آموزش انبارداری با اکسل – رایگان، تصویری و گام به گام

ایجاد یک سیستم انبارداری در اکسل به‌دلیل سادگی، قابلیت شخصی‌سازی، انعطاف‌پذیری و رایگان بودن در مقایسه با نرم‌افزارهای تخصصی روشی مناسب است. با اکسل می‌توانیم موجودی کالا، میزان فروش و اطلاعات مربوط به محصولات در انبار را به‌راحتی کنترل و ردیابی کنیم. اما این نرم‌افزار قابلیت بروزرسانی خودکار در لحظه را ندارد و به‌دلیل نداشتن ویژگی‌های پیشرفته، فقط برای کسب و کارهای کوچک و متوسط ایده‌آل است. این مطلب از مجله فرادرس با هدف آموزش انبارداری با اکسل در سطح پایه و آشنایی اولیه با مباحث تکمیلی هوشمندسازی مدیریت انبار با اکسل تهیه شده است. در هر بخش راهنمایی کامل از کاربرد اکسل برای ساده‌سازی انبارداری را به‌صورت گام به گام ارائه می‌کنیم.

مراحل ایجاد سیستم انبارداری با اکسل

هر چند نرم‌افزار اکسل یک ابزار تخصصی برای سیستم مدیریت انبار نیست، اما امکانات قدرتمندی برای نظم دادن به موجودی انبار و کارآمدتر کردن نظارت بر آن دارد. ضمن اینکه به‌دلیل سادگی کار و انعطاف‌پذیری، ثبت داده‌های انبار را با کمترین پیچیدگی می‌توان در آن انجام داد و با استفاده از فرمول‌نویسی صحیح،‌ بسیاری از محاسبات مربوط به موجودی انبار را به‌صورت خودکار انجام داد. ایجاد یک سیستم‌ انبارداری با اکسل در سه مرحله اصلی زیر انجام می‌گیرد.

1. ایجاد فرم‌های انبارداری
2. ورود اطلاعات در کاربرگ‌ها
3. فرمول‌نویسی با توابع

دو مرحله اول، بخش پایه آموزش انبارداری با اکسل هستند که در ادامه بحث به آن می‌پردازیم. اما برای درک بهتر پیشنهاد می‌کنیم به‌عنوان تکمیل مسیر یادگیری فیلم آموزش مقدماتی انبارداری با اکسل در فرادرس را مشاهده کنید.

هر یک از این مراحل در صورت آشنایی اولیه با مفهوم انبارداری، به‌راحتی و با آموزش صحیح قابل اجرا هستند که نحوه انجام آن را در ادامه توضیح می‌دهیم.

مرحله اول: ایجاد فرم‌های انبارداری در جدول اکسل

برای ایجاد سیستم انبارداری با اکسل ابتدا لازم است با توجه به نیاز، چند کاربرگ (Excel Sheets) را مانند جدول موجودی کالا، سفارش‌ها، کالاهای خروجی، کالاهای ارسالی یا بازگشتی تعریف کنیم. برای این کار دو روش وجود دارد.

1. ایجاد کاربرگ به‌صورت دستی
2. ایجاد کاربرگ با قالب‌های آماده اکسل

مزیت روش اول آماده کردن کاربرگ دقیقا مطابق نیاز کسب و کار است و به‌راحتی می‌توانیم اطلاعات را به آن اضافه یا کم کنیم. اما قالب‌های پیش‌فرض اکسل ممکن است نیاز به تغییرات پیچیده‌ای برای حذف اطلاعات اضافی یا کم کردن آن‌ها بر طبق داده‌های موجود داشته باشند. اما با استفاده از جداول آماده آن علاوه بر صرفه‌جویی در زمان، کار نیز ساده‌تر خواهد شد.

فیلم آموزش انبارداری در اکسل – مبانی و مقدمات (رایگان) در فرادرس

کلیک کنید

ایجاد کاربرگ به‌صورت دستی

در این روش بعد از باز کردن یک صفحه اکسل، کاربرگ‌های دلخواه خود را مطابق سیستم انبارداری شرکت می‌سازیم. معمولا پنج کاربرگ پایه به شرح زیر در هر انبار قابل تعریف است.

 ۱. کاربرگ اصلی موجودی انبار

در این کاربرگ کلیه اطلاعات پایه مربوط به کالاهای موجود در انبار را می‌نویسیم. هر تغییر در موجودی، قیمت یا وضعیت کالا در این کاربرگ ثبت می‌شود و کاربرگ‌های دیگر به آن متصل هستند. معمولا این کاربرگ شامل اطلاعات زیر است.

