استفاده از توابع منطقی (Logical Functions) در اکسل (+ دانلود فیلم آموزش گام به گام)

توابع منطقی (Logical Functions) در اکسل بسیار محبوب و همچنین مفید هستند. با استفاده از آن‌ها می‌توان مقادیر سلول‌های دیگر را بررسی کرده و اقدامات خاصی را بسته به نتیجه بررسی اجرا کرد. بدین ترتیب می‌توانیم وظایف مختلف را در صفحه گسترده به صورت خودکار اجرا کنیم.

شیوه استفاده از تابع IF

تابع IF تابع اصلی اکسل است و از این رو تابعی است که باید ابتدا با آن آشنا شویم. از این تابع در بخش‌های مختلف این مقاله بارها استفاده خواهیم کرد. در ادامه نگاهی به ساختار تابع IF خواهیم داشت و سپس برای آن مثال‌هایی ارائه می‌کنیم.

فیلم آموزش استفاده از توابع و فرمول نویسی در اکسل Excel در فرادرس

کلیک کنید

تابع IF سه جزء اطلاعاتی دارد:

=IF(logical_test، [value_if_true]، [value_if_false])

• تست منطقی (logical_test): این شرطی است که تابع مورد بررسی قرار می‌دهد.
• مقدار خروجی در صورت درست بودن (value_if_true): عملی که در صورت برقرار بودن شرط یا درست بودن، باید اجرا شود.
• مقدار خروجی در صورت نادرست بودن (value_if_false): عملی که در صورت برقرار نبودن شرط یا نادرست بودن آن باید اجرا شود.

عملگرهای مقایسه‌ای برای استفاده به همراه توابع منطقی

برای این که تست منطقی روی مقادیر سلول اجرا شود، باید با عملگرهای مقایسه‌ای نیز آشنا باشیم. شما می‌توانید در جدول زیر خلاصه‌ای از آن‌ها را مشاهده کنید:

در ادامه برخی مثال‌های عملی آن‌ها را بررسی می‌کنیم.

مثال اول برای تابع IF: مقادیر متنی

در این مثال، می‌خواهیم بررسی کنیم که آیا یک سؤال برابر با عبارت خاصی است یا نه. تابع IF حساس به بزرگی/کوچکی حروف نیست و از این رو توجهی به استفاده از حروف بزرگ یا کوچک در متون نمی‌کند.

از فرمول زیر در ستون C برای نمایش «No» در صورتی استفاده می‌شود که ستون B شامل متن «Completed» باشد و زمانی که هر چیز دیگری باشد عبارت «Yes» نمایش می‌یابد.

=IF(B2="Completed"،"No"،"Yes")

با این که تابع IF حساس به بزرگی/کوچی حروف نیست؛ اما متن باید دقیقاً مطابقت داشته باشد.

مثال دوم برای تابع IF: مقادیر عددی

تابع IF برای مقایسه مقادیر عددی نیز به خوبی ‌استفاده می‌شود.

فرمول زیر بررسی می‌کند که آیا سلول B2 شامل عددی بزرگ‌تر یا مساوی 75 است یا نه. اگر چنین باشد کلمه «Pass» نمایش می‌یابد و در غیر این صورت به نمایش عبارت «Fail» می‌پردازد.

=IF(B2>=75،"Pass"،"Fail")

تابع IF کاری بیش از نمایش متن در نتیجه یک تست را انجام می‌دهد. ما می‌توانیم از آن برای محاسبات مختلف نیز استفاده کنیم.

در مثال زیر می‌خواهیم در صورتی که مشتری مقدار معینی هزینه کرده باشد، به وی 10% تخفیف بدهیم. ما از مقدار 3000 پوند به این منظور استفاده می‌کنیم.

=IF(B2>=3000،B2*90%،B2)

بخش B2*90% در فرمول روشی است که با آن 10 درصد از مقدار سلول B2 کم می‌شود. البته روش‌های مختلفی برای انجام این کار وجود دارد.

نکته مهم این است که می‌توانید از هر فرمولی در بخش‌های value_if_true یا value_if_false استفاده کنید. اجرای فرمول‌های مختلف بسته به مقادیر سلول‌های دیگر، یک مهارت اصلی است که باید داشته باشید.

