آموزش فیلتر بر اساس رنگ در اکسل – به زبان ساده

در بسیاری موارد رنگ پیش‌زمینه سلول‌ها یا فونت متن‌ها در جدول اکسل را برای تفکیک از یکدیگر تغییر می‌دهیم اما ممکن است رنگ‌های مربوط به یک موضوع مشخص در جدول اکسل پراکنده باشند. بنابراین برای منظم کردن نحوه نمایش سلول یا متن، بر اساس یک رنگ مشخص از روش فیلتر کردن استفاده می‌کنیم. به این شکل خوانایی اطلاعات بالا می‌رود و می‌توانیم بدون ایجاد مشکل یا پراکندگی ذهن، گروه‌بندی و دسته‌بندی داده‌ها را در اکسل انجام دهیم. برای یادگیری این نوع دسته‌بندی، در این مطلب از مجله فرادرس به زبانی ساده و همراه مثال، چهار روش مختلف فیلتر بر اساس رنگ در اکسل را تشریح می‌کنیم.

فیلتر بر اساس رنگ سلول

فیلتر کردن بر اساس رنگ در اکسل روشی ساده و بسیار کاربردی است که نیازی به کدنویسی VBA یا حتی استفاده از ابزارهای پیچیده ندارد. این ترفند در کلیه نسخه‌های اکسل موجود است و برای استفاده از آن فقط نیاز به آشنایی با بخش‌های مختلف نرم‌افزار داریم. بنابراین پیشنهاد می‌کنیم برای درک بهتر مطلب، ابتدا فیلم آموزش ترفندهای کاربردی در اکسل در فرادرس را مشاهده کنید.

برای فیلتر یا دسته‌بندی سلول‌های رنگی در اکسل مراحل زیر را انجام می‌دهیم.

۱. فرض می‌کنیم جدولی از سفارش‌های مختلف برای مشتریان داریم که وضعیت تحویل سفارش در آن‌ها با رنگ‌های مختلف نشان داده شده است.

۲. بعد از انتخاب سلول‌های جدول، از زبانه «Home» در نوار ابزار اکسل، مسیر «Editing» > «Sort & Filter» > «Custom Sort» را دنبال می‌کنیم.

۳. حال اگر بخواهیم سلول‌های قرمز رنگ مربوط به سفارش‌های دارای تاخیر در ابتدای جدول قرار گیرند، در پنجره «Sort» از منوهای آبشاری به ترتیب «وضعیت تحویل سفارش»، «Cell Color»، رنگ قرمز و گزینه «On Top» را انتخاب می‌کنیم.

۴. با کلیک بر دکمه «OK» همه سلول‌های قرمز رنگ در ابتدای جدول قرار می‌گیرند.

۵. برای قرار دادن سایر وضعیت‌های سفارش کالا به ترتیب رنگ بعد از این سلول‌ها، از دکمه «Copy Level» استفاده می‌کنیم. به این شکل که هر بار بعد از کلیک بر دکمه «Copy Level»، به‌ترتیب سایر رنگ‌های مورد نظر را انتخاب می‌کنیم.

۶. در نهایت جدول به‌صورت تصویر زیر در خواهد آمد.

روش سریع فیلتر سلول بر اساس یک رنگ

برای فیلتر کردن سلول‌ها بر اساس فقط یک رنگ راه ساده‌تر دیگری نیز وجود دارد. مراحل انجام کار به شرح زیر است.

فیلم آموزش مرتب‌ سازی داده‌ ها بر اساس رنگ در اکسل + تکنیک‌های کاربردی (رایگان) در فرادرس

کلیک کنید

۱. بعد از انتخاب کل سلول‌های جدول، از مسیر «Home» > «Editing» > «Sort& Filter» گزینه «Filter» را فعال می‌کنیم.

۲. با فعال‌سازی گزینه «Filter»، فلش‌هایی به‌شکل منوی آبشاری در کنار هدینگ اصلی جدول نمایش داده می‌شود. روی ستون دلخواه خود، به‌عنوان مثال «وضعیت تحویل سفارش» کلیک می‌کنیم و به بخش «Sort by Color» می‌رویم.

۳. با انتخاب رنگ مربوط به ستون مورد نظر، یعنی قرمز، همه سلول‌های قرمز رنگ به دنبال هم قرار می‌گیرند.

