فرادرسبرنامه ریزی چیست؟ – از اهداف تا پیاده سازی – آنچه باید بدانید
همه ما برای انجام کارهای مختلف برنامه ریزی کرده‌ایم و با مفهوم کلی انواع برنامه ریزی آشنا هستیم. اما اگر بخواهیم کمی جدی‌تر و با عینک مدیریت به برنامه ریزی بپردازیم، خواهیم دید که همین عبارت ساده و روزمره، یکی از حیاتی‌ترین مباحث مدیریتی است. در این مطلب خواهیم دید که برنامه ریزی چیست و در چه گام‌هایی انجام خواهد شد.
برنامه ریزی چیست ؟
به‌طور خلاصه، برنامه ریزی فرآیند تعریف وظایف و مسیر عملیاتی برای دستیابی بهینه و موثر به اهداف است. برنامه ریزی فرآیندی فکری است که از قبل تعیین می‌کند چه کاری باید انجام شود، چگونه باید انجام شود، چه زمانی باید انجام شود و چه کسی باید آن را انجام دهد.
این مفهوم، اصلی‌ترین وظیفه مدیریت را بیان می‌کند. چراکه فعالیت‌ها و عملیات آینده را تعیین و اهداف خرد و کلان را مشخص کرده و بهترین مسیر دستیابی به آن‌ها را نشان می‌دهد. خود برنامه ریزی هم شامل فعالیت‌های زیادی مانند تجزیه و تحلیل و تصمیم‌گیری درباره مسائل فنی، نیروی کار، مسائل مالی و سایر موارد اساسی برای تعریف مسیر عملیاتی از پیش تعیین شده است.
برای دستیابی به اهداف، داشتن برنامه موثر الزامی است. هر مدیری باید توانایی تدوین چنین برنامه‌ای را داشته باشد. این موضوع ارتباطی با نوع محصول یا سازمان ندارد. سازمان چه به‌صورت خصوصی و چه در فضای عمومی فعالیت کند، محصول یا خدمت بفروشد یا حتی غیرانتفاعی باشد، نیازمند برنامه ریزی است.
برنامه ریزی فرآیندی است که برای هر فعالیتی در راستای رسیدن به هدف، به شش سوال مهم پاسخ می‌دهد: چرا؟ چگونه؟ چه زمانی؟ کجا؟ چه کسی؟ چه چیزی؟
مدیر هدف را مشخص کرده و گام‌های لازم برای دستیابی بهینه به آن‌ها را تعریف می‌کند. برنامه ریزی نیازمند داشتن چشم‌انداز، آینده‌نگری و خرد است. با داشتن چنین شاخصه‌هایی، برنامه نهایی هم عملیاتی و قابل اجرا خواهد بود.
مفهوم برنامه ریزی از دید صاحب نظران
اساتید علم مدیریت و صاحب‌نظران، تعاریف مختلفی برای برنامه ریزی دارند که در ادامه به سه مورد از آن‌ها اشاره می‌کنیم:
- ریکی گریفین (Rickie W. Griffin) استاد دانشگاه تگزاس: برنامه ریزی، تعیین اهداف سازمان و تصمیم برای چگونگی دستیابی هرچه بهتر به آن‌هاست.
- ریچارد استیرز (Richard Steers) استاد دانشگاه اورگان: برنامه ریزی فرآیندی است که در آن مدیران اهداف را مشخص کرده و گام‌های لازم برای رسیدن به آن‌ها را برمی‌دارند.
- مری کولتر (Mary Coulter) استاد دانشگاه میسوری: برنامه ریزی شامل تعریف اهداف سازمانی، تدوین راهبرد کلی برای دستیابی به این اهداف و توسعه مجموعه‌ای از برنامه‌ها برای یکپارچه‌سازی و هماهنگی امور سازمانی است.
بنابراین، برنامه‌ریزی یعنی از قبل تصمیم بگیریم که چه کارهایی و چگونه باید انجام شوند تا به اهداف موردنظر خود برسیم. برنامه ریزی به مدیران اجازه می‌دهد با ترسیم مسیر ایده تا واقعیت، کارهای بزرگی انجام دهند. در اختیار داشتن برنامه مشخص باعث می‌شود سازمان نسبت به تهدیدات آتی مقاوم شود. همچنین برنامه ریزی برای استفاده از فرصت‌هایی که به خاطر شرایط متغیر کسبوکار ایجاد می‌شوند، حیاتی بوده و ضامن بقای سازمان است.
مشخصات برنامه ریزی چیست ؟
این موارد مشخصات اصلی برنامه ریزی هستند:
- روی هدف تمرکز دارد.
- کارکرد اصلی مدیریت است.
