عمومی، کاربردی 1020 بازدید

اکسس یک بانک اطلاعاتی یا پایگاه داده است که می‌تواند داده‌ها را به صورت ساخت یافته ذخیره کرده، براساس آن، گزارشات متنوعی تولید کند. به همین دلیل نرم افزار مایکروسافت اکسس (MS-ACCESS) با توجه به سادگی کار و در عین حال، استفاده از فهرست دستورات و راهنماهای گام به گام (Wizard) برای ایجاد یک بانک اطلاعاتی، مورد توجه کاربران عادی و تازه‌کار قرار دارد. اجزای یک بانک اطلاعاتی استاندارد مانند جدول، گزارش، فرم و رابطه در اکسس وجود داشته و برمبنای آن‌ها می‌توان یک پایگاه داده را پیاده‌سازی کرد. به همین علت در این نوشتار از مجله فرادرس به طراحی فاکتور فروش در اکسس خواهیم پرداخت تا هم سادگی کار و هم روند ایجاد یک برنامه صدور فاکتور را مرور کنیم.

برای آشنایی بیشتر با اصطلاحات پایگاه‌های داده و کار با اکسس پیشنهاد می‌شود، مطالب آموزش اکسس (Access) — به زبان ساده | رایگان و کامل و پایگاه داده و اصطلاحات کاربردی آن — به زبان ساده را بخوانید. از طرفی خواندن نوشتارهای پایگاه های داده SQL و NoSQL و تفاوت آنها — به زبان ساده و ساخت فاکتور فروش در اکسل — از صفر تا صد نیز خالی از لطف نیست.

طراحی فاکتور فروش در اکسس

در این متن، می‌خواهیم با استفاده از قابلیت‌های نرم‌افزار اکسس یک برنامه کاربردی بسازیم که عملیات مربوط به صدور فاکتور فروش را به سادگی انجام دهد. البته به یاد داشته باشید که طراحی فاکتور فروش در اکسس به یک بررسی کامل به منظور ارتباط بین جدول‌ها، فرم‌های دریافت اطلاعات و همچنین تهیه گزارش (که همان فاکتور فروش است) احتیاج دارد. ولی ما به خاطر سادگی کار، فقط یک بانک اطلاعاتی ساده ایجاد خواهیم کرد تا عملیات صدور یک فاکتور فروش در اکسس را شرح دهیم.

به این ترتیب اولین گام را تشخیص روند کار و نیازهای اولیه در نظر گرفته و در گام‌های بعدی، پیاده‌سازی آن‌ها را در اکسس اجرا خواهیم کرد. یک فاکتور فروش معمولی مطابق با تصویر ۱ را در نظر بگیرید. همانطور که مشخص است، اقلام اطلاعاتی (هویت‌ها) را می‌توان به صورت زیر در نظر گرفت.

نکته: هر هویت یا «موجودیت» (Entity)، از فیلدهایی تشکیل شده که به ویژگی‌ها و خصوصیات یک مورد خاص، مرتبط است. برای مثال محصولاتی که برای فروش منظور کرده‌ایم، یک هویت را تشکیل می‌دهند.

به این ترتیب، بر اساس اطلاعاتی که باید در فاکتور فروش درج شود، به نظر می‌رسد، یک فاکتور فروش در ساده‌ترین حالت، باید شامل هویت‌هایی (یا در حقیقت، جدول‌ها) به صورت «جدول فاکتورها» (Invoices) و «جدول سفارشات» (Order Details) باشد.