فیلتر بر اساس رنگ متن در اکسل

مراحل فیلتر بر اساس رنگ متن همانند فیلتر بر اساس رنگ سلول است. با این تفاوت که در این حالت در پنجره باز شده بخش «Custom Sort» به‌جای «Cell Color» بخش «Font Color» را انتخاب می‌کنیم. روش انجام کار به شرح زیر است.

فیلم آموزش ترفندهای کاربردی در اکسل Excel در فرادرس

کلیک کنید

۱. از زبانه «Home» در نوار ابزار اکسل، به مسیر«Editing» > «Sort & Filter» > «Custom Sort» می‌رویم. سپس در پنجره باز شده و در بخش «Sort on» از منوی آبشاری گزینه «Font Color» را انتخاب می‌کنیم.

۲. بعد از انتخاب رنگ مورد نظر، متن‌های با رنگ مشخص در ابتدای جدول قرار می‌گیرند. به همین ترتیب، از بخش «Copy Level» می‌توانیم سایر متن‌های جدول را بر اساس رنگ فیلتر کنیم.

۴. در نهایت جدول اکسل بر اساس رنگ متن فیلتر می‌شود.

در صورتی‌که بخواهیم بر اساس فقط یک رنگ متن‌، فیلتر را انجام دهیم، روش ساده‌تر دیگری نیز وجود دارد. در این حالت بعد از فعال‌سازی گزینه «Filter» از مسیر «Home» > «Editing» > «Sort & Filter» در پنجره باز شده از منوی آبشاری ستون مورد نظر، بر گزینه «Sort by Font Color» کلیک می‌کنیم. بعد از انتخاب رنگ مورد نظر، فیلتر جدول بر همین اساس انجام می‌گیرد.

یادگیری مهارت‌های تکمیلی کار با اکسل در فرادرس

همان‌‌طور که دیدیم، در صورت آشنایی با بخش‌های مختلف نرم افزار اکسل، به‌ سادگی می‌توانیم کارهای مختلفی را برای منظم کردن نمایش داده‌ها و افزایش خوانایی گزارش‌ انجام دهیم. فیلتر کردن بر اساس رنگ، فقط بخشی کوچک از امکانات اکسل است که در ترکیب با سایر قابلیت‌های این نرم‌افزار می‌توانیم کارهای جذاب‌تری را نیز انجام دهیم. بنابراین افزایش مهارت در یادگیری ترفندها و ابزارهای کاربردی اکسل برای انجام فعالیت‌ها یا محاسبات پیچیده‌تر بسیار مفید خواهد بود. فیلم‌های تهیه شده زیر در فرادرس راهنمای خوبی برای این منظور است.

• فیلم آموزش ترفندهای کاربردی اکسل در فرادرس
• فیلم آموزش ابزارهای کاربردی اکسل در فرادرس
• فیلم آموزش فیلتر و کاربرد آن در ساخت گزارش در فرادرس
• فیلم آموزش توابع و فرمول‌نویسی در اکسل در فرادرس

همچنین در دو مجموعه آموزش زیر کلیه موارد در قالبی یکپارچه امکان انتخاب آسان‌تر موارد برای علاقه‌مندان به یادگیری اکسل را فراهم می‌کنند.

• مجموعه فیلم آموزش اکسل در فرادرس
• مجموعه فیلم آموزش اکسل کاربردی در فرادرس

فیلتر بر اساس آیکون سلول

در عملیات قالب‌بندی شرطی اکسل گزینه‌ای به‌نام «Icon Sets» وجود دارد که با استفاده از آن‌ کاربر می‌تواند مقادیر عددی داخل کاربرگ اکسل را به‌صورت آیکون تصویری نمایش دهد. این کار به‌راحتی از مسیر «Home> «Conditional Formatting» > «Icon sets قابل انجام است.

فیلم قالب بندی شرطی در اکسل Conditional Formatting (رایگان) در فرادرس

کلیک کنید

در این حالت اکسل به‌صورت پیش‌فرض و قوانین قبلی تعریف شده، آیکون‌های رنگی را در کنار هر مقدار قرار می‌دهد. در مثال مورد نظر، اعداد بالاتر از ۵ آیکون سبز رنگ، مقادیر متوسط، آیکون زرد رنگ و مقادیر کوچک‌تر، آیکون قرمز رنگ دارند. البته این شرط‌ها از بخش مربوط قابل تغییر هستند.

