آموزش کشیدن چارت سازمانی در اکسل – صفر تا صد رسم فلوچارت با SmartArt

«چارت یا نمودار سازمانی» (Organization Chart) روشی تصویری برای نشان دادن روابط ادارای، وظایف و سلسله مراتب شغلی افراد در یک شرکت یا سازمان است. این نمودار با همه نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس مانند پاورپوینت، ورد و اکسل قابل رسم است. اما نرم‌‌افزار اکسل به‌دلیل سادگی کاربرد و آشنایی بیشتر کارکنان شرکت‌ها با آن یکی از ابزارهای مناسب برای رسم نمودار سازمانی محسوب می‌شود. در این مطلب از مجله فرادرس دو روش کشیدن چارت سازمانی در اکسل با استفاده از ابزار SmartArt را همراه مثال یاد می‌گیریم.

کشیدن چارت سازمانی در اکسل با SmartArt

«SmartArt» یکی از ابزارهای داخلی اکسل است که با استفاده از آن می‌توانیم به‌راحتی نمودارهای حرفه‌ای را برای نمایش سلسله مراتب سازمانی و فرایندها رسم کنیم. در این ابزار قالب‌های آماده‌ای وجود دارد که کشیدن چارت سازمانی در اکسل را بدون نیاز به ترسیم دستی اشکال یا خطوط ارتباطی ساده می‌کند. این کار در حالت‌هایی که فهرست اسامی افراد و سمت‌های سازمانی آن‌ها از قبل در جدول اکسل تایپ شده‌اند و همچنین زمانی که اطلاعات افراد در جدول وجود ندارد، با تفاوت‌هایی اندک طی مراحل اصلی زیر انجام می‌گیرد. البته بهتر است برای سادگی بیشتر و کار کردن حرفه‌ای‌تر، اطلاعات را از قبل در جدول اکسل وارد کنیم.

با این حال «SmartArt» فقط یکی از انواع ابزارهای اکسل است و این نرم‌افزار بخش‌های متنوع دیگری نیز دارد که در انجام کارهای اداری و گزارش‌گیری‌های مقدماتی تا پیشرفته مورد استفاده قرار می‌گیرند. بنابراین، پیشنهاد می‌کنیم به‌عنوان مسیر تکمیلی، فیلم آموزش ابزارهای کاربردی اکسل در فرادرس را مشاهده کنید.

رسم چارت سازمانی از فهرست موجود در جدول اکسل

در این حالت سمت‌های شغلی افراد و سایر اطلاعات آن‌ها در جدول اکسل وارد شده‌اند و روشی حرفه‌ای‌تر برای کشیدن چارت سازمانی در اکسل است. مراحل اصلی انجام کار به شرح زیر است.

1. رسم چارت اولیه
2. انتقال اطلاعات از جدول
3. منظم کردن چارت
4. شخصی‌سازی چارت

حال برای درک بهتر مطلب، یک مثال را بررسی می‌کنیم. فرض می‌کنیم اطلاعات مربوط به سمت شغلی افراد در یک شرکت مانند جدول تصویر زیر است.

با توجه به این اطلاعات، مراحل چهارگانه اصلی رسم چارت مطابق این فهرست به شرح زیر است.

مرحله اول: رسم چارت اولیه

رسم چارت اولیه در دو بخش زیر انجام می‌گیرد.

۱. ابتدا در زبانه «Insert» روی ابزار «SmartArt» از بخش «illustration» کلیک می‌کنیم.

۲. در پنجره باز شده از بخش «Hierarchy» روی اولین تصویر و سپس دکمه «OK» کلیک می‌کنیم.

مرحله دوم: انتقال اطلاعات از جدول اکسل

در این بخش با استفاده از اطلاعات وارد شده در جدول، نمودار را مطابق روند زیر کامل می‌کنیم.

