مراحل مدیریت پروژه بر اساس PMBOK + دانلود قالب فارسی جریان فرآیندها

آغاز، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و اختتام، مراحل مدیریت پروژه بر اساس PMBOK هستند. پیکره دانش مدیریت پروژه یا PMBOK، به عنوان معتبرترین استاندارد و مرجع مدیریت پروژه در صنایع مختلف شناخته می‌شود. در این مقاله، به معرفی فازهای پنج گانه مدیریت پروژه و حوزه های 10 گانه دانش مدیریت پروژه بر اساس PMBOK می‌پردازیم. در ادمه مقاله، علاوه بر معرفی منابع آموزشی مناسب برای یادگیری این مبحث، قالب فارسی جریان فرآیندهای مدیریت پروژه و نحوه استفاده از آن را نیز ارائه می‌کنیم.

مدیریت پروژه چیست ؟

«مدیریت پروژه» (Project Management)، فرآیندی است که به منظور هدایت یک تیم در جهت دستیابی به اهداف پروژه اجرا می‌شود.

مدیریت موثر پروژه، نیازمند استفاده از دانش، مهارت، ابزار و مهارت‌های تخصصی است. استانداردها و دستورالعمل‌های مختلفی در زمینه مدیریت پروژه و نحوه اجرای فرآیندهای اصلی آن وجود دارند که از معتبرترین و شناخته شده‌ترین آن‌ها می‌توان به PMBOK اشاره کرد.

پیکره دانش مدیریت پروژه PMBOK چیست ؟

«پیکره دانش مدیریت پروژه» (Project Management Body of Knowledge) یا به اختصار «پم‌باک» (PMBOK)، معروف‌ترین دستورالعمل منتشر شده توسط سازمان مدیریت پروژه (PMI) است که به عنوان استاندارد و مرجع اصلی مدیریت کارآمد و موثر پروژه‌ در تمامی صنایع مورد استفاده قرار می‌گیرد.

پیکره دانش مدیریت پروژه PMBOK، مباحثی نظیر گروه‌های فرآیندی، حوزه‌های دانش، رویکردهای توسعه (مبتنی بر روش‌های آماری، سنتی، تطبیقی، چابک، ترکیبی و غیره)، ابزارها، تکنیک‌ها، خروجی‌ها (اقلام قابل تحویل) در مدیریت پروژه را پوشش می‌دهد.

مدیریت پروژه بر اساس PMBOK چگونه انجام می‌شود؟

فعالیت‌های قابل اجرا در هر پروژه، معمولا از نظر نوع ورودی، ابزار مورد استفاده و خروجی مورد انتظار، به چند گروه تقسیم‌بندی می‌شوند. مدیریت پروژه بر اساس PMBOK، طی مراحل شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و بستن انجام می‌گیرد:

1. «شروع» (Initiating): فعالیت‌هایی مانند تعریف پروژه، سرمایه‌گذاری و دریافت مجوزهای لازم برای شروع به کار، در این مرحله انجام می‌شود. شروع پروژه، فرآیندی در سطح سازمانی (بالاتر از پروژه) است. در این مرحله، سازمان متولی، اهداف مورد نظر و پروژه مناسب برای دستیابی به آن اهداف را تعریف می‌کند.
2. «برنامه‌ریزی» (Planning): مدیر پروژه، یک برنامه مدیریت پروژه را با هدف تعیین نحوه اجرای فعالیت‌ها، گزینه‌های اجرایی (پیمانکاران)، زمان مورد نیاز برای تکمیل پروژه و غیره توسعه می‌دهد. برنامه تدوین شده به تایید حامیان مالی می‌رسد یا در صورت عدم تایید، اصلاح می‌شود.
3. «اجرا» (Execution): منابع انسانی پروژه، به منظور دستیابی به اهداف پروژه و اقلام قابل تحویل، فعالیت‌های خود را آغاز می‌‌کنند.
4. «نظارت و کنترل» (Monitoring & Controlling): مدیر پروژه، نحوه اجرای صحیح فعالیت‌ها و مطابقت آن‌ها با برنامه را مورد کنترل قرار می‌دهد. هر گونه انحراف از برنامه، توسط تحلیل ارزش کسب شده (EVM) بر روی زمان و هزینه شناسایی می‌شود. به علاوه، طرح کلی پروژه، وندور (تامین‌کننده خدمات/کالا) و اقلام ضروری دیگر مورد کنترل قرار می‌گیرد.
5. «بستن» (Closing): در این مرحله، پروژه به طور رسمی خاتمه می‌یابد. تعیین جزئیات نهایی، آزادسازی وندور و فعالیت‌های این چنینی در مرحله بستن پروژه به انجام می‌رسند.

در بسیاری از منابع، فرآیندهای پنج گانه بالا، با عنوان مراحل یا فازهای پروژه بر اساس PMBOK معرفی شده‌اند. توجه داشته باشید که عبارت «فاز» یا «مرحله» در این منابع، در واقع به ترتیب زمانی اجرای فعالیت‌ها اشاره دارد. به عبارت دیگر، مطابق با تعریف رسمی استاندارد PMBOK، موارد بالا، گروه‌های فرآیندی فعالیت‌های مرتبط با مدیریت پروژه هستند و احتمال برگشتن به فازهای قبلی برای اجرای هر یک از این گروه‌ها وجود دارد. در بخش‌های بعدی، به توضیح بیشتر فعالیت‌های موجود در گروه‌های فرآیندی PMBOK خواهیم پرداخت. البته اگر تمایل دارید مدیریت پروژه بر اساس PMBOK و دیگر مباحث مرتبط با این حوزه را به طور کامل و اصولی یاد بگیرید، توصیه می‌کنیم از مجموعه فیلم‌های آموزش مدیریت و کنترل پروژه فرادرس بازدید کنید.

آغاز پروژه: فرآیند اول از مراحل مدیریت پروژه بر اساس PMBOK

«آغاز کردن» (Initiating)، اولین فرآیند مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK و شامل فعالیت‌های مورد نیاز برای ایجاد یک پروژه به منظور صدور مجوز شروع آن است. فرآیند آغاز را می‌توان مانند یک گواهی تولد برای پروژه در نظر گرفت.

این گواهی معمولا از یک یا دو صفحه تشکیل می‌شود که دلیل وجود پروژه را شرح می‌دهد. مطابق با استاندارد PMBOK، فاز آغاز از دو فرآیند توسعه منشور پروژه و شناسایی ذی‌نفعان تشکیل می‌شود.

منشور پروژه چیست ؟

«منشور پروژه» (Project Charter)، سندی است که توسط سازمان متولی یا حامیان مالی پروژه تهیه و ابلاغ می‌شود. این سند، وجود یک پروژه را به طور رسمی تایید می‌کند. مدیر پروژه می‌تواند با استناد به منشور پروژه، منابع سازمانی مورد نیاز را برای انجام فعالیت‌های پروژه به کار بگیرید.

به طور کلی، وظیفه تدوین و توسعه منشور پروژه بر عهده کارفرما یا سازمان متولی است. با این وجود، این وظیفه و اختیارات مرتبط با آن می‌تواند به مدیر پروژه محول شود. از اطلاعات مهم در یک منشور پروژه مناسب می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• هدف یا توجیه پروژه
• اهداف کمی پروژه و معیارهای موفقیت در دستیابی به آن‌ها
• الزامات سطح بالای پروژه
• مفروضات و محدودیت‌ها
• توصیفات سطح بالای پروژه
• ریسک‌های سطح بالا
• چکیده‌ای از برنامه زمانبندی رویدادهای
• چکیده‌ای از برنامه ریزی مالی و بودجه بندی
• فهرست ذی‌نفعان
• الزامات تایید پروژه
• نام مدیر پروژه، وظایف، سطح اختیارات و غیره
• عنوان و اختیارات حامیان مالی پروژه و افراد مرتبط با تایید منشور پروژه

نکته: منظور از موارد «سطح بالا»، فعالیت‌ها و فرآیندهایی هستند که در سطح کلان بر روی روند اجرای پروژه و تصمیم‌گیری‌های مرتبط با آن تاثیر می‌گذارند.

