مدیریت زمان چیست؟ – راهنمای کاربردی برای انجام کارها

گاهی از حجم زیاد کارها و مسئولیت‌ها کلافه می‌شویم و احساس می‌کنیم 24 ساعت شبانه‌روز برای رسیدگی به آن‌ها کافی نیست. اما زمان برای همه انسان‌ها یکسان است و فرق افراد موفق با بقیه مردم در داشتن مهارتی است که به آن مدیریت زمان می‌گویند. در این مطلب به این موضوع می‌پردازیم که مدیریت زمان چیست، چه فایده‌ای دارد و چطور می‌توانید آن را پرورش دهید. همچنین کتاب‌ها و اپلیکیشن‌های مرتبط با این مهارت نرم را معرفی خواهیم کرد.

مدیریت زمان چیست؟

«مدیریت زمان» (Time Management) تکنیکی برای استفاده مفیدتر و اثربخش‌تر از زمان است. اگر زمان روزانه خود را طوری تنظیم کنید که مطابق برنامه به همه کارها برسید درک کرده‌اید که مدیریت زمان چیست. پرورش این مهارت باعث تقویت توانایی‌های دیگری نظیر افزایش اعتماد به نفس، کاهش استرس و مدیریت بحران می‌شود.

هدف از مدیریت زمان چیست؟

گاهی به برخی از افراد لقب تنبل می‌دهیم. در حالی که آن‌ها اهمال‌کار نیستند و مشکل اینجاست که نمی‌توانند زمانشان را مدیریت کنند. از این‌رو همواره از برنامه‌های روزانه خود عقب می‌مانند. تکنیک های مدیریت زمان از هدررفتن فرصت‌ها جلوگیری می‌کنند و کمک می‌کنند که بین کار و زندگی خود تعادل مناسبی برقرار کنید.

هرچه در طول روز بهتر و بیشتر به برنامه‌هایتان برسید مسیر اهدافتان هموارتر می‌شود. همچنین اگر به‌درستی درک کنید که مدیریت زمان چیست فرصت کافی برای برقراری ارتباط موثر و توسعه فردی خود خواهید داشت.

کاربرد مدیریت زمان چیست؟

آگاهی بر اصول مدیریت زمان در این دنیای پر از دغدغه کاربردهای زیادی دارد و افرادی که مدیریت زمان را به‌درستی یاد می‌گیرند هرگز فرصت‌های دستیابی به موفقیت را از دست نمی‌دهند زیرا به تمامی کارهایشان مطابق برنامه می‌رسند و برای ارتقای سطح خود وقت صرف می‌کنند. در فهرست زیر معرفی می‌کنیم که فواید دیگر مدیریت زمان چیست.

• کاهش اضطراب و خشم
• ایجاد تعادل بهتر بین کار و زندگی شخصی
• افزایش تمرکز
• افزایش سطح بهره‌وری
• افزایش زمان‌ آزاد
• ساده و آسان شدن کارها
• کاهش حواس پرتی
• افزایش انگیزه و انرژی درونی

تکنیک های مدیریت زمان

برای پرورش این مهارت باید بدانید که تکنیک‌های پرورش مدیریت زمان چیست. با شناخت این تکنیک‌ها و استفاده از آن‌ها به مرور شاهد رشد و پیشرفت زیادی در روند کار خود خواهید بود و در صورتی که در این کار پشتکار داشته باشید و روش‌های زیر را تبدیل به عادت‌های روزانه کنید دیگر دچار استرس کمبود وقت نمی‌شوید و به همه اهداف مشخص خود می‌رسید.

1. تنفس دیافراگمی را تمرین کنید

یکی از مهم‌ترین پارامترها در مدیریت زمان تمرکز روی تنفس درست است. تنفس درست یعنی هنگام دم هوا را به‌جای ریه به شکم منتقل کنید. البته لازم نیست همواره این کار را انجام دهید. کافی است که در ابتدای روز بین ۷ تا ۹ بار به این شکل تنفس کنید. شاید در نگاه اول به نظرتان بیاید که تنفس شکمی ربطی به مدیریت کردن زمان ندارد. اما برخلاف ظاهر امر، هنگامی که با انبوهی از کارهای انجام نشده مواجه می‌شوید و نمی‌توانید آن‌ها را مدیریت کنید این نوع تنفس آرامش را به ذهن شما باز می‌گرداند، استرس را کاهش می‌دهد و باعث فعالیت بهتر مغزتان می‌شود. به این ترتیب در زمانی هرچند اندک همه یا بخش اعظمی از کارهای خود را به پایان می‌رسانید.

۲. دوبار اندازه بزنید و یک بار ببرید

این اصطلاح ابتدا در میان خیاط‌ها رواج داشت. آن‌ها عقیده داشتند که اگر دوبار اندازه‌های مشتری را بگیرند بهتر از این است که با یک بار اندازه‌گیری برش اشتباهی داشته باشند. ما می‌توانیم این اصطلاح را به موضوعات دیگر نیز تعمیم دهیم. اگر در هر کاری قبل از شروع، اطلاعات خود را بررسی مجدد کنید از به وجود آمدن دوباره‌کاری‌های احتمالی پیش‌گیری می‌کنید و به این ترتیب اجازه هدررفتن زمان را نخواهید داد.

۳. تلویزیون را خاموش کنید

تحقیقات نشان می‌دهد که ما چندین سال از عمر خود را صرف تماشای تلویزیون می‌کنیم و اگر این ساعات آورده‌ای به غیر از اتلاف وقت نداشته باشد صرفا ضرر کرده‌ایم. بنابراین تکنیک بعدی برای رسیدن به کارهای عقب‌افتاده خاموش کردن تلویزیون است. به خاطر داشته باشد که تماشای سریال‌های خانگی نیز در همین دسته‌بندی قرار می‌گیرد.

۴. قورباغه را قورت بدهید

این اصطلاح رایج و معروف اولین بار توسط «مارک تواین» (Mark Twin) ابداع شد. این نویسنده طنزپرداز توضیح داده است که اگر از همان ابتدای صبح قورباغه زنده را قورت بدهید تا آخر شب می‌دانید که بدترین و سخت‌ترین کار امروز را انجام داده‌اید و حالا خیالتان برای انجام باقی امور راحت است. خارج از این مباحث طنز، در برنامه روزانه همه ما یک یا دو کار سخت‌ و مهم‌تر وجود دارند که میل عجیبی به عقب‌انداختن آن‌ها داریم. این موضوع را در نظر داشته باشید که اگر از همان ابتدای روز این کارهای سخت را انجام دهید مدیریت بقیه کارها برایتان به شدت آسان خواهد شد.

5. با توجه به سطح انرژی خود برنامه ریزی کنید

برای این که بتوانید پیچیده‌ترین و سخت‌ترین کارها را به اتمام برسانید باید برنامه روزانه را طبق میزان سطح انرژی خود بچینید. به طور معمول ۲.۵ ساعت که از زمان بیداری‌تان گذشت شما در اوج انرژی هستید پس بهتر است کارهای اصلی را در این بخش از روز بگنجانید.

۶. صبح ها زودتر بیدار شوید

اگر به نظرتان در طول شبانه‌روز زمان کمی دارید و نمی‌توانید به کارهایتان برسید پس باید کمی زودتر از خواب بیدار شوید. این کار کمک می‌کند که تا نیمه‌های روز بیشتر وظایف اصلی خود را انجام داده باشید و تا شب به تمامی فعالیت‌های خود مطابق برنامه‌ریزی برسید.

۷. دفتر ثبت زمان داشته باشید

در یک دفتر زمان انجام کارها را یادداشت کنید. این کار به شما یادآوری می کند که برای هر فعالیت چقدر زمان صرف کرده‌اید. پس از یک الی دو ماه اگر به این دفتر نگاه کنید دقیقا متوجه می‌شوید که در طول این مدت چقدر زمان هدررفته داشتید. همچنین هربار که این زمان‌ها را می‌نویسید به خود تلنگری می‌زنید که باید در زمان باقی‌مانده کارهای خود را زودتر تمام کنید.