به تصویر ۱ توجه کنید. در این جا یک نمونه از فاکتور فروش را مشاهده می‌کنید. هر یک از اقلام اطلاعاتی این فاکتور باید با توجه به ساختار و هویت‌های شناخته شده، ثبت و ذخیره شوند.

invoice
تصویر ۱: نمونه‌ای از یک فاکتور فروش ساده

شاید بهتر باشد که فاکتور نمونه در تصویر ۱ را به دو بخش تفکیک کنیم که بخش اول مربوط به مشخصات فاکتور و بخش دوم نیز به سفارش مشتری اختصاص یابد. به این ترتیب می‌توان هویت‌های گفته شده را مطابق با جدول‌های ۱ و ۲ ساخت. در ادامه، به کمک رابطه بین این دو جدول، ارتباط را برقرار کرده و یک کوئری می‌سازیم. همچنین از این کوئری برای تولید یک گزارش که همان صفحه چاپی فاکتور است، کمک می‌گیریم.

فیلدهای مورد نیاز برای هر یک از این جدول‌ها در ادامه دیده می‌شود. توجه داشته باشید که هر یک از فیلدهای مشخص شده، باید دارای نوع داده (Data type) مناسب باشند.

جدول ۱: فاکتورها (Invoices)

نام فیلد (Field Name) نوع داده (Data Type) برچسب (Caption) – توضیحات
Invoice ID number شماره فاکتور – کلید اصلی – مناسب برای رابطه با جدول سفارش
Invoice Date date تاریخ فاکتور – قالب تاریخی
Customer Name Short Text نام مشتری

به یاد دارید که برچسب (Caption) برای هر فیلد می‌تواند محدودیت‌های نام‌گذاری فیلدها را بشکند و در گزارش یا فرم‌ها از برچسب برای نمایش فیلدها استفاده شود. البته هنگام محاسبات یا اشاره به یک فیلد، حتما باید نام فیلد (Field Name) به کار رود. فیلدهای جدول سفارش‌ که باید در فاکتور ثبت شوند، نیز طبق جدول ۲ ساخته خواهند شد.

جدول ۲: سفارش (Order Details)

نام فیلد (Field Name) نوع داده (Data Type) برچسب (Caption) – توضیحات
ID number شماره سفارش- به عنوان کلید اصلی در این جدول
Invoice Number number شماره فاکتور- به عنوان کلید خارجی برای ارتباط بین دو جدول
Product Text نام کالا – همان شرح در فاکتور فروش
Quantity number تعداد/واحد
unit price number قیمت واحد

نکته: توجه داشته باشید که مبلغ کل که در فاکتور مربوط به تصویر ۱ دیده می‌شود، یک فیلد محاسباتی است و جزئی از مشخصات یا اجزای هویت‌های ذکر شده نیست. با استفاده از یک کوئری، می‌توان مبلغ کل برای هر کالا یا برای کل فاکتور را محاسبه کرد. این کار در ادامه و هنگام چاپ فاکتور صورت خواهد گرفت.

این جدول‌ها بنا به گزارش‌هایی که مورد نیاز است، می‌توانند به صورت‌‌های گوناگون با یکدیگر ترکیب شوند. این ترکیب‌ها در حقیقت به واسطه رابطه (Relations) و ایجاد پرس‌وجو (Query) یا کوئری، محقق می‌شوند. بنابراین نیاز است که به رابطه‌های مورد نیاز برای ارتباط بین جدول‌ها نیز بپردازیم. با توجه به جدول‌ها و فیلد کلید اصلی و کلید خارجی، باید بین این دو جدول «رابطه یک به چند» (One to Many Relation) برقرار کرد.

به فرم‌هایی هم برای وارد کردن اطلاعات برای هر یک از این جدول‌ها نیز احتیاج داریم. سعی خواهیم کرد که نحوه ورود اطلاعات را به قالب یک فاکتور در آوریم تا سرعت عمل افزایش یافته و کاربر با محیط یک فاکتور واقعی در اکسس آشنا شود.

از طرفی برای ترکیب دو جدول (با توجه به رابطه یک به چند) یه یک پرس‌وجو (Query) نیازمندیم تا اطلاعات و فیلدهای جدول‌ها را در کنار یکدیگر قرار دهیم. این کوئری را در گام‌های بعدی ایجاد کرده و مورد استفاده قرار می‌دهیم. بهتر است فرم ورود داده‌ها را هم براساس این کوئری ایجاد کنیم.