در اغلب موارد، افراد حاضر در پروژه تصور می‌کنند که قرارداد میان شرکت کارفرما (مانند یک شرکت نفتی) و سازمان متولی مدیریت پروژه (مانند یک شرکت مهندسی)، می‌تواند جایگزین منشور پروژه شود. با این وجود، بر اساس توصیه استاندارد PMBOK، هیچ قراردادی نباید جایگزین منشور پروژه شود. قرارداد بین کارفرما و تیم مدیریت پروژه، اقلام قابل تحویل پروژه را مشخص می‌کند؛ در صورتی که منشور پروژه، عملکرد تیم مدیریت پروژه را پوشش می‌دهد. در نهایت، پس از اتمام فاز اول، پروژه، وارد مرحله برنامه ریزی می‌شود.

نقش ذی نفعان در مدیریت پروژه چیست؟

«ذی‌نفعان» (Stakeholders)، اشخاص حقیقی یا حقوقی هستند که بر روی پروژه تاثیر می‌گذارند یا از پروژه تاثیر می‌پذیرند. این اشخاص، در موفقیت (سود) و شکست (زیان) پروژه سهیم هستند. مدیر پروژه باید با در نظر گرفتن توقعات و رضایت کامل ذی‌نفعان پروژه را به پیش ببرد.

ذی‌نفعان پروژه دسته‌های زیر تقسیم می‌شوند:

1. ناآگاه: از پیامدهای پروژه بی اطلاع هستند.
2. مخالف: از پیامدهای پروژه مطلع بوده و با اجرای پروژه مخالف هستند.
3. بی‌طرف: از پیامدهای پروژه مطلع بوده و با اجرای پروژه موافق یا مخالف نیستند.
4. حامی: از پیامدهای پروژه مطلع هستند و از اجرای آن حمایت می‌کنند.
5. اصلی: از پیامدهای پروژه مطلع هستند و برای موفقیت آن فعالیت می‌کنند.

از شناخته شده‌ترین ذی‌نفعان هر پروژه می‌توان کارکنان، مدیران، سهامداران، مردم، دولت، مشتریان، صنف‌ها، رقبا، محیط زیست، سازمان‌‌ها و نهادهای اجتماعی اشاره کرد.

مدیریت یکپارچگی فرآیند آغاز

یکی از مهم‌ترین حوزه‌های دانش در مدیریت پروژه بر اساس PMBOK، مدیریت یکپارچگی فازهای مختلف است. در این حوزه دانش، نحوه ارتباط خروجی‌های هر فاز، استفاده از آن‌ها به عنوان ورودی فازهای بعدی و ابزارهای مورد نیاز برای دستیابی به خروجی‌های مورد نظر مورد بررسی قرار می‌گیرند. در این مقاله، خلاصه‌ای از فرآیند مدیریت یکپارچگی برای هر یک از گروه‌های فرآیندی را ارائه خواهیم کرد.

مطابق با مراحل مدیریت پروژه بر اساس PMBOK، خلاصه فرآیند مدیریت یکپارچگی منشور پروژه عبارت است از:

• ورودی‌ها
  • بیانیه کار یا شرح کار پروژه
  • مستندات تجاری
    • پرونده تجاری یا انگیزه تجاری
    • برنامه تحقق مزایا
  • قراردادها و موافقتنامه‌ها
  • عوامل محیطی سازمان
  • دارایی‌های فرآیند سازمانی
• ابزارها و تکنیک‌های دستیابی به خروجی
  • قضاوت کارشناسی
  • جمع‌آوری داده
    • طوفان فکری
    • گروه‌های کانونی
    • مصاحبه
  • مهارت‌های تیمی و سازمانی
    • مدیریت منازعه
    • تکنیک های تسهیل گری
    • مدیریت جلسه
  • برگزاری جلسات
• خروجی
  • منشور پروژه
  • لیست مفروضات

برنامه ریزی پروژه: فرآیند دوم از مراحل مدیریت پروژه بر اساس PMBOK

یکی دیگر از مراحل مدیریت پروژه بر اساس PMBOK، «برنامه ریزی پروژه» (Project Planning) است. برنامه ریزی پروژه، تمام حوزه‌های 10 گانه دانش مدیریت پروژه را در برمی‌گیرد.

فعالیت‌های مرتبط با برنامه‌ریزی پروژه، در اغلب موارد دست کم گرفته می‌شوند. با این وجود، میزان موفقیت پروژه معمولا ارتباط بسیار نزدیکی با میزان و کیفیت برنامه ریزی انجام گرفته در این فاز دارد. فعالیت اول در برنامه‌ریزی، تهیه برنامه مدیریت پروژه است.

برنامه مدیریت پروژه چیست ؟

«برنامه مدیریت پروژه» (Project Management Plan)، اولین سندی است که در فاز برنامه ریزی تدوین می‌شود. توسعه برنامه مدیریت پروژه، فرآیندی برای تعریف، آماده‌سازی و تطبیق تمام برنامه‌های جانبی به منظور تهیه یک برنامه جامع است. این برنامه جامع، به عنوان یک سند مرکزی برای تمام فعالیت‌های پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. از اهداف اصلی برنامه مدیریت پروژه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• برنامه ریزی پروژه
• راهنمایی مدیریت پروژه در تصمیم‌گیری‌ها
• شفاف‌سازی حامیان پروژه

مهم‌ترین اطلاعات موجود در سند برنامه مدیریت پروژه عبارت هستند از:

1. عوامل موفقیت: برنامه زمانبندی و بودجه بندی، از مهم‌ترین عوامل موثر بر موفقیت پروژه هستند. البته چندین عامل کوچک دیگر نیز بر روی موفقیت پروژه تاثیر دارند که باید تمام آن‌ها را در برنامه مدیریت پروژه در نظر گرفت.
2. بیانیه محدوده: در این بیانیه، فعالیت‌های پروژه، شناسایی شده و محدوده آن‌ها تعیین می‌شود.
3. اقلام قابل تحویل: محصولات یا خدمات حاصل از اجرای فعالیت‌های مختلف پروژه به صورت یک فهرست در می‌آیند.
4. زمانبندی: پروژه به فازها و فعالیت‌های کوچک‌تر شکسته می‌شود. تعیین بازه زمانی شروع و پایان هر یک از اقلام قابل تحویل، در حین تهیه برنامه زمانبندی انجام می‌گیرد.
5. بودجه: هزینه هر یک از فعالیت‌های پروژه، تخمین زده می‌شود. جمع هزینه تمام فعالیت‌ها، بودجه مورد نیاز برای اجرای پروژه را نمایش می‌دهد.
6. برنامه منابع انسانی: تیم مورد نیاز برای اجرای پروژه و وظایف منابع انسانی، شناسایی می‌شوند. روش جذب نیرو در برنامه منابع انسانی آورده شده است.
7. برنامه مدیریت کیفیت: شناسایی استانداردهای کیفی اقلام قابل تحویل و معیارهای کنترل کیفیت در حین تدوین برنامه مدیریت کیفیت انجام می‌گیرد.
8. برنامه مدیریت ریسک: مهم‌ترین ریسک‌های موجود برای عوامل موفقیت پروژه، تعیین و تحلیل می‌شوند. این برنامه، امکان جلوگیری از انحرافات ناشی از ریسک‌های مختلف را فراهم می‌کند.
9. برنامه مدیریت تدارکات: وندورهای خارجی و روش‌های جذب و کنترل آن‌ها تعیین می‌شوند.
10. روندهای تغییر: تدوین مستندات و تعیین روش‌های اعمال تغییرات به برنامه مدیریت پروژه انجام می‌گیرد.

مدیریت یکپارچگی فرآیند برنامه ریزی پروژه

خلاصه فرآیند مدیریت یکپارچگی فاز توسعه برنامه مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK عبارت است از:

• ورودی‌ها
  • منشور پروژه
  • خروجی فرآیندهای دیگر
  • عوامل محیطی سازمان
  • دارایی‌های فرآیند سازمانی
• ابزارها و روش‌های اجرا
  • قضاوت کارشناسی
  • جمع‌آوری داده
    • طوفان فکری
    • چک لیست
    • گروه‌های کانونی
    • مصاحبه
  • مهارت‌های تیمی و سازمانی
    • مدیریت منازغه
    • تکنیک های تسهیل گری
    • مدیریت جلسه
  • برگزاری جلسات
• خروجی
  • برنامه مدیریت پروژه

به منظور شروع فاز اجرا، برنامه مدیریت پروژه باید مورد تایید حامیان پروژه قرار گیرد. پس از گرفتن تاییدیه و مجوز شروع فعالیت‌های اجرایی، اعمال هر گونه تغییر بر روی برنامه (در حین اجرای پروژه)، نیازمند بررسی و تایید مجدد حامیان خواهد بود.

