فرادرسچارت سازمانی چیست؟ – انواع، چیدمان، نمونه و دیگر دانستنی ها
پیش از این در «مجله فرادرس» با مفهوم سازمان و انواع آن آشنا شدید. زمانی که درباره شرکت‌ها و سازمان‌ها صحبت می‌کنیم، دانستن نحوه ارتباط افراد با یکدیگر و مشاهده سلسله مراتب مسئولیت‌ها، دید بهتری نسبت به مجموعه موردنظر ایجاد خواهد کرد. یکی از ابزارهای مناسب برای آگاهی از ساختار سازمان‌ها، چارت سازمانی است. اما چارت سازمانی چیست و چه کاربردی دارد؟ در مطلب حاضر قصد داریم ضمن پاسخ به این سوال، انواع چارت سازمانی را هم بررسی کنیم.
چارت سازمانی چیست ؟
چارت سازمانی نموداری است که ساختار داخلی سازمان یا شرکت را نمایش می‌دهد. در چارت سازمانی افراد، روابط و سمت‌ها به شکل مصور ارائه شده و با توجه به سلسله مراتب موجود، از بالاترین سطح مدیریت تا کارمندان در آن نمایش داده می‌شوند.
اغلب چارت‌های سازمانی بهصورت عمودی طراحی شده و ارتباطات میان افراد را از بالا به پایین نشان می‌دهند. مثلاً نقش معاون واحد آموزش در نمودار، درست زیر مدیر آموزش قرار داشته و به این شکل رابطه دو سمت باهم مشخص می‌شود.
در چارت سازمانی برای نمایش نقش‌ها و ارتباطات معمولاً از شکل‌های ساده مانند مستطیل و دایره استفاده شده و این شکل‌ها با استفاده از خط به یکدیگر متصل می‌شوند. البته نحوه چیدمان شکل‌ها، به ساختار سازمان بستگی دارد.
انواع چارت سازمانی
بسته به نوع و ساختار سازمان، چارت سازمانی می‌تواند انواع مختلفی داشته باشد. اما بهصورت کلی، چارت‌های سازمانی به سه دسته سلسله مراتبی، ماتریسی و مسطح تقسیم می‌شوند که در ادامه به هر یک از این انواع می‌پردازیم.
چارت سازمانی سلسله مراتبی
متداول‌ترین نوع چارت سازمانی، نمودار سلسله مراتبی است. در چارت‌های سلسله مراتبی افراد از بالاترین سطوح قدرت سازمانی تا انتهای زنجیره بهصورت هرمی طبقه‌بندی می‌شوند. در این مدل چارت سازمانی، اغلب تعداد افراد در سطوح بالا کم‌تر بوده و هرچه به پایین نمودار نزدیک می‌شویم، تعدد نقش‌ها و سمت‌ها هم بیشتر می‌شود.
به‌عنوان مثال می‌توان شرکتی را در نظر گرفت که مدیرعامل در راس آن قرار داشته و در سطح بعد، سایر مدیران سازمان مشاهده می‌شوند. هر مدیر ممکن است یک یا چند معاون داشته باشد و به همین شکل تا سطح کارمندان، نقش‌های مختلف از هم تفکیک شوند.
در چارت سازمانی سلسله مراتبی، افراد به‌طور مستقیم با نفر بالایی که گزارش کار ایشان را دریافت کرده و نفرات پایینی که باید گزارش کار تحویل دهند، در ارتباط هستند.
چارت سازمانی ماتریسی
چنین ساختاری زمانی ایجاد می‌شود که فعالیت مجموعه پروژه محور بوده و هر عضو ممکن است با بیش از یک مدیر مستقیم در ارتباط باشد. شرکتی را تصور کنید که در آن چند طراح گرافیک حضور دارند و همه آن‌ها به مدیر واحد طراحی پاسخگو هستند. حالا ممکن است شرکت سه پروژه مختلف در دست اجرا داشته باشد که هرکدام از این پروژه‌ها مدیر مخصوص به خود را دارند. در چنین شرایطی طراح علاوه بر همکاری با مدیر پروژه، به مدیر واحد طراحی هم گزارش کار خواهد داد.
چارت سازمانی مسطح
چارت سازمانی مسطح یا چارت سازمانی افقی، مختص شرکت‌ها و مجموعه‌هایی است که سطوح مدیریت میانی ندارند و از دو یا نهایتاً سه سطح سازمانی برخوردار هستند. در چنین سازمان‌هایی مدیران بهصورت مستقیم با کارکنان در ارتباط بوده و نظارت مستقیمی بر فعالیت‌ها دارند. از سوی دیگر کارکنان سازمان هم مسئولیت بیشتری داشته و بیشتر درگیر مسائل تصمیم‌سازی می‌شوند.
