انواع جلسات اسکرام – به زبان ساده

میان برقراری مکالمات موثر و مدیریت محصول صحیح، ارتباطی بسیار تنگاتنگ وجود دارد. بنابراین جلسات نیز عنصری حیاتی در رویه مدیریت پروژه و محصول به حساب می‌آیند، چه روش‌های مدیریت چابک (Agile) را در پیش گرفته باشید و چه رویه‌های سنتی‌تر مانند مدیریت آبشاری. البته که روش‌شناسی چابک این ماجرا را جدی گرفته و جلسات اسکرام را یکی از بنیادین‌ترین ستون‌های بستر کاری به حساب می‌آورد. در واقع مانیفست چابک به ما می‌گوید که ارتباطات رو در رو (که این روزها کنفرانس‌های ویدیویی را هم شامل می‌شوند) موثرترین راه برای انتقال اطلاعات به تیم‌های چابک به حساب می‌آید.

در نتیجه تمام این‌ها، جلسات اسکرام یکی از اصلی‌ترین ابزارهای شما برای برقراری ارتباط با اعضای تیم توسعه به حساب می‌آیند. در این مقاله قصد داریم از این بگوییم که جلسات اسکرام چه هستند، چه انواعی دارند و چطور باعث بهبود مراحل توسعه محصول می‌شوند. به مطالعه ادامه دهید.

جلسات اسکرام چه هستند؟

جلسات اسکرام یکی از بنیادین‌ترین عناصر در فرایند مدیریت محصول چابک با اسکرام به حساب می‌آیند. این جلسات که «تشریفات اسکرام» (Scrum Ceremonies) هم نامیده می‌شوند، چارچوب‌هایی کلی برای تیم ترسیم می‌کنند. پژوهشی نشان داده که ۵۱ درصد از کارگران احساس می‌کنند که حداقل یک ساعت در هر روز بهره‌وری پایینی دارند و دلیل این موضوع می‌تواند چه به خاطر موارد ساده‌ای مانند مدفون شدن زیر انبوهی ایمیل‌های کاری باشد و چه موارد انسانی‌ و پیچیده‌تری مانند احساس عدم ارتباط صحیح با دیگر اعضای تیم. اساسا به همین خاطر هم هست که جلسات اسکرام بسیار مهم به حساب می‌آیند. این جلسات منجر به شکل‌گیری انتظارات، مشارکت میان اعضای تیم و همینطور حل مسائل می‌شوند. به عبارت دیگر، کارها به شکلی بهینه پیش می‌روند، همکاری‌ها شکلی موثر به خود می‌گیرند و اعضای تیم با کمک یکدیگر قادر به یافتن راهکارها خواهند بود.

معمولا برنامه‌ریزی و پیشبرد تک‌تک جلسات اسکرام برعهده مالک محصول و اسکرام مستر است. اگر برخی از این عبارات به گوش‌تان ناآشنا هستند یا معانی آن‌ها را نمی‌دانید، جای هیچ نگرانی نیست. پیش از اینکه به سراغ انواع جلسات اسکرام برویم، کلیدی‌ترین کلمات این مقاله را به صورت موجز تشریح خواهیم کرد.

اسکرام چیست؟

نمی‌توان بدون صحبت راجع به خود اسکرام، به صحبت درباره جلسات این روش‌شناسی مشغول شد. روش‌شناسی اسکرام یکی از زیرمجموعه‌های رویکرد «چابک» یا «اجایل» در مدیریت پروژه است که به شما اجازه می‌دهد محصولاتی فوق‌العاده ساخته و دل مشتریان را ببرید. در فریمورک چابک، شما پروژه خود را به برهه‌های خردتر توسعه محصولی تقسیم می‌کنید که «اسپرینت» نام دارند و بین یک الی چهار هفته طول می‌کشند.

زمانی که یک اسپرینت به پایان می‌رسد، نسخه‌ای کارکردپذیر از نرم‌افزار را در اختیار مشتریان خود می‌گذارید. سپس از بازخورد دریافتی آن‌ها برای بهبود محصول در اسپرینت‌های آتی استفاده می‌کنید. این گام‌ها آن‌قدر تکرار می‌شوند تا تمام برهه‌های توسعه را به پایان برسانید و محصولی بسازید که مشتریان نتوانند از صحبت کردن راجع به آن دست بکشند.