اجرای پروژه: فرآیند سوم از مراحل مدیریت پروژه بر اساس PMBOK

پس از برنامه ریزی پروژه، تامین منابع و آموزش کارکنان، نوبت به فعالیت‌های اجرایی پروژه برای دستیابی به اهداف مورد نظر می‌رسد. حجم عظیمی از فعالیت‌های پروژه، به فاز «اجرای پروژه» (Project Execution) مربوط می‌شود.

در این فاز، مدیر پروژه با در نظر داشتن برنامه مصوب، به هدایت و مدیریت فعالیت‌های تیم اجرایی می‌پردازد. حین اجرای پروژه، اقلام قابل تحویل، به حامی یا کارفرما تحویل داده می‌شوند.

یکی از وظایف مدیر پروژه در مرحله اجرا، ایجاد بین نیازهای ذی‌نفعان، اعضای تیم و مدیران ارشد است. مواجهه با تغییرات اجتناب‌نا‌پذیر و مذاکره برای ایجاد سازش بین بخش‌های مختلف، از مهارت‌های ضروری برای مدیریت پروژه کارآمد به حساب می‌آیند. از مهم‌ترین مستندات مدیریت پروژه در فاز اجرایی می‌توان به به‌روزرسانی وضعیت پروژه و مکاتبات با ذی‌نفعان اشاره کرد:

• به‌روزرسانی وضعیت پروژه: مدیر پروژه، وضعیت پروژه را به طور مستمر و بر اساس الزامات برنامه، به‌روزرسانی می‌کند. این به‌روزرسانی‌ها معمولا شامل وضعیت مالی، زمان‌بندی و برنامه‌های آتی است.
• مکاتبات ذی‌نفعان: مکاتبه با هر یک از ذی‌نفعان، باید مطابق با در چارچوب قواعد و بر اساس اطلاعات مرتبط با آن ذی‌نفع انجام گیرد. چارچوب قواعد مکاتبات در برنامه مدیریت پروژه آورده می‌شود.

مدیریت تیم اجرای پروژه

با شروع فاز اجرا، رسیدگی به فعالیت‌های مرتبط با تیم اجرایی در اولویت قرار می‌گیرد؛ چراکه این وظیفه به انجام رساندن کارهای فنی، بر عهده کارکنان اجرا است. برخی از وظایف مدیر پروژه در رابطه با تیم اجرایی عبارت هستند از:

• اطمینان از تجهیز واحد اجرا با ابزارهای مناسب برای به اتمام رساندن کارها
• ارتباط مناسب و موثر با اعضای تیم اجرایی
• دادن انگیزه به کارکنان به منظور دستیابی به بهترین کیفیت ممکن

علاوه بر موارد بالا، محیط کاری نیز از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. ارتباط بین کارکنان، سرپرست‌ها و زیردست‌ها باید مورد نظارت قرار گیرد تا از هر گونه تعارض جلوگیری شود. یک مدیر پروژه باید همیشه به خاطر داشته باشد که در اغلب موارد، استعفای کارکنان باتجربه به دلیل عدم رضایت از محیط کاری، هزینه بالاتری نسبت به آموزش کارکنان جدید دارد.

مدیریت ذی نفعان پروژه

رضایت ذی‌نفعان، یکی از نتایج مدیریت پروژه موثر و اصولی است. در برخی از موارد، مدیران پروژه تصور می‌کنند که با به اتمام رساندن فعالیت‌ها مطابق با برنامه زمانبندی یا بر اساس برنامه بودجه‌بندی، وظیفه خود را به نحو احسن انجام داده و پروژه را به موفقیت رسانده‌اند. در صورتی که اگر ذی‌نفعان از خروجی پروژه رضایت کامل نداشته باشند، نمی‌توان مدیریت پروژه و نتیجه آن را موفقیت آمیز در نظر گرفت. به عبارت دیگر، این ذی‌نفعان پروژه هستند که موفقیت یا شکست پروژه را تعیین می‌کنند. در نتیجه، مدیریت ذی‌نفعان، از جنبه‌های مهم مدیریت پروژه به حساب می‌آید.

تمام ذی‌نفعان پروژه و انتظارات آن‌ها، در فاز برنامه‌ریزی شناسایی شده و در برنامه مدیریت پروژه آورده می‌شوند. در فاز اجرا، مدیر پروژه باید از این برنامه برای مدیریت ذی‌نفعان استفاده کند. در صورت نیاز، می‌توان اقلام قابل تحویل را مورد بررسی و تایید ذی‌نفعان قرار داد. اگر یکی از ذی‌نفعان، از نتیجه کار راضی نباشد، باید اقدامات لازم برای حصول توافق صورت گیرند.

مدیریت ارتباطات پروژه

«برنامه ارتباطات» (Communication Plan)، یکی از برنامه‌های توسعه یافته در فاز برنامه‌ریزی است. این برنامه، الزامات لازم برای ایجاد ارتباط و مکاتبه را مشخص می‌کند. گزارش‌های پیشرفت، گزارش‌های دوره‌ای و مستندات این چنینی باید مطابق با برنامه مدیریت پروژه برای ذی‌نفعان ارسال شوند. برقراری ارتباط و مکاتبه در صورت رخ دادن مسائل غیر منتظره نیز بر اساس برنامه انجام می‌گیرد.

مدیریت تضمین کیفیت

از دیگر فرآیندهای مهم در فاز اجرا، بازرسی سیستم‌های مورد استفاده توسط پروژه و اطمینان از کیفیت آن‌ها است. این فرآیند می‌تواند با مرور کلی و بازرسی در پروژه‌های کوچک تا بازرسی کامل در پروژه‌های بزرگ انجام شود. «تضمین کیفیت» (Quality Assurance)، پا به پای «کنترل کیفیت» (Quality Control) پیش می‌رود. هدف از اجرای این فرآیندها، دستیابی به خروجی‌های نهایی باکیفیت است.

مدیریت دانش پروژه

در تمام پروژه‌ها، مجموعه‌ای از دانش‌های مختلف به منظور تولید اقلام قابل تحویل مورد استفاده قرار می‌گیرند. در حین اجرای یک پروژه، اطلاعات بیشتری توسط کارکنان یا واحدهای پروژه به این مجموعه اضافه می‌شوند. وظیفه جمع‌آوری، مستندسازی و انتقال این دانش کسب شده بر عهده مدیریت پروژه است. در اغلب پروژه‌ها، واحد مدیریت دانش فعالیت مربوط به تجربیات عملی پروژه را مستند می‌کند. این مستندات در قالب آموخته‌های تجربی در پروژه‌های بعدی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

اقلام قابل تحویل پروژه چه هستند؟

«اقلام قابل تحویل» (Deliverables)، محصولات، خدمات و خروجی‌های یک پروژه در فازهای مختلف هستند. در واقع، اقلام قابل تحویل را می‌توان به عنوان زیربنای موفقیت پروژه در نظر گرفت.

از انواع اقلام قابل تحویل پروژه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• داخلی یا خارجی
  • داخلی یا خارجی بودن اقلام قابل تحویل، به ذی‌نفعان پروژه بستگی دارد. به عنوان مثال، در یک پروژه طراحی سد، طراحی‌های مهندسی به عنوان اقلام خارجی در نظر گرفته می‌شوند. اگر یک زیست‌شناس، مطالعه‌ای را در زمینه تاثیر سد بر روی آبزیان انجام داده و ان را به تیم مهندسی تحویل دهد، خروجی مطالعه، نمونه‌ای از اقلام داخلی است.
• ملموس یا غیر ملموس
  • در پروژه‌های مهندسی، اغلب اقلام قابل تحویل از نوع ملموس هستند. از اقلام غیر ملموس می‌توان به آموزش کارکنان و افزایش دانش آن‌ها اشاره کرد.
• بزرگ یا کوچک
  • دستورالعمل خاصی برای تشخیص بزرگ یا کوچک بودن اقلام قابل تحویل وجود ندارد. این معیار به نظر کارفرما یا تحویل گیرنده باز می‌گردد.