۸. از زمان های انتظار استفاده کنید

بسیاری از اوقات زمان شما در اتاق انتظار مطب دکتر، صف اتوبوس، ترافیک و... صرف می‌شود. اینجاست که باید نشان دهید نقش واقعی مدیریت زمان چیست. در این موقعیت‌ها همواره کار دیگری را در نظر بگیرید. کتابی برای خواندن همراه خود داشته باشید یا به کتاب صوتی گوش دهید. اگر هم مشغول یادگیری و مطالعه دروس حفظی هستید چند فلش کارت را همراه خود داشته باشید و در فرصت‌های محدود آن‌ها را مطالعه کنید.

۹. فهرستی از کارها بنویسید و ذهنتان را پاک کنید

بعضی وقت‌ها تمام فعالیت‌های آتی در ذهنتان چرخ می‌زنند و حجم زیاد آن‌ها باعث اضطراب شما می‌شود. در این حالت نمی‌توانید تمرکز کنید و در نتیجه به هیچ‌کدام از آن‌ها نمی‌رسید. در این مواقع تمامی وظایف را روی کاغذ بنویسید. نوشتن آن‌ها کمک می‌کند که دیگر در ذهنتان رژه نروند و نظم خوبی بگیرند. حالا مطابق برنامه‌ریزی می‌توانید به تک‌تک آن‌ها رسیدگی کنید.

۱۰. به نیمه دیگر زمان بیندیشید

سعی کنید برخی از کارها را طوری انجام دهید که در آینده برای آن‌ها زمان مجددی نگذارید. به طور مثال هنگام پخت غذا، دوبرابر مواد اولیه استفاده کنید و غذای باقی‌مانده را فریز کنید تا در روز بعد وقتی برای پخت غذا صرف نکنید و این زمان ذخیره شده را به کار دیگری اختصاص دهید.

11. تعهدات بیهوده را نپذیرید

از تعهداتی که باعث اتلاف وقت شما می‌شوند دوری کنید. به طور مثال اگر کسی کار خودش را به شما سپرد دلیلی ندارد که آن را انجام دهید زیرا این کار وظیفه خود آن شخص است و انجام آن شما را از کارهای اصلی خودتان دور می‌کند. بنابراین در این موقعیت‌ها هرگز اسیر تعهدات بی‌پایه نشوید.

12. قاطع باشید

خیلی از افراد وقت زیادی را صرف تصمیم‌گیری می‌کنند در حالی که اگر بدانند تصمیم‌گیری درست و مدیریت زمان چیست در کوتاه‌ترین زمان به تصمیم‌های قاطعی می‌رسند و فعالانه تصمیم خود را اجرا می‌کنند. بنابراین سعی کنید که به سرعت تصمیم خود را بگیرید، با آن سازگار شوید و سپس اجرایش کنید.

۱۳. موارد اضافه را حذف کنید

با برنامه‌ریزی واقع‌بینانه می‌دانید که طی یک روز یا یک هفته تمام کارهای انبار شده به اتمام نمی‌رسند و اگر برنامه شما مطابق این واقعیت نباشد هربار که به آن نگاه می‌کنید ناامید می‌شوید و ترجیح می‌دهید هیچ‌کدام از فعالیت‌های داخل فهرست را انجام ندهید. در مدیریت درست زمان باید کارهای اضافی را حذف کنید و اگر فرایندی طولانی وجود دارد آن را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم کنید.

برای مثال نوشتن پایان‌نامه کاری سخت و زمان‌بر است و اگر در برنامه‌ریزی‌ها خود مهلتی دوهفته‌ای تعیین کنید هرگز به نتیجه مطلوبی نمی‌رسید چون پس از برداشتن اولین گام‌ها متوجه ناکارآمدی برنامه می‌شوید و روزهای بعد را برای فرار از مواجه شدن با آن به بطالت می‌گذرانید.

14. تعریفتان از تمیزی را تغییر دهید

برخی افراد همین که همه‌ وسایل سرجایشان باشند به محیط اطراف خود لقب «تمیز» می‌دهند. برخی دیگر اما از کوچک‌ترین لکه نمی‌گذرند و اگر نقطه‌ای از محل زندگی یا کارشان خاکی یا لک باشد باید به سرعت آن قسمت را نظافت کنند. واقعیت این است که برای مدیریت زمان باید به روش دسته اول عمل کنید در غیر این صورت نمی‌توانید به هدف‌هایتان برسید چون بیشتر وقت را صرف انجام کارهایی می‌کنید که اصلا در لیست برنامه‌هایتان وجود ندارند.

در اینجا منظورمان این نیست که کثیفی را ترجیح دهید بلکه موضوع اصلی پخش‌کردن انرژی برای رسیدن به باقی امور است. به طور مثال می‌توانید روزانه از جاروی دستی استفاده کنید و ماهی یک بار جاروبرقی بکشید. این کار از نظافت کل خانه با جاروبرقی در تمامی آخر هفته‌ها بهتر است و نیاز به وقت و انرژی کمتری دارد.

15. روزهایی را برای نگهداری و تعمیرات اختصاص دهید

شستشوی لباس‌ها، اتو کشیدن، نظافت و... را در یک روز مشخص انجام دهید. به این ترتیب روزهای دیگر درگیر این بخش از کارها نخواهید بود. همچنین اگر مسئولیت انجام این کارها را ندارید مرتب کردن اتاق و تغییر دکور آن را در این روزها بگنجانید. به این ترتیب در بقیه روزها ذهنتان درگیر این فرایندها نمی‌شود و روی کار اصلی متمرکز می‌مانید.

۱۶. کارها را دسته‌بندی کنید

کارهای خود را دسته‌بندی کنید و هر روز را به انجام یکی از این دسته اختصاص دهید به طور مثال فرض کنید باید ایمیل مهمی بفرستید، تمرین‌های درسی را انجام دهید و یک مقاله برای کلاس آماده کنید. تمامی این کارها در دسته «نوشتن» جای می‌گیرند. حال یکی از روزها را صرفا به نوشتن اختصاص دهید این نوع دسته‌بندی ذهن شما را منظم می‌کند و مانع از اهمال‌کاری و اجتناب از انجام کارها می‌شود.

۱۷. فعالیت‌ها را ترکیب کنید

به طور مثال اگر قرار ملاقاتی دارید و می‌دانید که مکان قرار نزدیک محل کار دوست شماست طوری برنامه‌ریزی کنید که به هر دو جا برسید. به این ترتیب کارهای نیمه‌کاره ذهنتان به‌مرور کاهش خواهند یافت.

۱۸. میانبرهای کیبورد را یاد بگیرید

شما در طول ماه ساعات زیادی را پشت سیستم کامپیوتر صرف می‌کنید و اگر میانبرهای کیبورد را یاد بگیرید سرعتتان افزایش می‌یابد و به این ترتیب به مقدار زیادی در زمانتان صرفه‌جویی می‌کنید. تایپ ده انگشتی نیز در کاهش زمان مصرفی شما تاثیر زیادی خواهد داشت.

۱۹. پیام ها را کوتاه بنویسید

نیازی نیست پیام‌های ایمیلی و چت جمله‌های زیادی داشته باشند. اصل موضوع را در خلاصه‌ترین حالت بنویسید و وقت زیادی صرف توصیفات نکنید تا به معنای واقعی کلمه با استفاده از این تکنیک درک کنید که مدیریت زمان چیست.

۲۰. کار را به دیگران بسپارید

به‌جای این‌که تمام مسئولیت‌ها را خودتان بپذیرید برخی از آن‌ها را به دیگران بسپارید. این کار باعث می‌شود که تمرکز شما روی وظایف اصلی و مهم‌تر افزایش یابد. به طور مثال برای یک مهمانی بزرگ اگر طراحی خاص انجام می‌دهید می‌توانید غذا را از بیرون سفارش بدهید. این کار باعث افزایش کیفیت کار شما می‌شود. همچنین با مدیریت زمان دچار آشفتگی از کارهای انباشته نخواهید شد.

21. فرایندها را اتوماتیک کنید

برخی از فعالیت‌های تکراری را می‌توانید در نرم‌افزارهای مخصوص برنامه‌ریزی تعریف کنید تا فرایند را به صورت خودکار به شما تحویل دهد. به طور مثال اگر می‌خواهید میزان فروش روزانه را مشخص کنید به‌جای وارد کردن اطلاعات به صورت دستی از نرم‌افزارهای مخصوص این کار استفاده کنید. حتی اگر کسب و کارتان کوچک است از این امکانات بهره ببرید زیرا اگر در آینده کار را گسترش دهید خودکارسازی فرایندها بیشتر زمان می‌برد.

