فرادرسشمارش تعداد یک کلمه در یک ستون اکسل – آموزش کامل
نرم‌افزار اکسل، ابزاری قدرتمند برای تجزیه و تحلیل داده‌ها و انجام محاسبات مختلف است. اما شاید کمتر به نحوه شمارش کلمات در جدول اکسل توجه کرده باشیم. درحالی‌که این عمل در تجزیه و تحلیل دادههای حاصل از کمپین‌های بازاریابی و زمانی‌که اعداد و ارقام زیادی در دسترس باشد، بسیار کاربردی است. در این مطلب از مجله فرادرس سه روش مختلف برای شمارش تعداد یک کلمه در یک ستون اکسل را با استفاده از تابع SEARCH، تابع COUNTIF و همچنین ماکرونویسی آموزش می‌بینیم. هر یک از این روش‌ها کمک بزرگی برای کاربران حرفه‌ای یا مبتدی اکسل در ساده‌سازی جستجوی کلمات و صرفه‌جویی در زمان است.
روش‌های شمارش تعداد یک کلمه در یک ستون اکسل
شمارش کلمات با استفاده از سه روش متداول زیر انجام می‌گیرد و برای استفاده صحیح از آن‌ها لازم است با توابع اکسل و نحوه فرمول‌نویسی آن آشنا باشیم.
برای آشنایی کامل می‌توانید فیلم آموزش استفاده از توابع و فرمول‌نویسی در اکسل در فرادرس را مشاهده کنید.
- استفاده از تابع COUNTIF
- استفاده از تابع SEARCH
- ماکرونویسی
حال ببینیم نحوه فرمول‌نویسی و کاربرد هر یک از این روش‌ها چگونه است.
۱. استفاده از تابع COUNTIF
به کمک تابع COUNTIF می‌توانیم سلول‌ها را با توجه به معیارهای تعریف‌شده خاص بشماریم. برای شمارش یک کلمه خاص در محدوده سلولی مشخص با استفاده از این تابع، کافی است مراحل زیر را دنبال کنیم.
- ابتدا سلولی را که می‌خواهیم نتایج عملیات در آن نمایش داده شود، انتخاب می‌کنیم.
- فرمول کلی =COUNTIF(range, “word”) نمایی از ساختار اصلی تابع در ترکیب با آرگومان‌های مختلف است. در این فرمول آرگومان «range» محدوده سلول برای جستجو و آرگومان «word» نماینده کلمه خاص مورد نظر برای شمارش است.
- در انتها با زدن دکمه Enter تعداد کلمه‌های مورد نظر در سلول انتخاب‌شده در مرحله اول نمایش داده می‌شوند.
برای درک بهتر، این مراحل را با یک مثال در تصویر زیر تشریح می‌کنیم. در این جدول هدف شمارش کلمه «apple» در محدوده سلولی A1 تا A5 است. بنابراین فرمول به شکل =COUNTIF(A1:A5, “apple”) تعریف می‌شود. همان‌طور که مشخص است، بعد از وارد کردن فرمول نتیجه نهایی در سلول C1 برابر عدد ۲ خواهد بود.
کاربردهای دیگر تابع COUNTIF در مطلب دیگری با همین عنوان در مجله فرادرس آورده شده است.
۲. استفاده از تابع SEARCH
تابع SEARCH برای شمارش کلمه خاص در ستون اکسل زمانی به‌کار می‌رود که بزرگ بودن یا کوچک بودن حروف انگلیسی دادههای جدول مهم باشد. برای این کار مراحل زیر را استفاده می‌کنیم.
- در ابتدا سلولی که می‌خواهیم نتایج در آن نمایش داده شوند را مشخص می کنیم.
- ساختار کلی فرمول به شکل =SEARCH(range, word) است. در اینجا آرگومان «range» محدوده سلول برای جستجو و آرگومان «word» کلمه خاصی است که می‌خواهیم آن را شمارش کنیم.
- در انتها با زدن دکمه Enter نتیجه در سلول انتخابی نمایش داده می‌شود.
اگر این مراحل را برای مثال قبل استفاده کنیم، با نوشتن فرمول=SEARCH(A1:A5, apple) تنها، کلمه «apple» که همه حروف آن کوچک است شمارش می‌شود. بنابراین نتیجه محاسبه همان‌طور که در تصویر زیر مشخص است، عدد یک خواهد بود.
۳. ماکرونویسی
روش ماکرونویسی برای کاربران حرفه‌ای اکسل یا افرادی که با حجم وسیعی از داده‌ها سرو کار دارند، راهی میان‌بر به منظور شمارش کلمه است. در این حالت برای ایجاد یک ماکرو سفارشی باید از زبان برنامه‌نویسی «ویژوال بیسیک ویژه اپلیکیشن‌ها» (Visual Basic for Application | VBA) استفاده کنیم.