این بخش در اصطلاح، گام یا مرحله طراحی در یک بانک اطلاعاتی محسوب می‌شود. در گام بعدی، سعی داریم، این «اشیاء» (Objects) را ایجاد و از آن‌ها برای طراحی فاکتور فروش در اکسس استفاده کنیم.

نکته: اکسس به هر یک از بخش‌های بانک اطلاعاتی یک شئی (Object) می‌گوید.

گام اول: جدول‌های مورد نیاز برای طراحی فاکتور فروش در اکسس

برای ایجاد پایگاه داده و همچنین جدول‌های مورد نیاز به صورت زیر اقدام می‌کنیم. البته توجه دارید که همه جدول‌ها، کوئری‌ها، فرم‌ها و گزارش‌های چاپی در این پایگاه داده ثبت و ذخیره می‌شوند. فقط کافی است بعد از ایجاد، برای هر یک، نامی در نظر گرفته و آن‌ها را ذخیره (Save) کنیم.

  • اکسس را اجرا کرده و یک بانک اطلاعاتی به نام Invoice and Orders مطابق با تصویر ۲ بسازید. با کلیک روی دکمه Create، بانک اطلاعاتی ایجاد خواهد شد.
access invoice and orders database
تصویر ۲: ایجاد پایگاه داده Invoice and orders در اکسس

به منظور دستیابی به این بانک اطلاعاتی و ساختار آن، فایل این پایگاه داده با نام Invoice and orders.accdb از اینجا قابل دریافت است. البته فایل را پس از خارج کردن از حالت فشرده می‌توانید در اکسس باز کنید. توجه داشته باشید که این فایل با اکسس ۲۰۱۶ به منظور طراحی فاکتور فروش در اکسس ایجاد شده است. بنابراین ممکن است در نسخه‌های قبلی این نرم افزار قابل اجرا نباشد.

حال زمان تولید یا ایجاد جدول‌های اطلاعاتی Invoices و Order Details رسیده است.

ایجاد جدول‌ها

همانطور که گفته شد، به دو جدول در این بانک اطلاعاتی یا پایگاه داده، احتیاج داریم. روال ایجاد این جدول‌ها را در ادامه مشاهده خواهید کرد.

جدول Invoice

  • از برگه Create دکمه Table را کلیک کرده و جدول‌ فاکتور (با نام Invoices) را مطابق با فیلدهای معرفی شده در جدول‌های ۱ بسازید. برای آشنایی بیشتر با نحوه ایجاد این جدول‌ها به مطلب آموزش اکسس (Access) — به زبان ساده | رایگان و کامل مراجعه کنید.
  • فیلد Invoice ID را به عنوان کلید اصلی در جدول فاکتور تعیین کنید. کافی است این فیلد را انتخاب کرده و از برگه Design دکمه Primary Key را فعال کنید. علامت کلید در کنار نام این فیلد، نشانگر آن است که فیلد به عنوان کلید اصلی انتخاب شده.

البته برای راحتی کار، خصوصیات و ویژگی‌های فیلدهای متنی را طوری تغییر داده‌ایم که عبارت‌های طولانی در گزارش‌ها ظاهر نشود. برای مثال تمامی فیلدهای short Text را با ۲۵ کاراکتر تنظیم کرده‌ایم. همچنین تعداد ارقام اعشار (Decimal Places) را برای اعداد (Number)، صفر در نظر گرفته‌ایم. این تنظیمات در بخش پایینی تعیین مشخصات جدول برای هر فیلد جداگانه تعیین می‌شود. به تصویر ۳ دقت کنید. برگه General در بخش Field Properties به این تنظیمات اختصاص دارد.

field properties
تصویر ۳: تنظیمات فیلدهای جدول

توجه دارید که برای Invoice ID که همان نقش شماره فاکتور را دارد از نوع داده AutoNumber استفاده کرده‌ایم. به این ترتیب اکسس به هر فاکتور به طور خودکار یک شماره نسبت می‌دهد که تکراری نخواهد بود. پس احتیاجی به کنترل مقدار این فیلد وجود نداشته و اکسس آن را بطور خودکار، مقدار دهی می‌کند.

