدیریت داده ‌ها و اطلاعات

ارائه و حفظ و نگهداری داده‌ها و ساختارهای اطلاعاتی برای تسهیل تصمیم‌گیری و گزارش پروژه نیز از وظایف مهم کنترل پروژه است. پیشنهاد می کنیم برای آشنایی بیشتر با این وظیفه، فیلم آموزش مقدماتی کنترل مدارک و مستندات مهندسی پروژه ها DCC فرادرس که لینک آن در ادامه آورده شده است را مشاهده کنید.

کنترل کیفیت

برای کنترل کیفیت پروژه، از تکنیک‌های کنترل کیفیت برای پشتیبانی و مدیریت کنترل پروژه انجام شده با توجه به محدودیت‌ها و جدول زمانی تنظیم شده انجام می‌شود.

تحلیل و تهیه گزارش

از دیگر وظایف کنترل پروژه، تحلیل فرآیندها و تهیه گزارش‌های اطلاعاتی برای ارائه یک دید کلی، جامع و دقیق از اقدامات انجام شده است. در این گزارش‌ها، تصمیمات و اقدامات انجام شده در مسیر مدیریت پروژه، کیفیت و کنترل پروژه، اطلاع‌رسانی می‌شود.

ارتباط با ذینفعان

کنترل پروژه، پلی بین سهامداران و ذینفعان پروژه، تیم انجام پروژه و مشتریان است. کنترل پروژه از ارتباطات موثر، مدیریت انتظارات و هماهنگی تیم‌های پروژه برای رسیدن به هدف‌ها استفاده می‌کند.

اهمیت کنترل پروژه

وجود کنترل پروژه برای بهینه‌سازی و اطمینان از انجام شدن پروژه در کمترین زمان و با کمترین هزینه لازم و ضروری است. وجود یک استراتژی کنترل پروژه خوب، به افراد سازمان کمک می‌کند تا پروژه را با توجه به بودجه موجود و در زمان تعیین شده انجام دهند. کنترل پروژه با تعریف و نظارت بر بودجه، نیازهای مالی را از پیش پیش‌بینی کرده و منابع را در جای درست تخصیص می‌دهد. به این ترتیب هزینه‌های کلی پروژه کاهش می‌یابد.

همچنین، کنترل پروژه برنامه‌های زمانی مشخصی تنظیم می‌کند که باعث افزایش بهره‌وری اعضای تیم می‌شود. از وظایف بااهمیت کنترل پروژه،‌ ارائه‌ی ارزیابی‌های دقیق از کیفیت و روند پیشرفت برای شناسایی مشکلات احتمالی پیش از ایجاد تغییر یا تأخیر است. این اقدامات تضمین می‌کنند که تیم بتواند به اهداف تعیین‌شده برسد و بالاترین سطح کیفیت کاری را ارائه دهد.

کاهش شکست پروژه

بدون وجود کنترل پروژه مناسب، ممکن است به دلیل ضعف در تعیین ابعاد و هدف پروژه،‌ ضعف در اجرای پروژه، تخمین اشتباه هزینه و زمان‌بندی، ضعف در عملکرد و کاهش هزینه‌ها و .... پروژه با شکست مواجه شود. همچنین، ممکن است در سودرسانی به ذینفعان پروژه نیز مشکل به وجود آید به همین دلیل وجود کنترل پروژه یکی از مهم‌ترین اقدامات برای موفقیت پروژه در حال انجام است.

مراحل کنترل پروژه

افرادی که در بخش کنترل پروژه کار می‌کنند معمولا در چند مرحله اساسی از برنامه‌ریزی برای پروژه تا تحویل پروژه و ارتباط با ذینفعان در جهت اهداف پروژه می‌کوشند. این مراحل در ادامه معرفی شده است.

1. تعریف اهداف
2. برنامه‌ریزی
3. جمع‌آوری داده
4. مقایسه موارد برنامه‌ریزی شده با نتایج واقعی
5. آنالیز انحرافات
6. اقدامات متقابل

در ادامه هر یک از این موارد را به اختصار توضیح می‌دهیم.