فیلم آموزش اسکرام Scrum – مفاهیم و تمرینات در فرادرس

کلیک کنید

تیم اسکرام چیست و از چه افرادی تشکیل شده؟

تیم اسکرام معمولا ماهرترین افراد در دنیای مدیریت پروژه را در خود جای می‌دهد. تیمی که از روش‌شناسی اسکرام در مدیریت امور خود استفاده کند، «تیم اسکرام» نامیده می‌شود. در این روش‌شناسی، خودسامان‌دهی و مشارکت از اصلی‌ترین قواعد به پایان رساندن فرایند توسعه به حساب می‌آیند.

اعضای تیم اسکرام به شرح زیر است:

• مالک محصول: مالک محصول با درک نیازها و خواسته‌های مشتریان، چشم‌اندازی برای نسخه نهایی محصول نرم‌افزاری ترسیم می‌کند. او ضمنا بازخوردهای مشتریان را به تیم توسعه اسکرام انتقال می‌دهد.
• اسکرام مستر: نقش اسکرام مستر شباهت‌های بسیار زیادی به مدیر پروژه دارد. او به حصول اطمینان از این می‌پردازد که همه در حال همکاری با یکدیگر باشند و اساسا فرایندهای اسکرام به خوبی پیش بروند. در حالت ایده‌آل، این عضو از تیم باید گواهی‌های اسکرام مستر معتبر را از گروه‌هایی مانند Scrum Alliance کسب کرده باشد.
• تیم توسعه: تیم توسعه در واقع از گروهی از کارمندان تشکیل شده که مهارت‌هایی متنوع را با خود به سازمان می‌آورند. این افراد در همکاری با یکدیگر، فرایند توسعه محصول را پیش می‌برند. چنین تیمی می‌تواند شامل افرادی نظیر طراحان گرافیکی، برنامه‌نویسان، نویسندگان و طراحان رابط کاربری و تجربه کاربری باشد.

نکته: در حالت ایده‌آل، تیم توسعه نباید بیش از ۱۰ عضو داشته باشد. تیم‌های بزرگ معمولا به تیم‌های اسکرام کوچک‌تر تقسیم می‌شوند، اما همه به سمت اهدافی یکسان حرکت می‌کنند.

انواع جلسات اسکرام چیست؟

بیایید در ادامه مقاله به سراغ انواع جلسات اسکرام برویم. به صورت کلی ۵ نوع مختلف از جلسات اسکرام داریم که هرکدام در زمان مشخصی حین هر برهه اسپرینت برگزار می‌شوند و هرکدام اهدافی متفاوت را دنبال می‌کنند.انواع جلسات اسکرام «جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت»، «جلسه روزانه اسکرام»، «جلسه بررسی اسپرینت»، «جلسه گذشته‌نگری اسپرینت» و «جلسه بهسازی بک لاگ» نامیده می‌شوند. در ادامه مقاله تمامی این موارد را بررسی خواهیم کرد.

۱. جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت

در ابتدای هر اسپرینتی باید به سراغ جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت بروید. معمولا انتظار می‌رود تمام اعضای تیم توسعه در این جلسه حضور داشته باشند، از جمله مالک محصول و اسکرام مستر. هدف از برگزاری چنین جلسه‌ای، دستیابی به یک بک لاگ واقع‌گرایانه برای اسپرینت و همینطور اولویت‌بندی کارهایی است که باید در حین اسپرینت به انجام برسند. مالک محصول وظیفه دارد که موارد موجود در بک لاگ محصول را به تیم توسعه توضیح داده و سپس مکالماتی آزادانه و دو طرفه برقرار می‌شوند تا همه ذهینی واحد و مشخص از امور به دست آورند.

در جریان این جلسه، اعضای تیم به صحبت راجع به مقدار کارهایی می‌پردازند که در مدت‌زمانی مشخص به انجام می‌رسند و بنابراین در پایان جلسه باید یک هدف اصلی برای اسپرینت داشته باشیم و بک لاگ محصول نیز به خوبی شکل گرفته باشد.