مدیریت یکپارچگی فرآیند اجرای پروژه

در مراحل مدیریت پروژه بر اساس PMBOK، خلاصه ورودی‌ها، ابزارها و خروجی‌های فاز اجرای پروژه به صورت زیر بیان می‌شوند:

• ورودی
  • برنامه مدیریت پروژه
    • تمام مولفه‌ها
  • مستندات پروژه
    • فرم ثبت تغییرات
    • آموخته‌ها
    • فهرست رویدادها
    • ارتباطات پروژه
    • برنامه زمانبندی پروژه
    • ماتریس ردیابی نیازمندی‌ها
    • ریسک رجیستر یا سند ثبت ریسک
    • گزارش ریسک
  • درخواست‌های تایید شده برای تغییرات
  • عوامل محیطی سازمان
  • دارایی‌های فرآیند سازمانی
• ابزارها و تکنیک‌ها
  • قضاوت کارشناسی
  • سیستم اطلاعات مدیریت پروژه
  • جلسات مدیریت پروژه
• خروجی‌ها
  • اقلام قابل تحویل
  • داده‌های عملکرد فعالیت
  • درخواست‌های تغییرات
    • تمام مولفه‌ها
  • به‌روزرسانی‌های مستندات پروژه
    • فهرست فعالیت
    • لیست مفروضات
    • فرم ثبت آموخته‌ها
    • فهرست الزامات همراه با مستندات
    • سند ثبت ریسک
    • سند ثبت ذینفعان
  • به‌روزرسانی دارایی‌های فرآیند سازمانی

نظارت و کنترل: فرآیند چهارم از مراحل مدیریت پروژه بر اساس PMBOK

«نظارت و کنترل» (Monitoring and Controlling)، هم‌زمان و هم‌راستا با فاز اجرایی پروژه انجام می‌شود.

مدیر پروژه، با نظارت و کنترل کافی بر روی فعالیت‌های پروژه، از دستیابی به اقلام قابل تحویل در زمان مقرر (بر اساس بودجه اختصاص یافته و با کیفیت مناسب) اطمینان حاصل کند.

نظارت و کنترل، از مبانی و اصول مدیریت پروژه هستند. تهیه یک برنامه مدیریت پروژه خوب زمانی ارزش دارد که مبنای اجرای فعالیت‌ها و معیاری برای قضاوت کیفیت آن‌ها باشد. به عبارت دیگر، کنترل موثر فعالیت‌ها، به برنامه مدیریت پروژه معنا می‌بخشد.

تحلیل ارزش کسب شده چیست ؟

یکی از ابزارها و تکنیک‌های کنترل پروژه موثر، اجرای «تحلیل ارزش کسب شده» (Earned Value Analysis) یا «EVA» است. بیشتر زمان مدیر پروژه در فاز نظارت و کنترل، صرف اجرای این تحلیل می‌شود. با استفاده از تحلیل ارزش کسب شده، مدیر پروژه می‌تواند وضعیت پروژه را از دو نقطه نظر زمانبندی و هزینه مورد بررسی قرار دهد.

امکان اجرای EVA در هر زمانی از اجرای پروژه وجود دارد. با این وجود، مدیران پروژه معمولا در بازه‌های زمانی مشخص از این نتایج این تحلیل استفاده می‌کنند. تحلیل ارزش کسب شده می‌تواند هرگونه انحراف از برنامه را به مدیر پروژه اطلاع دهد. برخی از پرکاربردترین متغیرهای موجود در تحلیل ارزش کسب شده عبارت هستند از:

• ارزش برنامه ریزی شده (PV): هزینه برنامه‌ریزی شده برای هر یک از فعالیت‌های پروژه در یک زمان مشخص (معمولا ارزش روز)
• ارزش کسب شده (EV): درصد تکمیل واقعی هر یک از فعالیت‌ها بر اساس بودجه در نظر گرفته شده
• هزینه واقعی (AC): هزینه واقعی صرف شده برای هر فعالیت
• انحراف هزینه (CV): اختلاف بین ارزش کسب شده و هزینه واقعی (معیار تشخیص هزینه‌های اضافی یا صرفه جویی هزینه‌ها)
• شاخص عملکرد هزینه (CPI): نسبت ارزش کسب شده به هزینه واقعی (معیار نسبی تشخیص درصد صرف هزینه‌های بیشتر از بودجه یا کمتر از بودجه)
• انحراف برنامه (SV): اختلاف بین ارزش کسب شده و ارزش برنامه ریزی شده (معیار تشخیص جلو یا عقب بودن از برنامه زمانبندی)
• شاخص عملکرد برنامه (SPI): نسبت ارزش کسب شده به ارزش برنامه ریزی شده (معیار نسبی درصد صرف زمان بیشتر از برنامه یا کمتر از برنامه)

هر چه داده‌های قابلیت اطمینان داده‌های تحلیل ارزش کسب شده بیشتر باشد، امکان اتخاذ تصمیمات قاطعانه و موثر در صورت رخ دادن انحراف فراهم می‌شود. به این ترتیب، می‌توان روند اجرای پروژه را هرچه سریع‌تر به مسیر برنامه ریزی شده بازگرداند.

کنترل یکپارچه تغییرات چیست ؟

«کنترل یکپارچه تغییرات» (Integrated Change Control)، فرآیند بررسی تمام درخواست‌های تغییر در پروژه و تحلیل آن‌ها است.تغییر در پروژه، یکی از مسائلی است که روند اجرای پروژه را تحت تاثیر قرار می‌دهد. نیاز به بودجه بیشتر، زمان بیشتر، منابع انسانی بیشتر و غیره برای دستیابی به نتیجه مشابه (مطابق با برنامه)، قطعا مسیر پروژه را با تغییر مواجه می‌کند. تغییرات پروژه باید با دقت بسیار زیادی مورد بررسی قرار گیرند.

محاسبه و مستندسازی میزان تاثیر تغییرات بر روی هزینه، زمانبندی، کیفیت و عوامل دیگر نیز از فعالیت‌های ضروری است. در انتها، اعمال هر گونه تغییر باید به ذی‌نفعان اطلاع داده شده و تاییدیه آن‌ها گرفته شود.

مدیریت یکپارچگی فرآیند کنترل و نظارت پروژه

بر اساس اصول مدیریت یکپارچگی پروژه در استاندارد PMBOK، ورودی‌ها، ابزارها و خروجی‌های فرآیند کنترل و نظارت پروژه عبارت هستند از:

• ورودی
  • برنامه مدیریت پروژه (تمام مولفه‌ها)
  • مستندات پروژه
    • لیست مفروضات
    • مبنای برآوردها
    • پیش‌بینی هزینه
    • لیست ثبت آموخته‌ها
    • لیست رویدادها
    • گزارش‌های کنترل کیفی
    • سند ثبت ریسک
    • گزارش ریسک
    • پیش‌بینی برنامه زمانبندی
  • اطلاعات عملکرد کار
  • موافقتنامه‌ها
  • عوامل محیطی سازمان
  • دارایی‌های فرآیند سازمانی
• ابزارها وتکنیک‌های دستیابی به خروجی
  • قضاوت کارشناسی
  • تحلیل داده‌ها
    • تحلیل جایگزین‌‌ها
    • تحلیل هزینه-سود
    • تحلیل ارزش کسب شده
    • تحلیل علل ریشه‌ای
    • تحلیل روند
    • تحلیل انحراف
  • تکنیک‌های تصمیم‌گیری
  • جلسات
• خروجی‌ها
  • گزارش‌های عملکرد پروژه
  • درخواست تغییرات
  • به‌روزرسانی برنامه مدیریت پروژه
  • به‌روزرسانی مستندات پروژه

اختتام پروژه: آخرین فرآیند از مراحل مدیریت پروژه بر اساس PMBOK

«اختتام پروژه» (Project Closing)، آخرین فرآیند از مراحل مدیریت پروژه بر اساس PMBOK است. با رسیدن به این فاز، تمام یا بخش زیادی از بودجه پروژه تمام می‌شود.

به همین دلیل، بسیاری از مدیران پروژه، اهمیت آن را نادیده می‌گیرند. اختتام پروژه، تاثیر بسزایی بر روی نظر مدیران ارشد شرکت بر روی عملکرد مدیران پروژه و آینده شغلی آن‌ها دارد.