مرحله ۱: تعریف اهداف

هر پروژه و فرآیندی در ابتدای کار با هدفی مشخص انجام می‌شود. در بخش کنترل پروژه این اهداف با توجه به بودجه موجود، کیفیت مورد نظر و زمان‌بندی مناسب مشخص شده و شفاف‌سازی می‌شود.

مرحله ۲: برنامه‌ریزی

پس از مشخص کردن اهداف، نوبت به برنامه‌ریزی توسط واحد کنترل پروژه می‌رسد. در این مرحله با توجه به اهداف تعیین شده و با توجه به منابع موجود، برنامه دقیق و جامعی از منابع تخصیص داده شده، زمان‌بندی‌ها و مراحل مهم تعیین می‌شود.

مرحله ۳: جمع آوری داده ها

در طی انجام پروژه، اطلاعات موجود درباره پروژه توسط کنترل پروژه جمع‌آوری می‌شود. این فرآیند شامل جمع‌آوری مداوم اطلاعات در مورد زمان انجام هر یک از قسمت‌های پروژه و بررسی مسیر پیشرفت پروژه است.

مرحله ۴: مقایسه اهداف برنامه‌ریزی شده با نتایج واقعی

پس از جمع آوردی داده‌ها و به دست آوردن مسیر پیشرفت پروژه نیاز است تا مقادیر و داده‌ها در مورد موارد برنامه‌ریزی شده برای بودجه‌بندی، زمان و کیفیت با مقادیر واقعی مقایسه شود. در این مرحله در صورت وجود مشکل و هماهنگ نبودن این موارد، کنترل پروژه باید برنامه‌های جدیدی برای بازگشت به چارچوب زمان و هزینه تعیین شده ارائه دهد.

مرحله ۵: آنالیز انحرافات

پس از بررسی نتایج با موارد برنامه‌ریزی، نیاز است کنترل پروژه دلیل انحرافات از موارد برنامه‌ریزی شده را بررسی و آنالیز کند. هدف انجام این مرحله، درک اثر تضادها و اختلافات و ارائه راه حل‌های اصلاحی مناسب است.

مرحله ۶: اقدامات متقابل

در نهایت مسئولان کنترل پروژه، باید اقدامات متقابل موثری را ارائه و بهبود دهند تا انحرافات و موانعی که بر بودجه، زمان‌بندی و کیفیت پروژه اثر گذارند برطرف شوند.

ابزارهای کنترل پروژه

مسئولان کنترل پروژه می‌توانند از ابزارهای تکنولوژی متفاوتی مانند اپلیکیشن‌ها برای مدیریت پروژه‌ها پیچیده‌تر استفاده کنند. این ابزارها به آن‌ها اجازه می‌دهند که بودجه و زمان‌بندی را به خوبی مدیریت و پیگیری کرده، پیشرفت پروژه را بررسی کنند و به خوبی بتوانند تمامی مراحل پروژه را پیش ببرند.

این ابزارها باید ویژگی‌هایی مانند بررسی و پیگیری جامع مراحل پروژه، زمان‌بندی‌ها، نقاط عطف پروژه و پایش مراحل را داشته باشد. در ادامه برخی از این ابزرها را به همراه کاربرد آن‌ها بررسی می‌کنیم.

هر یک از این برنامه‌ها، ویژگی‌های کارردی منحصر به فردی دارند که افراد می توانند با توجه به اهداف پروژه از آن‌ها استفاده کنند. برای مثال، ایزار جیرا، یک ابزار مناسب برای بهینه‌سازی روند کاری تیم است. پیشنهاد می‌کنیم برای آشنایی بیشتر با این ابزار، مطلب Jira چیست مجله فرادرس را مطالعه کنید.

مزایای کنترل پروژه

در قسمتهای قبل آموختیم اهمیت کنترل پروژه چیست و چگونه وظایف کنترل پروژه به پیشرفت فرآیندهای پروژه کمک می‌کند. در ادامه برخی از مزایای وجود واحد کنترل پروژه را بررسی می‌کنیم.

