فرادرساصول اسکرام چیست؟ – ۶ اصل مهم که باید بدانید
اگرچه ریشه‌هایش را میتوان در زمین مسابقات راگبی جستجو کرد، اما عبارت «اسکرام» در جهان و محیط کاری امروزی معنایی کاملا متفاوت پیدا کرده است. این روزها اسکرام بستر و چارچوبی برای به انجام رساندن کارها به حساب می‌آید. این چارچوب ابتدا صرفا برای توسعه نرم‌افزار استفاده می‌شد، اما این روزها صنایع بیشتری به پیروی از اصول اسکرام می‌پردازند و برای مثال میتوان به بازاریابی، توسعه محصول و خدمات مالی اشاره کرد. اما این اصول اسکرام دقیقا چیست؟ در این مقاله به همین پرسش پاسخ می‌دهیم.
اصول شش‌گانه اسکرام چیست؟
مدیریت پروژه اصول خودش را دارد، مدیریت چابک محصول هم همینطور، پس طبیعی است که اصول اسکرام هم داشته باشیم: اصولی شش‌گانه که با درک، به یاد سپردن و پیادهسازی تمامی آن‌ها می‌توانید موفقیت فرایند توسعه محصول خود را تضمین کنید. اما اصول اسکرام چه ربطی به موفقیت پروژه دارد؟ نمی‌توانیم خیلی ساده به پیروی از چارچوب فنی‌تر آن مشغول شویم؟
اصول اسکرام در واقع علت زیرین رویکردهایی هستند که باید در پیش گرفته شود. این اصول مثل نور راهنمایی می‌مانند که کشتی شما (یا به عبارت دیگر، روششناسی شما) به سمت آن حرکت میکند.
بدون درک دلایل پشت مواردی مانند جلسات اسکرام و استند‌آپ‌های روزانه، بک لاگ محصول، اسپرینت های دو هفته، نادیده گرفتن آن‌ها آسان‌تر می‌شود و ممکن به شکلی غیر یکپارچه از قواعد و اصول اسکرام پیروی کنید. وقتی تیم اجایل شما این شش اصل را در آغوش بکشد، به شکلی بهینه‌تر قادر به تطبیق دادن خود با بخش‌های مختلف ساختار اجایل خواهد بود و از سوی دیگر متوجه می‌شود که چرا نباید برخی از این گام‌های رویکرد اجایل را دستخوش تغییر کرد.
۱. شواهد، نه نظریه‌ها
کنترل تجربی فرایند را میتوان سنگ بنای روششناسی اسکرام به حساب آورد. بدون پیروی از این ایده، فقط در حرف مشغول پیروی از اسکرام خواهید بود. «تجربی» یعنی اینکه تمام تصمیمات شما باید براساس شواهد سخت و مشاهدات عینی اتخاذ شوند.
در روزگاری نه‌چندان دور، مدیران پروژه نقشه‌ای سفت و سخت برای هر پروژه تدارک می‌دیدند و هرگونه انحراف از این مسیر را تقصیر تیم می‌دانستند. وقتی که پروژه شکست می‌خورد و با حقیقت روبه‌رو می‌شد، مدیران پروژه حقیقت را نادیده می‌گرفتند.
اسکرام رویکرد عکس را دنبال میکند. اعضای تیم اسکرام به صورت روزانه به ارزیابی فرایندهای خود، سر در آوردن از آنچه جواب نمی‌دهد و سپس پیادهسازی تغییرات لازم مشغول می‌شود. بعد از اتمام هر اسپرینت نیز جلسه بازنگری در اسپرینت برگزار می‌شود که فرصتی برای اعمال تغییرات بزرگ‌تر فراهم می‌آورد.
با استفاده از برد اسکرام، تمام فرایندها به شکلی واضح مقابل چشم همه قرار می‌گیرند و بنابراین همه اعضای تیم قادر به بهره‌گیری از این اطلاعات در امور خود خواهند بود. ناگفته نماند که کنترل تجربی فرایند را میتوان در هر جایی از زندگی به کار بست و لزوما نیازی به گواهی مربی‌گری اجایل یا اسکرام ندارید.
۲. خودسامان‌دهی
روش‌های سنتی مدیریت پروژه احساسی شبیه به برگشتن به دبیرستان دارند. مدیر پروژه وظایف تمام اعضا را مشخص میکند و وقتی هم که آن کارها به پایان برسند، باید منتظر وظایف هرچه بیشتر بود.
چارچوب اسکرام اما بر این اساس شکل گرفته که با کارمندان باید مثل افراد بالغ رفتار کرد. آن‌ها نه‌تنها قادر به سامان‌دهی امور خود هستند، بلکه معمولا بدین شکل نتایجی بهتر به همراه می‌آورند.