گزارش نهایی، آخرین مورد از اقلام قابل تحویل در فرآیند مدیریت پروژه است. این گزارش، معمولا شامل اطلاعات زیر می‌شود:

• خاتمه رسمی: نهایی‌سازی قراردادها و اظهار ختم پروژه
• تعیین و تکلیف بودجه: تایید بودجه نهایی پروژه و آزادسازی بودجه اضافی
• تدارکات: نهایی‌سازی قراردادهای وندور و تکمیل گواهی‌های صادر شده
• جزئیات نهایی: مستندسازی کار واقعی انجام شده و دیگر جزئیات مورد نیاز برای استناد در آینده
• تعهدات قانونی: آزادسازی تضامین، پوشش بیمه و اوراق
• منابع: آزادسازی کارکنان، تجهیزات و دیگر منابع
• آموخته‌ها: مستندسازی آموخته‌های در حین اجرای پروژه برای شناخت نقاط ضعف و قوت و جلوگیری از تکرار اشتباهات در پروژه‌های آتی

مدیریت یکپارچگی فرآیند اختتام پروژه

مطابق با اصول مدیریت یکپارچگی پروژه در استاندارد PMBOK، ورودی‌ها، ابزارها و خروجی‌های فرآیند اختتام پروژه عبارت هستند از:

• ورودی
  • منشور پروژه
  • برنامه مدیریت پروژه (تمام مولفه‌ها)
  • اسناد پروژه
    • لیست مفروضات
    • مبنای برآوردها
    • فرم ثبت تغییرات
    • آموخته‌ها
    • لیست رویدادها
    • مکاتبات پروژه
    • نتایج کنترل کیفیت
    • گزارش‌های کیفیت
    • فهرست الزامات همراه با مستندات
    • فرم ثبت ریسک
    • گزارش ریسک
  • اقلام قابل تحویل تایید شده
  • مستندات تجاری
    • پرونده تجاری
    • برنامه مدیریت مزایا
  • قراردادها و موافقتنامه‌ها
  • مستندات پشتیبانی و تدارکات
  • دارایی‌های فرآیند سازمانی
• ابزارها و تکنیک‌های دستیابی به خروجی
  • قضاوت کارشناسی
  • تحلیل داده‌ها
    • تحلیل سند
    • تحلیل رگرسیون
    • تحلیل روند
    • تحلیل انحراف
  • جلسات
• خروجی‌ها
  • به‌روزرسانی مستندات پروژه
    • ثبت آموخته‌ها
  • تحویل محصول، خدمت یا خروجی نهایی
  • گزارش نهایی
  • به‌روزرسانی دارایی‌های فرآیند سازمانی

حوزه های 10 گانه دانش مدیریت پروژه بر اساس PMBOK چه هستند؟

«حوزه های دانش» (Knowledge Area)، جنبه‌های مختلف یک پروژه هستند که تمام فرآیندها و مستندات مورد نیاز برای برنامه‌ریزی، مدیریت و تکمیل پروژه را پوشش می‌دهند.

انجام مراحل مدیریت پروژه بر اساس PMBOK، نیازمند به کارگیری این حوزه‌های دانش است. حوزه های دانش معرفی شده در استاندارد PMBOK عبارت هستند از:

1. «مدیریت یکپارچگی پروژه» (Project Integration Management)
2. «مدیریت محدوده پروژه» (Project Scope Management)
3. «مدیریت زمانبندی پروژه» (Project Schedule Management)
4. «مدیریت هزینه پروژه» (Project Cost Management)
5. «مدیریت کیفیت پروژه» (Project Quality Management)
6. «مدیریت منابع پروژه» (Project Resource Management)
7. «مدیریت ارتباطات پروژه» (Project Communications Management)
8. «مدیریت ریسک پروژه» (Project Risk Management)
9. «مدیریت تدارکات پروژه» (Project Procurement Management)
10. «مدیریت ذی‌نفعان پروژه» (Project Stakeholder Management)

مدیریت یکپارچگی در مدیریت پروژه بر اساس PMBOK چیست؟

مدیریت یکپارچگی، فرآیندی است که تمام فازهای پروژه را در کنار یکدیگر قرار می‌دهد. این فرآیند، به منظور اطمینان از تعادل بین بخش‌های مختلف پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. تمام مراحل مدیریت پروژه بر اساس PMBOK با مدیریت یکپارچگی شروع می‌شوند. از فعالیت‌های این حوزه دانش می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• توسعه منشور پروژه: منشور پروژه، یکی از دو فرآیند موجود در مرحله آغاز پروژه است. این فرآیند، باعث رسمی شدن شروع پروژه و اختیارات مدیر پروژه می‌شود.
• توسعه برنامه مدیریت پروژه: سند راهنمای اصلی برای مدیر پروژه، برنامه تهیه شده در فاز برنامه‌ریزی است. این سند، به منظور اطمینان از موفقیت آمیز بودن خروجی پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. برنامه مدیریت پروژه، توسط ذی‌نفعان مربوطه (مخصوصا حامی مالی پروژه) تایید می‌شود.
• هدایت و مدیریت فعالیت‌های اجرایی پروژه: ایجاد اقلام قابل تحویل پروژه، طی فرآیند اجرا و بر اساس برنامه مدیریت پروژه انجام می‌گیرد.
• مدیریت دانش پروژه: اغلب پروژه‌ها به کسب دانش بیشتر نیازمند هستند. این هدف با مدیریت فعال و اطمینان از اتمام پروژه در زمان مقرر و مطابق با بودجه مصوب حاصل می‌شود.
• نظارت و کنترل پروژه: فعالیت‌های مورد نیاز برای نظارت پروژه، اجرای تحلیل ارزش کسب شده، تهیه گزارش‌های پیشرفت پروژه و تشخیص تغییرات احتمالی، از فعالیت‌های این فرآیند هستند.
• اجرای کنترل یکپارچه تغییرات: نظارت بر روی تغییرات پروژه، طی فرآیند کنترل یکپارچه تغییرات صورت می‌گیرد. تفاوتی ندارد که روند مستندسازی تغییرات، با ارسال درخواست و گرفتن تاییدیه یا توسط ثبت در یک فرم ساده انجام گیرد، در هر حالت، کنترل تغییرات، نیازمند مدیریت و نظارت یکپارچه است.
• بستن پروژه یا یکی از فازهای پروژه: مجموعه فعالیت‌های مورد نیاز برای به اتمام رساندن رسمی پروژه یا فازهای مختلف آن، با مدیریت فرآیند نهایی پروژه (اختتام پروژه) انجام می‌شود.

در بخش‌های قبلی (گروه‌های فرآیندی مدیریت پروژه بر اساس PMBOK)، المان‌های مدیریت یکپارچگی برای هر یک از مراحل پروژه را به طور مختصر ارائه کردیم.

مدیریت محدوده در مدیریت پروژه بر اساس PMBOK چیست؟

مدیریت محدوده، فعالیت‌های اجرایی پروژه و مرزهای اجرایی آن‌ها را پوشش می‌دهد. تغییرات محدوده پروژه، یکی از دلایل اصلی تغییرات کل پروژه است. از این‌رو، تعیین مرز مشخص برای پروژه و نظارت دقیق آن، اهمیت زیادی دارد. بزرگ یا کوچک بودن پروژه در تعیین مرز و محدوده فعالیت‌ها تاثیری نخواهد داشت. اغلب پروژه، به منظور عملکرد با حداقل هزینه اجرا می‌شوند. از این‌رو، اضافه کردن فعالیت‌های خارج از برنامه و تایید نشده می‌تواند روند پروژه را با انحراف مواجه کند.