۲. جلسه روزانه اسکرام

جلسه روزانه اسکرام یا آنچه تحت عنوان «استندآپ روزانه» نیز شناخته می‌شود، نشستی ۱۵ دقیقه‌ای است که به صورت روزمره اتفاق می‌افتد. این جلسات هر روز، در زمان و مکانی واحد برگزار می‌شوند و بسیار مهم است که مدت‌زمانی بیشتر از ۱۵ دقیقه نداشته باشند. با حصول اطمینان از این موضوع، مکالماتی سبک، مرتبط به سوژه و سریع خواهید داشت.

بسیار مهم است که در جلسات روزانه اسکرام، روی وضعیت وظایف و موانع مربوط به آن‌ها متمرکز باشید و دیگر مکالمات مربوط به برنامه‌ریزی‌های طولانی‌مدت، به زمانی دیگر موکول شوند. اما پس در جریان این جلسات اسکرام چه اتفاقی می‌افتد؟ در پاسخ باید گفت شاهد طرح سه سوال اصلی از تمام اعضای تیم هستیم تا ذهنیتی کلی از روند پیشرفت کارها به دست آید. این سه سوال به شرح زیر هستند:

• دیروز چه دستاوردهایی داشتید؟
• امروز روی چه چیزی کار می‌کنید؟
• آیا مانع یا موانعی بر سر راه خود دارید؟

این سوالات، دانش بسیار زیادی راجع به وضعیت کارها به همراه می‌آورند و هرکسی نقش خودش در توسعه محصول را تعریف می‌کند. علاوه بر این، اسکرام مستر هم می‌تواند با شناسایی و برطرف‌سازی موانع موجود، جریان کاری را روان‌تر از همیشه کند.

۳. جلسه بررسی اسپرینت

در پایان هر اسپرینت، یک جلسه بررسی اسپرینت برگزار می‌شود. هدف غایی از برگزاری چنین جلسه‌ای، نمایش میزان کاربردپذیری محصول و همینطور دستاوردهای یک اسپرینت به خصوص است. به صورت معمول مالک محصول، اسکرام مستر و دیگر ذینفعان در این جلسه حضور به هم می‌آورند تا به بررسی محصول مشغول شوند.

عملکرد محصول در قیاس با اهداف ترسیم شده برای اسپرینت سنجیده می‌شود و حاضرین در جلسه به صحبت راجع به هرگونه تغییر بزرگی می‌پردازند که یا همین حالا به وجود آمده، یا باید در آینده به وجود آورد.

۴. جلسه گذشته‌نگری اسپرینت

جلسه گذشته‌نگری اسپرینت همانطور که از نامش پیداست صرفا با این هدف بنیادین برگزار می‌شود که تمام حرکات صحیح و غلط در جریان یک اسپرینت، مورد بازنگری قرار بگیرند. این جلسه فرصتی عالی برای تمام تیم به حساب می‌آید که به کارهای پیشین خود فکر و آنچه می‌توان بهبود داد را شناسایی کنند.

جلسات گذشته‌نگری معولا نیازمند کمترین مقدار آماده‌سازی هستند، زیرا صرفا تمرین «درس‌های آموخته شده» به حساب می‌آیند و سپس شاهد یک تحلیل جامع از کارهایی هستیم که باید در آینده انجام شوند.

۵. جلسه بهسازی بک‌لاگ

آخرین نوع از جلسات اسکرام، جلسه بهسازی بک‌لاگ است که تحت عنوان «آراستن بک‌لاگ» یا «Backlog Grooming» نیز شناخته می‌شود. معمولا موارد موجود در بک‌لاگ محصول را باید برای اسپرینت بعدی بهسازی کرد تا تیم دقیقا بداند نیازمند رسیدگی به چه اموری برای دستیابی به موفقیت خواهد بود.

در جلسه بهسازی بک‌لاگ، موارد موجود در بک‌لاگ دسته‌بندی و اولویت‌بندی می‌شوند، البته بعد از مباحثه‌ای فنی با اعضای تیم تا اطمینان حاصل شود همگی درکی درست از آنچه باید تحویل دهند و پیش‌نیازهای آن‌ها به دست آورده‌اند. در نهایت باید افزود که با ترتیب دادن این نوع از جلسات اسکرام، نیاز به جلسات طولانی برنامه‌ریزی برای اسپرینت از بین می‌رود و تیم هم شانسی خواهد داشت تا پیش از تعهد کامل به اهداف اسپرینت، نگاهی دقیق و سراسری به موارد موجود در بک‌لاگ بیندازد.