۱. همان‌طور که در تصویر مشخص است، نمودار اولیه با متن‌های پیش‌فرض به نام «Text»در صفحه ایجاد می‌شود. روی دکمه «Text Pane» کلیک می‌کنیم تا پنجره مربوط به متن‌ها باز شود.

۲. برای حذف این عبارت‌ها، روی اولین قسمت از باکس «Text Pane» کلیک می‌کنیم و دکمه Ctrl+A را می‌زنیم. با این کار همه باکس‌های نمودار انتخاب می‌شوند.

۳. دکمه «Delete» را می‌زنیم. به این شکل همه عبارت‌ها و نمودار پیش فرض حذف می‌شوند.

۴. ستون مربوط به فهرست سمت‌های شغلی در جدول را انتخاب می‌کنیم و بعد از راست کلیک روی آن، به بخش «Copy» می‌رویم.

۵. بار دیگر به قسمت «Text Pane» می‌رویم و بعد از راست کلیک روی آن، دکمه «Paste» را انتخاب می‌کنیم.

۶. بعد از این‌کار، مانند تصویر همه سمت‌های شغلی داخل نمودار قرار می‌گیرند.

مرحله سوم: منظم کردن چارت

همان‌طور که در مرحله قبل دیدیم، همه بخش‌های نمودار سازمانی بعد از ورود اطلاعات به‌دنبال یکدیگر قرار می‌گیرند. بنابراین لازم است مطابق سلسله مراتب سازمانی، هر سمت شغلی را در مکان درست آن قرار دهیم. در این مثال، از نظر سازمانی «معاون عملیات» اولین زیر مجموعه «مدیر عامل» است. برای تنظیم درست نمودار مطابق این سلسله مراتب، ابتدا از باکس مربوط به «Text Pane» روی باکس «معاون عملیات» کلیک می‌کنیم. سپس دکمه Tab کامپیوتر را فشار می‌دهیم. به این شکل، باکس «معاون عملیات» در محل درست خود قرار می‌گیرد. هر بار فشار دادن دکمه Tab ، باکس انتخاب شده را به یک سطح پایین‌تر از زیر مجموعه اصلی خود منتقل می‌کند.

در مرحله بعد از آنجا که «مدیر عملیات» دومین زیر مجموعه «مدیر عامل» است، دکمه Tab را دو بار فشار می‌دهیم تا مانند تصویر در سطح پایین‌تر «معاون عملیات» قرار گیرد.

همچنین از آنجا که «سرپرست تیم عملیات» و «سرپرست تیم لجستیک» سومین زیر مجموعه «مدیر عامل» است، دکمه Tab را سه بار فشار می‌دهیم.

به همین ترتیب، برای دیگر باکس‌ها نیز با توجه به سلسله مراتب سازمانی موارد را تکرار می‌کنیم.

مرحله چهارم: شخصی‌سازی چارت

مرحله نهایی کشیدن چارت سازمانی در اکسل، جذاب‌تر کردن آن با تغییر نوع نمودار، نوع فونت و رنگ نمودار است. برای تغییر نوع نمودار و رنگ آن، ابتدا بعد از انتخاب همه باکس‌ها، به بخش «SmartArt Design» می‌رویم و نوع باکس‌های نمودار را به دلخواه روی یکی از حالت‌های موجود مانند سه‌بعدی، سایه‌دار یا زاویه‌دار تنظیم می‌کنیم.

همچنین از بخش «Change Color» نیز، رنگ‌بندی‌های جذابی بر اساس سطح‌بندی قابل انتخاب است.

با مطالعه مطلب زیر از مجله فرادرس، چیستی و ویژگی‌های چارت سازمانی را بهتر درک می‌کنید.