• شناسه یا کد کالا
• نام کالا
• شرح مختصر کالا
• قیمت واحد کالا
• موجودی فعلی کالا در انبار
• حداقل موجودی برای سفارش‌گیری مجدد
• نام فروشنده یا تامین‌کننده
• محل نگهداری کالا در انبار

۲. کاربرگ کالاهای ورودی

در این کاربرگ اطلاعات کالاها با توجه به فاکتور خرید آن‌ها را می‌نویسیم. بر این اساس موارد زیر داخل جدول اکسل نوشته می‌شود.

• شناسه یا کد هر فاکتور
• تاریخ ورود کالا به انبار
• شناسه کالای ورودی
• تعداد کالاهای تحویل شده به انبار
• نام تامین کننده کالا

۳. کاربرگ سفارش‌ها

کاربرگ سفارش در انبارداری با اکسل، محل ثبت دقیق درخواست کالاها است. کلیه درخواست‌ها از طرف مشتری، واحد فروش یا سایر بخش‌های شرکت در این کاربرگ ثبت می‌شوند. اطلاعات اصلی در کاربرگ سفارش به شرح زیر است.

• کد سفارش
• زمان ثبت سفارش
• کد کالای درخواستی
• تعداد سفارش
• مشخصات سفارش‌دهنده
• وضعیت سفارش (در حال آماده‌سازی، ارسال شده، لغو شده)

۴. کاربرگ کالاهای خروجی

در این کاربرگ برای آماده‌سازی کالاها به منظور خروج از انبار، کاربرگ خروجی یا برداشت تهیه می‌شود. معمولا در سیستم انبارداری کالاهای مورد نظر برای خروج طبق درخواست یا فاکتور توسط بخش فروش به مسئول انبار ارسال می‌شود و شامل اطلاعات زیر است.

• شناسه یا کد عملیات خروج کالا
• تاریخ خروج کالا
• کد کالای خروجی
• تعداد کالای خروجی از انبار
• کد درخواست یا شماره فاکتور مربوط با خروج کالا

۵. کاربرگ ارسال کالا

بعد از تهیه کاربرگ کالاهای برنامه‌ریزی شده برای خروج از انبار، کاربرگ ارسال کالا را ایجاد می‌کنیم. این کاربرگ برای کنترل خروج کالا از انبار و ثبت موجودی بعد از خروج قطعی از انبار است. در کاربرگ ارسال کالا معمولا موارد زیر نوشته می‌شود.

• کد کالای ارسال شده
• تاریخ ارسال کالا
• تعداد کالای ارسالی
• کد سفارش یا درخواست مربوط به کالای ارسالی
• نام مشتری یا درخواست‌کننده کالا

این کاربرگ‌ها، موارد پایه هر سیستم انبارداری با اکسل هستند و با توجه به نیاز، کاربرگ‌های تکمیلی دیگری مانند کاربرگ کالاهای برگشتی، اطلاعات مشتریان، اطلاعات تامین‌کنندگان نیز می‌تواند به آن اضافه شود.

لازم است توجه داشته باشیم تنظیم صحیح این فرم‌ها به‌خصوص قالب‌بندی مناسب برای تاریخ‌ها، درست کردن زیر گروه برای هر دسته‌بندی یا اتصال هر کاربرگ به یکدیگر یکی از مهارت‌های پایه اکسل است. بنابراین پیشنهاد می‌کنیم برای تکمیل مسیر یادگیری فیلم آموزش ابزارهای کاربردی اکسل در فرادرس را مشاهده کنید.

فیلم آموزش اکسل – ابزارهای کاربردی Excel + گواهینامه در فرادرس

کلیک کنید

ایجاد کاربرگ با قالب‌های آماده اکسل

در اکسل قالب‌های متنوع بسیاری به‌صورت پیش‌فرض برای انبارداری وجود دارد که بسته به نیاز و پیچیدگی انبار می‌توانیم از آن‌ها استفاده کنیم. تفاوت هر یک از این قالب‌ها از نظر جزییات اطلاعات، نوع گزارش‌گیری و محاسبات خودکار است. برای دسترسی به این قالب‌ها مراحل زیر را انجام می‌دهیم.

۱.بعد از باز کردن یک صفحه اکسل، از زبانه «File» به قسمت «New» می‌رویم، سپس در نوار جستجوی آن عبارت «Inventory» را تایپ می‌کنیم.

۲. با کلیک روی دکمه جستجو، قالب‌های مختلف انبارداری نمایش داده می‌شوند که می‌توانیم مورد دلخواه را انتخاب کنیم.

مرحله دوم: ورود اطلاعات در کاربرگ‌ها

بعد از درست کردن ساختار اولیه کاربرگ‌ها، در این مرحله اطلاعات مورد نظر خود را در هر یک وارد می‌کنیم. با این کار یک نمای شفاف از انبار، داخل اکسل داریم که مدیریت موجودی را ساده می‌کند.