۲۲. برنامه را تغییر دهید

تمامی فعالیت‌های داخل برنامه خود را نگاه کنید. برخی از این فعالیت‌ها برای رسیدن به اهدافتان کمک کننده نیستند و می‌توانید آن‌ها را حذف کنید. همچنین برخی از کارهایی که توی برنامه قرار داده‌اید در تاریخ کنونی اهمیت خود را از دست داده‌اند. به طور مثال ممکن است درگیر سرماخوردگی شوید و برای روزهای آتی برنامه‌ای مطابق ضعف و بی‌حالی خود بچینید اما خیلی زودتر از برنامه، سلامتتان را به دست آورید. در این حالت باید مجددا برنامه‌ریزی کنید و فعالیت‌ها را تغییر دهید.

23. ۴ ساعت در روز کار کنید

تحقیقات نشان می‌دهد که شما در روز باید ۴ ساعت کار کنید. معنای این تحقیق این نیست که بقیه روز را به بطالت بگذرانید. ۴ ساعت گفته شده مدت زمانی است که بیشترین بهره‌وری را دارید و باید آن را برای انجام اصلی‌ترین کارهای روزانه صرف کنید. پس از انجام فعالیت‌های اصلی بقیه روز را به توسعه فردی، پروش مهارت‌ها، انجام کارهای ساده‌تر و استراحت بپردازید.

24. از انجام کارهای هم زمان دوری کنید

وقتی چند کار را به صورت هم زمان پیش می‌برید زمان بیشتری برای انجام آن‌ها نیاز دارید زیرا ذهن شما مدام به عقب و جلو می‌رود و در لحظه روی کار اصلی متمرکز نمی‌شود. به مغزتان تمرین دهید که کمی کُند کار کند. این دقیقا مانند تمرین‌های بدنسازی است که اگر به کندی انجام دهید باعث عضله‌سازی می‌شوند. ذهن را نیز اگر به درستی تمرین بدهید تمرکز بیشتری روی هر موضوع مستقل خواهد داشت و سریع‌تر کارها را به پیش می‌برد.

25. خودتان را آزار ندهید

اگر یک رو جمعه تا ظهر خوابیدید هیچ ایرادی ندارد. اگر دو روز کامل را صرف تماشای یک سریال کردید نباید ناراحت باشید. دست از سرزنش خودتان بردارید. تلاش کنید که نگذارید این قبیل کارها به عادت‌های همیشگی شما تبدیل شوند و به جای نشستن و مجازات کردن خود به انجام کارهایتان بپردازید.

26. پومودورو مدیریت زمان را به کار بگیرید

تکنیک پومودورو برای انجام کارهای مختلف و مخصوصا مطالعه دروس حفظی کاربرد زیادی دارد. در این شیوه معمولا ۲۵ دقیقه فعالیت می‌کنید و ۵ دقیقه استراحت می‌کنید. پس از تکرار ۴ دوره زمانی، استراحتی طولانی‌تر خواهید داشت.

این شیوه به ظاهر ساده اثربخشی زیادی در انجام کارهای عقب مانده دارد.

27. زنجیره را نشکنید

یک خودکار و تقویم رومیزی یا دیواری بردارید و هر روز که بخشی از کار بزرگی را انجام می‌دهید دور آن روز با خودکار خط بکشید. به طور مثال می‌خواهید تا ۶ ماه آینده برای گرفتن مدرک آیلتس تلاش کنید و هر روز قصد دارید که بخشی از مطالب را بخوانید. وقتی دور چند روز را خط می‌کشید و آن‌ها را به هم متصل می‌کنید تبدیل به یک زنجیره می‌شوند. در این حالت تنها چیزی که اهمیت دارد این است که زنجیره را نشکنید.

28. از تکنیک «۲ دقیقه» استفاده کنید

«دیوید آلن» (David Allen) نویسنده کتاب پرفروش «سامان دادن کارها» بر این عقیده است که اگر انجام کاری بیش از ۲ دقیقه زمان لازم دارد پس همین الان آن را انجام دهید تا از سر راهتان کنار رود.

۲۹. از روش «ایلان ماسک» پیروی کنید

به نظر شما ایلان ماسک که صاحب شرکت تسلا و بسیاری از شرکت‌های دیگر است چطور به اداره شرکت‌های خود می‌پردازد؟ روش ایلان ماسک این است که برای تمام کارهای روزانه حتی خوردن ناهار فقط ۵ دقیقه اختصاص می‌دهد. با این شیوه او همواره در حال فعالیت است و از هیچ کاری عقب نمی‌ماند.

۳۰. به سه سوال پاسخ دهید

هر صبح با این سه پرسش روز خود را آغاز کنید: باید چه کاری انجام دهید؟ بهتر است چه کاری را انجام دهید؟ می‌خواهید چه کاری انجام دهید؟ که پاسخ به پرسش سوم تفریحاتی است که به انجام آن‌ها تمایل دارید.

اگر پاسخ این سه سوال را از همان ابتدای روز بدانید تا آخر شب در مسیر انجام آن‌ها می‌مانید و بازدهی خوبی خواهید داشت.

31. از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید

این استراتژی را «دوایت آیزنهاور» (Dwight Eisenhower) پرورش داد. استفاده از این استراتژی برای مدیریت زمان بسیار ساده‌ است. با استفاده از ماتریس تصمیم‌گیری پایین می‌توانید فعالیت‌های روزانه را به ۴ دسته کلی تقسیم کنید:

1. فوری و مهم (فعالیت‌هایی که باید به سرعت آن‌ها را انجام دهید.)
2. مهم و غیرفوری (کارهایی که برنامه‌ریزی می‌کنید و در آینده انجامشان دهید.)
3. غیرمهم و فوری (کارهایی که می‌توانید انجام آن‌ها را به دیگران بسپارید.)
4. غیرمهم و غیرفوری (فعالیت‌هایی که می‌توانید حذف کنید.)

این ماتریس هم برای برنامه‌ریزی‌های بلندمدت و هم کوتاه‌مدت کاربرد دارد.

32. به ریتم بدن خود توجه کنید

تحقیقات نشان می‌دهد که هر ۹۰ الی ۱۲۰ دقیقه سیکل بدن انسان طی می‌شود. برای این‌که بدانید برای بدن شما بهترین وقت مدیریت زمان چیست باید به ریتم آن توجه کنید و اوقاتی که در اوج انرژی قرار دارید روی کارهای اصلی متمرکز شوید. همچنین وقتی بی‌انرژی می‌شوید به بدنتان استراحت دهید.

33. در این روز هیچ جلسه‌ای تنظیم نکنید

بیشتر شرکت‌های بزرگ جهانی یکی از روزهای هفته را تعیین می‌کنند و در آن روز هیچ جلسه‌ای برگزار نمی‌کنند. این که آن روز چندشنبه باشد مهم نیست. اهمیت ماجرا این است که کارمندان شرکت وقتی می‌دانند که در یک روز هیچ جلسه‌ای نخواهند داشت فرصت کافی برای رسیدگی به باقی امور را پیدا می‌کنند و از برنامه‌هایشان عقب نمی‌مانند. شما هم اگر مدیر یا کارمند سازمانی هستید و هر روز هفته با جلسات مختلف درگیر می‌شویدپیشنهاد این کار را برای افزایش بهره‌وری سازمان مطرح کنید.

34. از کارهای انجام شده فهرست تهیه کنید

به جای این‌که فقط فهرست کاهای آتی را داشته باشید لیستی از کارهای انجام شده تهیه کنید تا با دیدن آن‌ها عزت نفس خود را افزایش دهید و برای ادامه راه انگیزه کافی داشته باشید.

35. از روز قبل آماده باشید

روزهای جمعه وقت استرات است اما برای این‌که مدیریت زمان بهتری داشته باشید زمان کمی را برای آماده‌سازی کارهای روز بعد اختصاص دهید. انجام یک سری فرایندهای کوچک، ذهن شما را برای کارهای مهم آماده می‌کند و همچنین فردای آن روز زمان بیشتری برای پرداختن به باقی مسائل خواهید داشت.