حال اگر در جدول داده‌های اکسل این آیکون‌ها وجود داشته باشند و بخواهیم فیلتر سلول‌ها را بر اساس رنگ آن‌ها انجام دهیم، مراحل با تغییراتی اندک مانند روش‌های قبل است. برای این‌کار بار دیگر از مسیر «Editing» > «Sort & Filter» > «Custom Sort» در پنجره «Sort» به ترتیب مراحل زیر را انجام می‌دهیم.

۱. در بخش «Sort by» از منوی آبشاری گزینه «تعداد»، در بخش «Sort on» گزینه «Conditional Formatting» و در بخش «Order» رنگ مورد نظر را انتخاب می‌کنیم.

۲. با کلیک روی بخش «Copy Level» همین کار را برای فیلتر کردن بر اساس رنگ‌های دیگر تکرار می‌کنیم. البته با تعیین دو آیکون رنگی از هر سه آیکون، یک آیکون باقی‌مانده نیز به‌صورت خودکار فیلتر می‌شود.

در مطلب زیر از مجله فرادرس، در مورد قالب‌بندی شرطی در اکسل و روش انجام آن توضیح داده‌ایم:

فیلتر کردن چند رنگ در سلول به‌صورت هم‌زمان

برای نمایش چند رنگ مشخص به‌صورت هم‌زمان در جدول اکسل، نیاز به فرمول‌نویسی ساده با استفاده از تابع GET.CELL داریم. بنابراین پیشنهاد می‌کنیم برای آشنایی بهتر با این کار فیلم آموزش استفاده از توابع و فرمول‌نویسی در اکسل در فرادرس را مشاهده کنید.

مراحل انجام کار به شرح زیر است.

۱. با استفاده از تابع «GET.CELL» می‌توانیم کد رنگ یک سلول را فراخوانی کنیم. برای این کار ابتدا در کنار آخرین ستون جدول اکسل یک ستون جدید ایجاد می‌کنیم. به‌عنوان مثال این ستون در جدول تصویر زیر با نام «کد رنگ» مشخص است.

۲. بعد از کلیک بر اولین سلول این ستون، از بخش «Formula» روی «Name Manager» کلیک می‌کنیم.

۳. بعد از کلیک روی دکمه «New» در پنجره باز شده، به ترتیب عبارت «colorcode» را در بخش «Name» و فرمول =GET.CELL(38,$B2) را در بخش «Refers to» وارد می‌کنیم.

۴. بعد از کلیک روی دکمه «OK» پنجره‌ای مانند تصویر زیر باز می‌شود که در آن فرمول جدید، مشخص است.

۵. در اولین سلول از ستون جدید، عبارت =colorcode را می‌نویسم تا فرمول جدید فراخوانی شود.

۴. با کلیک روی این عبارت، کد رنگ مربوط در داخل سلول اول درج می‌شود. به همین ترتیب فرمول را در سایر ردیف‌های این ستون کپی می‌کنیم.

۵. بعد از فعال‌سازی گزینه «Filter» از مسیر «Home» > «Editing» > «Sort & Filter»، از منوی آبشاری، کدهای رنگی مورد نظر برای نمایش را علامت می‌زنیم.

۶. در نهایت با توجه به کدهای رنگی، نتیجه نهایی در جدول اکسل فقط بر اساس رنگ‌های مورد نظر خواهد بود.

مطلب زیر، راهنمای کاملی در مورد جمع در اکسل با شرط رنگ سلول ارائه می‌‌دهد:

جمع‌بندی پایانی

فیلتر بر اساس رنگ در اکسل روشی برای خواناتر کردن گزارش‌ و دسته‌بندی بهتر داده‌ها است. در این مطلب از مجله فرادرس چهار روش برای فیلتر بر اساس رنگ سلول، رنگ متن، رنگ آیکون و همچنین فیلتر چندین رنگ از سلول به‌صورت هم‌زمان را تشریح کردیم. افزایش مهارت کار با اکسل از طریق آموزش‌های مرتبط راهنمای خوبی برای حرفه‌ای‌تر شدن در این مسیر است.