فرادرستیمهای دورکار و راه حل‌هایی برای انسجام بیشتر میان اعضای آنها
ارتباط از راه دور میان اعضای «تیم‌های دورکار» (Remote Teams) همیشه آسان نیست. مثال‌های زیر را بخوانید. آیا تا به حال چنین تجربه‌هایی داشته‌اید؟
ساعت ۱۰ شب، وکیل شرکت پیامکی از یکی از همکاران در رابطه با کار دریافت می‌کند. البته این کار قبلا به دفعات تکرار شده است. وکیل با خود فکر می‌کند، آیا نباید دستورالعملی در مورد پیامهای کاری بعد از ساعت اداری وجود داشته باشد؟
مدیر تبلیغات شرکت بعد از صرف شام طولانی با یک مشتری، از طرف رئیس خود پیامی دریافت می‌کند. رئیس در این پیام از او می‌خواهد سریعا گزارش خود را ارسال نماید. عصبانی از این رفتار رئیس، مدیر تبلیغات بلافاصله جواب پیام او را بدون تفکر کافی می‌دهد.
در یک جلسه‌ی هفتگی آن‌لاین با همکاران، مشکل عجیبی به وجود می‌آيد. یکی از همکاران به بحث توجه نمی‌کند. مدیر جلسه نمی‌داند آيا همکارش عمدا در بحث شرکت نمی‌کند یا واقعا مشکل فنی وجود دارد.
گرچه ساده است با فشار دادن یک دکمه از شر تماس‌های بدموقع راحت شویم، اما فناوری ما را وارد چالش جدیدی کرده است. فضای مجازی انقلاب جدیدی را در ارتباطات ایجاد نموده. انقلابی که شبیه شروع صنعت چاپ در گذشته به وقوع پیوست. این فناوری باعث تغییر روش‌های سخن گفتن شده. ارتباطات دنیای مدرن حتی نحوه‌ی شنیدن یا دریافت اطلاعات را به شدت دستخوش تغییر نموده است. کوهی از اطلاعات هر روز به سمت ما روانه می‌شود که عموما منجر به سوءتفاهم و گیجی می‌گردد.
افرادی که در گروههای دورکاری عضوند، هر روز با چنین مشکلاتی روبه‌رو می‌شوند. با استناد به نظرسنجی «گالوپ» (Gallup) و همچنین «the Bureau of Labor Statistics»، حدود ۲۲٪ آمریکایی‌ها در خانه کار می‌کنند. همچنین ۵۰٪ از مردم در گروههای دورکاری عضویت دارند. این تغییرات در روش‌های کاری سبب شده است تا افراد ملزم شوند مهارت‌های ارتباطی جدیدی را فرا گیرند.
چرا گروههای دورکاری نیاز به مهارت‌های جدید دارند؟ چه چیزی از تماس‌ها، نامه‌های الکترونیک و دیگر ارتباطات دیجیتال حذف شده است؟ در پاسخ باید بگوئیم «زبان بدن» ظاهراً از این ارتباطات حذف شده است. در پیامک‌ها و نامه‌های الکترونیک، عدم وجود لحن، ممکن است باعث گیجی شود. ما نمی‌دانیم لحن نامه رسمی است یا دوستانه. چنین سوءتفاهم‌هایی ممکن است هزینه‌زا باشند و بازده یا خلاقیت را کاهش دهند.
مکالمات در گروههای دورکاری، سرعت سابق را ندارند. تاخیر بین ارسال و خواندن پیام ممکن است احساسات پیوست به آن را از بین ببرد. تا به حال بارها پیام‌هایی را ارسال کرده‌ایم که بلافاصله بعد از آن، پشیمان شده‌ایم. شاید مدیر شما پیام دیروقت شما را ببیند و آن را دخالت در زندگی بعد از ساعت کاری تفسیر کند. آیا او در مورد قصد واقعی شما سوال می‌کند؟ گرچه به این موارد عادت کرده‌ایم، اما چنین رفتارهایی در تضاد با اصول مناسب ارتباط در فضای مجازی است. عدم دریافت پیام بلافاصله بعد از ارسال آن، ممکن است باعث عدم تمرکز، سوءتفاهم یا خستگی گردد.
برای افزایش بهره‌وری، گروههای دورکاری باید راه‌های بهتری برای همکاری پیدا کنند.
ابتدا باید دانست که سه نوع فاصله در چنین گروه‌هایی وجود دارد: فیزیکی (مکان و زمان)، عملیاتی (اندازه گروه و سطوح مختلف مهارت) و وابستگی (ارز‌ش‌ها، اعتماد و وابستگی متقابل). بهترین راه‌حل برای مدیران تمرکز بر کاهش فاصله در وابستگی‌ها است. مدیران باید سعی کنند ارتباطات را بیشتر از طریق تماس‌های ویدئویی ایجاد کنند. ارتباط ویدئویی بسیار بهتر از تماس تلفنی یا نامه‌ی الکترونیکی منجر به انتقال احساسات می‌شوند.
اگر گروههای دورکاری بتوانند با یکدیگر خوب ارتباط برقرار کنند و از مهارت‌های خود به خوبی بهره ببرند، حتی می‌توانند شرایط بهتری از گروههای یک‌جا داشته باشند. در ادامه پیشنهادهایی در این رابطه ارائه می‌گردد.
