پرینت تمام صفحه در اکسل – تنظیمات چاپ کامل صفحه به زبان ساده

پرینت تمام صفحه در اکسل با کمی تفاوت نسبت به حالت معمولی، با استفاده از دکمه «Print» و تنظیم صفحه روی عبارت «Fit Sheet on One Page» انجام می‌گیرد. در بسیاری مواقع برای بررسی سریع یک جدول یا گزارش تهیه شده در اکسل می‌خواهیم همه اطلاعات در یک صفحه چاپ شوند. البته پرینت گرفتن تمام جدول روی یک صفحه A4 به حالت عمودی در صورتی‌که تعداد ردیف‌ها زیاد باشد، به‌دلیل کوچک‌تر شدن خودکار فونت‌ها هنگم چاپ، تا حدودی خواندن متن یا اعداد را دشوار می‌کند. اما امتحان کردن آن برای ردیف‌های کمتر بسیار کاربردی و البته ساده است. برای یادگیری کامل مراحل به‌ شکل تصویری در این مطلب از مجله فرادرس تنظیمات و مشکلات احتمالی حین پرینت تمام صفحه را توضیح می‌دهیم.

مراحل پرینت تمام صفحه در اکسل

برای اینکه تمام جدول اکسل موقع پرینت گرفتن در یک صفحه قرار گیرد، مراحل زیر را انجام می‌دهیم.

1. کلیک روی زبانه File
2. انتخاب گزینه Print
3. انتخاب گزینه Fit Sheet on One Page

پیش از ورود به تشریح تصویری این مراحل پیشنهاد می‌کنیم برای یادگیری کامل‌تر شیوه‌های مختلف نمایش کاربرگ، کنترل مقادیر ورودی داده‌ها در جدول و مرتب‌سازی آن‌ها برای پرینت فیلم آموزش ابزارهای کاربردی اکسل در فرادرس را مشاهده کنید.

حال در ادامه بحث مراحل مختلف تنظیمات پرینت تمام صفحه در اکسل را توضیح می‌دهیم.

مرحله اول: کلیک روی زبانه File

ابتدا مانند پرینت گرفتن معمولی جدول روی زبانه «File» کلیک می‌کنیم تا باکس مربوط به تنظیمات پرینت باز شود.

مرحله دوم: انتخاب دکمه Print

مرحله بعد انتخاب دکمه «Print» است. بعد از کلیک روی این دکمه تنظیمات صفحه مربوط به چاپ نمایش داده می‌شود. در صورت تعریف پرینتر روی سیستم، نام آن در باکس مشخص است.

مرحله سوم: انتخاب دکمه Fit Sheet on One Page

تفاوت اصلی پرینت تمام صفحه در اکسل با حالت معمولی چاپ، در تنظیمات بخش «Scaling» است. برای قرار دادن همه صفحات کاربرگ از آخرین قسمت بخش «Setting» عبارت «Fit Sheet on One Page» را انتخاب می‌کنیم. در حالت عادی این بخش روی عبارت «No Scaling» قرار دارد و صفحه را در اندازه معمولی خود پرینت می‌گیرد.

با انتخاب این بخش، اکسل جدول را به‌صورت فشرده و با فونت ریزتر در یک صفحه قرار می‌دهد که پیش‌نمایش آن در قسمت «Preview» مشخص است.

بعد از بررسی پیش‌نمایش و کلیک روی دکمه «Print» جدول اکسل در یک صفحه چاپ می‌شود. معمولا در یک فونت استاندارد حدود ۱۱ با حاشیه‌های پیش‌فرض اکسل و تعداد هفت تا ۹ ستون خواناترین حالت پرینت در یک صفحه عمودی (Portrait) زمانی است که حدود ۲۰ تا ۳۰ ردیف جدول اکسل را داشته باشیم. البته تا حدود ۳۰ ردیف هم با وجود ریز بودن متن، تا حدی پرینت قابل خواندن است. اما در حالت استاندارد برای پرینت تمام صفحه در اکسل روی کاغذ A4 بهتر است حداکثر ۳۰ ردیف را در یک صفحه پرینت بگیریم.

با این حال ترفندهای دیگری نیز برای قرار دادن تمام صفحات اکسل در یک صفحه مانند تغییر جهت صفحه به حالت افقی یا تغییر تنظیمات حاشیه پرینت هم وجود دارد که در ادامه مطلب آن را توضیح می‌دهیم. قبل از آن، برای آشنایی با تنظیمات جدول در اکسل پیشنهاد می‌کنیم مطلب زیر از مجله فرادرس را مطالعه کنید.