برخی تیم‌های اجایل اصلا «رهبر» (یا آنچه تحت عنوان اسکرام مستر شناخته می‌شود) ندارند و در واقع اتکایی حداکثری بر خودسامان‌دهی می‌کنند. در تیم‌هایی که اسکرام مستر دارند نیز، این شخص نقش فرمانده را ایفا نمی‌کند و بیشتر مثل یک مربی می‌ماند.
وظیفه اسکرام مستر دستور دادن به اعضای تیم نیست. در عوض او باید تمام موانعی که میان اعضای تیم و موفقیت پروژه وجود دارند را از میان بردارد. یک اسکرام مستر خوب کاری میکند که اعضای تیم قادر به برداشتن موانع راه یکدیگر باشند. این‌گونه است که میتوان واقعا به اهداف هر اسپرینت دست پیدا کرد.
چه در حال مدیریت یک تیم توسعه نرم‌افزاری باشید و چه یک نانوایی، رهبری شما زمانی بیشترین اثرگذاری را به همراه می‌آورد که بتواند کارمندان را به خودسامان‌دهی امور تشویق کنید. فراموش نکنیم که استفاده از ابزارهای خوب هم مهم است.
۳. همکاری با یکدیگر
اصول اسکرام دوم و سوم ارتباطی تنگاتنگ با یکدیگر دارند. برای اینکه بتوان به خودسامان‌دهی مشغول شد، باید نحوه همکاری با دیگران را درک کنید. تیم اسکرام جای مناسبی برای گرگ‌های تنها و ستاره‌های راک مغرور نیست. اما مشارکت نیازمند چیزهایی فراتر از مهارت‌های ارتباطی صرف خواهد بود. هوشیاری هم به همان اندازه اهمیت دارد.
در اسکرام ورزش راگبی، اگر تمام اعضا به جای جلو به طرفین نگاه کنند، تیم دیگر به راحتی خط آن‌ها را شکسته و عبور میکند. همین موضوع راجع به تیم اسکرام هم مصداق میکند.
اعضای تیم باید به شکلی غریزی به گفتگو با همکاران خود مشغول شوند تا اطمینان حاصل کنند که در حال رسیدگی به وظیفه‌ای تکراری در بک لاگ محصول نباشد. اما سر در آوردن از این ساختار می‌تواند زمان‌بر باشد که در نهایت به معنای از دست رفتن بهره‌وری خواهد بود.
به همین خاطر است که اسکرام تاکیدی مضاعف روی بهره‌گیری از ابزارهای مختلف برای برنامه‌ریزی اسپرینت، مدیریت برد اسکرام، بازنگری در اسپرینت‌ها و پایش بک لاگ اسپرینت دارد. اشتراک‌گذاری سریع اطلاعات باعث شکل‌گیری اعتماد شده و نگاه اعضا را خیره به جلو نگه می‌دارد.
اصل سوم اسکرام ضمنا راجع به مشارکت در بیرون از تیم هم هست. برقراری ارتباط مداوم با ذینفعان خارجی مانند مشتری، مهارتی بسیار ضروری به حساب می‌آید. اگر هم تیم‌های دیگری در شرکت دارید که روی بخش‌های متفاوتی از یک بک‌لاگ طولانی‌مدت و یکسان کار میکند، اطمینان حاصل کنید که تمامی اطلاعات را حداکثر ظرف یک روز از آن‌ها دریافت می‌کنید.
۴. در اولویت گذاشتن وظایف ارزشمند
هرچقدر از اهمیت اولویت‌بندی توسعه محصول به شکلی صحیح بگوییم کم گفته‌ایم. تیم‌های اجایلی که روششناسی اسکرام را در پیش گرفته‌اند، خودشان را درگیر رسیدگی به تمامی وظایف پیش از عرضه محصول نمی‌کنند. در عوض آن‌ها مهم‌ترین وظایف را از بک لاگ محصول برداشته و به سراغ آن‌ها می‌روند.
به نظر بدیهی می‌رسد، اما سوالی ساده از خودتان بپرسید: آیا هر روز با رسیدگی به مهم‌ترین امور ممکن آغاز می‌کنید؟ یا اینکه سرگرم ایمیل‌ها، جلسات، گپ و گفت و کارهایی از این دست شده و ناگهان پی می‌برید که تمام روز مشغله داشته‌اید، اما به هیچ وجه بهینه نبوده‌اید.
تیم اسکرام برای تعیین اولویت هر وظیفه‌ای که در بک لاگ اسپرینت قرار گرفته، از خود سه سوال می‌پرسد:
- به اتمام رساندن این وظیفه چه ارزشی به ارمغان می‌آورد؟
- چه ریسک‌هایی وجود دارد؟
- آیا وظایف دیگری داریم که وابسته به این یکی باشند؟
آیا وظیفه‌ای کم‌ارزش دارید که هیچ چیز دیگری هم به آن وابسته نیست؟ بعدا انجامش دهید.