یادگیری حرفه‌ای سایر ابزارهای کاربردی اکسل با فرادرس

اکسل، نرم‌افزاری با قابلیت‌های متنوع است که به‌خصوص در کارهای اداری و دانشگاهی بسیار کاربرد دارد. از این نرم‌افزار علاوه بر کشیدن چارت سازمانی می‌توانیم در رسم نمودار، فرمول‌نویسی و تحلیل‌های مالی با توابع نیز استفاده کنیم. برای یادگیری این قابلیت‌ها، مجموعه فیلم‌های آموزشی فرادرس راهنمای جامع و یکپارچه‌ای است که امکان دسترسی به ترفندهای اکسل از سطوح مقدماتی تا پیشرفته را به‌راحتی فراهم می‌کند.

در این مسیر، فیلم‌های منتخب آموزشی زیر پیشنهاد اول برای یادگیری است.

• فیلم آموزش اکسل ویژه منابع انسانی همراه گواهینامه در فرادرس
• فیلم آموزش اکسل ویژه مشاغل اداری همراه گواهینامه در فرادرس
• فیلم آموزش ابزارهای کاربردی اکسل همراه گواهینامه در فرادرس
• فیلم آموزش ترفندهای کاربردی اکسل همراه گواهینامه در فرادرس
• فیلم آموزش رسم نمودار با اکسل در فرادرس

همچنین در دو مجموعه فیلم آموزشی زیر نیز امکان انتخاب بیشتری بر حسب نیاز وجود دارد.

• مجموعه فیلم آموزش اکسل کاربردی در فرادرس
• مجموعه فیلم آموزش اکسل برای کارهای اداری در فرادرس

رسم چارت سازمانی بدون نیاز به فهرست در جدول اکسل

در برخی مواقع اطلاعات افراد و سمت‌های شغلی را در جدول اکسل وارد نکرده‌ایم. بنابراین لازم است همزمان با رسم چارت، اطلاعات را نیز وارد کنیم. مراحل انجام کار در این حالت به شرح زیر است.

فیلم آموزش اکسل ویژه منابع انسانی، آموزش و روابط عمومی + از تحلیل داده‌ها تا ابزارهای آماری + گواهینامه در فرادرس

کلیک کنید

مرحله اول

۱. بعد از کلیک روی ابزار «SmartArt» از منوی آبشاری در بخش «Hierarchy» روی «Organization Chart» کلیک می‌کنیم.

مرحله دوم

۲. در نمودار ایجاد شده، با توجه به سمت‌های سازمانی مد نظر، به ترتیب اطلاعات را در هر باکس وارد می‌کنیم. تنها تفاوت این نوع رسم چارت سازمانی با حالت قبلی در نحوه اضافه کردن باکس‌ها است. در این حالت اگر بخواهیم باکسی را به عنوان سطح زیر مجموعه یا هم‌سطح یک باکس دیگر ایجاد کنیم، بعد از راست کلیک روی باکس مورد نظر، از قسمت «Add Shape» مطابق نیاز، آن باکس را اضافه می‌کنیم.

در این حالت گزینه «Add Assistant» برای اضافه کردن یک باکس زیر مجموعه است و مابقی موارد یک باکس در قبل، بعد، بالا یا پایین باکس انتخاب شده ایجاد می‌کنند.

مرحله سوم

بعد از تکمیل چارت نیز می‌توانیم از قسمت «SmartArt Design» و «Change Color» نوع و رنگ نمودار را به‌ دلخواه تغییر دهیم.

جمع بندی پایانی

ابزار «SmartArt» یکی از ترفندهای ساده اکسل برای رسم نمودار سازمانی و نشان دادن سلسله مراتب شغلی است. در این مطلب از مجله فرادرس دو روش مختلف کشیدن چارت سازمانی در اکسل را بر اساس فهرست آماده در جدول و بدون فهرست پیش‌فرض یاد گرفتیم. هر چند مراحل کار بسیار ساده است، با این حال یادگیری نکات تکمیلی جذاب‌تر کردن ارائه چارت و همچنین آشنایی با ابزارهای دیگر اکسل از طریق مشاهده مجموعه فیلم آموزش اکسل کاربردی در فرادرس، مسیری مناسب برای حرفه‌ای‌تر شدن در این خصوص خواهد بود.