فعالیت‌های مرتبط با حوزه دانش مدیریت محدوده پروژه عبارت هستند از:

• برنامه‌‌ریزی مدیریت محدوده: برنامه مدیریت محدوده، بخشی از برنامه مدیریت پروژه در فرآیند دوم است. این برنامه می‌تواند به عنوان یک فصل از برنامه مدیریت پروژه تدوین شود و نیازی به جداگانه بودن آن نیست.
• جمع‌آوری الزامات: در این مرحله، الزامات و جزئیات محصول یا سرویس نهایی جمع‌آوری و فهرست می‌شوند.
• تعریف محدوده: تدوین بیانیه محدوده، به صورت تیتر یا فهرست انجام می‌گیرد. در عمل، امکان شرح تمام محدوده‌ها و مرزهای فعالیت‌های پروژه وجود ندارد. با این وجود، بیانیه محدوده باید به اندازه‌ای جامع باشد که برخی از ریسک‌های عمده پروژه را کاهش دهد.
• ایجاد ساختار شکست کار (WBS): ساختار شکست کار، ابزاری برای نمایش فعالیت‌های پروژه در قالب نمودار یا جدول است. این ساختار، با تجزیه سلسله مراتبی پروژه، آن را به فعالیت‌های کوچک قابل اجرا توسط کارکنان تقسیم می‌کند. WBS، بر اساس اقلام قابل تحویل یا فازبندی پروژه ایجاد می‌شود.
• اعتبارسنجی محدوده: در حین اجرای پروژه، اقلام قابل تحویل، اعتبارسنجی می‌شوند. به عبارت دیگر، کیفیت این اقلام، به تایید طرف تحویل گیرنده می‌رسد. این فعالیت، در گروه فرآیندی نظارت و کنترل پروژه صورت می‌گیرد. توجه داشته باشید که اعتبارسنجی محدوده، به تایید رسمی اقلام قابل تحویل، پس از تحویل آن‌ها اشاره دارد و منظور، مشخصات تعیین شده برای اقلام در فاز برنامه‌ریزی نیست.
• نظارت بر محدوده: در بازه‌های زمانی معین، باید بیانیه محدوده را با توجه به فعالیت‌های اتمام یافته و وضعیت فعلی پروژه مورد بازبینی قرار داد. به این ترتیب، در صورت عقب ماندن از برنامه زمانبندی، می‌توان پروژه را بر اساس حداقل‌های بیانیه محدوده به پیش برد تا میزان عقب‌افتادگی جبران شود.

مدیریت زمانبندی در مراحل مدیریت پروژه بر اساس PMBOK چیست؟

یکی از وقت‌گیرترین حوزه‌های دانش PMBOK، مدیریت زمانبندی است. در فاز برنامه‌ریزی، مدیر پروژه باید پروژه را به فعالیت‌های قابل اجرا تقسیم‌بندی کند. سپس، برای اجرای هر فعالیت، یک زمانبندی (تاریخ شروع، تاریخ پایان) و بودجه مناسب در نظر بگیرد. در فاز اجرای پروژه، مدیریت ارزش کسب شده، وضعیت پروژه در بازه‌های مشخص را نمایش می‌دهد.

تغییر پروژه، معمولا تغییر در برنامه زمانبندی آن را در پی دارد. از این‌رو، در صورت اعمال تغییرات، خطوط مبنای زمانبندی و برنامه مدیریت پروژه باید به‌روزرسانی شوند. از فعالیت‌های حوزه دانش مدیریت زمانبندی پروژه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• برنامه‌‌ریزی مدیریت زمانبندی: برنامه مدیریت زمانبندی، شامل اطلاعاتی نظیر نحوه تهیه زمانبندی پروژه، مسئول تدوین، سطح اولویت و شرایط مجاز بودن تغییرات آن است.
• تعریف فعالیت‌ها: پروژه، به فعالیت‌های قابل اجرا تقسم می‌شود. توجه داشته باشید که مطابق با تعریف PMBOK، تعریف فعالیت با تهیه ساختار شکست در حوزه دانش مدیریت محدوده تفاوت دارد. با این وجود، در عمل، هر دوی این فعالیت‌ها یکسان هستند. در این فرآیند، فهرستی از تمام فعالیت‌های پروژه تهیه می‌شود.
• اولویت‌بندی فعالیت‌ها: تعیین ترتیب اجرای فعالیت‌ها، با توجه به ارتباط بین آن‌ها انجام می‌گیرد. رابطه بین فعالیت‌ها به صورت پایان تا شروع (FS)، پایان تا پایان (FF)، شروع تا شروع (SS) و شروع تا پایان (SF) هستند. برای پروژه‌های کوچک با برنامه زمانبندی ساده، نیازی به تعریف این رابطه‌ها نیست.
• تخمین بازه زمانی اجرای هر فعالیت: تخمین زمان تقریبی مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت، با استفاده از لیست منابع آن فعالیت انجام می‌گیرد.
• توسعه برنامه زمانبندی: به منظور توسعه برنامه زمانبندی، ابتدا یک نمودار شبکه‌ای ایجاد می‌شود. این نمودار، مسیر بحرانی پروژه و میزان شناوری هر فعالیت را نمایش می‌دهد. در قدم بعدی، نمودار میله‌ای برنامه زمانبندی (نمودار گانت) رسم شده و هر فعالیت بر اساس زودترین زمان شروع جانمایی می‌شود. در نهایت، رسم نمودار نمودار مصرف منابع و جابجایی فعالیت‌ها در راستای شناوریشان صورت می‌گیرد تا مصرف منابع صاف شود. به این کار، «تسطیح منابع» (Resource Levelling) می‌گویند.
• نظارت بر برنامه زمانبندی: به منظور تعیین وضعیت پروژه از نظر عقب یا جلو بودن از برنامه زمانبندی و میزان این اختلاف، تحلیل ارزش کسب شده در بازه‌های زمانی معین انجام می‌گیرد.

مدیریت هزینه در مدیریت پروژه بر اساس PMBOK چیست؟

مدیریت هزینه، معمولا به عنوان یکی از حساس‌ترین فعالیت‌های پروژه در نظر گرفته می‌شود؛ چراکه در اغلب پروژه‌ها، محدودیت اصلی، تامین هزینه‌های مورد نیاز برای اجرای فعالیت‌های مختلف در بازه زمانبندی است. بنابراین، بودجه در نظر گرفته شده باید با استفاده از روش‌های مناسب تخمین زده شود. به علاوه، باید نحوه صرف هزینه‌ها نیز باید مورد کنترل و نظارت قرار گیرد.

فعالیت‌های اصلی حوزه دانش مدیریت هزینه پروژه عبارت هستند از:

• برنامه‌‌ریزی مدیریت هزینه: مواردی نظیر روش مورد استفاده برای بودجه بندی، معیار تغییرات و فرآیندهای کنترل بودجه، در برنامه مدیریت هزینه تعیین می‌شوند.
• تخمین هزینه‌ها: متغیرهایی مانند منابع، نیروی کار، مصالح (مواد اولیه)، تجهیزات و دیگر آیتم‌های مرتبط، به منظور تخمین هزینه مورد نیاز برای اتمام هر فعالیت مورد استفاده قرار می‌گیرند.
• تعیین بودجه: بودجه کلی پروژه، از جمع بودجه تخمینی برای هر یک از فعالیت‌ها به دست می‌آید.
• کنترل هزینه‌ها: هزینه‌های واقعی و نسبت آن‌ها به هزینه‌های برنامه‌ریزی شده، با استفاده از تحلیل ارزش کسب شده مورد بررسی قرار می‌گیرند.

مدیریت کیفیت در مراحل مدیریت پروژه بر اساس PMBOK چیست؟

زمان، هزینه و کیفیت، سه محدودیت اصلی در موفقیت پروژه هستند. کیفیت بهتر، نیاز به صرف زمان و یا هزینه بیشتر دارد. به دلیل ماهیت جدایی‌ناپذیر خروجی یک پروژه با کیفیت اقلام قابل تحویل در آن، سطح کیفی باید در فرآیند برنامه‌ریزی در نظر گرفته شده و در برنامه مدیریت پروژه لحاظ شود. از فعالیت‌های حوزه دانش مدیریت کیفیت پروژه می‌توان موارد زیر را نام برد:

• برنامه‌ریزی مدیریت کیفیت: برنامه مدیریت کیفیت، به عنوان یکی از فصل‌های برنامه مدیریت پروژه یا یک برنامه مستقل، مشخصات کیفی اقلام قابل تحویل پروژه را مشخص می‌‌کند. تدوین این برنامه از بدیهیات مدیریت پروژه است و هیچ ارتباطی به نوع خدمات یا محصولات ندارد.
• مدیریت کیفیت: فرآیندهای نظارت و بررسی اقلام قابل تحویل باید به طور مداوم مورد بازرسی قرار گیرند تا از عملکرد صحیح این فرآیندها اطمینان حاصل شود.
• کنترل کیفیت: علاوه بر نظارت بر فرآیندهای کنترل کیفی، کیفیت اقلام نیز باید مورد بررسی قرار گیرند و بر اساس استانداردهای کیفی تایید شوند.