نکته: به یاد داشته باشید که نوع داده AutoNumber باز هم حاوی مقادیر عدد (Number) است و تضادی با اطلاعات جدول ۱ ندارد.

از طرفی برای فیلد Invoice Date، نوع داده را تاریخ/زمان (Date/Time) در نظر گرفته و همچنین «نام مشتری» (Customer Name) نیز یک فیلد با مقادیر «متن کوتاه» (Short Text) در نظر گرفته شده است.

جدول Order Details

همین عملیات را برای جدول «سفارش» (Order Details) نیز انجام می‌دهیم و اسامی و نوع داده را مطابق با جدول ۲، تعیین می‌کنیم. ولی این بار فیلد ID را کلید اصلی انتخاب می‌کنیم. در تصویر ۴ این جدول و فیلدهایش به همراه نوع داده (Data Type) دیده می‌شوند.

order details
تصویر ۴: جدول سفارش و فیلدهای آن

گام بعدی در طراحی فاکتور فروش در اکسس ایجاد رابطه یک به چند بین این دو جدول باشد.

یکی از آموزش‌های فرادرس به اکسس و کد نویسی VBA در آن اختصاص دارد. به منظور آشنایی بیشتر با نحوه کار با پایگاه داده اکسس، پیشنهاد می‌کنیم که این فیلم آموزش را مشاهده کنید. لینک دسترسی به این محتوای ویدیویی در ادامه آمده است.

گام دوم: ارتباط بین جدول‌ها

همانطور که می‌دانید، برای ایجاد رابطه بین دو جدول، احتیاج به یک فیلد مشترک داریم. بین دو جدول، Invoices و Order Details، فیلد مشترک، invoice id است. بنابراین برای ایجاد رابطه از این فیلد به منظور طراحی فاکتور فروش در اکسس کمک خواهیم گرفت.

نکته: هر چند فیلد مشترک در هر دو جدول هم‌نام هستند ولی این کار برای ایجاد رابطه لزومی نداشت. مهم یکسان بودن محتوا و نوع داده این دو فیلد است.

واضح است که در جدول اصلی یعنی Invoices این فیلد، کلید اصلی و در جدول فرعی یا Order Details، «کلید خارجی» (Foreign Key) خواهد بود. برای ایجاد رابطه بین این دو جدول به صورت زیر عمل می‌کنیم.

  • از برگه Database Tools روی دکمه Relationships کلیک کرده و سپس از برگه Design، روی Add Tables کلیک می‌کنیم. از پنجره Add tables نیز هر دو جدول‌ را انتخاب کرده و دکمه Add را فشرده تا آنها را به پنجره تعریف رابطه منتقل کنیم.
  • فیلد Invoice ID را از جدول Invoices کشیده و روی فیلد Invoice ID از جدول Order Details قرار می‌دهیم. خطی به نشانه وجود رابطه بین این دو جدول ظاهر شده و در پنجره Edit Relationships نوع رابطه، یک به چند (One to Many) مشخص می‌شود. به تصویر ۵ توجه کنید. با فشردن دکمه Create عملیات ایجاد رابطه، پایان می‌یابد.
relationships
تصویر ۵: ایجاد رابطه یک به چند بین دو جدول Order Details و Invoices

نکته: گزینه‌های دیگر مانند «تقویت یکپارچگی مرجع‌ها» (Enforce Referential Integrity)، به منظور تثبیت رابطه بین دو جدول قابل تنظیم است. ولی به علت طراحی فاکتور فروش در اکسس به صورت ساده و آسان، از ذکر خصوصیات و وظایف این گزینه‌ها پرهیز خواهیم کرد.