مزایا و معایب انواع چارت سازمانی چیست ؟
از آنجا که چارت سازمانی نشانگر ساختار سازمان است، مزایا و معایبی که در ادامه مطرح شده‌اند، مربوط به ساختارهایی هستند که در انواع چارت‌ها به نمایش در می‌آیند.
- در چارت‌های سازمانی سلسله مراتبی، خطوط ارتباطی و مسئولیتی واضح هستند. ترتیب مدیرعامل، مدیران ارشد، مدیران میانی، مدیران واحدها، سرپرست‌ها و اعضای تیم‌ها نمونه‌ای از سلسله مراتب مشخص سازمانی است. در چنین سازمان‌هایی نقطه قوت اصلی، شفافیت و ثبات است. اما همین ثبات باعث می‌شود در برخی مواقع، سازمان‌هایی که چارت سلسله مراتبی دارند، در برابر تغییرات محیطی انعطاف‌پذیری و سرعت واکنش مناسب را نداشته باشند. از سوی دیگر تعدد مدیران در سازمان‌های سلسله مراتبی می‌تواند عامل کند شدن فرآیندهای سازمانی شود.
- سازمان‌هایی که چارت ماتریسی دارند، از ارتباطات بین واحدها و تعامل‌های سازنده‌ای که شکل می‌گیرد نفع می‌برند. اما یکی از چالش‌های اصلی بر سر راه چنین سازمان‌هایی، سردرگمی افراد در پاسخگویی و وفاداری بوده که ممکن است باعث تعارض منافع در سازمان شود.
- در سازمان‌های مسطح یا افقی، اکثر سطوح مدیریتی حذف شده و ارتباط مستقیمی بین کارکنان و بالاترین سطوح سازمان وجود دارد. این شرایط اغلب در شرکت‌های کوچک وجود داشته و برای سازمان‌های بزرگ کاربردی نیست. در چارت سازمانی مسطح، ارتباطات سریع‌تر و مستقیم‌تر بوده و افراد حس قدرت و اختیار بیشتری دارند. با این حال تعارض بین افراد هم به خاطر کم بودن تعداد کارکنان، تاثیر جدی‌تری روی عملکرد کلی سازمان خواهد داشت.
تهیه چارت سازمانی یکی از مهم‌ترین اقدامات در اولین گام آموزش افراد در محیط سازمان است که در مطلب زیر از مجله فرادرس به‌طور کامل در مورد چیستی، دلایل اهمیت و فرایند آن بحث کرده‌ایم:
کاربردهای چارت سازمانی چیست ؟
فارغ از نوع و نحوه ترسیم، چارت‌های سازمانی برای نمایش ساختار و ارتباطات درون سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرند. برخی از کاربردهای اصلی چارت سازمانی عبارتند از:
- نمایش ارتباطات نظارتی: اعضای سازمان با نگاه به چارت سازمانی، به راحتی جایگاه‌ها و ارتباطات درون سازمانی را شناخته و برای انجام امور و رسیدگی به فعالیت‌ها، راحت‌تر افراد موردنظر خود را پیدا خواهند کرد.
- کمک به شناخت اعضا: چارت سازمانی می‌تواند مانند شجره‌نامه خانوادگی تصور شود. اضافه کردن تصویر هر فرد در کنار نام و مسئولیت وی، تاثیر بالایی در آشنایی اعضای سازمان به خصوص در مجموعه‌های بزرگ خواهد داشت.
- ساده‌سازی تغییر ساختار: با در اختیار داشتن چارت سازمانی، تغییرات ساختاری ساده‌تر شده و با جابه‌جایی نقش‌ها، می‌توان به نحو مفیدتری از استعدادهای افراد استفاده کرد.
- برنامه‌ریزی نیروی کار: چارت سازمانی با نشان دادن ساختار کلی، در ترکیب با سایر تحلیل‌های مدیریتی، می‌تواند بخش‌هایی از سازمان که نیازمند جذب یا تعدیل نیروی کار هستند را بهتر نمایش دهد.
- برنامه‌ریزی منابع: زمانی که ساختار واحدها و نقش‌های سازمانی مشخص و در دسترس باشد، جابه‌جایی و حذف یا اضافه کردن آن‌ها نیز ساده‌تر بوده و از این طریق می‌توان با شناسایی نقاط قابل بهبود، بهره‌وری سازمانی را افزایش داد.
محدودیت های چارت سازمانی چیست ؟
چارت سازمانی در کنار مزایا و کاربردهایی که دارد، محدودیت‌هایی هم داشته که عبارتند از:
- نیازمند به‌روزرسانی مداوم
- محدود به نمایش ارتباطات رسمی
- عدم نمایش سبک مدیریتی
نیازمند به‌روزرسانی مداوم
چارت سازمانی خصوصاً در مجموعه‌های بزرگ، همواره در حال تغییر است. چراکه نرخ جابه‌جایی افراد درون سازمان یا جذب و تعدیل آن‌ها سرعت بالایی دارد. در چنین شرایطی استفاده از ابزارهای آنلاین به جای نسخه‌های چاپی تا حدودی مشکل را رفع می‌کند. اما نسخه آنلاین چارت سازمانی هم نیازمند به‌روزرسانی دائمی خواهد بود.