36. محیط اطرافتان را تغییر دهید

محیط اطراف تاثیر زیادی بر میزان بهره‌وری شما دارد. اگر تمرکزتان در محیط ساکت بهتر است شرایط را فراهم کنید و اگر از موسیقی بی‌کلام لذت می‌برید آن را در محیط پخش کنید تا با تمرکز بیشتری به انجام امور بپردازید. وقتی می‌دانید مدیریت زمان چیست ناخودآگاه بقیه مهارت‌ها را با کمک همین مهارت پرورش می‌دهید و در جهت توسعه فردی خود گام برمی‌دارید.

37. نوتیفیکیشن‌ها را خاموش کنید

در طول روز از ایمیل، اینستاگرام، لینکدین و... نوتیفیکیشن‌ها مختلفی دارید که تمرکز شما را از روی کار اصلی پرت می‌کنند. حتی اگر این پیام‌ها را باز نکنید در گوشه‌ای از ذهنتان میل به ترک کار دارید و علاقه‌مند هستید که در اسرع وقت به سراغ پیام جدید بروید. با علم به این‌که مدیریت زمان چیست تمامی نوتیفیکیشن‌ها را خاموش کنید و با تمام تمرکز به سراغ کارهای اصلی خود بروید.

۳۸. برای وقفه‌ها برنامه ریزی داشته باشید

هرچقدر هم که متمرکز باشید باز هم وقفه‌هایی ناخواسته به وجود می‌آیند. بنابراین از قبل به آن‌ها فکر کنید و در صورت بروزشان انعطاف داشته باشید. حتی می‌توانید برنامه‌ای برای این وقفه‌ها در نظر بگیرید و از این فرصت‌ها برای انجام برخی امور جزئی استفاده کنید.

۳۹. فرصت‌های خود را کاهش دهید

اگر تخمین می‌زنید که کاری حدود یک ساعت زمان نیاز دارد به خودتان ۴۰ دقیقه فرصت بدهید. وقتی فرصت‌های ذهنی را محدود می‌کنید عملکردتان سریع‌تر می‌شود و تمرکزتان بالا می‌رود. عکس این مطلب نیز درست است یعنی اگر در تخمین زمان اشتباه کنید و برای کار یک‌ساعته ۲ ساعت زمان در نظر بگیرید کار شما دقیقا به همان میزان طول می‌کشد و در طی انجام آن کمترین میزان تمرکز را خواهید داشت.

۴۰. فهرستی از کارهای عقب مانده تهیه کنید

این فهرست متشکل از فعالیت‌هایی است که می‌توانید در هر فرصتی آن‌ها را انجام دهید و نیاز به تمرکز زیادی ندارید اما وجود آن‌ها در گوشه ذهن بار منفی زیادی دارد. به طور مثال پوشه‌های روی دسکتاپ زیادی شلوغ شده‌اند و به دنبال فرصتی هستید که آن‌ها را دسته‌بندی کنید. هربار که لپ تاپ را روشن می‌کنید با این صفحه شلوغ مواجه می‌شوید و بخش کمی از تمرکزتان از دست می‌رود. حال اگر این نکته را یادداشت کنید در زمان‌هایی که برنامه شما دچار وقفه می‌شود این قبیل فرایندهای کوچک و بی‌اهمیت را انجام می‌دهید.

41. فهرستی از کارهای ممنوعه ایجاد کنید

خیلی از عادت‌های شما باعث اتلاف وقتتان می‌شوند یا بهره‌وری شما را کاهش می‌دهند. بهتر است ابتدا همه آن‌ها را یادداشت کنید سپس برای تغییر هرکدام از آن‌ها یا جایگزینی آن‌ها با عادتی دیگر برنامه‌ای واقع‌بینانه بچینید.

42. فعالانه گوش کنید

بسیار از افراد وقتی در کلاس درس یا جلسه‌ای حضور دارند به مطالب مورد بحث فعالانه گوش نمی‌دهند و به این فکر می‌کنند که در آینده مطالب را مرور خواهند کرد. اما این کار زمان زیادی می‌گیرد و این افراد نمی‌دانند مدیریت زمان چیست. توصیه می‌کنیم همواره در لحظه به مطالب مهم دقت کنید و آن‌ها را درک کنید. به این ترتیب حتی اگر مطلب را فراموش کنید با مروری کوتاه خیلی زود آن را به یاد می‌آورید و فرصت زیادی را ذخیره خواهید کرد.

۴۳. ورزش کنید

ورزش علاوه بر افزایش سلامت جسم باعث افزایش بهره‌وری مغز می‌شود. به این ترتیب می‌توانید با سرعت بیشتری به کارهایتان بپردازید و آن‌ها را سریع‌تر تمام کنید.

44. تغذیه مناسب داشته باشید

اگر می‌خواهید همواره با انرژی باشید و به کارهایتان برسید باید روی تغذیه درست متمرکز شوید. از انواع شیرینی و فست فود دوری کنید و غذاهای سالم را در برنامه غذایی خود جایگزین کنید. غذاهای مضر در لحظه ممکن است انرژی زیادی به شما بدهند اما خیلی زود باعث بی‌حالی می‌شوند.

۴۵. به بدنتان کافئین برسانید

برای این‌که کافئین دریافتی جذب بدن شود ۲۰ دقیقه زمان لازم دارد. بنابراین اگر می‌خواهید کارهای مهم روزانه را انجام دهید ۲۰ دقیقه پیش از آن نوشیدنی کافئین‌دار خود را بنوشید. همچنین نوشیدن آب را فراموش نکنید زیرا بخش زیادی از احساس خستگی و حتی گشنگی روزانه شما به علت کم‌آبی بدنتان است. بنابراین در لحظاتی که به شدت خسته هستید یک لیوان آب بنوشید و به کارتان بازگردید.

۴۶. بین ۷ تا ۹ ساعت بخوابید

وقتی سن شما کم است با چند ساعت خواب انرژی لازم را به دست می‌آورید اما با افزایش سن این میزان استراحت کافی نیست و اگر کمتر از ۷ تا ۹ ساعت بخوابید به تدریج از انرژی روزانه‌تان کاسته می‌شود و تمرکز لازم را برای انجام امور به دست نمی‌آورید. سلامتی، تمرکز، خلاقیت و بهره‌وری بالا تنها در صورتی محقق می‌شوند که خواب شبانه کافی و باکیفیتی داشته باشید. همچنین این میزان استراحت از حجم استرس روزانه شما می‌کاهد.

۴۷. لیمو استشمام کنید

تحقیقات نشان می‌دهد که اگر عطر لیمو به مشام شما برسد هورمون ایجاد خلاقیت و انگیزه در ذهنتان فعال می‌شود و خطاهای ذهنی را کاهش می‌دهد. بنابراین می‌توانید در زمان‌هایی که احساس خستگی ذهنی می‌کنید برای جلوگیری از اتلاف وقت کمی از عطر لیمو استشمام کنید تا انرژی شما بازیابی شود.

۴۸. چرتی کوتاه بزنید

وقتی با حجم زیادی از کارها مواجه می‌شود یا کمی از آن‌ها را انجام می‌دهید و احساس خستگی می‌کنید حتما چرتی کوتاه بزنید. این استراحت مختصر مخصوصا در عصر باعث بازیابی انرژی، افزایش قدرت تمرکز و حافظه و کاهش استرس در شما می‌شود.

۴۹. هدف گذاری کنید

برای این‌که به نحو درستی زمان را مدیریت کنید باید برای اهدافتان برنامه‌ریزی کنید. بعضی از اهداف بلندمدت هستند و بعضی دیگر کوتاه‌مدت. طوری برنامه‌ریزی کنید که روزانه به اهداف کوتاه‌مدت خود دست پیدا کند و هر روز کمی از وقت خود را برای برنامه‌های بلندمدت صرف کنید.

۵۰. هفته پیش را مرور کنید

یکی از روش‌های مدیریت زمان این است که عملکرد هفته گذشته خود را مرور کنید. برای این کار باید مراحل زیر را انجام دهید.

• کارهای نصفه را به اتمام برسانید. به طور مثال اگر هفته گذشته در حال نظافت اتاق بودید و آن را نیمه‌کاره رها کردید در این مرحله نظافت کامل را انجام دهید. اگر کتابی را شروع کرده‌اید آن را تا آخر بخوانید یا به پایان فصل مشخصی برسانید و... .
• اکنون برنامه آینده خود را با مرور کارهای انجام شده و حذف کارهای غیرضروریی به‌روزرسانی کنید.
• در نهایت نوبت به خلاقیت می‌رسد. کارهای پیش‌رویتان را با کمی خلاقیت ساده‌تر کنید و در برنامه‌های خود قرار دهید.

