تابع PROPER در اکسل – فرمول، نحوه استفاده و تفاوت با UPPER و LOWER

تابع PROPER یکی از توابع متنی اکسل است که حرف اول هر کلمه در یک متن را به حرف بزرگ و بقیه حرف‌ها را به حروف کوچک تغییر می‌دهد. برخلاف تابع UPPER و تابع LOWER که همه حروف یک متن را به حروف بزرگتر یا کوچک‌تر تبدیل می‌کنند، تابع PROPPER فقط حرف اول هر کلمه را در رشته متنی تغییر می‌دهد. این تابع در استاندارد کردن اطلاعاتی که از منابع خارجی به جدول اکسل وارد می‌کنیم، کابرد دارد. همچنین با استفاده از آن ظاهر گزارش‌ها به زبان‌های دیگر یکسان و خوانا می‌شود. در این مطلب از مجله فرادرس ابتدا فرمول‌نویسی با تابع PROPER در اکسل را همراه چهار مثال مختلف یاد می‌گیریم. سپس به شکل دقیق‌تری تفاوت آن با تابع UPPER و تابع LOWER را توضیح می‌دهیم.

ساختار کلی فرمول تابع PROPER در اکسل

فرمول تابع PROPER در اکسل بسیار ساده است و فقط یک آرگومان اجباری دارد.

=PROPER(text)

در این فرمول آرگومان text همان عبارت متنی است که می‌خواهیم حرف اول هر کلمه آن را (غیر از فارسی) بزرگ کنیم. احتمال ایجاد مشکل هنگام کار با تابع PROPER بسیار کم است. اما برای استانداردسازی‌های پیشرفته‌تر نیاز به یادگیری سایر توابع اکسل نیز داریم. بنابراین پیشنهاد می‌کنیم علاوه بر مطالعه ادامه مطلب، فیلم آموزش استفاده از توابع و فرمول‌نویسی اکسل در فرادرس را نیز مشاهده کنید.

روش استفاده از تابع PROPER در اکسل

با رعایت اصول فرمول‌نویسی اکسل و آشنایی با کارکرد سایر توابع می‌توانیم کارهای جذابی را با تابع PROPER انجام دهیم. در این بخش چهار کاربرد متداول و روش فرمول‌نویسی با تابع PROPER به شرح زیر را توضیح می‌دهیم.

1. فرمول‌نویسی ساده در یک سلول
2. فرمول‌نویسی در یک محدوده سلول
3. فرمول‌نویسی ترکیبی در دو سلول جداگانه
4. فرمول‌نویسی برای تغییر حروف بخشی از متن

در ادامه بحث با مثال‌هایی ساده اصول اولیه و ترفندهای فرمول‌نویسی با تابع PROPER در اکسل را یاد می‌گیریم.

فیلم آموزش ترفندهای کاربردی در اکسل Excel + گواهینامه در فرادرس

کلیک کنید

مثال ۱: فرمول‌نویسی ساده در یک سلول

برای درک بهتر کار با این تابع ابتدا با مثال‌های ساده، تفاوت آن در متن‌های مختلف شامل عدد و علائم نگارشی را توضیح می‌دهیم. همان‌طور که در جدول زیر مشخص است، تابع PROPER حروف اول هر کلمه از اولین عبارت متنی نوشته شده در جدول را تغییر می‌دهد. در متن‌های دوم و سوم هم اولین حرف بعد از اعداد و علائم نگارشی را بزرگ می‌کند و بقیه عبارت را به حروف کوچک تغییر می‌دهد. اما علائم نگارشی و اعداد بدون تغییر باقی می‌مانند.

در هر یک از این مثال‌ها، فرمول‌نویسی با تابع PROPER را از طریق ارجاع به یک سلول مشخص انجام دادیم. یعنی اینکه فرمول نمونه را به شکل زیر نوشتیم.

=PROPER(A2)

یک روش دیگر فرمول‌نویسی با این تابع نوشتن دقیق متن در آرگومان text است. در صورت انتخاب این روش لازم است متن را داخل علامت گیومه " " بنویسیم.

=PROPER("this is a TITLE, but not Title Case")

مثال ۲: فرمول‌نویسی در یک محدوده سلول

اگر تعداد عبارت متنی زیادی در جدول اکسل داریم، بهترین کار ارجاع دادن به محدوده سلول‌ها در فرمول است. در این حالت که در نسخه‌های جدید ۲۰۲۱ و اکسل ۳۶۵ اجرا می‌شود، به‌جای آرگومان text در فرمول، آدرس یک محدوده سلول را می‌نویسیم. به این شکل سرعت کار بالاتر می‌رود.

به‌عنوان مثال در جدول زیر، کافی است در اولین سلول، A2، فرمول =PROPER(A2:A5) را بنویسیم و دکمه ENTER را بزنیم. با این کار فرمول به‌صورت خودکار در همه ردیف‌های دیگر اجرا می‌شود.