محدود به نمایش ارتباطات رسمی
در چارت سازمانی، ارتباط بین افراد رسمی بوده و بسیاری از ارتباطات غیر رسمی و اجتماعی بین افراد که ممکن است در انجام و پیشرفت امور دخیل باشند، نمایش داده نمی‌شوند.
عدم نمایش سبک مدیریتی
چارت سازمانی سطوح مسئولیت و مدیریت را نمایش می‌دهد، اما نحوه اعمال مدیریت و سبک مدیریتی حاکم بر سازمان را نمی‌توان در چارت سازمانی مشاهده کرد.
گام های تدوین چارت سازمانی
زمانی که تصمیم به تدوین چارت سازمانی می‌گیرید، مواردی را باید مد نظر قرار دهید تا خروجی نهایی مطلوبی به دست بیاورید. برای رسم چارت سازمانی، از گام‌های زیر استفاده کنید.
- تعیین هدف
در گام نخست، باید بدانید چه اطلاعاتی قرار است از طریق چارت سازمانی به مخاطب منتقل شود. اگر هدف شناساندن اعضای مجموعه و افزایش آشنایی افراد باهم است، باید از عکس مدیران و کارکنان در چارت استفاده کنید. از طرف دیگر آیا چارتی که می‌خواهید رسم کنید، کل سازمان را نشان می‌دهد یا فقط یکی از واحدها را معرفی خواهد کرد؟ پاسخ به این سوال هم در نحوه رسم چارت سازمانی موثر است. - جمع‌آوری اطلاعات
پس از تعیین هدف، باید به دنبال منابع اطلاعاتی باشید. ممکن است فهرستی از کارکنان با جایگاه شغلی و ارتباطات بین آن‌ها از قبل تهیه شده باشد. یا شاید پیش از این چارت سازمانی برای مجموعه موردنظر تهیه شده اما اطلاعات آن به‌روز نشده‌اند. در مجموع هر اطلاعاتی که بتواند فرآیند پرس‌وجو را کوتاه‌تر کند، مفید خواهد بود. در کنار چنین اطلاعاتی، در صورتی که می‌خواهید چارت سازمانی شامل عکس افراد هم باشد، باید دریافت تصاویر را نیز در برنامه خود داشته باشید. - انتخاب ابزار مناسب
ابزارهای مختلفی برای طراحی چارت و نمودار وجود دارند که هر کدام امکانات متنوعی را ارائه می‌کنند. یکی از نرمافزارهای مناسب برای طراحی چارت سازمانی، مایکروسافت ویزیو (Visio) است که مجموعه کاملی از ابزارهای موردنیاز برای طراحی چارت‌ها را در اختیارتان قرار خواهد داد. - برنامه‌ریزی برای به‌روزرسانی‌های آتی
پس از رسم چارت، همواره باید نگاهی به تغییرات سازمانی داشته باشید و با هر تغییر، نمودار خود را به‌روزرسانی کنید. با این کار اطلاعات موجود در چارت سازمانی همواره کاربردی باقی خواهند ماند.
چند نکته درباره رسم چارت سازمانی
اکنون که با انواع چارت سازمانی و گام‌های رسم آن آشنا شده‌اید، بهتر است چند نکته را هنگام رسم نمودار در نظر داشته باشید:
- ابتدا چارت واحدهای مختلف را رسم کنید و سپس آن‌ها را کنار یکدیگر قرار دهید. با این کار جزئیات هر واحد بهصورت کامل ترسیم شده و چیزی از قلم نمی‌افتد.
- به منظور بهبود خوانایی، می‌توانید از رنگ‌های مختلف برای واحدها استفاده کنید و در سطوح مختلف سازمانی هم شکل‌های اختصاصی به کار بگیرید.
- بهتر است برای شفافیت بیشتر و راحتی دسترسی به افراد، علاوه بر نام و عکس، محل حضور آن‌ها (مثلاً طبقه و شماره اتاق) را هم در چارت سازمانی ذکر کنید.
سوالات متداول
انواع چارت سازمانی چیست ؟
چارت سازمانی بهصورت کلی سه نوع سلسله مراتبی، ماتریسی و مسطح دارد. هر یک از این انواع چارت سازمانی، مربوط به ساختار سازمانی متفاوتی هستند که در این مطلب مورد اشاره قرار گرفتهاند.
نرم افزار رسم چارت سازمانی چیست ؟
ابزارها و نرمافزارهای مختلفی برای رسم چارت سازمانی وجود دارند که نرمافزار مایکروسافت ویزیو (Visio) یکی از گزینههای خوب با امکانات کامل است.