51. «نه گفتن» را تمرین کنید

یکی از علت‌های افزایش حجم کاری این است که درخواست‌های دیگران را می‌پذیرید و از قدرت نه گفتن خود استفاده نمی‌کنید. در این حالت به کارهایی که درون برنامه گذاشته‌اید چند کار دیگر اضافه می‌شوند و نمی‌توانید مدیریت زمان انجام دهید.

همواره اگر با درخواستی مواجه شدید ابتدا شرایط خود را بسنجید و در صورت داشتن فرصت اضافه مسئولیت جدید را بپذیرید. اگر نه گفتن را تمرین نکنید دچار اضطراب‌های ناشی از کارهای زیاد می‌شوید و حتی از عهده انجام ساده‌ترین کارها برنمی‌آیید.

52. ارتباطات خود را قطع کنید

برنامه هفتگی را طوری تنظیم کنید که یک نصفه روز را فارغ از تمام کارهای روزانه باشید و با هیچ‌کدام از افراد مرتبط با کار ارتباط برقرار نکنید. در واقع همین یک روز مهارت های ارتباطی کاری را فراموش کنید. مثلا جمعه‌ها عصر را به گردش و همراهی با دوستان و اقوام اختصاص دهید و به تماس‌ها و پیام‌های کاری پاسخ ندهید. این استراحت چند ساعته ذهن شما را تازه می‌کند و باعث می‌شود که در هفته آینده کاملا با انرژی به ادامه کار خود بپردازید. اگر این استراحت‌های کوتاه را به هوای بهره‌وری بیشتر از برنامه حذف کنید بدون شک نتیجه عکس می‌گیرید و در طول هفته کمترین بازدهی را خواهید داشت.

53. با خودتان چانه بزنید

اگر حاضر نیستید کار مهمی را انجام دهید خودتان را مجاب کنید که حداقل ۵ دقیقه برای انجام آن کار زمان بگذارید. تحقیقات نشان می‌دهد که در بیشتر مواقع پس از ۵ دقیقه تمایل به ادامه کار پیدا می‌کنید. بسیاری از افراد به همین شیوه کل کارشان را انجام می‌دهند.

54. موانع را پیش‌بینی کنید

برخی از موانع را نمی‌شود پیش‌بینی کرد اما موانعی وجود دارند که از همان ابتدا مشخص هستند. برای این نوع از مشکلات از قبل برنامه‌ریزی داشته باشید. به طور مثال اگر می‌خواهید برای تمدید گذرنامه به سازمان مربوط به این کار مراجعه کنید شلوغ بودن آن از قبل قابل حدس است و احتمالا باید مدت زیادی را در صف بمانید. پس برای این مدت زمان برنامه‌ریزی کنید. به طور مثال فایل صوتی تدریس استادتان را گوش دهید یا به ایمیل‌ها و پیام‌های مهم پاسخ دهید.

55. برای کل روز برنامه ریزی داشته باشید

بدون برنامه‌ریزی درک نمی‌کنید که مدیریت زمان چیست. برای کل فعالیت‌های روزانه از قبیل کارهای مهم و غیرمهم برنامه‌یزی داشته باشید و تا حد امکان به این برنامه وفادار بمانید. البته گاهی شرایط غیرمنتظره به وجود می‌آید اما تلاش کنید که پس از هر وقفه دوباره به این برنامه بازگردید. داشتن برنامه‌ریزی روزانه می‌تواند به شما در رسیدن به اهدافتان مفید باشد.

۵۶. از تقوم آنلاین یا نرم‌افزارهای تقویمی استفاده کنید

روی تقویم‌های آنلاین مانند Google Calender تمامی جلسات، یادآوری‌ها و اتفاقات مهم را یادداشت کنید تا هرگز از کار مهمی عقب نمانید.

این تقویم‌ها با یادآوری‌هایی که روی آن‌ها تنظیم می‌کنید به شما در بهبود مدیریت زمانتان کمک می‌کنند.

۵۷. نهایتا ۳ کار مهم تعیین کنید

اگر در برنامه روزانه یا چک لیست خود فعالیت‌های مهم و زمان‌بر زیادی بگنجانید این برنامه اثربخش نخواهد بود و انرژی و توان هیچ‌کدام از کارها را نخو اهید داشت. به طوری که در پایان روز حتی یکی از این فرایندها را از فهرست خود خط نمی‌زنید. برای این‌که برنامه‌ریزی دقیق و واقع‌بینانه‌ای داشته باشید حداکثر ۳ کار مهم را در برنامه روزانه یادداشت کنید. همچنین استفاده از جدول مدیریت زمان می‌تواند روشی بسیار موثر برای رسیدن به نتایج مطلوب شما باشد.

58. فعالیت‌های بزرگ و پیچیده را بشکنید

وقتی کاری بسیار حجیم پیش رویتان است امکان دیدن انتهای آن وجود ندارد. برای این‌که برنامه‌ریزی درست‌تری داشته باشید و بهتر دریابید که مدیریت زمان چیست این پروژ‌های سنگین را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم کنید. به طور مثال فرض کنید که تصمیم به نوشتن کتابی می‌گیرید. مسلما این کار فرایندی طولانی و دشوار دارد. برای این‌که آن را به اتمام برسانید لازم است فصل‌های کتاب را مشخص کنید و برای نوشتن هر فصل زمان‌بندی کنید. به این ترتیب به صورت حدودی پایان کار را حس می‌زنید.

59. فوریت مشخص کنید

برای انجام تمامی کارها فوریت مشخص کنید و تعیین کنید که دقیقا زمان پایان آن چه وقتی خواهد بود. حتی گاهی این فوریت را جلوتر از زمان اصلی تعیین کنید. به طور مثال اگر قرار است پروژه‌ای را تا روز شنبه تحویل دهید به خودتان تا آخر روز پنج‌شنبه برای تکمیل آن فرصت دهید. این کار در شما کمی استرس مفید ایجاد می‌کند و باعث می‌شود که سرعت عملتان را بالا ببرید و به جای اهمال‌کاری زمان باقی‌مانده را مدیریت کنید.

60. کمال گرایی را کنار بگذارید

کمال‌گرایی می‌تواند باعث اضطراب شدید، احساس ناامیدی و شرم و در نهایت افسردگی شود. دست از تلاش برای عالی بودن بردارید. این فقط یک تصور اشتباه است و هرگز رنگ واقعیت نمی‌گیرد. تلاش خودتان را بکنید و از اهمال‌کاری بپرهیزید. تنها نکته مهم ماندن در مسیر اهداف و ادامه دادن است. بنابراین نیازی نیست که به عالی‌ بودن بیندیشید.

61. درست تصمیم گیری کنید

یکی از مهم‌ترین مهارت‌های مربوط به مدیریت زمان این است که بدانید تصمیم گیری چیست و برای اولویت‌بندی کارهای روزانه خود تصمیم درست بگیرید.

یادگیری انواع تصمیم گیری در مدیریت و زندگی باعث می‌شود که به سرعت کارهای اصلی را انجام دهید و زمان خود را بیهوده تلف نکنید.

62. حواستان به مسیر باشد

این طبیعت انسان است که گاهی باانگیزه به انجام امور بپردازد و گاهی حوصله انجام هیچ‌کاری را نداشته باشد. اگر می‌خواهید زمانتان را مدیریت کنید و به هدف‌ها برسید باید با چالش‌های بی‌حوصلگی مقابله کنید و هربار که میل به عقب‌انداختن کاری دارید بخش کوچکی از آن را انجام دهید. همان‌طور که در تکنیک ۵ دقیقه گفتیم مطمئن باشید که ادامه راه آسان‌تر از چیزی است که تصور می‌کنید.

63. بر استرس خود غلبه کنید

افزایش حجم کارهای انجام نشده باعث بروز استرس در شما می‌شود. تشخیص دهید در این موقعیت‌ها چه چیزی باعث کاهش استرس شما و بازگشتتان به مسیر می‌شود. فرض کنید انتخاب شما این است که برای دوری از استرس به یکی از دوستانتان زنگ بزنید. اما ناگهان می‌بینید که مدت زمان مکالمه به‌قدری طولانی شده است که از برنامه عقب ماندید. این مسئله نشان می‌دهد که راه درستی برای غلبه بر استرس انتخاب نکرده‌اید. به طور کلی برای بازیابی آرامش می‌توانید به موسیقی گوش دهید، ورزش کنید یا مدت کوتاهی را به استراحت بپردازید.