گام سوم: ایجاد فرم برای طراحی فاکتور فروش در اکسس

از آنجایی که بین دو جدول Invoices و Order Details یک رابطه یک به چند برقرار است، اکسس می‌تواند یک فرم ترکیبی از هر دو جدول ایجاد کند. هر چند راهنمای ایجاد فرم (Form Wizard)، طراحی ساده‌ای برای فرم‌ها در نظر می‌گیرد، ولی در اینجا نیاز ما را در جهت طراحی فاکتور فروش در اکسس مرتفع می‌کند. به همین جهت مراحل زیر را طی می‌کنیم.

  • جدول Invoices را از لیست جدول‌ها انتخاب کنید.
  • از برگه Create در بخش Forms، گزینه Form Wizard را انتخاب کنید.
  • در پنجره‌ای Form Wizard، از بخش Available Fields، فیلدهای Invoice ID ،Invoice Date و Customer Name را به کادر Selected Fields ببرید.
  • از بخش Tables/Queries، جدول Order Details را انتخاب کرده و فیلدهای Product ،Quantity و Unit Price را به کادر Selected Fields بکشید.
  • با فشردن دکمه Next به مرحله بعدی بروید.

نتیجه اجرای این مراحل در تصویر ۶ دیده می‌شود.

form wizard steps
تصویر ۶: راهنمای ایجاد فرم – مرحله انتخاب فیلدها در اکسس
  • در مرحله بعدی، نحوه نمایش ارتباط بین دو جدول را به همان شکل (Form with subforms(s باقی گذاشته و به مرحله بعدی بروید. این کار باعث می‌شود که فیلدهای هر رکورد از جدول Invoice در بالا و رکوردهای مرتبط با آن در پایین ظاهر شوند. اگر گزینه Linked forms را انتخاب می‌کردید، دسترسی به فیلدهای مرتبط، توسط یک ابر پیوند (Hyperlink) امکان‌پذیر می‌شد. تصویر ۷، نمایش تنظیمات این پنجره را نشان می‌دهد.
form wizard and subform
تصویر ۷: ترکیب فرم و زیرفرم برای جدول‌های ترکیبی در اکسس
  • این بار، نحوه نمایش زیرفرم را Datasheet انتخاب می‌کنیم تا شبیه یک کاربرگ نمایش داده شود. اگر گزینه Tabular را انتخاب کنید، نمایش به صورت جدولی خواهد بود.
form wizard subform view
تصویر ۸: نحوه نمایش فرم و زیرفرم در اکسس
  • مرحله نهایی، نام‌گذاری و نمایش یا ویرایش فرم است. با کلیک روی Finish، که در تصویر ۹ قابل مشاهده است، مراحل ایجاد فرم اتمام یافته و فرم نهایی ظاهر خواهد شد.
form wizard naming
تصویر ۹: نام گذاری و ایجاد فرم‌ها در مرحله نهایی

به این ترتیب برای ورود یا نمایش فاکتورهای فروش، یک فرم خواهیم داشت. البته توجه داشته باشید که از این فرم برای ورود یا ویرایش فاکتورها استفاده کنید. چاپ و ارائه محاسبات صورت گرفته توسط فاکتورها، در گام‌های بعدی صورت خواهد گرفت.

همانطور که در تصویر ۹ مشاهده می‌کنید، فرم اصلی با نام Invoices2 و زیرفرم مربوطه هم با نام …Order Details Subform1 ساخته شده‌اند. انتخاب گزینه Open the، باعث می‌شود که فرم برای ورود داده‌ها باز شود. از طرفی با انتخاب Modify the form’s design، فرم به منظور ویرایش و تغییر در ساختار آن، نمایش داده می‌شود.

