فرادرسنحوه شروع مذاکره چگونه باید باشد و از کدام نقطه شروع کنیم؟
توانایی مذاکره موثر و آشنایی با فنون مذاکره، یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که همه ما برای دستیابی به خوشحالی و کامیابی در زندگی شخصی و حرفه‌ای به آن نیاز داریم. همه ما بر سر موعدهایی مقرر و منابعی که به دست می‌آوریم مذاکره می‌کنیم، به مذاکره برای حقوق و دستمزد مشغول می‌شویم و حتی مذاکراتی بر سر اینکه شام چه باشد را با اعضای خانواده پشت سر می‌گذاریم. طبیعی است که اگر با استفاده از تکنیک‌های فن بیان عملکردی خوب در این گفتگوها داشته باشیم، کاریزمای ما افزایش یافته و شانس بیشتری هم برای به دست آوردن آنچه حقیقتا به دنبالش می‌گردیم خواهیم داشت. از آن‌جایی که «خشت اول چون نهد معمار کج، تا ثریا می‌رود دیوار کج»، لازم است نحوه شروع مذاکره را نیز بشناسیم و این همان چیزی‌ست که در این مقاله به سراغ آن خواهیم رفت.
مذاکره ماهرانه
مذاکره ماهرانه به معنای این نیست که طرف مقابل را آنقدر به بازی بگیرید تا به آنچه می‌خواهید تن بدهد. فرایند مذاکره راجع به یافتن راهکارهایی برد-برد است که تمام طرف‌ها را راضی میکند و دستیابی به این مهم به هیچ وجه آسان نیست. در واقع خبر بد اینکه پژوهش‌ها نشان می‌دهند اکثر ما انسان‌ها مذاکره‌کنندگانی خوب نیستیم و در واقع با تکنیک‌های شروع مذاکره یا اصول ابتدایی زبان بدن مذاکره آشنایی نداریم.
اولین و مهم‌ترین لازمه دستیابی به یک نتیجه خوب در هر مذاکره‌ای این است که زمان قابل توجهی را صرف آمادگی خود برای گفتگو کنید. آمادگی خوب، موارد زیر را در بر می‌گیرد:
- ارزیابی جایگاه خودتان
- ارزیابی جایگاه طرف مقابل
- ارزیابی وضعیت
- توسعه یک استراتژی کامل که به چیستی‌ها، چرایی‌ها و چگونگی‌ها پاسخ می‌دهد.
برنامه‌ریزی برای شروع مذاکره
همانطور که بالاتر نیز اشاره کردیم، برنامه‌ریزی یکی از مهم‌ترین ابعاد هر مذاکره‌ای به حساب می‌آید. برنامه‌ریزی ضعیف باعث می‌شود طرف مقابل ذهنیتی اشتباه به دست آورده و برای مثال انتظاراتی غیرواقع‌گرایانه از شما و شرکت‌تان داشته باشد. به این شکل، نه‌تنها مذاکرات آتی به خطر می‌افتند، بلکه شانس دستیابی به بالاترین سود ممکن هم کمتر می‌شود. هرچه زمان بیشتری را صرف برنامه‌ریزی و آماده‌سازی خود کنید، شانس بیشتری برای دستیابی به نتایج مد نظرتان خواهید داشت. در ادامه به سراغ ۸ گامی می‌رویم که پیش از شروع مذاکره باید بردارید.
- پژوهش کنید. پیش از هر چیز لازم است اطلاعات جامع راجع به اشخاص و شرکت‌هایی که به آن‌ها مذاکره می‌کنید به دست آورید. به صورت خاص لازم است متوجه شوید چه فاکتورهایی روی خروجی مد نظر طرف مقابل تاثیر می‌گذارند. اگر قرار است بر سر یک قرارداد تجاری مذاکره کنید، هرآنچه لازم است را راجع به رقبای خود و اصلی‌ترین نیازهای شرکت مقابل بیاموزید. از سوی دیگر، به پژوهش روی مسائل مختلف مالی که می‌توانند روی خروجی مذاکرات تاثیر بگذارند مشغول شوید: مثلا شروط پرداخت و بودجه‌ها.
- هدف خود و هدف طرف دیگر را شناسایی کنید. در جلسه مذاکره، هدف شما همان خواسته غایی شما است. به خروجی ایده‌آل، خروجی‌های قابل پذیرش و همینطور بدترین مفاد ممکن برای قراردادی که ممکن است بپذیرید فکر کنید. علاوه بر این، بد نیست که از اهداف و خروجی‌های مد نظر طرف روبه‌رو نیز باخبر باشید.