• افزایش مقدار موفقیت پروژه: پروژه‌هایی که از کنترل پروژه برای پیشبرد مراحل مختلف استفاده می‌کنند، شانس بیشتری برای موفقیت در زمان کمتر و با بودجه محدود‌تر دارند.
• استفاده کارآمد از منابع: تخصیص منابع بر اساس داده‌های لحظه‌ای، مقدار سودمندی را افزایش داده و از به وجود آمدن هزینه‌های اضافی و غیرضروری جلوگیری می‌کند.
• افزایش اعتماد ذینفعان: با پیشرفت پروژه، شفافیت و ارتباطات معمول با ذینفعان،‌ اعتماد و اطمینان آن‌ها را افزایش می‌دهد.
• کاهش اثر ریسک: فعالیت‌های کنترل پروژه که در مسیر کاهش اثر ریسک در مراحل مختلف پروژه انجام می‌شود،‌ از انحرافات ممکن از بودجه و زمان‌بندی برنامه‌ریزی شده جلوگیری می‌کند.
• تصمیم‌گیری بر مبنای داده‌ها: از دیگر مزایای کنترل پروژه، تصمیم‌گیری‌های مناسب بر اساس اطلاعات موجود و بهبود عمکرد پروژه است.

چالش های کنترل پروژه

در قسمت‌های قبلی آموختیم مهم‌ترین وظایف کنترل پروژه چیست. انجام این وظایف می‌تواند با چالش‌هایی نیز رو به رو شود که این چالش‌ها ممکن است کل مراحل کنترل پروژه را به تعویق انداخته یا نیاز به بازنگری‌های اساسی در روند انجام پروژه را داشته باشد. در ادامه برخی از این مشکلات را بررسی می‌کنیم.

شفاف نبودن هدف پروژه

هدف پروژه که معمولا توسط مدیران، سهامدارن و ذینفعان ارائه و تعیین می‌شود ممکن است مشخص و هدفمند نباشد. مشخص نبودن نیازهای ضروری پروژه و اهداف انجام پروژه می‌تواند انجام پروژه را به تعویق بیاندازد. این پدیده به این علت است که در صورت مشخص نبودن تمامی اهداف پروژه نمی‌توان بودجه و زمان مورد نیاز انجام پروژه را برنامه‌ریزی کرد.

محدودیت زمانی

در برخی از مواقع حین انجام پروژه ممکن است مشکلات غیرمنتظره پیش بیاید و زمان مورد نیاز برای انجام پروژه را محدود کرده و مشکلاتی را در زمان‌بندی به وجود بیاورند. به همن علت است که یکی از مهم‌ترین وظایف کنترل پروژه، بررسی ریسک‌ها و بررسی و برنامه‌ریزی زمان‌بندی با توجه به آن‌ها و موقعیت‌های احتمالی است که هنوز به وجود نیامده است. برای مثال، در پروژه احداث یک مسیر جاده‌ای در یک کشور در حال توسعه ممکن است باران‌های فصلی غیرمنتظره زمان‌بندی را با مشکل مواجه کنند.

محدودیت بودجه

در برخی از موارد ممکن است اتفاقات پیش‌بینی نشده (برای مثال، خراب شدن یک دستگاه در یک پروژه احداث) مشکلاتی را برای بودجه در دسترس به وجود آورد. این یکی از چالش‌هایی است که کنترل پروژه باید با پیش‌بینی مشکلات احتمالی و درنظر گرفتن هزینه‌های ناخواسته در بودجه از آن جلوگیری کند.

کافی نبودن مهارت افراد تیم پروژه

در فرآیند انجام پروژه، وظایف و اهداف تمامی بخش‌ها باید به خوبی تعیین شده و افراد مناسب برای انجام هر وظیفه در نظر گرفته شوند. نبود مهارت کافی برای انجام وظایف یا حل مشکلات تکنیکی بوجود آمده می‌تواند مشکلاتی را برای زمان‌بندی پروژه و یا بودجه ( در صورت نیاز به استخدام فردی خارج از افراد تیم پروژه) به وجود آورد.

مدیریت ریسک ضعیف

یکی از مهم ترین چالش‌هایی که کنترل پروژه ممکن است با آن مواجه شود، در نظر نگرفتن و آگاه نبودن از ریسک‌های احتمالی است. به همین دلیل بررسی ریسک‌های احتمالی در مرحله برنامه‌ریزی و زمان‌بندی برای پروژه یکی از مهم‌ترین وظایف کنترل پروژه است.