- فعالیتی رایج در سازمان است.
- مبتنی بر آینده است.
- استمرار دارد.
- کار فکری است.
- انعطاف‌پذیر است.
- منجر به بهینگی می‌شود.
- عملیاتی است.
تمرکز روی هدف
مقصود اصلی برنامه ریزی دستیابی به اهداف است. برنامه مدون، مسیر عملیاتی برای انجام وظایف را مشخص کرده و کل سازمان را برای تمرکز روی اجرای راهکارها بسیج می‌کند. اگر برنامه‌ای راهکار مناسب برای رسیدن به اهداف را ارائه نکند، در عمل بی‌ارزش است.
کارکرد اصلی مدیریت
برنامه ریزی اولین و مهم‌ترین وظیفه مدیریت است. سایر وظایف مدیر از قبیل سازماندهی، جذب نیرو، کارگردانی و پایش منابع انسانی همگی بر مبنای برنامه ریزی انجام می‌شوند. به همین خاطر برنامه ریزی را می‌توان حیاتی‌ترین کارکرد مدیریت قلمداد کرد.
فعالیت رایج سازمانی
برنامه ریزی در تمامی سطوح مدیریتی سازمان رایج بوده و محدود به سطح خاصی نیست. البته نوع برنامه ریزی به کارکرد واحد و پروژه‌های تعریف شده بستگی دارد. برنامه‌های استراتژیک را مدیران ارشد تدوین می‌کنند. برنامه‌های واحدها را مدیران میانی و برنامه‌های عملیاتی روزانه را هم مدیران و سرپرستان سطوح پایین‌تر تعریف می‌کنند.
مبتنی بر آینده
هدف اصلی هر برنامه آمادگی برای مواجه شدن با رویدادهای آینده است. به همین خاطر فرآیند برنامه ریزی در ذات خود روی آینده تمرکز دارد. پیش‌بینی‌های موجود در هر برنامه به مدیران اجازه می‌دهد برای رخدادها و سناریوهای آتی آماده باشند.
فعالیت مستمر
با توجه به شرایط متغیر در زمان‌های مختلف، فرآیند برنامه ریزی همواره در جریان بوده و این طور نیست که یک بار برای همیشه انجام شود. با دستیابی به هر هدف، سازمان خود را برای رسیدن به هدف بعدی آماده می‌کند که این کار نیازمند برنامه ریزی مجدد است.
فضای رقابتی کسبوکار باعث می‌شود همواره شرایط بازار متغیر بوده و سازمان برای بقا، نیازمند تطبیق اهداف خود با این شرایط باشد. به همین جهت برنامه‌ها و راهبردها هم باید به‌صورت مستمر با توجه به محیط کسبوکار به‌روزرسانی شوند.
کار فکری
برنامه ریزی نیازمند خلاقیت، پیش‌بینی، دانش و مدیریت هدف است. از آنجا که مدیر باید برای برنامه ریزی، چندین و چند مسیر و برونداد مرتبط با آن‌ها را شبیه‌سازی و بررسی کند، برنامه ریزی را می‌توان یکی از درگیرکننده‌ترین فعالیت‌های مدیر از نظر فکری قلمداد کرد.
انعطاف پذیر
در برنامه‌ریزی باید اصل انعطاف‌پذیری رعایت شود. همان‌طور که پیش‌تر اشاره شد، شرایط بازار و محیط کسبوکار دائم در حال تغییر است و برنامه‌ها مدام نیازمند به‌روزرسانی هستند. تدوین برنامه جدید با توجه به تعیین اهداف متفاوت منطقی است، اما بعضی اوقات با توجه به تغییرات، ممکن است برای رسیدن به همان اهداف قبلی، اصلاح برنامه موجود کافی باشد.
در چنین شرایطی انعطاف‌پذیری برنامه باعث می‌شود در زمان و هزینه لازم برای تدوین یک برنامه جدید صرفه‌جویی کرده و با انجام تغییرات جزئی در برنامه موجود، به اهداف موردنظر دست پیدا کنیم.
بهینگی
یکی از مهم‌ترین جنبه‌های برنامه ریزی، تجزیه و تحلیل هزینه و فایده است. از این طریق با ارائه برنامه مناسب، می‌توان از مسیر بهینه کسبوکار در رسیدن به هدف اطمینان حاصل کرد. در واقع برنامه ریزی صحیح امکان دستیابی به اهداف سازمانی با کم‌ترین کار و هزینه را فراهم می‌کند.