مدیریت منابع در مدیریت پروژه بر اساس PMBOK چیست؟

کارکنان یک پروژه، از عوامل اصلی در موفقیت آن پروژه به حساب می‌آیند. در اختیار داشتن یک تیم قوی، موفقیت پروژه را تا حد زیادی تضمین می‌کند. حوزه دانش مدیریت منابع پروژه، فعالیت‌های مرتبط با جذب کارکنان مناسب، اطمینان از رضایت و ردیابی عملکرد آن‌ها را پوشش می‌دهد. از مهمترین فعالیت‌های این حوزه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• برنامه‌‌ریزی مدیریت منابع: موقعیت‌های شغلی، حداقل رزومه مورد نیاز برای پر کردن این موقعیت‌ها و نحوه قرارگیری افراد در چارت پروژه، از مواردی هستند که در برنامه مدیریت منابع انسانی مشخص می‌شوند.
• تخمین منابع مورد نیاز برای فعالیت‌ها: به منظور اطمینان از در دسترس بودن منابع مورد نیاز، تعداد منابع مورد محاسبه و تخمین قرار می‌گیرد.
• جذب منابع: منابع مورد نیاز بر اساس تعداد تخمینی جذب می‌شوند.
• توسعه تیم: منابع انسانی جذب شده، معمولا نیاز به آموزش دارند. به علاوه، مدیریت محیط کاری و نحوه تعامل بین کارکنان نیز از فعالیت‌های مرتبط با توسعه تیم است.
• مدیریت تیم: اعضای پروژه و شرایط روحی آن‌ها مدیریت می‌شود.
• کنترل منابع: عملکرد کارکنان برای اطمینان از دستیابی به بهره‌وری حداکثری مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.

مدیریت ارتباطات در مدیریت پروژه بر اساس PMBOK چیست؟

مکاتبات و ارتباطات مناسب با ذی‌نفعان پروژه، میزان رضایت آن‌ها را (حتی در صورت رخ دادن تغییرات غیر منتظره) افزایش می‌دهند. توسعه یک برنامه برای تعیین نحوه برقراری ارتباط با تمام ذی‌نفعان، امری ضروری است.

از فعالیت‌های مرتبط با حوزه دانش مدیریت ارتباطات پروژه می‌توان موارد زیر را نام برد:

• برنامه‌‌ریزی مدیریت ارتباطات: الزامات مورد نیاز برای برقراری ارتباط با هر یک از ذی‌نفعان یا سرمایه‌گذاران، اطلاع‌رسانی در مورد پیشرفت پروژه و غیره، از نکات مهمی هستند که در برنامه مدیریت ارتباطات آورده می‌شوند. علاوه بر این موارد، برنامه مدیریت ارتباطات، روند برقراری ارتباطات در شرایط خاص نظیر هنگام رخ دادن مشکلات غیر منتظره یا تغییرات پروژه را نیز پوشش می‌دهد.
• مدیریت ارتباطات: در فاز اجرای پروژه، برنامه ارتباطات، به صورت عملی مورد استفاده قرار می‌گیرد. مدیریت پروژه، ارتباطات و مکاتبات صورت گرفته را مدیریت می‌کند.
• نظارت بر ارتباطات: ارتباطات، با توجه برنامه و در بازه‌های زمانی معین، مورد بررسی و بازبینی قرار می‌گیرند.

مدیریت ریسک در مدیریت پروژه بر اساس PMBOK چیست؟

مدیریت ریسک، از جنبه‌های مهم مدیریت پروژه است که معمولا دست کم گرفته می‌شود. در اغلب موارد، پیش‌بینی ریسک‌های بزرگ و تحلیل آن‌ها، جایی در برنامه مدیریت پروژه ندارد.

با این وجود، در صورت انجام این پیش‌بینی‌ها و تحلیل‌ها، اعتماد ذی‌نفعان نسبت مدیر پروژه افزایش می‌یابد. برخی از فعالیت‌های مهم در زمینه حوزه دانش مدیریت ریسک پروژه عبارت هستند از:

• برنامه‌‌ریزی مدیریت ریسک: روند فهرست کردن، دسته‌بندی و اولویت‌بندی ریسک‌های پروژه، در برنامه مدیریت ریسک مشخص می‌شوند.
• شناسایی ریسک‌ها: ریسک‌های بزرگ پروژه مورد بررسی قرار می‌گیرند و در لیست ریسک‌ها ثبت می‌شوند. اکثر پروژه‌ها، معمولا با یک یا دو ریسک عمده مواجه هستند که نظارت و کنترل ویژه آن‌ها در اولویت قرار دارد.
• اجرای تحلیل ریسک کیفی: پس از تعیین بزرگ‌ترین ریسک‌ها، دسته‌بندی آن‌ها با توجه به احتمال رخ دادن و تاثیر آن‌ها بر پروژه انجام می‌گیرد. سپس، به هر یک از ریسک‌ها بر اساس اولویت، رتبه‌بندی می‌شوند.
• اجرای تحلیل ریسک کمی: پس از رتبه‌بندی ریسک‌ها بر اساس اولویت، نوبت به تحلیل عددی بزرگ‌ترین ریسک‌ها (اولویت‌های بالا) و اندازه‌گیری تاثیر آن‌ها بر بودجه، زمانبندی و دیگر پارامترهای پروژه می‌رسد.
• برنامه‌ریزی مقابله با ریسک: برای مهم‌ترین ریسک‌های پروژه، نیاز به تدوین برنامه مقابله است. این برنامه، علاوه بر مطلع‌سازی تمام طرف‌های پروژه، نحوه عملکرد آن‌ها در هنگام رخ دادن ریسک‌ها را نیز تشریح می‌کند.
• اجرای اقدامات مقابله با ریسک: اقدامات مشخص شده در برنامه مقابله با ریسک توسط طرف‌های پروژه اجرا می‌شوند.
• نظارت ریسک‌ها: ریسک‌های پروژه در بازه‌های زمانی معین مورد بررسی قرار می‌گیرند. سپس، ریسک‌های جدید به لیست ریسک‌ها اضافه شده و ریسک‌های منقضی از لیست خارج (خط زده) می‌شوند.

مدیریت تدارکات در مدیریت پروژه بر اساس PMBOK چیست؟

اغلب پروژه‌ها به بخش پشتیبانی و تدارکات نیاز دارند. وظیفه تامین محصولات، خدمات، تجهیزات و غیره بر عهده بخش تدارکات است. استخدام پیمانکاران، یکی از گزینه‌های سریع برای تدارکات محسوب می‌شود. البته این گزینه، سطح کنترل بر روی کیفیت، زمانبندی و عوامل دیگر را کاهش می‌دهد.

از فعالیت‌های مربوط به حوزه دانش مدیریت تدارکات پروژه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• برنامه‌ریزی مدیریت تدارکات: تعیین تدارکات مورد نیاز از خارج پروژه و شرایط انتخاب پیمانکاران تدارکات، از جمله مواردی هستند که در برنامه مدیریت تدارکات پروژه صورت می‌گیرد.
• اجرای تدارکات: پس از تدوین برنامه مدیریت تدارکات، پیمانکاران استخدام می‌شوند. فرآیند جذب پیمانکاران، شامل تهیه بیانیه کار، اعلام شرایط مرجع، دریافت درخواست و غیره برای انتخاب پیمانکاران مورد نظر و وندور است.
• کنترل تدارکات: نظارت بر روی عملکرد و قرارداد پیمانکاران در فاز اجرا و به طور پیوسته انجام می‌گیرد. این فرآیند برای مطلع شدن از وضعیت پیمانکاران در صورت تغییر پروژه نیز اهمیت دارد.