بررسی ضعیف پیشرفت پروژه

عدم بررسی صحیح و به موقع پیشرفت پروژه، می‌تواند زمان‌بندی‌های برنامه‌ریزی شده برای پروژه (یا نیاز‌های دیگر که ممکن است در طی انجام پروژه به‌وجود آید) را با مشکل مواجه کند. برای مثال، کند بودن مسیر پیشرفت ممکن است تحویل پروژه را با تاخیر مواجه کند. حتی پیشرفت بیش از حد سریع پروژه ممکن است بر افزایش فشار بر افراد تیم یا محدود شدن منابع اثر بگذارد. به همین علت یکی از مهم‌ترین وظایف کنترل پروژه بررسی سرعت پیشرفت پروژه است.

مشکل در مدیریت انتظارات ذینفعان

در برخی از موارد، مشتری‌های پروژه و افراد مربوطه انتظاراتی دارند که اگر در زمان برنامه‌ریزی برای پروژه به خوبی بررسی نشود ممکن است در نهایت مشکل‌های بسیاری را برای انجام پروژه به وجود آورد. در برخی از موارد با توجه به بودجه موجود، زمان تعیین شده مورد نیاز ذینفعان یا حتی منابع موجود برای پروژه، برآورده کردن انتظارات می‌تواند غیر ممکن باشد. به همین علت، بررسی این موارد و ارتباط موثر و مداوم با افراد مسئول و ذینفعان یکی از مهم‌ترین وظایف کنترل پروژه برای اطمینان از کیفیت، زمان‌بندی و بودجه مورد نیاز برای انجام پروژه است.

علاوه بر چالش‌هایی که در این قسمت بررسی شد، هر پروژه می‌تواند چالش‌های مربوط به خود را داشته باشد. تمامی این چالش‌ها باید با هوشمندی تیم کنترل پروژه در بررسی منابع و ریسک‌های احتمالی در تمامی مراحل انجام پروژه (از برنامه‌ریزی تا تحویل) حل شود.

مثال واقعی کنترل پروژه

در قسمت‌های قبل آموختیم کنترل پروژه چه وظایفی را بر عهده دارد و چگونه به پیشرفت و کامل شدن پروژه در چارچوب منابع موجود و در زمان معین کمک می‌کند. در ادامه، مثالی را برای درک بهتر واحد کنترل پروژه ارائه می‌کنیم. تصور کنید پروژهی مورد نظر احداث یک مجموعه جدید برای محل شرکت باشد.

کنترل پروژه اطمینان حاصل می‌کند که پایش دقیق و سخت‌گیرانه بودجه موجود، از ریسک‌های پرهزینه جلوگیری کرده و اطلاعات مالی را بررسی می‌کند. این واحد، پیشرفت کلی پروژه را پایش کرده و اطلاعات و نتایج را به ذینفعان مربوطه اطلاع می‌دهد. همچنین، تدوین برنامه‌هایی برای پروژه در مواقع لزوم یکی از اقداماتی است که واحد کنترل پروژه در مسیر انجام این پروژه انجام می‌دهد. واحد کنترل پروژه باید دقت بالایی در بررسی تمامی جزئیات در فرآیند انجام پروژه داشته باشد و مدیریتی قوی برای هماهنگی و پیگیری اهداف پروژه بین افراد و بخش‌های مختلف داشته باشد.

مشاغل مرتبط با کنترل پروژه

در قسمت‌های قبل آموختیم کنترل پروژه چیست و چگونه با انجام وظایف مختلف به کنترل بودجه و زمان‌بندی صحیح انجام پروژه کمک می‌کند. مشاغل مختلفی مانند مسئول کنترل پروژه، مهندس کنترل پروژه و ... مرتبط با کنترل پروژه هستند و در کنار یکدیگر به انجام و کنترل و مدیریت پروژه کمک می‌کنند. این مشاغل به طور کلی تیم کنترل پروژه را تشکیل می‌دهند که یکی از زیر مجموعه‌های مدیریت پروژه است. در ادامه برخی از این مشاغل را به همراه کلیدی‌ترین وظایف آن‌ها معرفی می‌کنیم.