موانع مدیریت زمان چیست؟

مدیریت کردن زمان فقط ثبت زمان‌های انجام کار نیست. کسی که می‌داند مدیریت زمان چیست با تغییر عادت‌های روزانه بهره‌وری خود را افزایش می‌دهد و در طول انجام کارها متمرکز باقی می‌ماند. همچنین چنین فردی با ویژگی‌های شخصیتی خود آشنایی دارد و به طرزی هنرمندانه وظایفش را می‌چیند. با این حال باید بپذیریم که مدیریت زمان با وجود موانع پیش‌رو کار ساده‌ای نیست اما اگر به این موانع آگاهی داشته باشید می‌توانید با کمک تکنیک‌هایی که در بالا به آن‌ها اشاره کردیم همچنان در مسیر اهداف خود باقی بمانید. مشکلات راه این مهارت عبارت‌اند از:

• تعداد وظایف زیاد در برنامه روزانه: پیش از این اشاره کردیم که در برنامه روزانه نهایتا سه کار مهم قرار دهید. افرادی که تعداد زیادی از کارهای زمان‌بر را در یک روز می‌گنجانند معمولا در مدیریت زمان ناتوان هستند و به بیشتر کارهای داخل برنامه نمی‌رسند.
• وجود انواع عوامل حواس پرتی: بزرگ‌ترین دشمن مدیریت زمان، وجود عوامل حواس پرتی است. تماس‌های تلفنی، قرارهای از پیش تعیین نشده و از بین رفتن تمرکز با کوچک‌ترین مسائل در صدر موانع کنترل زمان هستند. کارکردن هم مانند رانندگی است. هرچه بیشتر روی کارتان متمرکز شوید اثربخشی آن افزایش می‌یابد.
  
• عدم اولویت‌بندی درست: مانع بعدی برای رسیدن به کارها عدم اولویت‌بندی صحیح وظایف است. همان‌طور که در تکنیک آیزنهاور مشاهده کردیم برای مدیریت زمان باید کارهای خود را اولویت‌بندی کنید و طبق ترتیبی که از این ماتریس به دست می‌آورید به تک تک فعالیت‌های خود بپردازید.
• به تعویق انداختن‌های مداوم: یکی از متداول‌ترین موانع مدیریت زمان این است که کارها را به تعویق بیندازید. وقتی کار امروز را برای فردا می‌گذارید هم، اکنون را از دست می‌دهید و هم فردا را. به یاد داشته باشید که به تعویق انداختن کار فعلی مجبورتان می‌کند که کار بعدی را هم به تعویق بیندازید.
  

  

• ترس از شکست: وقتی از انجام کاری می‌ترسید دو اتفاق رخ می‌دهد. اتفاق اول این است که آن را به تعویق می‌اندازید و اتفاق دوم این است که تا وقتی آن را انجام ندهید فکرتان درگیرش خواهد ماند و انرژی زیادی را از دست می‌دهید. واقعیت این است که انرژی لازم برای انجام آن کار به مراتب کمتر از انرژی بیهوده‌ای است که صرف فکرکردن به آن می‌کنید.
• عدم سازماندهی: در محیط‌های کاری اغلب موانع اصلی مدیریت زمان عدم سازماندهی کارها و تفویظ اختیارهای نادرست است. وقتی افراد مناسبی برای کار خاصی منصوب نکنید هرگز نمی‌توانید زمان را مدیریت کنید و به اهداف سازمانی برسید.
  

  

• عدم تفکر استراتژیک: در مواجهه با انبوهی از کارها و مشکلات حل نشده نیاز دارید که تفکر استراتژیک داشته باشید و به مسئولیت‌ها از نگاه جامع‌تری بنگرید. اگر این نگاه را نداشته باشید کارهای غیرضروری را در اولویت قرار می‌دهید و کارهای ضروری را به آینده موکول می‌کنید. همچنین در برون‌سپاری فرایندهای درست دچار اشتباه می‌شوید و دوباره‌کاری‌ها توان مدیریت زمان را از شما می‌گیرد.
• ناتوانی در نه گفتن: عدم شهامت در نه گفتن به دیگران یکی دیگر از موانع مدیریت ساعات است و گاهی مشکلات جدی در روند کار شما به وجود می‌آورد. هروقت کسی از شما درخواستی کرد ابتدا فکر کنید که چقدر وقت دارید و کار درخواستی چقدر زمان نیاز دارد. سپس تصمیم بگیرید که آن را بپذیرید یا خیلی راحت رد کنید.
  

  

• بی‌انگیزگی: گاهی زمان کافی برای انجام کار را دارید اما بی‌انگیزه هستید و ترجیح می‌دهید انجامش ندهید. بی‌انگیزگی احساسی رایج است و برای غلبه بر آن باید به بخش جذاب کار بیندیشید. حتی اگر کاری سراسر دشوار است به حس خوب پس از اتمام آن فکر کنید تا انگیزه کافی برای انجامش داشته باشید.
• پذیرش بیش از حد: گاهی بدون این‌که بدانید مدیریت زمان چیست، با اشتیاق کاری را قبول می‌کنید اما در اواسط انجام کار متوجه می‌شوید که حجم آن بیشتر از حد تصور شما بوده است و نمی‌توانید به موقع آن‌ را تحویل دهید. برای رفع این‌گونه موانع بهتر است پیش از پذیرش هر مسئولیتی به‌طور دقیق درباره کار اصلی خود تحقیق کنید و زمان مورد نیاز آن را بسنجید.
• کمبود استراحت: بعضی وقت‌ها فشار کاری باعث می‌شود خواب کمتری داشته باشید یا برای صرفه‌جویی در وقت از زمان استراحت خود بکاهید. اما اگر بدانید که واقعا مدیریت زمان چیست هرگز از این روش استفاده نمی‌کند زیرا کمبود استراحت بهره‌وری شما را به شدت کاهش می‌دهد و عملکرد موفقی نخواهید داشت.
  

  

• عدم تفویض اختیار: اگر توانایی تفویض اختیار نداشته باشید تمامی کارهای سخت و پیچیده را خودتان برعهده می‌گیرید و نمی‌توانید زمان را کنترل کنید. در صورتی که این روند ادامه پیدا کند با کوهی از کارهای عقب‌مانده مواجه خواهید شد.
• برنامه‌ریزی سفت و سخت: گاهی برنامه‌ریزی خیلی سفت و سخت نتایجی مشابه عدم سازماندهی را به همراه می‌آورد. حتی اگر بهترین برنامه را ریخته باشید باز هم وقفه‌هایی به وجود می‌آیند و اگر برنامه شما فاقد انعطاف باشد همه چیز بهم می‌خورد. همواره در حین برنامه‌ریزی باید برای وقفه‌های غیرمنتظره آمادگی داشته باشید و احتمالات را در نظر بگیرید. در غیر این صورت خیلی زود از مدیریت زمان و اهدافتان ناامید می‌شوید.

تعریف مدیریت زمان در کتاب تفکر و سبک زندگی پایه هفتم

در کتاب «تفکر و سبک زندگی» پایه هفتم مبحثی عنوان شده است که دانش‌آموزان کلاس با هم‌اندیشی در نهایت سه تعریف کلی را می‌آموزند:

• تعریف مدیریت زمان
• تعریف هدف
• اهمیت برنامه‌ریزی در مدیریت زمان

نرم افزار مدیریت زمان

پیشرفت تکنولوژی به ما این اجازه را داده است که با استفاده از نرم‌افزارهای مخصوص، دریابید که مهارت مدیریت زمان چیست و آن را در خود پرورش دهید.

اگر ازجمله افرادی هستید که خیلی زود حواستان پرت می‌شود یا در پایان روز بدون این‌که به کارهایتان برسید از گذر زمان تعجب می‌کنید این اپلیکیشن‌ها می‌توانند به شما کمک کنند.

این‌که بهترین نرم‌افزار کدام است کاملا به خود شما بستگی دارد. برنامه مناسب یعنی در عین حال که به چالش کشیده می‌شوید به تمام برنامه‌های خود برسید.