مثال ۳: فرمول‌نویسی ترکیبی در دو سلول جداگانه از جدول

یکی از روش‌های جالب فرمول‌نویسی با تابع PROPER در اکسل ترکیب دو عبارت متنی در دو سلول کنار یکدیگر و تبدیل هم‌زمان حروف اول آن‌ها است. به‌عنوان مثال در جدول زیر اسم و فامیل چند فرد را در دو ستون جداگانه داریم.

برای نوشتن هم‌زمان اسم و فامیل‌ها در یک سلول و تبدیل حرف اول کلمات به حرف بزرگ فرمول زیر را برای اولین ردیف می‌نویسیم.

=PROPER(A2&" "&B2)

در این فرمول ابتدا عملگر & متن موجود در دو سلول را به هم می‌چسباند. همچنین علامت " " یک فاصله خالی بین آن‌ها قرار می‌دهد. سپس تابع PROPER حروف اول هر کلمه را به حرف بزرگ تبدیل می‌کند.

نتیجه نهایی به شکل تصویر زیر درمی‌آید.

مثال ۴: تغییر حروف بخشی از متن

بعضی مواقع می‌خواهیم فقط بخش خاصی از عبارت متنی را با حروف بزرگ بنویسیم. در این حالت نیاز است تابع PROPER را همراه با سایر توابع در فرمول استفاده کنیم. به‌عنوان مثال در جدول زیر اسامی چند فرد و ایالت محل سکونت آن‌ها را داریم. در این جدول نام ایالت‌ها با حروف کوچک نوشته شده است.

حال می‌خواهیم اولین حرف از نام اسامی افراد را با حروف بزرگ بنویسیم. اما تمام حروف مربوط به نام ایالت با حروف بزرگ باشد. در این حالت فرمول‌نویسی در نسخه‌های جدید و قدیم اکسل کمی متفاوت است.

فرمول‌نویسی در نسخه‌های جدید اکسل

نسخه اکسل ۳۶۵ دو تابع جدید به نام تابع TEXTBEFORE و تابع TEXTAFTER دارد که فرمول‌نویسی را ساده‌تر می‌کند. بنابراین برای مثال مورد نظر فرمول زیر را می‌نویسیم.

=PROPER(TEXTBEFORE(A2:A5, ",")) &","& UPPER(TEXTAFTER(A2:A5, ","))

در این فرمول هر بخش به شکل زیر عمل می‌کند.

1. ابتدا TEXTBEFORE(A3:A27, ",") همه متن‌ها در محدوده سلول‌های A3:A5 که قبل از علامت کاما , قرار دارند را جدا می‌کند. این عبارت‌ها همان نام افراد هستند.
2. تابع PROPER اولین حرف اسامی استخراج شده توسط تابع TEXTBEFORE را به حروف بزرگ تبدیل می‌کند.
3. در بخش TEXTAFTER(A3:A27, ",") تابع TEXTAFTER همه متن‌های بعد از علامت کاما , را جدا می‌کند. این عبارت‌ها همان مخفف نام ایالت سکونت افراد هستند.
4. تابع UPPER همه حروف متن‌های استخراج شده توسط تابع TEXTAFTER را بزرگ می‌کند.
5. در مرحله آخر هم با نوشتن عبارت &","& اسامی تغییر یافته و نام ایالت با یکدیگر ترکیب می‌شوند.

با نوشتن فرمول در اولین سلول و فشردن دکمه ENTER نتیجه در سایر سلول‌ها نیز اجرا می‌شود.

نتیجه نهایی به شکل تصویر زیر است.

فرمول‌نویسی در نسخه‌های قدیمی اکسل

اما در نسخه‌های قدیمی اکسل، فرمول کمی پیچیده‌تر است و به شکل زیر نوشته می‌شود.

=PROPER(LEFT(A3, FIND(",", A3))) & UPPER(RIGHT(A3, LEN(A3) - FIND(",", A3)))

در این فرمول هر بخش به شکل زیر عمل می‌کند.

1. ابتدا تابع FIND در فرمول FIND(",", A3) علامت کاما را در عبارت پیدا می‌کند.
2. تابع LEFT در فرمول LEFT(A3, FIND(",", A3)) اسامی قرار گرفته در کنار علامت کاما را برمی‌گرداند.
3. تابع PROPER حروف اول اسامی را به حروف بزرگ تبدیل می‌کند.
4. تابع RIGHT در فرمول RIGHT(A3, LEN(A3) - FIND(",", A3)) اسامی ایالت‌ها را همراه یک فاصله برمی‌گرداند.
5. تابع UPPER همه حرف‌های اسامی ایالت‌ها را به حروف بزرگ تغییر می‌دهد.
6. علامت & نام افراد و ایالت‌ها را با یکدیگر ترکیب می‌کند.

به‌جز پیچیده بودن عملیات در این حالت بعد از نوشتن فرمول در اولین سلول، برای اجرای آن در سلول‌های دیگر لازم است آن را در هر سلول به‌صورت جداگانه کپی کنیم. در مطلب زیر از مجله فرادرس، نکات تکمیلی در مورد کار با تابع LEFT، تابع RIGHT و سایر توابع متنی اکسل را توضیح داده‌ایم.