مرحله سوم: استفاده از فرمول‌ها و توابع اکسل برای انجام محاسبات

ویژگی مهم اکسل امکان استفاده از توابع مختلف برای خودکار کردن انجام محاسبات مختلف و تحلیل داده‌های مربوط به موجودی انبار است. این کار علاوه بر صرفه‌جویی در زمان، احتمال بروز خطاهای حسابداری را نیز به شکل قابل توجهی کاهش می‌دهند. این توابع بسیار متنوع هستند که استفاده از هر یک به نیاز محاسباتی برای انبارداری بستگی دارد. در ادامه بحث آموزش انبارداری با اکسل ۱۰ مورد از متداول‌ترین توابع کاربردی در این خصوص را توضیح می‌دهیم.

برای آشنایی بیشتر در مورد روش فرمول‌نویسی با این توابع پیشنهاد می‌کنیم فیلم آموزش استفاده از توابع و فرمول در اکسل در فرادرس را مشاهده کنید.

فیلم آموزش استفاده از توابع و فرمول نویسی در اکسل Excel + گواهینامه در فرادرس

کلیک کنید

پرکاربردترین توابع اکسل در انبارداری

مهم‌ترین توابع کاربردی اکسل در انبارداری به شرح جدول زیر هستند.

البته استفاده از توابع اکسل در انبارداری یکی از بخش‌های پیشرفته و بسیار کاربردی در این نرم‌افزار است که یادگیری آن‌ها سیستم کنترل موجودی را هوشمند می‌کند. بنابراین به‌عنوان بحث تکمیلی آموزش انبارداری با اکسل و درک بهتر کاربرد این توابع در فرایند مدیریت موجودی پیشنهاد می‌کنیم فیلم آموزش مدیریت هوشمند انبار با اکسل در فرادرس را مشاهده کنید.

همچنین، در مطلب زیر از مجله فرادرس به بحث فرمول‌نویسی در اکسل پرداخته‌ایم.

مسیر مقدماتی و پیشرفته آموزش انبارداری با اکسل در فرادرس

یادگیری کامل استفاده از اکسل در انبارداری به‌عنوان بخشی از بحث حسابداری کسب و کار نیاز به آموزش کامل ابزارها، توابع و ترفندهای این نرم‌افزار مانند ایجاد فرم، قالب‌بندی، فرمول‌نویسی و البته دانش مدیریت انبار دارد. هر چند مراجع مختلفی در این خصوص قابل دسترسی هستند، اما فیلم‌های آموزشی تهیه شده در فرادرس راهنمایی کامل است که در یک مجموعه همه نیازمندی‌های علاقه‌مندان به آموزش انبارداری با اکسل را برطرف می‌کنند.

در گام اول مسیر یادگیری، فیلم‌های آموزشی منتخب زیر پیشنهاد اول هستند.

• فیلم آموزش انبارداری مقدماتی همراه گواهینامه در فرادرس
• فیلم آموزش مدیریت هوشمند انبار با اکسل همراه گواهینامه در فرادرس
• فیلم آموزش توابع و فرمول‌نویسی اکسل همراه گواهینامه در فرادرس
• فیلم آموزش ترفندهای کاربردی اکسل همراه گواهینامه در فرادرس
• فیلم آموزش ابزارهای کاربردی اکسل همراه گواهینامه در فرادرس

همچنین در دو مجموعه فیلم آموزش زیر نیز امکان انتخاب موارد دلخواه وجود دارد.

• مجموعه فیلم آموزش اکسل در حسابداری در فرادرس
• مجموعه فیلم آموزش توابع و فرمول در اکسل در فرادرس

مزایا و محدودیت‌های استفاده از اکسل برای انبارداری

استفاده از اکسل برای انبارداری مزیت‌ها و محدودیت‌هایی دارد. هر چند این نرم‌افزار برای کسب و کارهای کوچک و متوسط محاسبات و ثبت اطلاعات موجودی انبار را ساده می‌کند، با این حال چالش‌های آن به‌خصوص دشواری کار در تعداد داده‌های بالا و عدم بروزرسانی خودکار در لحظه، کاربرد این نرم افزار را با محدودیت‌هایی روبرو می‌کند.

فیلم آموزش انبارداری با اکسل Excel – مقدماتی + گواهینامه در فرادرس

کلیک کنید

مزیت‌های استفاده از اکسل در انبارداری

مدیریت انبار با اکسل به‌خصوص برای کسب و کارهای کوچک و متوسط مزایای زیر را دارد.