- برای ارائه اطلاعات آماده باشید. اطمینان حاصل کنید که به تمام اطلاعاتی که لازم است با طرف دیگر به اشتراک گذاشته شوند دسترسی داشته و ضمنا مجاز به اشتراک‌گذاری آن‌ها هستید.
- ارزیابی شروط، خدمات، موارد و مفادی که حاضر به کنارگذاری یا سازش بر سر آن‌ها هستید. به عبارت دیگر لازم است از ارزش غیرپولی هر امتیازی که به شخص روبه‌رو می‌دهید باخبر باشید و بدانید که باید در ازای آن چه چیزی دریافت کرد. هزینه‌های امتیازهای طرف مقابل و همینطور ابعادی که غیر قابل‌مذاکره هستند را نیز ارزیابی کنید.
- حدود مرجعیت و صلاحیت خود را بدانید. اگر لازم است به سراغ مدیر خود یا اعضای هیئت مدیره رفته و راجع به بخش‌های قابل پذیرش یا قابل سازش در مذاکره که نیازمند صلاحیت هرچه بیشتر نیستند گفتگو کنید. از طرف دیگر اگر قرار است همراه با یکی از همکاران خود به مذاکره مشغول شوید، راجع به نقش‌های هر فرد در مذاکره و تاثیری که روی فرایند آن می‌گذارد تصمیم‌گیری کنید. از جمله نقش‌ها می‌توان به مسئول مذاکره، مسئول نت‌برداری و مشاهده‌گر اشاره کرد.
- استراتژی داشته باشید. همینطور که مشغول برنامه‌ریزی هستید، به شناسایی بهترین راه‌ها برای دستیابی به اهداف خود و همینطور تکنیک‌های مذاکره که شرایط را به نفع‌تان دگرگون می‌سازند بپردازید. سپس این تکنیک‌ها و استراتژی‌ها را با تکنیک‌ها و استراتژی‌های احتمالی طرف دیگر مقایسه کنید.
- ابتدا به سراغ کم‌اهمیت‌ترین موارد بروید. وقتی به هنگام شروع مذاکره به سراغ مسائل کم‌اهمیت‌تر می‌روید، زمان بیشتری برای تمرکز روی امتیازهایی خواهید داشت که ارزش بیشتری با خود به همراه می‌آورند.
- یک صورت جلسه داشته باشید. در این صورت جلسه، موضوعاتی که قرار است بر سر آن‌ها مذاکره شود را به ترتیب فهرست کرده و در صورت نیاز، برای هر یک محدودیتی زمانی تعیین کنید. علاوه بر این، محل برگزاری جلسه مذاکره و نام شرکتکنندگان را هم بنویسید.
مطالب پیشنهادی برای مطالعه:
- مذاکره چیست و چه زمان می توان از آن نتیجه گرفت؟ — راهنمای کاربردی
- انواع مذاکره چیست و چه زمان کاربرد دارند؟ — راهنمای کاربردی
- آموزش مذاکره به زبان ساده — تکنیک هایی که باید بدانید
- فنون مذاکره چیست و چطور در مذاکره ها برنده باشیم؟ — راهنمای کاملاً کاربردی
- اصول و فنون مذاکره در فروش — تکینک‌ها و استراتژی هایی که باید بدانید
- زبان بدن در مذاکرات — راهنمای کاربردی
چطور به گفتگوهای شروع مذاکره ساختار بدهیم؟
تا به اینجای کار متوجه شدیم که مذاکره فرایندی واقعا پیچیده است و برای دستیابی به موفقیت، باید به خوبی برای آن آماده شده باشیم. بنابراین هر زمان که ممکن است باید به برقراری مکالمات و برنامه‌ریزی‌های ضروری برای شروع مذاکره مشغول شد. اگر مذاکره‌ای پیچیده یا چالش‌برانگیز در پیش روی خود دارید، لازم است به مکالمات شکلی ساختارمند بدهید. بدین ترتیب نوعی وضوح را به گفتگوها آورده و از شکل‌گیری موانع غیرضروری جلوگیری می‌کنید.
برخی از تکنیک‌های ساختارمندسازی مکالمات به هنگام شروع مذاکره را در پایین آورده‌ایم:
- تعیین قوانین بنیادین: هر مذاکره‌ای باید با دو گام اصلی آغاز شود: حصول اطمینان از اینکه همه با سایر افراد دخیل در مذاکره آشنایی دارند و همینطور تعیین انتظارات بنیادین راجع به نحوه پیشبرد فرایند و رفتارها.