پیامهای کوتاه شفافیت را کاهش می‌دهند
گاهی از عبارات کوتاه در انتقال مفاهیم استفاده می‌شود. اما این کوتاهی‌ها اغلب به این معنا است که همکاران برای تفسیر پیام به دردسر می‌افتند. در این فرایند البته سوءبرداشت نیز امکان‌پذیر است. نبایستی تصور کرد دیگران از اشاره‌های کوتاه سر در می‌آورند. محیط ارتباط هرچه باشد، سطح بالایی از شفافیت در انتقال مفاهیم مورد نیاز است. هر چند هرگز نمی‌توان به صورت صد در صدی در ارتباطات دورکاری شفافیت داشت، اما همواره بسیار آسان است که مفهوم و احساس وابسته به پیام کمتر از آن چیزی که امکان‌پذیر بوده انتقال یابد. این مسئله را تنها با قدری تلاش و دقت بیشتر رفع می‌کند.
با پیامهای متعدد همکاران را بمباران نکنید
آيا بعد از ارسال یک نامه‌ی الکترونیک، با ارسال یک پیامک یا تماس دوباره جواب را پیگیری می‌کنید؟ یا مایلید از همکاران بپرسید آیا پیام قبلی به دستشان رسیده است؟ مزاحمت مکرر برای همکاران نوعی از خشونت و مردم‌آزاری محسوب می‌شود. امکان استفاده از فناوری‌های دیجیتال به شما این حق را نمی‌دهد که گاه و بیگاه پیام ارسال کنید. محیطی که برای انتقال پیام انتخاب می‌کنید، سطح فوریت پیام را نشان می‌دهد. باید کمی صبر کنید. استفاده از تمام محیط‌های انتقال پیام برای یک نوع درخواست، کار عاقلانه‌ای نیست. در نتیجه باید محیط ارتباط را هوشمندانه انتخاب کرد.
دستورالعمل ارتباط تنظیم کنید
گروههای دورکاری باید دستورالعملی برای ایجاد ارتباط آن‌لاین ایجاد کنند. شرکت‌هایی مانند «مرک» (Merck) عبارات کوتاهی برای کدهای ارتباطی خود طراحی کرده‌اند. برای نمونه از کد «4HR» مخفف عبارت «Four Hour Response» به معنای «جواب در ۴ ساعت» یا «NNTR» مخفف عبارت «No Need to Respond» به معنای «نیازی به جواب نیست» استفاده می‌شود. چنین روشی باعث ایجاد وحدت رویه و نظم در ارتباط می‌گردد. گروههای شخصی نیز می‌توانند از این ابزارها استفاده کنند. برخی علاقه دارند از پیامهای کوتاه استفاده نمایند. با این وجود افرادی علاقه به پیامهای بلند، شفاف و با جزئیات فراوان دارند. البته افراد در تحمل شوخی و مکالمات غیررسمی مانند یکدیگر نیستند.
گرچه قابل پیش‌بینی بودن انسان عموما یک نقص محسوب می‌شود، اما این ویژگی همیشه بد نیست. برای نمونه در ارتباطات مجازی باعث می‌گردد دیگران ما را راحت‌تر درک کنند. در این حالت همه‌ی گروه از فهم بهتری نسبت به ما سود می‌برند. از همین رو سعی کنید به دیگران با ایجاد یک رویه‌ی خاص خود در ارتباط کمک کنید.
فواید پنهان ارتباط مجازی را جدی بگیرید
از پشت پرده‌ی فناوری صحبت کردن، به افراد کم‌رو در ایجاد ارتباط کمک می‌کند. در ارتباط مجازی، ظاهر و مهارت‌های بین‌فردی، اهمیت کمتری دارد. در نتیجه همه‌ی افراد می‌توانند به راحتی در بحث و تصمیم‌گیری شرکت کنند. تحقیقات نشان می‌دهد افراد کم‌رو در برقراری ارتباط به این شیوه راحت‌ترند. البته در این فرایند باید مراقب اصول نوشتاری باشید تا موجب سوءبرداشت نگردد.
ناگفته نماند خلاء زبان بدن نیز مانع از این نمی‌شود که بیشتر از آنچه می‌خواهیم، به مخاطب اطلاعات ارسال کنیم. در فضای مجازی نشت اطلاعاتی، کاملا وجود دارد. هما‌ن‌طور که در ارتباط رو در رو حالت چهره به اصطلاح از سر درون خبر می‌دهد. برای نمونه استفاده از علامت تعجب «!» بعد از صحبت در مورد جنسیت، ملیت، یا مذهب ممکن است به چالش‌های اخلاقی در ارتباط منجر شود.
در فضای مجازی جشن بگیرید
جشن تولد برای اعضای گروههای دورکاری هنوز هم بسیار مهم است. با ارسال یک کیک تولد یا گل مجازی در گروه به دیگران تبریک بگویید. این کار ارتباطات بین فردی برای همکاری در آینده را تقویت می‌کند. راه‌هایی برای کوتاه کردن فاصله‌ی عاطفی پیدا کنید. برای نمونه یکی از شرکت‌ها برای تشویق افراد، ایموجی خاص او را در گروه طراحی می‌کند. می‌توان در گروه‌ها ابزارهایی یکتا برای ایجاد صمیمیت خلق کرد. البته خیلی نباید درگیر روش‌های خاص و ویژه بود.
هرچه ارتباطات مجازی گسترده‌تر می‌شود، سوءتفاهم نیز افزایش می‌یابد. البته پیشرفت فناوری در حال حل این مشکلات یا کمتر کردن آنها است. به هر حال باید قوانین جدید را فهمید و به آنها عمل کرد؛ باید دستورالعمل‌های مشخصی برای انتقال مفاهیم در عصر ارتباط تدوین شود.
مطالب زیر در این زمینه برای مطالعه پیشنهاد می‌گردد.
^^