بر اساس یک برنامه ریزی درست، دقیقاً می‌دانیم کجا هستیم و به کجا می‌خواهیم برسیم. اگر همه فعالیت‌ها و عملیات‌های سازمان منطبق بر چنین برنامه‌ای باشند، اهداف از پیش تعیین شده با کم‌ترین هزینه و به‌صورت بهینه و موثر حاصل خواهند شد.
عملیاتی بودن
شاید مهم‌ترین مشخصه برنامه، عملیاتی بودن آن باشد. برنامه ریزی باید به گونه‌ای انجام شود که وظایف قابل انجام و اهداف قابل دستیابی باشند. باید از برنامه‌ای که تنها روی کاغذ قابل دسترسی بوده ولی در دنیای واقعی خیلی بلندپروازانه و غیر قابل دستیابی باشد، فاصله گرفت.
اهمیت برنامه ریزی چیست ؟
سازمان‌ها و شرکت‌ها برای دستیابی به اهداف مشخصی بنا می‌شوند. به همین خاطر برنامه‌ریزی مهم‌ترین فعالیتی است که در هر سازمان یا شرکتی بر عهده مدیران آن است.
برای دستیابی به این اهداف، روشی مشخص با راهکارهای موثر موردنیاز است تا راه رسیدن به هر هدف کاملاً روشن باشد. در واقع شاید بتوان گفت برنامه ریزی حتی بر تاسیس شرکت یا سازمان مقدم بوده و قبل از هر کاری، باید برنامه‌ای برای رسیدن به اهداف وجود داشته باشد.
زمانی که یک برنامه موثر تدوین شود، نتایج هم با کم‌ترین زحمت و هزینه به دست خواهند آمد. شاید بتوان اهمیت برنامه ریزی موثر را در موارد زیر توصیف کرد:
- کمک به تمرکز روی هدف مشخص
- کاهش حس عدم قطعیت نسبت به آینده
- کنترل موثر
- بهره‌گیری از خلاقیت و نوآوری
- استفاده موثر از منابع
- تشویق بهینگی در سازمان
- صرفه‌جویی در کار و زمان
- فعال کردن اقتصاد
- افزایش هماهنگی
- کاهش احتمال شکست کسبوکار
گام های فرآیند برنامه ریزی چیست ؟
تا اینجا فهمیدیم که برنامه ریزی یک فرآیند مستمر است که برنامه عملیاتی را ایجاد کرده و با رسیدن به هدف، برنامه جدیدی تدوین می‌کند. در حقیقت فرآیند برنامه ریزی مشخص می‌کند که چه فعالیتی و چگونه باید انجام شود. به همین خاطر، هر مدیری باید یک برنامه ریز موثر باشد تا بتواند به اهداف مشخص دست پیدا کند. در ادامه گام‌هایی که برای برنامه ریزی درست و موثر نیاز هستند را مرور می‌کنیم.
شناسایی فرصت ها
همان‌طور که قبلاً گفتیم، نخستین گام برای برنامه ریزی تعیین هدف است. اما پیش از مشخص شدن هدف، مدیر باید با استفاده از روش SWOT محیط کسبوکار را پایش کرده و با توجه به نقاط قوت و ضعف سازمان خود، فرصت‌های مناسب را پیدا کند. شناسایی فرصت‌ها در واقع پیش‌نیاز تعیین هدف است.
تعیین هدف
پس از بررسی فضای کسبوکار، مدیریت باید هدف یا اهداف مناسب را برای سازمان تعریف کند. چنین هدفی باید مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، منطقی و محدود به زمان باشد (زمان مشخصی برای دستیابی به آن تعریف شود). مدیر نباید اهداف بلندپروازانه یا غیرکاربردی تعیین کند. همچنین اهداف باید متناسب با منابع سازمان تعریف شوند.
تعریف مفروضات
برنامه‌ها بر اساس برداشت‌هایی از آینده و اتفاقاتی که ممکن است رخ دهند بنا می‌شوند که به این موارد مفروضات می‌گویند. پیش از تدوین برنامه، باید آینده را پیش‌بینی کرد.
مفروضات شامل سرمایه لازم، فروش مورد انتظار، روحیه کارکنان، انگیزه کارکنان، منابع سازمانی، شرایط بازار، سیاست‌های دولت و مواردی از این دست می‌شوند. این مفروضات به‌صورت مستقیم و غیرمستقیم در برنامه ریزی و اجرای برنامه موثر خواهند بود.
شناسایی گزینه ها
در این مرحله، مدیر با تکیه بر دانش خود گزینه‌های مختلف برای دستیابی به اهداف را بررسی می‌کند. در گام شناسایی، تمرکز روی یافتن مسیرها و گزینه‌های بیشتر جهت ارزیابی در مرحله بعد است.