مدیریت ذی نفعان در مدیریت پروژه بر اساس PMBOK چیست؟

در حوزه مدیریت پروژه، چیزی مهم‌تر از ذی‌‌نفعان وجود ندارد. اگر ذی‌نفعان از نتیجه یک پروژه رضایت داشته باشند، مدیر پروژه می‌توند آن پروژه را موفقیت‌آمیز اعلام کند؛ حتی اگر در واقعیت، اختلاف زیادی بین خروجی مطلوب و نتیجه به دست آمده وجود داشته باشد. مسائل مربوط به ذی‌نفعان، باید در برنامه مدیریت پروژه در نظر گرفته شود. برخی از فعالیت‌های مرتبط با حوزه دانش مدیریت ذی‌نفعان پروژه عبارت هستند از:

• شناسایی ذی‌نفعان: ذی‌نفعان بزرگ پروژه، در فرآیند آغاز پروژه شناسایی می‌شوند. تعیین ارتباط ذی‌نفعان با پروژه و تاثیر پیامدهای پروژه بر روی آن‌ها، از فعالیت‌های مرتبط با این فرآیند است.
• برنامه‌ریزی تعامل با ذی‌نفعان: لیست تمام ذی‌نفعان و اولویت‌بندی نگرانی‌ها، منافع و تاثیرپذیری آن‌ها از پروژه، در برنامه مدیریت ذی‌نفعان آورده می‌شود.
• مدیریت تعامل با ذی‌نفعان: مدیریت پروژه، باید با در نظر گرفتن رفع نیازهای ذی‌نفعان انجام گیرد. به علاوه، راه‌های ارتباطی با ذی‌نفعان پروژه، باید همواره باز باشد.
• نظارت بر تعامل با ذی‌نفعان: در بازه‌های زمانی معین، روند نیازهای ذی‌نفعان باید مورد بررسی قرار بگیرد تا در صورت نیاز، تغییرات مناسب بر روی اجرای فعالیت‌های پروژه اعمال شود.

حوزه های دانش PMBOK، به فرآیند مدیریت پروژه جان می‌بخشند. این حوزه‌ها، از دستیابی به موفقیت پروژه بر اساس معیارهای مشخص شده اطمینان حاصل می‌کنند. در صورت به کارگیری اصولی حوزه‌های دانش، تغییرات مورد نیاز به خوبی شناسایی و اعمال می‌شوند تا پروژه از مسیر خود خارج نشود.

آموزش کار با جریان فرآیندهای PMBOK + دانلود فایل فارسی

یکی از روش‌های متداول برای نظارت بر روی روند اجرای فازهای پروژه، تعیین فعالیت‌های مورد نیاز و به کارگیری صحیح اصول مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK، استفاده از نمودار جریان فرآیندها است. جریان فرآیندها و مراحل مدیریت پروژه بر اساس PMBOK را نمایش می‌دهد.

تصویر بالا، معمولا به عنوان قالب جریان فرآیندهای مدیریت پروژه بر اساس PMBOK مورد استفاده قرار می‌گیرد. مطابق با این تصویر، بخش‌های مختلف صفحه به فازها یا گروه‌های پنج گانه فرآیندی اختصاص یافته‌اند. درون هر یک از این بخش‌ها، محل‌هایی برای قرارگیری فعالیت‌های مربوط به فرآیندها مشخص شده‌اند. به عنوان مثال، در بخش مربوط به «آغاز» (Initiating)، دو کادر برای قرار دادن فعالیت‌های اصلی این فرآیند (توسعه منشور پروژه و شناسایی ذی‌نفعان) در نظر گرفته شده است.

هر یک کادر فعالیت، از سه بخش شامل عنوان فعالیت، حوزه دانش مربوطه و شماره منبع تشکیل می‌شود. عنوان فعالیت‌ها و حوزه‌های دانش مرتبط با آن‌ها را در بخش‌های قبلی معرفی کردیم. شماره منبع، عددی است که فصل مربوط به حوزه دانش در استاندارد PMBOK را نمایش می‌دهد. به علاوه، این عدد، ترتیب اجرای فعالیت‌ها را نیز مشخص می‌کند.

در تصویر بالا، فعالیت‌های فرآیند اجرای پروژه، دارای عددهای متفاوتی هستند. این اعداد، اولویت اجرای فعالیت‌ها را نمایش می‌دهند. به عنوان مثال، عدد فعالیت‌های یکپارچگی، با 4 شروع می‌شود. در نتیجه، این فعالیت‌ها، باید زودتر از فعالیت‌های دیگر اجرا شوند. در مراحل بعدی، نوبت به فعالیت‌های مربوط به کیفیت (عدد 8)، منابع (عدد 9)، ارتباطات (عدد 10)، ریسک (عدد 11)، تدارکات (عدد12) و ذی‌نفعان (عدد 13) می‌رسد.

قاعده ترتیب اعداد برای فعالیت‌های دارای حوزه دانش یکسان نیز صدق می‌کند. به عنوان مثال، هنگام اجرای فعالیت‌های مربوط به مدیریت یکپارچگی پروژه در فاز اجرا، فعالیت «هدایت و مدیریت فعالیت‌های پروژه» با عدد 4.3، نسبت به فعالیت «مدیریت دانش پروژه» با عدد 4.4، در اولویت قرار دارد. در نتیجه، فعالیت 4.3 زودتر از فعالیت 4.4 اجرا می‌شود و بر روی نمودار قرار می‌گیرد.

برای استفاده از نمودار جریان فرآیندهای PMBOK، مدیر پروژه، قالب اولیه این نمودار (قالب سیاه و سفید) را تهیه می‌کند. سپس، با رسیدن به هر مرحله، برچسب رنگی فعالیت‌ها را بر روی قالب قرار می‌دهد. به این ترتیب، فعالیت‌های انجام شده (بر اساس رنگ) و فعالیت‌های پیش رو (بر اساس عدد) مشخص می‌شوند.

دانلود قالب فارسی نمودار جریان فرآیندهای PMBOK

برای اجرای روش رسم نمودار جریان فرآیندهای PMBOK، می‌توانید قالب استاندارد آن را بر روی کاغذ، تخته یا کامپیوتر پیاده کنید. اغلب نسخه‌های موجود از این نمودار، به زبان انگلیسی هستند. در ادامه، لینک دانلود رایگان نسخه فارسی قالب این نمودار و برچسب‌های رنگی آن را قرار داده‌ایم. این نسخه توسط مجله فرادرس تهیه شده است.

• برای دانلود قالب فارسی نمودار و آیتم‌های جریان فرآیندهای مدیریت پروژه بر اساس PMBOK + اینجا کلیک کنید.

سوالات متداول در زمینه مدیریت پروژه بر اساس PMBOK

در این بخش، به برخی از سوالات پرتکرار در زمینه مدیریت پروژه بر اساس PMBOK پاسخ می‌دهیم.

تعریف مدیریت پروژه در PMBOK چیست ؟

مدیریت پروژه، به کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها بر روی فعالیت‌های یک پروژه، برای رفع نیازهای آن پروژه است. این فرآیند، به هدایت روند اجرای فعالیت‌ها برای تحویل خروجی‌های مورد نظر اشاره دارد. کارکنان یک پروژه می‌توانند با استفاده رویکردهای مختلفی نظیر رویکرد آماری، ترکیبی و تطبیقی، به خروجی پروژه دست پیدا کنند.

تعریف مدیر پروژه در PMBOK چیست ؟

مدیر پروژه، شخصی است که از طرف سازمان یا شرکت مجری، به عنوان رهبر تیم پروژه منصوب می‌شود. این شخص، مسئولیت دستیابی به اهداف پروژه را بر عهده دارد. از وظایف مدیر پروژه می‌توان به تسهیل کار تیم پروژه برای دستیابی به خروجی‌ها و مدیریت فرآیندها به منظور تحویل خروجی‌های مورد نظر اشاره کرد

آخرین نسخه PMBOK کدام است؟

تا سال 2021 میلادی (سال 1400 شمسی)، ویرایش ششم PMBOK به عنوان آخرین نسخه این استاندارد بود. در مرداد سال 1400 شمسی، نسخه هفتم استاندارد PMBOK منتشر شد.

۱۰ حوزه دانش مدیریت پروژه بر اساس PMBOK کدام هستند؟

حوزه های دانش 10 گانه مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK، شامل مدیریت یکپارچگی، مدیریت محدوده، مدیریت زمانبندی، مدیریت هزینه، مدیریت کیفیت، مدیریت منابع، مدیریت ارتباطات، مدیریت ریسک، مدیریت تدارکات و مدیریت ذی‌نفعان می‌شوند.

گروه های فرآیندی پنج گانه مدیریت پروژه بر اساس PMBOK چه هستند؟

فرآیندهای آغاز، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و اختتام، پنج گروه اصلی برای مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK هستند.