- تدارک دیدن یک بیانیه آغازین: بیانیه آغازین یا Opening Statement شانسی برابر در اختیار تمام مشارکت‌کنندگان قرار می‌دهد تا به شکلی خلاصه نقطه‌نظر خود راجع به موضوع مورد بحث را شرح داده و راجع به امیدها و انتظارات خود صحبت کنند. تمام افراد را به عدم بحث در این مرحله تشویق کنید. در واقع لازم است همه صرفا سکوت اختیار کرده و به سخنان سایرین گوش بسپارند.
- تهیه کردن صورت جلسه: ممکن است به نصیحت ما در بخش قبلی مقاله گوش داده و صورت جلسه را پیش از برگزاری آن آماده کرده باشید. اما اگر چنین نکرده‌اید، هنوز دیر نشده و لازم است در همین لحظه دست به کار شوید. کلیدی‌ترین مسائلی که باید راجع به آن‌ها گفتگو کرد چیست؟ تمامی موارد را به زبانی طبیعی بنویسید. ترجیح بر این است که این صورت جلسه به‌گونه‌ای نوشته شود که برای تمام شرکتکنندگان قابل مشاهده باشد. برای مثال می‌توانید از یک تخته وایت‌برد استفاده کنید.
- شناسایی مشکلات و اولویت‌ها و تمایلات زیرین: به ترتیبی که به نظرتان منطقی می‌رسد، به سراغ موارد موجود در صورت جلسه خود بروید. فراموش نکنید که ترتیب صحبت راجع به موضوعات مختلف، یکی از مهم‌ترین مسائلی است که هنگام شروع مذاکره باید به آن توجه داشت. پی ببرید که طرف مقابل واقعا به دنبال چه چیزی است و چه نیازها و انگیزه‌های زیرینی دارد؟ مهم‌ترین و کم‌اهمیت‌ترین مسائل از نظر او چیست؟
تا جایی که می‌توانید سوال بپرسید. سخنان افراد روبه‌رو را از نو جمله‌بندی کنید تا هم مطمئن شوید که منظورشان را به خوبی متوجه شده‌اید و هم نشان دهید که شرایط را درک می‌کنید. سپس اولویت‌ها و تمایلات خودتان را به اشتراک بگذارید (اما مراقب باشید، زیرا دلتان نمی‌خواهد اطلاعات طرف روبه‌رو راجع به شما، بیشتر از اطلاعات شما راجع به او باشد). اطلاعاتی را به اشتراک بگذارید که به دستیابی به توافقی خردمندانه کمک خواهند کرد. در این مرحله از مذاکره بر سر هیچ چیزی به توافق نرسید. صرفا به تلاش برای درک نقطه نظرهای مختلف مشغول شوید و به دنبال فرصت‌هایی برای گسترش مکالمات بگردید. - استراحت کردن: بعد از اینکه نقطه نظرهای طرف مقابل را درک کردید، در صورت امکان استراحتی کوتاه داشته باشید. برای مدتی از جلسه مذاکره فاصله گرفته و به بارش فکری مشغول شوید تا گزینه‌های بالقوه و سازگار با نیازهای تمام طرف‌ها را بیابید. به سراغ استراتژی خود رفته و آن را بسته به اطلاعات بیشتری که به دست آورده‌اید، بهینه‌سازی کنید. به این فکر کنید که قادر به ارائه چه چیزهایی هستید و طرف روبه‌رو نیز چه چیزهایی ارائه خواهد کرد. اکنون که اطلاعات عمیق‌تری به دست آورده‌اید، قادر به چارچوب‌بندی پیشنهادات خود به‌گونه‌ای خواهید بود که با آنچه برای دیگری واقعا اهمیت دارد، سازگار باشد.
- بررسی گزینه‌ها: به همکاری با طرف روبه‌رو مشغول شوید تا برخی از گزینه‌های احتمالی شناسایی شوند. سعی کنید گفتگو را به‌گونه‌ای پیش ببرید که انگار با مشکلی مشترک روبه‌رو شده‌اید و می‌خواهید آن را برطرف سازید، نه اینکه به دنبال رد و بدل کردن صرف پیشنهادات باشید. چطور می‌توان به خروجی‌های دست یافت که برای همه ارزشمند باشند؟ گاهی از اوقات طرف روبه‌رو راهکارهایی برای برطرف‌سازی نیازهایتان ارائه میکند که خودتان به آن‌ها فکر نکرده‌اید. عکس همین موضوع نیز محتمل است. بنابراین تمامی شرکتکنندگان را به بارش فکری تشویق و ترغیب کنید.
پاسخ به چند سوال رایج راجع به نحوه شروع مذاکره
در بخش نهایی مقاله، به چند سوال رایج راجع به نحوه شروع مذاکره که معمولا ذهن افراد را به خود مشغول می‌کنند پاسخ می‌دهیم.