• کنترل‌گر پروژه: نقش اصلی در کنترل پروژه و اطمینان از هماهنگی پروژه و فرآیندهای آن با بودجه و زمان‌بندی موجود
• مسئول زمان‌بندی پروژه: بهبود و حفظ زمان‌بندی پروژه، تمرکز بر اولویت وظایف و شناسایی تأخیرهای احتمالی قبل از موعد
• مهندس کنترل پروژه: ترکیب دانش تخصصی با مهارت‌های مدیریت پروژه، پایش عملکرد پروژه، ارتباط با تیم‌های تخصصی برای اطمینان از رعایت استانداردهای موجود
• متخصص کنترل پروژه: کنترل و مدیریت تمامی‌ بخش‌های تیم کنترل پروژه و هماهنگی فرآیندهای موجود در هر یک از تیم‌ها برای پایش وضعیت پیشرفت کلی پروژه، ریسک‌های موجود و منابع
• تحلیل گر کنترل پروژه: مدیریت و پایش کارایی و عملکرد پروژه و بهبود پاسخگویی و کارایی با استفاده از پیش‌بینی روند پروژه و شناسایی مشکلات احتمالی
• رهبر کنترل پروژه: نظارت بر کل تیم کنترل پروژه و اطمینان از دستیابی به اهداف و نتایج هر بخش در هدف انجام شدن کل پروژه در سایه حفظ بودجه و زمان‌بندی موجود

همچنین ممکن است به نسبت نیازهای یک پروژه یا سازمان از افراد متخصص دیگری در سایر زیرمجموعه‌های مدیریت پروژه و در بخش کنترل پروژه همکاری به عمل آید. مهم‌ترین هدف مشترک تمامی این مشاغل و بخش‌ها اطمینان از زمان‌بندی صحیح، حفظ بودجه‌، جلوگیری از ریسک‌های احتمالی مالی و تاخیر‌های احتمالی در آینده و کنترل کیفیت در دستیابی به اهداف مورد نظر در فرآیند انجام پروژه است.

تفاوت مدیریت پروژه و کنترل پروژه

در این مطلب از مجله فرادرس وظایف کنترل پروژه را بررسی کردیم. هرچند کنترل پروژه و مدیریت پروژه شباهت‌هایی دارند، اما کنترل پروژه نقش محدودتر و متمرکزتری ایفا می‌کند. وظیفه اصلی آن پشتیبانی از مدیریت پروژه است و این دو در کنار هم همکاری می‌کنند تا پروژه به بهترین شکل پیش برود. تمرکز کنترل پروژه بیشتر بر مسائل مالی و زمان‌بندی است و همین تمرکز باعث می‌شود مدیریت هزینه و زمان دقیق‌تر و تحلیلی‌تر انجام شود. در انجام پروژه‌های بزرگ نیاز است واحد کنترل پروژه به صورت مستقل به وظایف خود بپردازد اما در انجام پروژه‌های کوچک ممکن است وظایف کنترل پروژه به مدیریت پروژه محول شود.

با این کار، فرآیند بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی به‌صورت کارآمدتر پیش می‌رود و احتمال مشکلات مالی یا تأخیر کاهش می‌یابد. همچنین کنترل پروژه اطلاعات و منابع لازم را در اختیار مدیریت پروژه قرار می‌دهد تا بتواند نیازهای جدید را بهتر بررسی و مدیریت کند. معمولا کنترل پروژه و مدیریت پروژه نزدیک به هم کار می‌کنند و بخشی از وظایف را مشترک انجام می‌دهند تا روند مدیریت پروژه روان و بی‌دردسر پیش برود. هر پروژه تنها یک مدیریت پروژه نیاز دارد تا تمامی بخش‌ها و فرآیندهای انجام پروژه به درستی انجام شود. اما برای پروژه‌های مختلف می‌توان تیم‌های کنترل پروژه را به کار گرفت که هر بخش از این تیم با استفاده از تخصص خود در مجموع به کنترل پروژه کمک کرده و در سایه مدیریت پروژه به اهداف مورد نظر در انجام پروژه می‌رسند.