10 اپلیکیشن مدیریت زمان

تاکنون صدها ابزار و نرم‌افزار برای مدیریت کردن زمان به وجود آمده‌اند. ما در اینجا به ۱۰ مورد از کاربردی‌ترین اپلیکیشن‌ها می‌پردازیم.

۱. نرم افزار Notion

در پلتفرم نوشن امکان انجام کارهای مختلفی را دارید. به طور مثال با استفاده از نوشن می‌توانید با همکاران و دوستان مطالبی را به اشتراک بگذارید، مستندسازی و یادداشت‌برداری کنید و یک منبع اطلاعاتی برای اعضای گروه خود تشکیل دهید.

همچنین می‌توانید به جای نوشتن فهرست کارها (to-do-list) در این این نرم‌افزار فعالیت‌های آتی را ثبت کنید و پس از اتمام، آن‌ها را خط بزنید. این کار کمک می‌کند که بدانید مدیریت زمان چیست و کارهایتان را مطابق برنامه پیش ببرید.

• لینک نسخه اندروید نرم‌افزار Notion: «+»
• لینک نسخه iOS نرم‌افزار Notion: «+»
• لینک نسخه دسکتاپ Notion: «+»

2. نرم افزار Forest

فارست یکی از خلاقانه‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت زمان است. در واقع برای استفاده از این اپلیکیشن نیازی نیست که بدانید مدیریت زمان چیست. همان‌طور که پیش از این گفتیم پیام‌های موبایل از جمله عواملی هستند که تمرکز شما را کاهش می‌دهند. طرز کار این اپلیکیشن به این صورت است که اگر در زمان مشخصی روی کار خود متمرکز شوید و به سمت گوشی موبایل نروید یک درخت مجازی برایتان ساخته می‌شود. اما اگر سراغ گوشی بروید درخت از بین می‌رود. همان‌طور که از اسم این نرم‌افزار مشخص است شما می‌توانید با تمرین تمرکز جنگلی تخیلی بسازید. این جنگل نماد قدرت تمرکز شما خواهد بود.

جالب است بدانید که اگر رکورد خاصی را در این اپلیکیشن ثبت کنید و تعداد درخت‌هایتان به عدد خاصی برسد گروهی از افراد از طرف شما یک درخت واقعی در طبیعت خواهند کاشت. در واقع این اپلیکیشن به شما انگیزه کافی برای مدیریت زمان و همچنین حفظ محیط زیست می‌دهد.

• لینک نسخه اندروید نرم‌افزار Forest: «+»
• لینک نسخه iOS نرم‌افزار Forest: «+»
• لینک نسخه دسکتاپ Forest: «+»

۳. نرم افزار Freedom

یکی از عوامل از دست دادن زمان مفید چرخ زدن در شبکه‌های اجتماعی و سایت‌های دلخواهتان است. برای این‌که بازدهی خود را بالا ببرید و بهتر درک کنید که مدیریت زمان چیست این سایت‌ها و شبکه‌ها را تا زمان مد نظرتان مسدود کنید.

نرم‌افزار Freedom این امکان را به شما می‌دهد که طی انجام فرایندهای مهم روزانه این وبسایت‌ها و اپلیکیشن‌ها را ببندید و در پایان کار مجددا باز کنید.

• لینک نسخه اندروید نرم‌افزار Freedom: «+»
• لینک نسخه iOS نرم‌افزار Freedom: «+»
• لینک نسخه دسکتاپ Freedom: «+»

۴. نرم افزار MyLifeOrganized (MLO)

این نرم‌افزار فهرست کارهای شما را براساس اولویت انجامشان نشان می‌دهد و کمک می‌کند که نظارت خوبی بر عملکرد خود داشته باشید. با وجود تنوع زیاد این نوع نرم‌افزارها عملکرد این اپلیکیشن رضایت درصد زیادی از کاربران را به خود جلب کرده است.

• لینک نسخه اندروید نرم‌افزار MLO: «+»
• لینک نسخه iOS نرم‌افزار MLO: «+»
• لینک نسخه دسکتاپ MLO: «+»

5. نرم افزار 1Password

یکی از دغدغه‌های بیشتر ما این است که رمز عبور خود را در وبسایت‌های گوناگون به یاد بیاوریم. با فراموشی این رمزها وقت زیادی را برای بازیابی آن تلف می‌کنیم. نرم افزار 1Password اپلیکیشن پایگاه داده‌ای رمزگذاری شده‌ای است که می‌توانید برای مدیریت زمان، تمامی رمزهای عبور را همراه با وبسایت آن‌ها یادداشت کنید.

این کار علاوه بر صرفه‌جویی در زمان این امکان را برایتان به وجود می‌آورد که با خیال راحت از رمزهای مختلف استفاده کنید.

• لینک نسخه اندروید نرم‌افزار 1Password: «+»
• لینک نسخه iOS نرم‌افزار 1Password: «+»
• لینک نسخه دسکتاپ 1Password: «+»

6. نرم افزار Alarmy

اگر صبح‌ها زودتر از قبل بیدار شوید وقت کافی برای آماده شدن دارید و بدون استرس و هیجان به برنامه‌های روزانه می‌رسید. اپلیکیشن آلارمی همان زنگ ساعت است با این تفاوت که به راحتی بقیه برنامه‌ها خاموش نمی‌شود و اگر صبح هوس خواب مجدد به سرتان بزند قبل آن باید چند چالش را حل کنید تا در نهایت آلارم قطع شود. از جمله این چالش‌ها می‌توانیم به بازی‌های ذهنی، سوالات ریاضی، گرفتن عکس و... اشاره کنیم. پس از حل این چالش‌ها به طور کامل بیدار می‌شوید و به کارهایتان می‌رسید.

• لینک نسخه اندروید نرم‌افزار Alarmy: «+»
• لینک نسخه iOS نرم‌افزار Alarmy: «+»

7. نرم افزار Focus@Will

این نرم‌افزار بسیار جالب علوم اعصاب را با موسیقی ترکیب می‌کند تا بهره‌وری شما را افزایش دهد. به گفته سازندگان این نرم‌افزار استفاده از Focus@Will می‌تواند تا ۴۰۰ درصد تمرکز شما را افزایش دهد. این اپلیکیشن برای کسانی مفید است که هنگام مطالعه دروس تمرکز کافی ندارند و نمی‌دانند مدیریت زمان چیست. همچنین برای افراد مایل به گریز از کار برنامه‌ای بسیار کاربردی است.

• لینک نسخه اندروید نرم‌افزار Focus@Will: «+»
• لینک نسخه iOS نرم‌افزار Focus@Will: «+»
• لینک نسخه دسکتاپ Focus@Will: «+»

8. نرم افزار Habitica

داشتن عادت‌های خوب باعث می‌شود که ساعت‌های زیادی را ذخیره کنید و نگذراید که زمان‌های مفیدتان به هدر بروند. این که بهره‌وری شما چقدر است و تا چه حد درک کنید که مدیریت زمان چیست کاملا به عادت‌های شما بستگی دارد.

مسئله این است که هیجان عادت جدید پس از مدت کوتاهی از بین می‌رود و اگر در پیاده‌سازی آن پشتکار کافی نداشته باشید نمی‌توانید با عادت‌های قبلی جایگزینش کنید.

اینجاست که نرم‌افزار Habitica کارایی خود را نشان می‌دهد. شما باید در این اپلیکیشن هدف‌ها، عادت‌ها و فهرستی از کارهای مرتبط با هدف‌هایتان را وارد کنید. اگر با این نرم‌افزار پیش بروید با ارائه جایزه‌ها و جریمه‌ها می‌آموزید که مدیریت زمان چیست.

• لینک نسخه اندروید نرم‌افزار Habitica: «+»
• لینک نسخه iOS نرم‌افزار Habitica: «+»

9. نرم افزار Quire

این اپلیکشن یکی از بهترین ابزارها برای مدیریت زمان در کارهای گروهی است و برای همکاری و به اشتراک گذاشتن اطلاعات کاربرد زیادی دارد. در این نرم‌افزار با توجه به ترجیح خود و گروهتان برنامه زمانی مناسبی تدوین می‌کنید.