یادگیری فرمول‌نویسی با انواع توابع متنی اکسل در فرادرس

تابع PROPER فقط یکی از توابع متنی اکسل است که کاربرد خاص خود را دارد. توابع دیگری نیز برای انجام تغییرات و استانداردسازی عبارت‌های متنی وجود دارند. این توابع به‌ تنهایی یا همراه با سایر توابع استفاده می‌شوند و برای کاربرد صحیح آن‌ها لازم است فرمول‌نویسی در سطح مقدماتی تا پیشرفته را یاد بگیریم. در این مسیر مجموعه فیلم‌های آموزشی فرادرس به‌دلیل توجه به نیازهای اصلی کاربران اکسل، اساتید شناخته شده و امکان دریافت گواهینامه معتبر راهنمای کاملی برای علاقه‌مندان است.

پیشنهاد اول برای شروع یادگیری مشاهده فیلم‌های آموزشی منتخب زیر است.

• فیلم آموزش استفاده از توابع و فرمول‌نویسی اکسل همراه گواهینامه در فرادرس
• فیلم آموزش ابزارهای کاربردی اکسل همراه گواهینامه در فرادرس
• فیلم آموزش ترفندهای کاربردی اکسل همراه گواهینامه در فرادرس

پیشنهاد دوم انتخاب مورد دلخواه از سه مجموعه فیلم آموزشی زیر است.

• مجموعه فیلم آموزش توابع و فرمول‌ اکسل در فرادرس
• مجموعه فیلم آموزش مقدماتی تا پیشرفته اکسل در فرادرس
• مجموعه فیلم آموزش اکسل برای کسب و کار در فرادرس

مشکلات کار با تابع PROPER در اکسل

همان‌طور که گفتیم، تابع PROPER اولین حرف هر کلمه را به حرف بزرگ تغییر می‌دهد. این موضوع مشکلاتی را در مورد اسامی یا متن‌ها با علائم نگارشی خاص ایجاد می‌کند.

فیلم آموزش اکسل – ابزارهای کاربردی Excel + گواهینامه در فرادرس

کلیک کنید

به‌عنوان مثال علامت مالکیت «s`» در متن‌های انگلیسی همیشه به‌صورت حروف کوچک نوشته می‌شود. اما تابع PROPER آن را به‌عنوان یک کلمه جداگانه در نظر می‌گیرد و تبدیل به حرف بزرگ می‌کند.

همچنین بعضی کلمات که ساختار املایی خاصی دارند نیز با این تابع به شکل درست تغییر نمی‌کنند. به‌عنوان مثال همان‌طور که در جدول زیر می‌بینیم عبارت «McDonald» به «Mcdonald» تبدیل می‌شود.

برای رفع این مشکل و در مواقعی که می‌خواهیم فقط حرف اول در اولین کلمه از رشته متنی بزرگ شود، به‌جای تابع PROPER از تابع UPPER همراه با سایر توابع اکسل استفاده می‌کنیم. به‌عنوان مثال فرمول نمونه زیر را می‌نویسیم.

=REPLACE(A2,1,1,UPPER(LEFT(A2)))

این فرمول به شکل زیر عمل می‌کند.

1. ابتدا تابع LEFT اولین حرف قرار گرفته در سمت چپ عبارت متنی سلول A2 را برمی‌گرداند.
2. تابع UPPER حرف را بزرگ می‌کند.
3. تابع REPLACE از اولین حرف متن شروع می‌کند و خروجی تابع UPPER را جایگزین آن می‌کند.

بنابراین نتیجه به شکل زیر درمی آید.

تفاوت تابع PROPER با UPPER و LOWER

اکسل دو تابع متنی مشابه به‌نام تابع UPPER و تابع LOWER نیز دارد. فرق آن‌ها با تابع PROPER این است که تابع UPPER همه حروف عبارت متنی غیر فارسی را به حروف بزرگ تبدیل می‌کند. تابع LOWER نیز همه حروف عبارت متنی را به حروف کوچک تبدیل می‌کند.

فیلم آموزش استفاده از توابع و فرمول نویسی در اکسل Excel + گواهینامه در فرادرس

کلیک کنید

فرمول این توابع به شکل زیر است.

=UPPER(text)

=LOWER(text)

در مثال زیر تفاوت این سه تابع مشخص هستند.

جمع‌بندی پایانی

از تابع PROPER برای تبدیل اولین حرف هر کلمه در عبارت‌های متنی اکسل به حرف بزرگ استفاده می‌کنیم. دو تابع متنی مشابه یعنی تابع UPPER و تابع LOWER بر خلاف تابع PROPER همه حروف را به حروف بزرگ یا کوچک تبدیل می‌کنند. در این مطلب از مجله فرادرس انواع کاربردهای تابع PROPER در اکسل را همراه مثال یاد گرفتیم و با محدودیت‌های آن نیز آشنا شدیم. همچنین، تفاوت آن با دو تابع UPPER و تابع LOWER را توضیح دادیم. با این حال برای یادگیری نکات تکمیلی و رفع هر نوع اشکال احتمالی علاقه‌مندان می‌توانند مورد دلخواه را از مجموعه فیلم آموزش توابع و فرمول اکسل در فرادرس انتخاب کنند.