گام چهارم: کوئری‌های مورد نیاز

همانطور که در تصویر ۱ مشاهده کردید، یک فاکتور فروش، دارای فیلد یا مشخصاتی است که باید از ترکیب دو جدول Invoices و Order Details ایجاد شوند. این ترکیب را به کمک یک کوئری یا پرس‌وجو خواهیم ساخت. بنابراین با طی کردن مراحل زیر، یک کوئری به نام Invoice می‌سازیم. توجه دارید که در آن محاسبه مربوط به قیمت کل که حاصل ضرب قیمت در تعداد کالا است، صورت خواهد گرفت. به این ترتیب به دو هدف دست پیدا می‌کنیم. ۱- ترکیب دو جدول و ۲- ایجاد فیلد محاسباتی.

کوئری مورد نظر را بر اساس محیط طراحی (Query Design) و به صورت زیر برای طراحی فاکتور فروش در اکسس خواهیم ساخت.

نکته: ایجاد کوئری در اکسس به کمک راهنما، در مطلب آموزش اکسس (Access) — به زبان ساده | رایگان و کامل شرح داده شده است.

  • از برگه Create‌ در بخش Queries گزینه Query Design را انتخاب کنید.
  • در پنجره Show Table، هر دو جدول Invoices و Order Details را با انتخاب و فشردن دکمه Add، به داخل پنجره طراحی منتقل کنید. سپس دکمه Close را کلیک کنید. در تصویر ۱۰ چنین پنجره‌ای نمایش داده شده است.
query show table
تصویر ۱۰: پنجره نمایش جدول‌ها برای ایجاد کوئری در اکسس
  • همه فیلدهای Invoices را به قسمت معرفی فیلدهای کوئری ببرید. با دوبار کلیک روی علامت * در قاب مربوط به جدول Invoice نیز این کار امکان‌پذیر است.
  • فیلدهای product، Quantity و Unit Price را هم از جدول Order Details اضافه کنید.
  • برای ایجاد یک فیلد محاسباتی، در یک ستون خالی در کادر پایین، کلیک راست کرده و دستور Build را اجرا کنید. تنظیمات را در پنجره Expression Builder مطابق با تصویر 11، انجام دهید و دکمه OK را کلیک کنید.

نکته: واضح است که در این جا ستون یا فیلد «قیمت کل» برای هر کالا را محاسبه کرده‌ایم. عبارت [Order Details]![Quantity] * [Order Details]![Unit Price]  نشانگر این عمل است. توجه داشته باشید برای اینکه عمل ضرب قابل اجرا باشد، باید هر دو فیلد از نوع عددی باشند.

expression builder
تصویر ۱۱: پنجره ایجاد فیلدهای محاسبات در اکسس
  • حال کافی است برای این فیلد نیز یک نام و برچسب (Caption) انتخاب کنیم. روی فیلد محاسباتی Expr1 در پنجره query کلیک کرده و به جای Expr1، عبارت total را بنویسید. همچنین از فهرست کلیک راست، با گزینه Properties، پنجره خصوصیات فیلد را ظاهر کرده و در قسمت Caption، عبارت «قیمت کل» را وارد کنید.
  • کوئری را ذخیره کنید و آن را ببندید. برای انجام این کار، کافی است با کلیک راست روی برگه این کوئری، فهرست را ظاهر کرده و دستور Save و Close را به ترتیب اجرا کنید. ما در فایل بانک اطلاعاتی، این کوئری را با نام query invoice ذخیره کرده‌ایم.

به این ترتیب باید پنجره تعریف کوئری مطابق با تصویر ۱۲ باشد. همانطور که مشخص است، همه فیلدهای مهم برای صدور یک فاکتور در این کوئری، از جدول‌های مختلف، جمع‌آوری شده است.

query design
تصویر ۱۲: طراحی کوئری و ایجاد فیلد محاسباتی

نکته: اگر این کوئری را اجرا کنید، علاوه بر اینکه مشخصات فاکتور را نشان می‌دهد، مبلغ کل برای هر کالا نیز محاسبه شده و نمایش داده می‌شود. به تصویر 13 توجه کنید. مقادیر ستون «تعداد/واحد» در «قیمت واحد» ضرب شده و «قیمت کل» را تشکیل داده‌اند. به محض ورود یک رکورد جدید، محاسبات به طور خودکار در این کوئری صورت می‌گیرد.

