فرادرسچگونه فرصت‌ها را اولویت‌بندی کنیم؟
شما چگونه یک فرصت کسب و کار را ارزیابی و اولویت بندی میکنید؟ در دنیا اکثرا از تحلیل سوات (SWOT) برای ارزیابی یک تصمیم تجاری جدید و بزرگ استفاده می‌شود. در این روش، از قالب‌هایی برای بررسی هم‌راستایی یک پروژه با اهداف کلی کسب و کار، اثر بر روی مشتریان، فرصت‌های استراتژیک و ضرورت رقابت استفاده می‌شود.
این ابزارها، یک نقش حیاتی در انتخاب محصولات و خدمات جدید در هنگام افزودن بخش‌های جدید به کسب و کار شما دارند. اما در مورد ارزیابی هزاران فرصت کوچکتری که به صورت روزمره با آن‌ها سروکار داریم چه باید کرد؟ شاید شما هم با سوال‌هایی از این قبیل روبرو شده باشید که آیا لازم است در این جلسه صحبت کنم؟ لازم است این کتاب را بنویسم؟ این استراتژی را به کار بگیرم؟
چند سال پیش، من یک روش موثر برای ارزیابی فرصت‌های روزانه را از Dan Sullivan، موسس Strategic Coach آموختم. بعدها با اعمال یک سری تغییرات در آن، این روش را برای خود شخصی سازی کردم. من این روش را به همکاران و دستیارانم نیز به عنوان تکنیکی برای ارزیابی توصیه کردن یا نکردن یک فرصت به من، آموزش دادم.
برای رهبران و سازمان‌های که امکانات و توانایی‌های‌شان بیش از فرصت‌هایی است که در دسترس دارند، چالش مهم پیدا کردن بهترین و بهینه‌ترین فرصت‌ها برای انتخاب است. این ابزار برای آن‌ها در نقش یک بهینه ساز فرصت عمل می‌کند و به آن‌ها کمک می‌کند که با ارزش ترین فرصت‌ها را ارزیابی و انتخاب کنند.
عده‌ای هم هستند که تعداد فرصت‌های پیش روی‌شان از آنچه که می‌توانند انتخاب کنند و انجام دهند بیشتر است. برای آن‌ها، این ابزار می‌تواند یک فیلتر کننده فرصت باشد. در واقع با این روش می‌توانند بهترین و بهینه‌ترین استفاده از زمان و منابع را داشته باشند. از زمانی که من در استفاده از این معیار سنجش به مهارت رسیده‌ام، تمام محاسبات مربوط به آن را در ذهنم انجام می‌دهم.
زمانی که یک فرصت در پیش روی خود دارید و یا به دنبال یک فرصت جدید هستید باید آن را با استفاده از 5 فاکتور اساسی امتیاز دهی و رده بندی کنید. برای هرکدام از فاکتورهای این سنجش، امتیازی از 1- تا 5+ در نظر گرفته می‌شود. توجه کنید که امتیاز 1- نشان دهنده آن است که این فرصت از این جنبه دارای اثرات منفی است. برای مثال، صحبت کردن برای مخاطبین اشتباهی یا در یک صنعت نامربوط. این 5 فاکتور اساسی عبارتند از:
1- توانایی
آیا این فرصت امکان استفاده از توانایی‌ها و استعدادهای منحصر به فرد شما را مهیا می‌کند؟ آیا برای شرکت یا تیم شما، این فرصت امکان بروز مهمترین تفاوت و مزیت شما برای مشتریان را عملی می‌کند ؟ آیا برای شخص شما، این فرصت محلی برای بروز بهترین مهارت‌های شما است؟ در مورد من، ساده سازی ایده های پیچیده مهارتی است که در آن حرفه‌ای هستم و اگر یک فرصت نیاز به استفاده از این مهارت را داشته باشد، از این لحاظ به آن امتیاز 4 یا 5 می‌دهم.
2- پاداش
گاهی اوقات اثری که کار شما می‌تواند بگذارد، به مراتب ارزشی بیشتر از یک پاداش مالی دارد. برای مثال، صحبت کردن در یک مرکز نگهداری کودکان، برای من نسبت به صحبت در یک جلسه بزرگ کاری که سود مالی زیادی دارد، در اولویت بالاتری است. اثرگذاری بر روی این کودکان، ارزشی دارد که آن ضرر اقتصادی را جبران می‌کند.