فیلم آموزش اسکرام برای مدیریت چابک فرایند توسعه اپلیکیشن های وب و موبایل در فرادرس

کلیک کنید

بهترین رویکردها برای جلسات اسکرام

اکثر مردم از جلسات اسکرام تنفر دارند، چرا که فکر می‌کنند این جلسات هیچ ارزشی خلق نکرده و اساسا منجر به اتلاف وقت می‌شوند. اگر اعضای تیم شما هم چنین ذهنیتی دارند، احتمالا دارید یک جای کار را اشتباه می‌روید. اگر می‌خواهید اعضای تیم برای مشارکت در جلسات اسکرام مشتاق باشند، لازم است بهترین رویکردهایی که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم را در پیش بگیرید.

۱. ترسیم اهداف واضح

اگر اهدافی واضح نداشته باشید، جلسات اسکرام خیلی زود از محور اصلی خود خارج می‌شوند. برای اینکه جلسات تا جای ممکن بهینه باقی بمانند،‌ لازم است پیش از برگزاری آن‌ها، هدف و مقصودی کاملا واضح ترسیم کرده باشید.

بسیاری از اوقات، اعضای تیم از برگزاری جلسات ناگهانی وحشت دارند و لازم است از پیش بدانند که هر جلسه‌ای راجع به چه چیزی‌ست. در نتیجه، پیش از اینکه جلسه مورد نظرتان را برگزار کنید، به شناسایی جنس جلسه پرداخته و سپس موضوع را از پیش به اطلاع تیم برسانید.

با دنبال کردن این رویکرد، اطمینان حاصل می‌کنید که اعضای تیم به شکلی آماده وارد جلسه می‌شوند و اتلاف وقت نیز به کمترین مقدار ممکن می‌رسد.

۲. شروع و پایان در زمان درست

آغاز کردن و به پایان رساندن جلسه اسکرام در زمان از پیش تعیین شده باعث می‌شود بسیاری از خروجی‌های منفی از بین بروند. بنابراین بی‌توجه به اینکه چه کسی برای حضور در جلسه آماده است، باید به زمان‌بندی‌های خود پایبند باقی بمانید. اگر برای پیوستن اعضای تیم منتظر بمانید، زمان با ارزش خودتان و صبوری آن‌هایی که به موقع به جلسه آمده‌اند را از دست خواهید داد.

این رویکرد به‌خصوص باعث شکل‌گیری نوعی انضباط و خوش‌قولی در تیم می‌شود، زیرا همه می‌دانند که جلسه فارغ از اینکه چه افرادی در آن حضور یافته‌اند، در زمان درست آغاز شده و در زمان درست پایان می‌یابد.

۳. اسکرام‌های روزانه برای پایش پیشرفت

جلسات استندآپ روزانه باید ظرف ۱۵ دقیقه، تنها به مقصود اصلی خود بپردازند که آن، طرح سه پرسش کلیدی و بررسی سریع وضعیت پیشرفت است. استندآپ‌های روزانه قرار نیست فضایی برای مکالمات طولانی میان اعضای تیم فراهم آورند و چنین گفتگوهایی را باید به جلساتی دیگر موکول کرد.

بنابراین سعی کنید که به قاعده ۱۵ دقیقه پایبند مانده و جلسه را تا جای ممکن کوتاه کنید. یک راه برای حصول اطمینان از پایبندی به این قواعد، برگزاری جلسات به صورت ایستاده است. بله، تمام صندلی‌ها و میزها را کنار بگذارید و از اعضای تیم بخواهید که صرفا راجع به سه پرسش کلیدی صحبت کنند.

این رویکرد در قبال جلسه اسکرام نشان می‌دهد که استندآپ‌های روزانه راهی بسیار موثر برای پایش پیشرفت کلی اهداف اسپرینت به حساب می‌آیند.

۴. آماده‌سازی صورت جلسه

این یکی از ساده‌ترین قواعد مربوط به جلسات اسکرام است که باعث می‌شود قادر به افزایش بهره‌وری این رویدادها باشید. پیشنهاد می‌شود پیش از آغاز جلسه، یک برنامه کار یا صورت جلسه فراهم آورده و آن را با تمام شرکت‌کنندگان به اشتراک بگذارید.