query view
تصویر 13: نمای اجرایی کوئری محاسباتی در اکسس

گام پنجم: ساخت گزارش فاکتور فروش

گزارش یا Report در اکسس، ابزاری برای ارائه نتایج و نمایش اطلاعات بر صفحه مانیتور یا چاپگر است. برای ایجاد یک گزارش برای طراحی فاکتور فروش در اکسس روش‌های مختلفی وجود دارد. ولی در اینجا به شیوه خودکار یک گزارش تهیه کرده و با کمی تغییر، آن را به فاکتور فروش تبدیل می‌کنیم. توجه داشته باشید که ابعاد کاغذ و نحوه چاپ، بستگی به تنظیمات این بخش و چاپگر شما دارد.

روال ایجاد گزارش در آخرین گام به صورت زیر است.

  • از لیست اشیا اکسس، کوئری query invoice را انتخاب کنید.
  • از برگه Create گزینه Report را از بخش Reports اجرا نمایید.
  • نتیجه این گزارش مطابق با تصویر ۱۴ است که البته احتیاج به کمی اصلاح دارد.
query report
تصویر ۱۴: گزارش براساس کوئری query invoice

همانطور که می‌بینید، این کوئری برای جمع از قیمت واحد استفاده کرده و از طرفی شماره فاکتور و تاریخ فاکتور به همراه نام مشتری برای هر قلم کالا،‌ تکرار شده است که بهتر است در قسمت بالایی فاکتور قرار گیرند. با رفع این مشکلات، فاکتور فروش ما کامل خواهد شد. گزارش ایجاد شده را در نمای طراحی (Design View) باز می‌کنیم. کافی است روی برگه این گزارش کلیک راست کرده و دستور Design View را انتخاب کنید.

همانطور که در تصویر ۱۵، مشاهده می‌کنید، با تغییراتی که روی ساختار گزارش قبلی ایجاد کرده‌ایم، طراحی فاکتور فروش در اکسس نظم بهتری گرفته و می‌تواند به کار رود. توجه داشته باشید که تاریخ و ساعت را از گزارش اصلی حذف کرده‌ایم و برچسب‌ها و محتویات جدول Invoice را به بخش report header منتقل کرده‌ایم. همچنین به تغییری که در فرمول محاسبه جمع (sum) رخ داده، توجه کنید. فرمول به صورت ([sum([total= در آمده است.

گزارش نهایی را با نام query invoice report ذخیره می‌کنیم. بنابراین در بانک اطلاعاتی invoice and orders با این نام شناخته خواهد شد.

final report invoice
تصویر ۱۵: ساخت گزارش فاکتور فروش

نتیجه اجرای این گزارش برای جدول اطلاعاتی و مقادیر وارد شده، به صورت تصویر ۱۶ خواهد بود. با جمع  و جور کردن گزارش، توانسته‌ایم آن را در یک صفحه نمایش دهیم.

query invoice report
تصویر 16: فاکتور فروش نهایی

به یاد داشته باشید که برای کار با فاکتور فروش و ثبت اطلاعات فقط لازم است که فرم Invoices را باز کنید. برای صدور فاکتور نیز با توجه به شماره فاکتور یا شماره رکورد، جستجو کرده و پس از اجرای گزارش query invoice report شماره فاکتور را پیدا کرده و طبق گزارش از آن چاپ بگیرید.

همانطور که دیدید، در اینجا یک فاکتور فروش به ساده‌ترین شکل تولید شد. البته امکانات زیادی در اکسس وجود دارد که براساس آن می‌توانید گزارش یا فاکتور فروش را دسته بندی کرده، براساس نام مشتری، شماره فاکتور فیلتر یا جستجو انجام داده و گزارشات موجودی یا مجموع دریافت‌ها را محاسبه کنید. ولی از آنجایی که هدف در اینجا آشنایی با ابزارهای اکسس بود، موضوعات و امکانات اکسس را به طور گسترده به کار نبردیم.