۵. مدیریت زمان
تا به حال نام تکنیک پومودورو به گوش‌تان خورده است؟ این تکنیک بسیار ساده است: ۲۵ دقیقه سخت کار کنید و سپس برای ۵ دقیقه استراحت. هر ۲ ساعت هم استراحتی ۳۰ دقیقه‌ای داشته باشید. بعد همین روند را تکرار کنید.
به این کار بلوک‌بندی زمانی گفته می‌شود و یکی از مهم‌ترین اصول اسکرام است. کافیست اندکی با کهنه‌کاران روششناسی اسکرام صحبت کنید و خواهید دید که به شکلی وسواس‌گونه راجع به واحدهای زمانی صحبت می‌کنند.
مهم‌ترین برنامه زمانی مربوط به اسپرینت است (برهه‌ای که یک الی چهار هفته‌ای برای توسعه محصول به شکلی تکرارشونده) اما جلسات روزانه و ۱۵ دقیقه‌ای اسکرام هم به همان اندازه مقدس به حساب می‌آیند. می‌پرسید چرا بلوک‌بندی زمانی در اجایل مهم است؟ زیرا ذهن شما کمال گرا است و در عین حال، مهارتی عجیب در اهمال‌کاری دارد.
اگر همه‌چیز را به ذهن خودمان بسپاریم، کارها را دیرتر شروع می‌کنیم و نیازمند وقت بیشتری هم برای رسیدگی به آن‌ها خواهیم بود. با بلوک‌بندی زمان در یک اپلیکیشن مدیریت زمان، خودتان را مجبور به رسیدگی به امور و کنار گذاشتن کمال‌گرایی خواهید کرد. به صورت مشابه، از میزان اهمال‌کاری نیز کاسته می‌شود. البته که باید اطمینان حاصل کرد که جلسات اسکرام روزانه باعث از بین رفتن اوقات کار عمیق کارمندان نشود.
«کار کردن برای ۲۵ دقیقه» بسیار آسان‌تر از «نوشتن هزار کلمه» به نظر می‌رسد، مگر نه؟
۶. خرد کردن امور و سپس رسیدگی به آن‌ها
برای اینکه همه‌چیز را راجع به اصول اسکرام و اجایل (Agile) درک کنید، تنها نیاز به گفتن یک کلمه داریم: تکرارشوندگی (یا انجام دادن دوباره و دوباره کارها). روششناسی اسکرام می‌گوید که تمام کردن کارها، همواره بهتر از تمام نکردن آن‌هاست. از آن‌جایی که چیزی به نام محصول بی‌نقص هم نداریم، تیم نرم‌افزار چابک دو گزینه پیش روی خود می‌بیند: عرضه آنی محصولی قابل قبول و بهبود دادن آن براساس بازخوردهای مشتریان یا عرضه دیرهنگام محصولی بی‌نقص، در زمانی که بازار احتمالا دیگر نیازی به آن ندارد.
تکرارشوندگی یکی از بنیادین‌ترین پیش‌نیازهای پروژه است و باعث می‌شود قادر به تقسیم کردن آن به بخش‌هایی کوچک‌تر باشید که معمولا تحت عنوان «یوزر استوری» شناخته می‌شوند. بعد از این هم تقسیم کردن هرچه بیشتر و اولویت‌بندی آن‌ها در بک لاگ محصول آسان‌تر می‌شود. در نهایت نیز هنگام برنامه‌ریزی برای برهه توسعه بعدی، وظایف یا استوری‌هایی که در اولویتی بالاتر قرار دارند، راه خود را به لاگ اسپرینت باز خواهند کرد.
خرد کردن وظایف هم یکی دیگر از اصول اسکرام است که منافع خود را در هر جایی از زندگی به نمایش می‌گذارد. خیلی از انسان‌های جهان به نوشتن یک رمان علاقه دارند. اما چند نفر از آن‌ها کارشان را با نوشتن اولین صفحه آغاز می‌کنند؟
علت نام‌گذاری اسکرام چیست؟
روششناسی اسکرام یکی از زیرمجموعه‌های آن چیزی‌ست که تحت عنوان مدیریت چابک یا اجایل شناخته می‌شود: رویکردی به خصوص که از تیم‌ها می‌خواهد پروژه‌های بزرگ را به قطعات خردتر و قابل رسیدگی تقسیم کرده و در برهه‌هایی تکرارشونده به توسعه آن‌ها مشغول شوند. چارچوب اسکرام کاملا بر همکاری و مشارکت استوار است و بنابراین تیم‌ها می‌توانند پیش از حرکت به سمت فاز بعدی پروژه، کارهای پیشین را در موعدد مقرر به انجام برسانند.