صورت جلسات از پیش تعریف شده به شما در شناسایی عناصری که باید راجع به آن‌ها صحبت کرد، یاری می‌رسانند. از سوی دیگر می‌توانید از به بیراهه کشیده شدن مباحثات جلوگیری و در وقت خود حسابی صرفه‌جویی کنید. رویکرد اشتراک‌گذاری صورت جلسه با تمام اعضای تیم ضمنا باعث می‌شود مباحثاتی کاملا واضح را پشت سر بگذارید و هر عضو تیم هم مشارکتی موثر در جلسات داشته باشد.

فیلم آموزش مهارت های برقراری ارتباط موثر در سازمان ها در فرادرس

کلیک کنید

۵. ارتباط با اهداف اسپرینت

هیچکس دلش تیمی را نمی‌خواهد که به شکلی بی‌مغز سرگرم کارها شود و هم‌سویی با اهداف اسپرینت را از یاد ببرد. بنابراین باید هر روز اطمینان حاصل کنید که تمام اعضای تیم نقطه نظرهایی ارزشمند و همسو با اهداف کلی‌تر اسپرینت را با دیگران به اشتراک می‌گذارند. همین موضوع راجع به جلسات اسکرام هم مصداق دارد. اگر اهداف جلسه با اهداف اسپرینت همسو نباشد، صرفا یک جلسه خسته‌کننده و بی‌معنی دیگر خواهید داشت که فقط برای شرکت، هزینه‌تراشی می‌کند.

جلسات استندآپ روزانه یا اسکرام روزانه راهی عالی برای دریافت گزارش‌های دائمی به حساب آمده و به اعضای تیم در بازیابی چشم‌اندازی که شاید فراموش کرده باشند، کمک می‌کند. بنابراین طرح پرسش راجع به نحوه حرکت اعضای تیم به سمت اهداف را تبدیل به عادت خود در جلسات اسکرام کرده و صرفا به سراغ این نروید که هرکسی چقدر کار برای انجام دادن دارد.

۶. بهبود دائمی

در پایان باید اضافه کرد که همواره به دنبال نتایجی بهتر از قبل باشید. نگاهی به عملکرد پیشین خود انداخته و نکات تازه فرا بگیرید. مهارت یافتن در برگزاری جلسات اسکرام نیازمند تمرین دائمی و بهبود مواردی است که جلسات قبلی مشکل‌ساز شده‌اند. بنابراین در پایان هر جلسه اندکی وقت گذاشته و وقایع را مرور کنید. به مقایسه نتایج با اهداف اصلی بپردازید و حواس‌تان به تمام تغییراتی که پیرامون شما و درون تیم رخ می‌دهند نیز باشد.

این یکی از موثرترین رویکردها در برگزاری جلسه اسکرام به حساب می‌آید، زیرا به شما در ارزش‌سنجی اعمال‌تان و همینطور شناسایی روش‌های بهبود آن‌ها یاری می‌رساند.

حین جلسات اسکرام چه کارهایی نکنیم؟

موارد زیر را حتما در زمان برگزاری جلسات اسکرام در نظر بگیرید.

• به هیچ وجه برای آن‌هایی که دیر از راه می‌رسند منتظر نمانید، به هیچ وجه! مگر اینکه شخص مورد نظر دلیلی واقعا موجه داشته باشد، نباید برای کسی که نسبت به زمان‌بندی‌ها پایبند نیست منتظر بمانید. چنین اشخاصی صرفا حس و حال مثبت غالب بر جلسه اسکرام را از بین می‌برند.
• جلسات اسکرام نباید با محوریت ایده‌های محصول جدید برگزار شوند. در جلسه اسکرام به سراغ هیچ ایده جدیدی نروید. این جلسات در واقع نباید تنها بستر برای ارتباط میان اعضای تیم باشند و بنابراین روز و زمانی دیگر را نیز به این نوع از گفتگوها اختصاص دهید.
• به اعضای تیم اجازه دهید که پا پیش گذاشته و راجع به موانعی که بر سر راه خود دارند، صحبت کنند. اعضای تیم شما باید احساس ارزشمندی کنند و بازخوردهای آن‌ها نیز باید در جریان استند‌آپ‌های روزانه دریافت شود.