معرفی فیلم آموزش اکسس (Access) به همراه کدنویسی VBA‎‎‎‎‎

access tutorial

پایگاه داده اکسس، ابزاری عمومی است که با استفاده از محیط برنامه‌نویسی VBA قادر به ایجاد پایگاه‌های داده حتی به صورت حرفه‌ای نیز هست. خوشبختانه در فرادرس، آموزشی به کاربری اکسس اختصاص دارد که با ۷ ساعت و ۴۸ دقیقه فیلم آموزشی، به کارکردهای اکسس و برنامه نویسی آن می‌پردازد. ارائه مثال‌ها و کدهای لازم  به زبان برنامه‌نویسی VBA یا (Visual Basic for Application) از مزایای این آموزش محسوب می‌شود.  همچنین در انتهای این آموزش، یک پروژه نیز اجرا شده تا همه اشیاء اکسس مورد استفاده قرار گرفته و یک کار عملی برای فراگیران، ارائه شود. سرفصل‌ و عناوین ارائه شده در این آموزش به قرار زیر است:

  • درس اول: مقدمه کار با نرم افزار اکسس و آشنایی با محیط آن
  • درس دوم: جدول‌ها و انواع روابط و نحوه ایجاد آن‌ها به همراه ساخت فرم‌های ساده
  • درس سوم: کار با Query و به کارگیری آن‌ها در اکسس
  • درس چهارم: آموزش برنامه نویسی VBA در اکسس
  • درس پنجم: پروژه فرادرس

پیش‌نیاز برای این آموزش، آشنایی با ویندوز و مدیریت فایل است. البته آگاهی از بعضی جنبه‌ها و اصطلاحات پایگاه‌های داده نیز مورد انتظار است.

در این آموزش از نسخه MS-Access 2016 استفاده شده است. تماشای این فیلم آموزشی برای همه کسانی که در سطح مقدماتی، نیاز به آشنایی با پایگاه داده دارند، توصیه می‌شود.

جمع‌بندی طراحی فاکتور فروش در اکسس

در این متن، جدول‌ها، فرم‌ها و همچنین رابطه بین جدول‌ ها و گزارش‌های مورد نیاز برای ایجاد یک برنامه فروش و طراحی فاکتور فروش در اکسس را ایجاد کردیم. از طرفی فیلدها و ساختار جدول‌های اطلاعاتی را هم بازگو کرده و نیازهای مربوط به یک فاکتور فروش را در نظر گرفتیم. به این ترتیب بانک اطلاعاتی یا پایگاه داده تولید شده، می‌تواند برای یک فروشگاه به کار رفته و به صدور فاکتور اقدام کرد. البته کاری که در این نوشتار صورت گرفته، جنبه آموزشی داشته و بسیاری از نکته‌ها و قابلیت‌های مربوط به طراحی فاکتور فروش در اکسس را به لحاظ سادگی، نادیده گرفتیم. ولی به هر حال هدف آشنایی با نحوه اجرای عملیات بود که سعی کردیم، آن‌ها را به شیوه‌ای ساده و قابل درک، بیان کنیم.

اگر بازخوردی درباره این مطلب دارید یا پرسشی دارید که بدون پاسخ مانده است، آن را از طریق بخش نظرات مطرح کنید.

اگر این مطلب برای شما مفید بوده است، آموزش‌ها و مطالب زیر نیز به شما پیشنهاد می‌شوند:

«آرمان ری‌بد» دکتری آمار در شاخه آمار ریاضی دارد. از علاقمندی‌های او، یادگیری ماشین، خوشه‌بندی و داده‌کاوی است و در حال حاضر نوشتارهای مربوط به آمار و یادگیری ماشین را در مجله فرادرس تهیه می‌کند.

بر اساس رای 7 نفر

آیا این مطلب برای شما مفید بود؟

نظر شما چیست؟

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *