ساخت فرم هزینه با ورد – به زبان ساده

همه ما در زمانی مجبور بوده‌ایم که هزینه‌های خود را چه مربوط به هزینه‌های یک سفر تجاری یا مالیات باشند، در یک فرم وارد کنیم. در صورتی که یک شرکت مشاور یا فرد مشاور مالی ندارید، که قالب‌بندی این فرم را در اختیار شما قرار دهد، می‌توانید خودتان با استفاده از قالبی که ورد در اختیارتان قرار می‌دهد، آن را ایجاد کنید. در این راهنما با روش ساخت فرم هزینه با ورد آشنا خواهیم شد.

ساخت فرم هزینه با ورد

پر کردن گزارش هزینه جزئی ضروری از هر سفر تجاری محسوب می‌شود. با این که هر شرکتی ممکن است قواعد خاص خود را بر حسب برخی الزامات، ‌ساختار کلی فرم (و آیتم‌های درون آن) داشته باشد، اما سوای این که در چه شرکتی می‌کنید سازمان‌دهی کلی آن یکسان خواهد بود.

اگر یک فرم هزینه برای شرکت خود پر می‌کنید، ابتدا باید بفهمید آیا آن‌ها خطوط راهنمایی دارند که در زمان ایجاد فرم هزینه باید رعایت کنید یا نه. برای ساخت فرم هزینه با ورد این نرم‌افزار یک قالب بسیار زیبا در اختیار شما می‌گذارد. با این که این قالب ممکن است همه نیازهای شما را مرتفع نسازد، اما نقطه شروع خوبی محسوب می‌شود.

ابتدا ورد را از کنید. در کادر آغازین در سمت چپ روی New کلیک کنید.

در نوار جستجو به دنبال عبارت expense بگردید.

روی Enter کلیک کنید تا قالب‌ موجود را نمایش دهد و سپس روی نتیجه کلیک کنید.

به این ترتیب پنجره جدیدی باز خواهد شد که نام قالب و توضیح آن را همراه با پیش‌نمایشی از قالب ارائه می‌کند. روی Create کلیک کنید.

به این ترتیب قالب فرم هزینه جدید شما ظاهر می‌شود. نگاهی به آن بیندازید و بخش‌های مورد نیاز را ویرایش کنید. مطمئن شوید که رنگ‌ها و تایپوگرافی با خطوط راهنمای بصری شرکت شما همخوانی دارد.

هنگامی که ویرایش‌های مورد نیاز را اعمال کردید، می‌توانید قالب را تا زمانی که آماده وارد کردن هزینه‌ها می‌شوید، ذخیره کنید. شاید بهتر باشد همه چیز را ضبط کنید تا این که مجبور نباشید وقتی سفر به پایان می‌رسد، همه کارها را یک باره انجام دهید، چون ممکن است مواردی را که چند روز پیش خریداری کرده‌اید، فراموش کنید.

فهرست موارد رایجی که معمولاً افراد می‌خواهند در یک سفر تجاری ثبت کنند، به شرح زیر است:

• هتل
• حمل و نقل (‌شامل بلیت هواپیما، حمل و نقل عمومی و هزینه کرایه خودرو و گاهی اوقات هزینه خودرو شخصی)
• سوخت
• وعده‌های غذایی
• تلفن (بسیاری از شرکت‌ها الزام می‌کنند که برای ارتباط‌های محلی از سیم‌کارت مربوط به مقصد استفاده کنید، اما برخی دیگر مشکلی با پرداخت هزینه رومینگ ندارند).
• سرگرمی (این هزینه‌ها در دسته «بازپرداخت معقول» قرار می‌گیرند. معمولاً بهتر است قبل از این که مشتریان خود را برای تفریح به جایی ببرید، این مورد را با شرکت در میان بگذارید. اگر این کار را نکنید، باید مطمئن شوید که هزینه از حد معقولی بالاتر نمی‌رود، چون ممکن است موجب بروز مشکلاتی برای شرکت شما شود)
• هزینه‌های متفرقه

به عنوان یک قاعده کلی، همواره خوب است که در مورد هزینه‌ها پیش از سفر یک تأییدیه قبلی بگیرید تا از بروز مشکل در بازپرداخت پس از صرف کردن هزینه جلوگیری کنید. ضمناً باید در مورد محدودیت پرداخت شرکت در موقعیت‌های مختلف آگاه باشید. اغلب شرکت‌ها در صورتی که به جایی بروید که هزینه‌ها بالا باشد، ممکن است سقف محدودیت هزینه را افزایش دهند.

باید مطمئن شوید که همه رسیدها و اسناد پرداخت‌ها را نگهداری می‌کنید و گزارش هزینه را به درستی پر می‌کنید تا همه کارها به خوبی پیش برود. ناگفته نماند، قالبی که در بالا مورد استفاده قرار دادیم به زبان انگلیسی است؛ اما شما می‌توانید با صرف اندکی زمان همین قالب را به فارسی تبدیل کنید و یک فرم هزینه فارسی در ورد بسازید.

اگر این مطلب برای شما مفید بوده است، آموزش‌های زیر نیز به شما پیشنهاد می‌شوند:

• مجموعه آموزش‌های نرم‌افزارهای Microsoft Office (آفیس)
• آموزش نرم افزار Microsoft PowerPoint 2016‎
• مجموعه آموزش‌‌های مهارت‌‌های کاربردی کامپیوتر (ICDL)
• رسم فلوچارت در ورد (Word) — راهنمای گام به گام
• رفع مشکلات باز نشدن نرم افزار ورد — به زبان ساده

==