مثال سوم برای تابع IF: مقادیر تاریخ

در سومین مثال از تابع IF برای ردگیری یک لیست از تاریخ‌های سررسید استفاده می‌کنیم. ما می‌خواهیم در صورتی که مقدار موجود در سلول B2 گذشته باشد، عبارت «سررسید گذشته» نمایش یابد. اما اگر تاریخ مربوط به آینده باشد، تعداد روزهای مانده تا موعد سررسید محاسبه و نمایش یابد.

فرمول زیر در ستون C استفاده می‌شود. ما بررسی می‌کنیم که آیا تاریخ سرسید در سلول B2 کمتر از تاریخ امروز است یا نه. تابع TODAY تاریخ روز جاری را از روی ساعت رایانه بازگشت می‌دهد.

=IF(B2<TODAY()،"Overdue"،B2-TODAY())

فرمول‌های IF تو در تو چه هستند؟

احتمالاً عبارت IF-های تو در تو را قبلاً شنیده‌اید. این بدان معنی است که می‌توانیم یک تابع IF را درون تابع IF دیگری بنویسیم. این کار زمانی مفید خواهد بود که قرار است بیش از دو کار انجام یابد.

یک تابع IF قادر به انجام دو اقدام است که یکی value_if_true و دیگری value_if_false است. اما اگر تابع IF دیگری را در بخش value_if_false جاسازی کنیم، در این صورت می‌توانیم اقدام دیگری را اجرا کنیم.

مثال زیر را در نظر بگیرید که می‌خواهیم در صورت بزرگ‌تر بودن مقدار سلول B2 از 90 عبارت «Excellent»، در صورت بزرگ‌تر یا مساوی بودن با 75 عبارت «Good» و در صورت پایین‌تر بودن از این مقدار عبارت «Poor» نمایش یابد.

=IF(B2>=90،"Excellent"،IF(B2>=75،"Good"،"Poor"))

ما فرمول خود را به چیزی فراتر از چیزی که یک تابع IF بتواند انجام دهد بسط نداده‌ایم. در صورت لزوم می‌توانید تابع‌های IF بیشتری را به صورت تو در تو تعریف کنید. دقت کنید که دو براکت پایانی در انتهای فرمول وجود دارد که برای هر کدام از تابع‌های IF است.

فرمول‌های جایگزینی نیز وجود دارند که تمیزتر از رویکرد IF تو در تو عمل می‌کنند. یک جایگزین بسیار مفید تابع SWITCH در اکسل است، که پیشنهاد می‌کنیم در مورد آن تحقیق کنید.

تابع‌های منطقی AND و OR

تابع‌های AND و OR زمانی استفاده می‌شوند که بخواهیم بیش از یک مقایسه در فرمول خود داشته باشیم. تابع IF به تنهایی می‌تواند تنها یک شرط یا مقایسه را مدیریت کند. مثالی را در نظر بگیرید که در آن می‌خواهیم برحسب این که مشتری مقدار معینی هزینه کرده باشد و این که چند سال مشتری ما بوده باشد، 10 درصد تخفیف به وی بدهیم. تابع‌های AND و OR به تنهایی مقادیر True یا False بازگشت می‌دهند.

فیلم آموزش استفاده از توابع و فرمول نویسی در اکسل Excel در فرادرس

کلیک کنید

تابع AND در صورتی مقدار TRUE بازگشت می‌دهد که همه شرایط آن برقرار باشند و در غیر این صورت مقدار FALSE بازگشت می‌دهد تابع OR در صورتی مقدار TRUE بازگشت می‌دهد که یک یا همه شرایط برقرار باشند و در صورتی مقدار FALSE بازمی‌گردد که هیچ کدام از شرایط برقرار نباشند.

این تابع‌ها می‌توانند تا 255 شرط را بررسی کنند و از این رو آن چنان که در مثال فوق نشان دادیم، تنها محدود به دو شرط نیستند. در ادامه ساختار تابع‌های AND و OR را مشاهده می‌کنید. این دو تابع به صورت مشابه نوشته می‌شوند. تنها کافی است به جای AND از عبارت OR استفاده کنید. اما منطق آن‌ها با هم متفاوت است.

=AND(logical1، [logical2] ...)