یادگیری ترفندهای حرفه‌ای اکسل با فرادرس

پرینت گرفتن صفحات اکسل خروجی نهایی یک گزارش یا نتیجه محاسبات در اکسل است. اما برای داشتن یک نتیجه حرفه‌ای جهت ارائه و خواناتر کردن آن ترفندهای بسیاری مانند تنظیم صفحه، رنگی کردن سلول‌ها، قالب‌بندی، دسته‌بندی، فیلتر کردن خروجی‌های نمایش و موارد دیگر وجود دارند که یادگیری هر یک بسیار اهمیت دارد. در این مسیر مجموعه فیلم‌های آموزش کاربردی اکسل در فرادرس راهنما و مرجع کاملی است.

از این مجموعه، فیلم‌های آموزشی منتخب زیر پیشنهاد ویژه برای شروع است.

• فیلم آموزش ترفندهای کابردی اکسل همراه دریافت گواهینامه در فرادرس
• فیلم آموزش ابزارهای کاربردی اکسل همراه دریافت گواهینامه در فرادرس
• فیلم آموزش رایگان سریع اکسل همراه گواهینامه در فرادرس

همچنین در دو مجموعه فیلم‌ آموزش زیر امکان انتخاب بیشتری برای علاقه‌مندان وجود دارد.

• مجموعه فیلم آموزش اکسل کاربردی در فرادرس
• مجموعه فیلم آموزش اکسل در فرادرس

ترفندهای تکمیلی برای پرینت جدول اکسل در یک صفحه

تنظیمات پرینت تمام صفحه در اکسل هر چند ساده است، اما برخی مواقع به‌دلیل شکل خاص جدول مانند زیاد بودن ستون‌ها و ردیف‌ها مجبور به تغییراتی در تنظیمات جدول هستیم. در هر یک از این موارد می‌توانیم با ترفندهایی تمام جدول یا قسمت‌های دلخواه خود را در یک صفحه پرینت بگیریم. شش ترفند در اکسل برای تغییر تنظیمات پرینت در یک صفحه به شرح زیر وجود دارند.

فیلم آموزش ترفندهای کاربردی در اکسل Excel + گواهینامه در فرادرس

کلیک کنید

1. تغییر جهت صفحه به حالت افقی
2. پرینت گرفتن با تغییر حاشیه‌های جدول
3. کوچک کردن اندازه فونت
4. مخفی کردن ردیف‌ها و ستون‌های اضافی
5. قرار دادن چند خط در یک سلول جدول با ابزار Wrap Text
6. پرینت گرفتن بخشی از جدول

در ادامه، مراحل انجام هر یک از این ترفندها را توضیح می‌‌دهیم.

تغییر جهت صفحه به حالت افقی

مواقعی که تعداد ستون‌های جدول اکسل زیاد است، پرینت صفحه به شکل عمودی جوابگو نخواهد بود. بنابراین در زمان تنظیم پرینت جدول در یک صفحه، جهت آن را روی «Landscape» قرار می‌دهیم.

پرینت تمام صفحه بدون حاشیه در اکسل

یکی از ترفندهایی که برای قرار دادن تعداد بیشتر ردیف یا ستون‌ در یک صفحه برای پرینت، تغییر اندازه حاشیه صفحه (Margins) است. برای این کار مراحل زیر را انجام می‌دهیم.

۱. در زبانه «Page Layout» به بخش «Margins» می‌رویم.

۲. از منوی آبشاری روی قسمت «Custom Margins» کلیک می‌کنیم. سپس در پنجره باز شده اندازه حاشیه صفحه پرینت از سمت چپ، راست، بالا، پایین و همچنین قرار گیری کاربرگ در وسط با علامت زدن دو بخش «Horizontally» و «Vertically» را تا حد امکان کم می کنیم.

کوچک کردن اندازه فونت متن در جدول

سومین روش برای قرار دادن جدول در یک صفحه برای پرینت کوچک کردن اندازه فونت است. برای این کار ابتدا کل جدول اکسل را انتخاب می‌کنیم، سپس از زبانه «Home» و بخش «Font» اندازه را روی حداقل ممکن قرار می‌دهیم. البته اندازه فونت را تا حدی کم می‌کنیم که متن یا اعداد جدول کاملا خوانا باشند.