برای درک بهتر نحوه ماکرونویسی پیشنهاد می‌کنیم فیلم آموزش برنامه‌نویسی وی بی ای در اکسل در فرادرس را مشاهده کنید. این آموزش در دو بخش مقدماتی و تکمیلی در دسترس علاقه‌مندان است و لینک آن در زیر قرار گرفته است.
یادگیری نحوه شمارش تعداد کلمات در اکسل در فرادرس
بدون هیچ گفتگویی، یادگیری مفهوم توابع و فرمول‌نویسی مرتبط با آن از اصول اولیه یادگیری نحوه شمارش کلمات در اکسل است. بنابراین در مرحله اول، لازم است تمرکز خود را بر مشاهده فیلم آموزش زیر در فرادرس قرار دهیم.
در مرحله دوم، اگر قصد داریم از این توابع در محاسبات مربوط به دادههای کسب و کار استفاده کنیم، یادگیری نحوه کاربرد توابع در این حوزه می تواند مفید باشد. بنابراین پیشنهاد می‌کنیم فیلم آموزش زیر را مشاهده کنید.
و در گام سوم برای کاربران حرفه‌ای اکسل و شمارش کلمات در حجم بالایی از داده های اکسل، مشاهده دو فیلم آموزشی زیر در فرادرس کمک بزرگی در این مسیر است.
- فیلم آموزش مقدماتی برنامه‌نویسی وی بی ای در اکسل در فرادرس
- فیلم آموزش پیشرفته برنامه‌نویسی وی بی ای در اکسل در فرادرس
البته برای دسترسی بهتر با کلیه فیلم‌های آموزشی اکسل هم مجموعه زیر پیشنهاد اصلی است.
اهمیت شمارش تعداد یک کلمه در یک ستون اکسل
اما در انتهای بحث، بهتر است کمی به اهمیت شمارش تعداد یک کلمه در یک ستون اکسل اشاره کنیم. بیشتر افراد، اکسل را به‌عنوان ابزاری برای تجزیه و تحلیل اعداد می‌شناسند. اما جالب است بدانیم که از این نرم‌افزار می‌توان برای مدیریت عبارات متنی هم استفاده کرد. این موضوع به‌خصوص در پروژه‌های تجزیه و تحلیل محتوا و تحقیقات بازار برای کسب و کارها بسیار کاربردی است.
به‌عنوان مثال یک مدیر بازاریاب محتوا حین اجرای یک کمپین بازاریابی حتما نیاز به شمارش یک کلمه کلیدی خاص در بین دادههای فروش یا بازخورد مشتری دارد. در این حالت با استفاده از فرمول‌نویسی در جدول دادههای اکسل می‌توان کلمات خاص را به‌راحتی شمرد. این فرایند کمک بزرگی برای شناسایی ترندهای بازار در کوتاه‌ترین زمان ممکن و تصمیم‌گیری سریع بر مبنای دادههای در دسترس خواهد بود.
در صورت علاقه‌مندی به یادگیری کاربرد اکسل در کسب و کار، پیشنهاد می‌کنیم فیلم آموزش تحلیل دادههای کسب و کار با اکسل در فرادرس را مشاهده کنید.
نکات مهم در شمارش تعداد کلمات در یک ستون اکسل
برای اطمینان از دقت و کارآیی توابع اکسل در شمارش کلمات، توجه به نکات زیر ضروری است.
- دادههای جدول اکسل را از لحاظ داشتن فرمت‌های غیرضروری، فضاهای خالی اضافی یا کاراکترهای خاص بررسی کنید. زیرا در غیر این صورت نتایج شمارش نادرست خواهد بود.
- برای استفاده صحیح از توابع، نکاتی مانند اهمیت بزرگ یا کوچک بودن حروف انگلیسی جدول، زمان افعال یا جمع و مفرد بودن آن‌ها را در نظر بگیرید.
- در صورت امکان بعد از پایان کار، نتایج را با استفاده از روش‌های دیگر هم بررسی کنید.
جمع‌بندی پایانی
با استفاده از توابع مختلفی مانند COUNTIF و SEARCH و روش ماکرونویسی می‌توانیم تعداد کلمات در ستونی خاص در اکسل را بشماریم. استفاده از این روش‌ها ضمن افزایش مهارت کاربردی کار با اکسل، در زمان هم صرفه‌جویی می‌کند. در این مطلب از مجله فرادرس با هدف تقویت این مهارت‌ها تلاش کردیم تا نحوه شمارش یک کلمه در یک ستون اکسل را با زبانی ساده همراه مثال توضیح دهیم.