1. کاهش هزینه‌ها
2. قابلیت سفارشی‌سازی
3. اشتراک‌گذاری آسان
4. سادگی کاربرد

۱. کاهش هزینه‌ها

به دلیل وجود قالب‌های رایگان و امکان ایجاد ساده کاربرگ‌های مختلف در اکسل، بدون پرداخت هزینه، استفاده از آن بسیار به‌صرفه است. به این شکل کسب و کارهای کوچک که با حاشیه سود کم فعالیت می‌کنند، بدون بار مالی اضافی می‌توانند موجودی انبار خود را مدیریت کنند.

۲. قابلیت سفارشی‌سازی

انعطاف‌پذیری اکسل در طراحی کاربرگ‌ها طبق نیاز هر کسب و کار، یکی از مزیت‌های بزرگ آن در انبارداری و مدیریت موجودی است.

۳. اشتراک‌گذاری آسان

فایل‌های اکسل به‌راحتی قابل اشتراک‌گذاری با سایر اعضای شرکت هستند. به این شکل هر فرد در هر زمان و مکان از طریق فضای ابری یا دراپ‌باکس به فایل‌های موجودی انبار دسترسی خواهد داشت.

۴. سادگی کاربرد

بیشتر افراد با مبانی اکسل آشنا هستند و با آموزش‌های تکمیلی می‌توانند به‌راحتی از آن برای مدیریت موجودی انبار استفاده کنند.

محدودیت‌های استفاده از اکسل در انبارداری

در کنار مزیت‌های اکسل، کار با این نرم‌افزار محدودیت‌های زیر را دارد.

1. مقیاس‌پذیری محدود
2. عدم بروزرسانی لحظه‌ای
3. احتمال از دست رفتن داده‌ها

هر یک از این محدودیت‌ها می‌توانند چالش‌هایی در کار با تعداد داده‌های زیاد به‌خصوص برای کسب و کارهای بزرگ ایجاد کنند.

۱. مقیاس‌پذیری محدود

فایل‌های اکسل در تعداد داده‌‌های کم ساده و قابل مدیریت هستند. اما در صورت رشد کسب و کار و افزایش تعداد موجودی انبار، کار با آن‌ها پیچیده می‌شود. جدول‌های بزرگ اکسل، عملکرد کامپیوتر را کند می‌کنند و مدیریت فایل‌ها سخت‌تر خواهد شد.

۲. عدم بروزرسانی لحظه‌ای

اکسل فقط زمانی بروز می‌شود که فردی، اطلاعات آن را ویرایش کند. اما نرم‌افزارهای تخصصی با استفاده از دستگاه‌های بارکدخوان و اسکن اطلاعات کالا، موجودی انبار را در همان لحظه بروز می‌کنند.

۳. احتمال از دست رفتن داده‌ها

در فایل‌های بزرگ اکسل که چند نفر آن را ویرایش می‌کنند، احتمال خطا و از دست رفتن داده‌ها وجود دارد. ضمن اینکه خطاهای انسانی در ویرایش فایل‌ها حتی ممکن است تا مدت‌ها تشخیص داده نشوند. از طرفی برای اطمینان از حفظ فایل‌ها، لازم است پشتیبان‌گیری در اکسل را به‌صورت دوره‌ای انجام دهیم.

بنابراین برای استفاده از اکسل در انبارداری لازم است با بررسی کامل فواید و محدودیت‌ها آن، بهترین تصمیم با توجه به نیاز کسب و کار گرفته شود. با این حال نرم افزار اکسل در ابتدای شروع فعالیت کسب و کارهای کوچک ابزاری مفید و اقتصادی برای انبارداری است.

جمع‌بندی پایانی

اکسل، نرم‌افزاری ساده، انعطاف‌پذیر و رایگان برای ایحاد سیستم انبارداری در کسب و کارهای کوچک و متوسط است. با این حال به‌دلیل کند شدن عملیات در تعداد داده‌های بالا،‌ پیچیدگی محاسبات و عدم بروزرسانی خودکار، استفاده از آن در کسب و کارهای بزرگ محدودیت‌هایی دارد. در این مطلب از مجله فرادرس یه مرحله اصلی انبارداری با این نرم‌افزار در سطح مقدماتی را یاد گرفتیم و با مسیر یادگیری آموزش انبارداری با اکسل در سطح پیشرفته نیز آشنا شدیم. از آنجا که تسلط بر انبارداری با نرم‌افزار اکسل نیاز به یادگیری چند مهارت در این نرم افزار دارد، علاقه‌مندان می‌توانند از مجموعه فیلم آموزش حسابداری با اکسل در فرادرس و مجموعه فیلم آموزش توابع و فرمول‌نویسی اکسل در فرادرس نکات لازم را یاد بگیرند.