مخفی کردن ردیف‌ها و ستون‌های اضافی

در بسیاری موارد، برای قرار دادن تمام جدول اکسل در یک صفحه برای پرینت نهایی بهتر است برخی ستون‌ها یا ردیف‌های اضافی را به‌طور موقت مخفی کنیم. این حالت زمانی کاربرد دارد که چاپ این ردیف‌ها یا ستون‌ها ضروری نیست. با این روش بیشترین تعداد بخش‌های مهم و مورد نیاز در یک صفحه قرار می‌گیرند. برای این کار مراحل زیر را انجام می‌دهیم.

۱. ابتدا ردیف‌ها یا ستون‌های اضافی را انتخاب می‌کنیم. سپس در زبانه «Home» و باکس «Cells» روی قسمت «Format» کلیک می‌کنیم.

۲. از منوی آبشاری باز شده در بخش «Hide & Unhide» یکی از گزینه‌های «Hide Columns» یا «Hide Rows» را انتخاب می‌کنیم.

قرار دادن چند خط در یک سلول جدول با ابزار Wrap Text

گاهی متن داخل برخی از سلول‌های اکسل طولانی است. بنابراین به‌خاطر بزرگ شدن طول ستون‌ها، هنگام پرینت گرفتن همه جدول در یک صفحه قرار نمی‌گیرد. در این حالت می‌توانیم با استفاده از ابزار Wrap text و تنظیم متن سلول‌ها در چند خط، اندازه ستون‌ها را کمتر کنیم. به این شکل هر چند ممکن است ردیف‌های جدول بیشتر شوند، با این حال کل جدول به خصوص در مواقعی که تعداد ستون‌ها زیاد هستند، برای پرینت در یک صفحه قرار می‌گیرند. مراحل انجام کار برای یک جدول فرضی که ستون‌های F و G آن طول زیادی دارند، به شرح زیر است.

۱. کل جدول را انتخاب می‌کنیم.

۲. در زبانه «Home» روی فلش پایین سمت چپ از بخش «Alignment» کلیک می کنیم.

۳. در پنجره باز شده روی دکمه «Wrap Text» کلیک می‌کنیم.

بعد از این کار جدول به شکل زیر در می‌آید.

و مانند روش پرینت تمام صفحه در اکسل تنظیمات برای چاپ در یک صفحه را انجام می‌دهیم.

پرینت بخشی از صفحه

در برخی مواقع هم نیازی به پرینت گرفتن از همه جدول نداریم. در این حالت برای اینکه فقط بخش دلخواه خود را در یک صفحه قرار دهیم، به صورت زیر عمل می‌کنیم.

۱. ناحیه دلخواه خود برای پرینت را در جدول اکسل انتخاب می‌کنیم.

۲. روی زبانه «File» و سپس «Print» کلیک می‌کنیم.سپس در بخش تنظیمات از منوی آبشاری «Print Active Sheets» روی گزینه «Print Selection» کلیک می‌کنیم.

رفع مشکلات احتمالی پرینت تمام صفحه در اکسل

کلیه موارد اشاره شده در این مطلب مربوط به پرینت تمام صفحه در اکسل بودند. اما برای یادگیری نکات تکمیلی پرینت و رفع اشکالات احتمالی چاپ کاربرگ‌های اکسل در مطلب زیر موارد را به‌طور کامل توضیح داده‌ایم. همچنین برای علاقه‌مندان به یادگیری بهتر مطلب از طریق ویدئو، در فیلم آموزش رایگان چاپ اکسل در یک صفحه در فرادرس نیز نکات کاربردی بحث را ارائه کرده‌ایم.

فیلم آموزش چاپ فایل اکسل در یک صفحه + نکات کاربردی (رایگان) در فرادرس

کلیک کنید

جمع‌بندی پایانی

برای پرینت گرفتن جدول اکسل در یک صفحه کافی است تنظیمات مربوط به چاپ را روی بخش «Fit on One page» قرار دهیم. اما برای تنظیمات تکمیلی در مورد جدول‌ها با تعداد ستون‌ها یا ردیف‌های مختلف، ترفندهایی مانند تغییر جهت صفحه، مخفی کردن ردیف یا ستون اضافی، تغییر فونت یا پرینت بخشی از صفحه وجود دارد که به‌راحتی قابل انجام هستند. در این مطلب از مجله فرادرس روش پرینت تمام صفحه در اکسل را همراه ترفندهای تکمیلی آن یاد گرفتیم. با این وجود برای چاپ حرفه‌ای‌تر گزارش‌ها در صورت علاقه‌مندی مجموعه فیلم‌های آموزش اکسل از فرادرس راهنمای خوبی در این مسیر هستند.