• لینک نسخه اندروید نرم‌افزار Quire: «+»
• لینک نسخه iOS نرم‌افزار Quire: «+»
• لینک نسخه دسکتاپ Quire: «+»

10. نرم افزار Dropbox

این نرم‌افزار در فهرست بهترین پلتفرم‌هایی است که می‌آموزد مدیریت زمان چیست و به شما اجازه دسترسی به سیستم از طریق هر دستگاه هوشمند دیگری را می‌دهد. این اپلیکیشن رایگان است و در مقایسه با بقیه پلتفرم‌ها کاربری ساده‌تری دارد. همچنین می‌توانید از دراپ باکس برای اشتراک‌گذاری اطلاعات بین اعضای گروه نیز استفاده کنید.

• لینک نسخه اندروید نرم‌افزار Dropbox: «+»
• لینک نسخه iOS نرم‌افزار Dropbox: «+»
• لینک نسخه دسکتاپ Dropbox: «+»

بهترین نرم افزار مدیریت زمان چیست؟

در میان تمامی نرم‌افزارهایی که معرفی کردیم نرم افزار Focus@Will از نظر تکنولوژی و روش مدیریت زمان بهتر است. البته شما می‌توانید چند نمونه از اپلیکیشن‌های بالا را امتحان کنید و با مناسب‌ترین برنامه کار کنید.

کتاب مدیریت زمان

در کنار دوره‌های آموزشی کتاب‌های مدیریت زمان نیز توضیح می‌دهند که مدیریت زمان چیست. همچنین نکات بسیار مفیدی برای افزایش بهره‌وری روزانه و سازماندهی امور ارائه می‌کنند. در ادامه به معرفی برخی از بهترین کتاب‌های این حوزه می‌پردازیم.

1. کتاب Deep Work

این کتاب که نسخه فارسی آن با نام «کار عمیق» موجود است به قوانین تمرکز در کسب وکار برای موفقیت در این دوران پر از شلوغی و هیاهو می‌پردازد. این کتاب شامل دو بخش است که در بخش اول آن «کال نیوپورت» (Cal Newport) سه ایده در جهت رشد و توسعه کاری ارائه کرده است و در بخش دوم به تعریف ۴ قانون برای مدیریت زمان و دوری از حواس‌پرتی پرداخته است که این ۴ قانون عبارت‌اند از:

• عمیق کار کنید.
• سررفتن حوصله‌تان را بپذیرید.
• رسانه‌های اجتماعی را ترک کنید.
• کم‌عمقی را کاهش دهید.

در فصل آخر نیز مطالب این دو بخش را نتیجه‌گیری می‌کند.

۲. کتاب Getting Things Done

کتاب «سامان دادن کارها» اثری انگیزشی از «دیوید الن» (David Allen) است که روشی خلاقانه و جدید برای ساماندهی امور ارائه داده است. این روش با نام بهره‌وری بدون استرس (GTD) متدی ابداعی برای مدیریت زمان است و تمرکز اصلی آن روی بیرون راندن دغدغه‌های ذهنی انسان است. دیوید الن فلسفه مدیریت زمان را به پنج گام ساده تقسیم کرده است:

1. ثبت کردن: تمامی فعالیت‌های کاری و غیرکاری را جایی یادداشت کنید.
2. شفاف‌سازی: کارهای نوشته شده را با دقت بررسی کنید و فعالیت‌های غیرممکن را حذف کنید. فعالیت‌هایی که کمتر از دو دقیقه به زمان نیاز دارند در لیست بمانند. آن‌هایی را که به زمان بیشتری نیاز دارند همین حالا انجام دهید.
3. برنامه‌ریزی: همه موارد مورد نیاز برای تکمیل فرایندهای آینده را به کارهای قبلی اضافه کنید و برای همه آن‌ها برنامه بریزید.
4. اندیشیدن: به برنامه‌ نوشته شده در فرصتی دیگر نگاهی بیندازید تا راه بهبود آن را دریابید. همچنین با تکمیل فرایندها برنامه را به‌روزرسانی کنید.
5. عمل کردن: کارهایتان را با اعتماد به نفس انجام دهید.

3. کتاب 168Hours

کتاب «۱۶۸ ساعت» چارچوبی برای برنامه‌ریزی روزانه تعیین می‌کند که مطابق آن زمان کافی برای انجام امور مهم روزانه خواهید داشت. نویسنده این اثر، «لورا وندرکام» (Laura Vanderkam) معتقد است که بیشتر از حد تصوراتان زمان دارید و شما را برای برنامه‌ریزی درست هفتگی به چالش می‌کشد. مهم‌ترین بخش این کتاب جایی است که ساختار زمان را در محیط کار و خانه نشان می‌دهد و توضیح می‌دهد که مدیریت زمان چیست. این اثر خلاصه‌ای از نحوه استفاده درست از زمان محدود و افزایش اثربخشی آن است.

4. کتاب The 80/20 Principle

اصل 80/20 بر این قاعده استوار است که با کمترین تلاش به بیشترین آورده برسید. قانون ۸۰ /۲۰ یعنی ۸۰ درصد نتایج از ۲۰ درصد تلاش‌ها حاصل می‌شوند. با توجه به این قانون کلید موفقیت همیشه کارکردن نیست بلکه باید بیشترین انرژی را روی ۲۰ درصد مهم‌ترین وظایف متمرکز کنید. در صورتی که از این قانون پیروی کنید علاوه بر مدیریت زمان، هزینه‌ها را کاهش می‌دهید و پول و مشتری بیشتری را جذب می‌کنید.

بخش اول کتاب به ایده‌های عمیقی می‌پردازد که در مفاهیم علمی، تاریخی و دانشگاهی نهفته‌اند. بخش میانی درباره کاربرد قانون 80/20 در میان سازمان‌ها و به‌کارگیری استراتژی‌های ساده برای جذب مشتری و افزایش درآمد توضیح می‌دهد. در نهایت در بخش پایانی کتاب نحوه کاهش اتلاف وقت، بازیابی زمان آزاد و عملکردی اثربخش در تمام جوانب زندگی را می‌آموزد.

5. کتاب The 7 Habits

کتاب «The 7 Habits of Highly Effective People» یکی از محبوب‌ترین آثار در حوزه مدیریت زمان است. این کتاب کلاسیک به عادت‌هایی اشاره می کند که در تمامی افراد خلاق و موفق مشترک هستند و آن ها را از بقیه مردم جامعه متمایز می‌کنند. این ۷ عادت در زیر آمده‌اند.

1. فعال بودن
2. در نظر گرفتن نتیجه هر تفکر
3. قراردادن اولین کارها در اولویت اول
4. داشتن تفکر برد ـ برد
5. ابتدا درک کردن و سپس درک شدن
6. هم‌افزایی (سینرژی)
7. صرف زمان برای بازگشت انرژی

با مطالعه این کتاب می‌آموزید که چطور حتی یک دقیقه را هدر ندهید و از همه زمان روزانه خود به بهترین شکل استفاده کنید.

6. کتاب مدیریت زمان نرگس شفیعی

این کتاب در میان کتاب‌های ده‌جلدی «مدیر بیست دقیقه‌ای» قرار دارد و نویسنده در آن روی مدیرانی متمرکز است که در برنامه‌ریزی مدیریت زمان روزانه خود احساس ضعف می‌کنند و می‌خواهند از فشار کاری رهایی یابند. این کتاب در ۶ فصل نوشته شده است که نام آن‌ها در زیر آمده است.

1. چرا باید زمان خود را مدیریت کنید؟
2. خود را ارزیابی کنید.
3. برنامه‌ای طراحی کنید.
4. برنامه خود را اجرا کنید: محدوده‌بندی زمان
5. مسیر خود را در برنامه حفظ کنید.
6. خود را مجددا ارزیابی کنید.

جمع بندی

پرورش مهارت مدیریت زمان، ظرفیت‌ و توان شما را برای انجام کارهایتان بالا می‌برد و با هر کاری که به اتمام می‌رسانید اعتماد به نفس بیشتری برای ادامه فعالیت‌ها را به دست می‌آورید. در این مطلب درباره اهمیت این مهارت صحبت کردیم و تکنیک‌های زیادی برای تقویت آن ارائه دادیم. همچنین گفتیم که بهترین نرم‌افزارها و کتاب‌ها برای یادگیری مهارت مدیریت زمان چیست. شرکت در دوره‌های آموزشی مدیریت زمان، استفاده از اپلیکیشن‌های کاربردی و مطالعه کتاب همراه با تمرین کمک می‌کند که از زمان روزانه خود به بهترین نحو استفاده کنید و تعادل خوبی میان کار و زندگی خود شکل دهید.