ارزیابی گزینه ها
یکی از مهم‌ترین وظایف مدیر در کل فرآیند برنامه ریزی، ارزیابی گزینه‌هاست. در این گام تمامی گزینه‌ها (مسیرهای دستیابی به هدف) باید به‌خوبی بررسی و ارزیابی شوند و اطلاعات آن‌ها ثبت شود. ارزیابی گزینه‌ها بر اساس ظرفیت، احتمال دستیابی، به‌صرفه بودن، تطبیق با اهداف سازمان، منابع موجود و عوامل اجرایی انجام می‌شود.
انتخاب بهترین گزینه
پس از ارزیابی مسیرهای مختلف برای دستیابی به هدف، مدیر باید بهترین گزینه را انتخاب کند. در چنین شرایطی، مدیر باز هم با تکیه بر دانش و تجربه خود، همچنین با در نظر داشتن هزینه، کار موردنیاز و سود ناشی از انتخاب هر مسیر، بهترین گزینه را انتخاب خواهد کرد.
توسعه برنامه پشتیبان
برنامه ریزی فقط برای رسیدن به اهداف اصلی انجام نمی‌شود، بلکه ممکن است در راه رسیدن به این اهداف، مجموعه کارهایی انجام شوند که خود نیازمند برنامه ریزی باشند. مثلاً فرض کنید می‌خواهید یک سمینار برگزار کنید. برنامه اصلی، برگزاری سمینار به بهترین نحو ممکن است.
اما در این راه باید به تبلیغات، جذب پشتیبان مالی و استفاده از نیروهای خدماتی و مدیریت آن‌ها هم فکر کنید. هرکدام از این موارد نیازمند برنامه ریزی است که منجر به تدوین برنامه پشتیبان به ازای هر مورد می‌شود.
اجرای برنامه
برنامه‌ای که اجرا نشود بی‌ارزش است. در نتیجه پس از تدوین برنامه، مدیریت باید نسبت به اجرای آن اقدام کند. اجرای موثر و دقیق برنامه نیازمند نظارت مستمر مدیر است. به همین خاطر وی باید با کارمندان و نیروهای فعال در برنامه ارتباط برقرار کرده و روش اجرا را برایشان تبیین کند.
فراهم کردن منابع لازم و ایجاد دسترسی نیروها به این منابع نیز از جمله وظایف مدیریت بوده که در کنار کنترل زمان فعالیت‌ها، لازمه اجرای دقیق و موثر برنامه است.
بررسی برنامه
آخرین گام برنامه ریزی، بررسی مستمر برنامه در حین اجراست. مدیر با این کار ضمن تطبیق فعالیت‌ها با محتوای برنامه، کارایی آن را هم تحت نظر می‌گیرد تا اگر در مرحله‌ای از کار به خاطر نارسایی برنامه کاستی ایجاد شود، با اصلاح آن مشکل را برطرف کند.
سخن پایانی
هیچ هدفی بدون برنامه ریزی تحقق پیدا نمی‌کند. چرا که اساساً تعریف هدف به معنی آغاز برنامه ریزی برای دستیابی به آن است. با این حال همان‌طور که خواندید، تنها تعیین هدف برای رسیدن به آن کافی نیست و گام‌های بعدی هم باید یکی پس از دیگری طی شوند.
سوالات متداول
در ادامه به سوالات متداول پیرامون برنامه ریزی می‌پردازیم.
اهمیت برنامه ریزی چیست ؟
برای رسیدن به هر هدفی باید برنامه داشت. برنامه ریزی درست و تعیین وظایف مشخص، باعث می‌شود اهداف موردنظر راحت‌تر حاصل شوند. در این مطلب اهمیت برنامه ریزی و گام‌های آن به‌صورت کامل شرح داده شده است.
برنامه ریزی چه گام هایی دارد ؟
برنامه ریزی درست از تعیین هدف تا اجرا گام‌های مختلفی دارد که در این مطلب به‌صورت کامل توضیح داده شده‌اند.
اهمیت شناسایی فرصت در برنامه ریزی چیست ؟
برای تعیین اهداف مناسب در برنامه ریزی، ابتدا باید نقاط قوت و ضعف و فرصت‌ها و تهدیدها شناسایی شوند. شناسایی فرصت‌های مناسب، فرآیند تعیین اهداف را تسهیل کرده و به انتخاب گزینه‌های بهتر کمک می‌کند.
اهمیت انعطاف پذیری در برنامه ریزی چیست ؟
از آنجا که شرایط کسبوکار هرروز در حال تغییر است، اگر برنامه ریزی انعطاف پذیر نباشد، باید با هر تغییر برنامه جدیدی تدوین شود که این کار از نظر زمانی و مالی هزینهبر است.