ذهنیت گروهی و کار تیمی مورد نیاز در هر اسکرام بازی راگبی (زمانی که بازی مجددا شروع می‌شود) الهام‌بخش کسب‌وکارهای مدرن بوده است. ریشه‌های اسکرام به عنوان یک روششناسی به مقاله‌ای بازمی‌گردد که Harvard Business Review در سال ۱۹۸۶ میلادی منتشر کرد. در این مقاله، هیروتاکا تاکئوچی و ایکوجیرو نوناکا این ایده را مطرح می‌کنند که شرکت‌ها با درپیش‌گیری «روشی همه‌جانبه» قادر به دستیابی به عملکردی بهتر و بهینه‌تر خواهند بود، درست همانطور که توپ راگبی میان اعضای تیم جابه‌جا شده و هر لحظه به نقطه‌ای بالاتر از زمین می‌رود.
سپس اوایل دهه ۱۹۹۰ میلادی بود که اسکرام به شهرت هرچه بیشتر رسید، عمدتا به خاطر تلاش‌های جف ساترلند و کن شوابر که می‌خواستند این مفهوم را گسترش داده و آن را در توسعه نرم‌افزار به کار بگیرند. این دو در گذر زمان به به‌روزرسانی و نشر چارچوب و ایده‌های خود در «دستورالعمل رسمی اسکرام» (+) پرداخته‌اند که میتوان دانلودش کرد. این دو میگویند که برای پیادهسازی موفقیت‌آمیز اسکرام، افراد دخیل در پروژه باید از پنج ارزش پیروی کنند: تعهد، تمرکز، صراحت، احترام و شجاعت.
این ارزش‌ها می‌توانند خط مشی تیم اسکرام در مسیر رسیدگی به امور مختلف و نمایش رفتارهای گوناگون باشند. تصمیمات اتخاذ شده، گام‌های برداشته شده و نحوه به‌کارگیری روششناسی اسکرام باید به گونه‌ای باشد که این پنج ارزش را تقویت کند، نه اینکه منجر به نابودی و نادیده گرفتن آن‌ها شود. ساترلند و شوابر میگویند وقتی این ارزش‌ها به درستی به کار گرفته شوند، اصول اسکرام هم بر مبنای اعتماد شکل خواهند گرفت.
جمع‌بندی اصول اسکرام و پاسخ به چند پرسش رایج
مدیریت پروژه اسکرام شباهت‌های زیادی به ورزش راگبی دارد: یادگیری‌اش آسان و انجام دادنش سخت است. آنچه باعث شکل‌گیری یک تیم اسکرام خوب می‌شود، بسته به نیازها و اهداف هر شرکت متفاوت است. اما اگر روششناسی اسکرام را بدون توجه به شواهد پیش رویتان پیادهسازی کنید، به دامی می‌افتید که تحت عنوان «اسکرام سیاه» شناخته می‌شود. بهترین راه برای دستیابی به اهداف تمام اسپرینت‌ها این است که به ابزارها، فرایندها و اصول اسکرام توجه کنید، چشم خود را باز نگه دارید و خیلی ساده، کارهایی که لازم است را به انجام برسانید.
اسکرام چیست؟
اسکرام را میتوان چارچوبی برای مدیریت پروژه توصیف کرد که روی مواردی مانند کار تیمی، اتکاپذیری، پیشرفت از طریق برهههای توسعه تکرار شونده و حرکت به سمت اهدافی که به درستی ترسیم شدهاند، تمرکز دارد. این چارچوب کار را به شکلی بسیار آسان شروع میکند: کافیست امور را براساس آنچه میتوان دید یا ارزیابی کرد پیش ببرید. سپس قادر به پایش میزان پیشرفت پروژه و پیادهسازی تغییرات ضروری خواهید بود.
ارزشهای پنجگانه اسکرام چه هستند؟
بنیانگذاران روششناسی اسکرام به ما میگویند که هر تیم و پروژه اسکرامی، برای موفقیت نیازمند پیروی از ارزشهایی پنجگانه است: تعهد، تمرکز، صراحت، احترام و شجاعت.
اصول شش‌گانه اسکرام چه هستند؟
اسکرام شش اصل کلیدی دارد که با پیروی از آن‌ها میتوان موفقیت پروژه و محصول را تضمین کرد: کنترل تجربی فرایندها، خودسامان‌دهی، مشارکت با یکدیگر، اولویت‌بندی مبتنی بر ارزش، مدیریت زمان و توسعه در برهههای تکرارشونده.