یکی دیگر از موضوعاتی که باید مدنظر بگیرید، اثر بازدارنده تصمیم گیری سریع و بدون توجه به چشم‌انداز بلندمدت است. اگر فقط از بعد مادی به یک مسئله نگاه کنید، شاید صحبت برای تعدادی اینفلوئنسر که می‌تواند منجر به افزایش فروش شود باید در اولویت بالاتری نسبت به صحبت برای تعداد زیادی فرد معمولی باشد. البته اینکه بتوانید به گونه‌ای برنامه‌ریزی کنید که مزایای هر دو استفاده کنید، چیز خوبی است. اما فراموش نکنید که ارزش‌گذاری برای کاری که ممکن است زندگی یک نفر را تغییر دهد کار بسیار سختی است. برای من چنین فرصتی همیشه از بالاترین اولویت برخوردار است و به آن امتیاز ۵ می‌دهم. اگر بخواهیم از منظر پاداش و بازگشت اقتصادی کار به فرصت‌ها نگاه کنیم، صحبت برای حدود ۱۰۰ مشتری واقعی و بالقوه، نسبت به صحبت برای تعداد زیادی فرد عادی اولویت بالاتری دارد و به آن امتیاز ۵ می‌دهم. حتی حاضرم برنامه را برای رسیدن به چنین فرصتی تغییر دهم.
3- پیشرفت
ما هرگز بدون خارج شدن از ناحیه امن خود بیشترین میزان رشد را تجربه نخواهیم کرد. بیرون از ناحیه امن، همان جایی است که معجزه اتفاق می‌افتد. مصاحبه یا صحبت برای تعدادی پزشک و یا حرفه‌ای‌های املاک و مستغلات را در نظر بگیرید. این کار نیاز به آماده شدن و مطالعه در زمینه‌هایی را دارد که قبلا هرگز کامل مطالعه نکرده‌اید. آیا این فرصت را انتخاب میکنید یا ترجیح می‌دهید در ناحیه امن خود فعالیت کنید؟ در مورد من، کاری که من را وادار به رشد می‌کنند از اولویت بالایی برخوردار است و به آن امتیاز ۵ می‌دهم.
4- ترقی
در تجارت املاک و مستغلات، ترقی یا افزایش ارزش به معنای گران شدن یک ملک است. به همین صورت در یک فرصت کسب‌وکار، ترقی به معنای مشاهده رشد در یکی از ارزشهای مربوط به مشتریان است. با ارزیابی احتمال رشد در یکی از فاکتورهای وفاداری مشتری، اشتیاق به خرید و... می‌توان یک امتیاز مناسب به این فاکتور نسبت داد. برای مثال، از نظر من یک سخنرانی برای عموم مردم در مورد بازنشستگی، امتیاز ۳ را می‌گیرد. اما اگر همین سخنرانی برای کسانی باشد که در شرف بازنشستگی هستند، با توجه به احتمال بالا رفتن مشارکت کاری با آن‌ها می‌شود امتیاز ۵ را به آن داد.
5- بازگشت
من ترجیح می‌دهم فرصتی را انتخاب کنم که یک تجربه بدون آینده و فقط برای یک مرتبه نباشد. علاوه بر این، بهتر است که یک فرصت منجر به خلق فرصت‌های دیگر هم شود. مثل پیدا کردن مشتریان جدید یا بازارهای جدید. برای مثال اگر فرصت مدنظر، صحبت کردن برای تعدادی فعال کسب و کار در حال بازنشستگی یا بازنشسته در مورد برنامه‌ریزی برای ایام بازنشستگی باشد، نرخ بازگشت این کار بستگی به تعداد افراد حاضر در جلسه دارد با توجه به میزان همسویی می‌توان به آن نمره 4 یا 5 داد.
من از این فیلترکننده فرصت‌ها بسیار استفاده می‌کنم به گونه‌ای که محاسبه امتیاز به صورت ذهنی برایم آسان شده است. فرصتی که امتیاز زیر ۱۵ دارد ارزش در نظر گرفتن را ندارد حتی اگر زمان خالی برای آن وجود داشته باشد. اما برای فرصت های با امتیاز بالای ۲۰، تصمیم روشن است: با تمام قدرت به پیش برو!
در اوایل استفاده از این روش شاید لازم باشد که امتیازها را جایی یادداشت و محاسبه کنید. اما به مرور زمان، اینکار جزوی از ناخودآگاه شما می‌شود. با تداوم استفاده از این روش متوجه خواهید شد که سودآوری و اثربخشی شما و تیم شما به خوبی رشد خواهد کرد.