مذاکره به چه معناست؟
مذاکره به معنای مکالمهای میان دو یا چند طرف مختلف است که گرد هم آمدهاند تا از طریق سازشگری و حل مساله، به توافق نظری قابل پذیرش برای تمام شرکتکنندگان در جلسه دست پیدا کنند. معمولا فرایند بدین شکل است که یک طرف جایگاه خود را مشخص میکند و طرف دیگر یا شروط را میپذیرد یا از جایگاه خود، به مقابله با نقطه نظرهای دیگری میپردازد. این رویه آنقدر ادامه مییابد تا به نوعی نقطه تعادل که برای همه رضایتبخش است، دست پیدا شود.
رایج‌ترین چالش در فرایند مذاکره چیست؟
بزرگ‌ترین و رایج‌ترین چالش در هر مذاکره‌ای زمانی رقم می‌خورد که یکی از طرف‌ها، تحت هیچ شرایطی حاضر به سازش و درک طرف دیگر نباشد. در واقع گاهی از اوقات با افرادی روبه‌رو خواهید شد که به جز منافع خود، به هیچ‌چیز دیگر فکر نمی‌کنند و اساسا منافع طرف مقابل را نادیده می‌گیرند. بنابراین بسیار مهم است که از همان ابتدا، انتظارات خود را تشریح کنید و به صورت مشابه، از انتظارات طرف مقابل باخبر باشید.
چطور هدف خود را از مذاکره مشخص کنیم؟
برای اینکه بتوان اهداف را به شکلی واضح برای خود و همینطور شخص حاضر در طرف دیگر میز ترسیم کرد و به بتنا در مذاکره شکل داد، لازم است سه پرسش کلیدی از خود داشته باشید: «بهترین خروجی ممکن چیست؟»، «بدترین حالت چیست؟» و «نقشه دوم چیست؟» پاسخ دو پرسش ابتدایی را نباید با طرف روبه‌رو به اشتراک گذاشت، اما باید پاسخی واضح در ذهن داشت تا بدانید گام بعدی چه خواهد بود.
مطلبی که در بالا مطالعه کردید بخشی از مجموعه مطالب «چگونه مذاکره کنیم ؟ — آموزش رایگان مهارت مذاکره» است. در ادامه، می‌توانید فهرست این مطالب را ببینید:
- تعریف مذاکره چیست؟ – به زبان ساده
- مذاکره چیست و چگونه مهارت مذاکره را تقویت کنیم؟
- نحوه شروع مذاکره چگونه باید باشد و از کدام نقطه شروع کنیم؟(همین مطلب)
- مراحل مذاکره – ۸ مرحله مهم در فرآیند مذاکره که باید بدانید
- اصول مذاکره که باید بدانید – 13 اصل کلیدی برای مذاکره موفق
- انواع مذاکره و کاربردهای آن ها — توضیحات کامل و دانستنی های مهم
- بهترین کتاب های مذاکره که باید بخوانید – معرفی ۱۱ کتاب
- بتنا در مذاکره چیست ؟ – توضیح کامل کاربرد BATNA در مذاکره
- نقطه ترک مذاکره چیست و چه زمان به مذاکره خاتمه دهیم ؟
- قانون پل طلایی در مذاکره چیست و چه کاربرد و اثری دارد؟
- عوامل موثر بر مذاکره کدام هستند؟ — دانستنی های مهم
- فنون مذاکره چیست و چطور در مذاکره ها برنده باشیم؟ — راهنمای کاملاً کاربردی
- ۵ مهارت مذاکره که باید بدانید + ۱۵ راه بهبود و افزایش مهارت
- معرفی بهترین کتاب اصول و فنون مذاکره — عناوینی که باید بخوانید
- تکنیک های مذاکره که باید بدانید – ۱۵ تکنیک موثر + مثال
- ترفندهای مذاکره و تله های مذاکره که باید بدانید – ۴ نکته کلیدی
- آموزش مذاکره به زبان ساده — تکنیک هایی که باید بدانید
- مذاکره برد برد چیست ؟ — تعریف، روش ها و مثال
- تفاوت مناظره و مذاکره چیست؟ – کاربردها + مزایا و معایب
- اصول و فنون مذاکره در فروش — تکینک‌ها و استراتژی هایی که باید بدانید
- آموزش مذاکره برای حقوق و دستمزد — کاربردی و گام به گام
- استراتژی کالباسی در مذاکره چیست ؟ – توضیح کامل به زبان ساده
- بازی اولتیماتوم در مذاکره چیست و چه اثر و کاربردی دارد؟
