ساخت نرم‌افزار حسابداری با اکسل | راهنمای گام به گام

یکی از کاربردهای اصلی نرم ‌افزارهای صفحه گسترده مانند مایکرو سافت اکسل (MS-Excel)، سر و سامان دادن به اطلاعات حسابداری و در حقیقت ثبت و ذخیره سازی دریافت و پرداخت‌ها است. البته در این بین لازم است، مانده حساب که حاصل تفاضل پرداخت‌ها از دریافت‌ها محسوب می‌شود نیز بدست آید. بنابراین درست به همان شکل که یک  جدول روزنامه، اسناد دریافتنی و پرداختنی را در خود ذخیره می‌کند، در اکسل نیز می‌توان از جدولی برای ثبت این گونه اطلاعات استفاده کرده و جمع ستون دریافتنی، پرداختنی و مانده را بدست آورد. این کار یکی از اولین کارهایی است که یک حسابدار برای انجام کارهای حسابداری با اکسل انجام می‌دهد.

به منظور آشنایی بیشتر با نحوه کار با اکسل به نوشتارهای دیگر مجله فرادرس با عنوان‌های آموزش اکسل — به زبان ساده و کشیدن جدول در اکسل — راهنمای گام به گام و تصویری مراجعه کنید. همچنین خواندن تاریخ شمسی در اکسل | راهنمای کاربردی و قالب بندی شرطی (Conditional Formatting) با اکسل نیز خالی از لطف نیست.

حسابداری با اکسل

ایجاد صفحه گسترده هزینه و درآمد (دریافت و پرداخت) می تواند به شما در مدیریت امور مالی شخصی و شرکت‌تان کمک کند. انجام این کار بوسیله یک صفحه گسترده ساده مانند اکسل بسیار ساده بوده و با استفاده از توابع و فرمول‌نویسی امکان پذیر است.

فیلم آموزش کاربرد اکسل در حسابداری و مدیریت در فرادرس

کلیک کنید

در این نوشتار سعی داریم، یک برنامه حسابداری با اکسل را شخصی سازی می‌کنیم. ابتدا برخی از اطلاعات و اقلام کلیدی در مورد منابع هزینه و درآمد را در یک کاربرگ ذخیره کرده و در کاربرگ دیگری درآمد و هزینه‌ها را یادداشت می‌کنیم. توجه داشته باشید که برای تهیه گزارش‌های یک دست و ساده، باید اقلام اطلاعاتی در کاربرگ هزینه و درآمد را برحسب کاربرگ اطلاعات کلیدی یا اولیه ایجاد کنیم.

از طرفی برای تهیه گزارشات حسابداری با اکسل (مانند جمع‌بندی و تهیه صورت‌های مالی) استفاده از ابزارهای دیگر این نرم‌افزار، مانند فیلتر و تابع SUBTOTAL ضروری به نظر می‌رسند. همچنین به کارگیری «جدول محوری» (PivotTable) با توجه به تنوع گزارشاتی که تولید می‌کند، یک گزینه بسیار مطلوب برای تهیه صورت‌های مالی خواهد بود. همه این موارد در این متن مورد توجه قرار گرفته و در پایان، فایل مربوط به ایجاد یک دفتر روزنامه و گزارش‌گیری از آن، در قالب یک کارپوشه (Workbook) به صورت یک نرم افزار حسابداری با اکسل قابل دستیابی خواهد بود.

گام‌های مربوط به ساخت نرم‌افزار حسابداری با اکسل را براساس یک مثال ساده از لیست هزینه و درآمدها پی‌می‌گیریم. پیش از ادامه مطلب باید اشاره کنیم اگر می‌خواهید آشنایی بهتر و بیشتری با حسابرسی داشته باشید، می‌توانید از مجموعه آموزش حسابرسی فرادرس استفاده کنید.

گام صفر: تعریف اقلام دسته یا گروه هزینه/درآمد

برای انجام عملیات حسابداری با اکسل باید به معرفی حساب‌های دریافتنی/پرداختنی بپردازید. البته در اینجا گام صفر که مربوط به انجام این عمل است، یک مرحله اختیاری است. در این گام، گزینه‌های مربوط به دسته یا گروه درآمدی یا هزینه‌ها را مشخص می‌کنیم. هر چند تعریف اقلام مربوط به هزینه یا درآمد ضروری نیست، ولی انجام این کار باعث می‌شود که لیست دریافت و پرداخت‌های تهیه شده، دارای گزینه‌هایی مشابه بوده و گزارش‌گیری از آن‌ها ساده‌تر صورت گیرد. اگر گام صفر را اجرا نکنید باز هم یک جدول (کاربرگ) درآمد و هزینه خواهید داشت ولی در تهیه گزارش جدول محوری، با مشکل مواجه خواهید شد. تصویر ۱، به معرفی مقادیر «کاربرگ اطلاعات اولیه» اشاره دارد.

همانطور که دیدید، سطرهای این جدول، نشانگر مراکز هزینه یا درآمد است. بنابراین هر یک از اقلام این جدول را باید برای ستون دسته جدول هزینه/درآمد مشخص کرد. این کار را در گام اول و بوسیله «اعتباردهی داده‌ها» (Data Validation) انجام خواهیم داد. واضح است که برای هر قلم که مربوط به هزینه است، در ابتدا عبارت هزینه و برای اقلامی که براساس درآمد هستند، کلمه درآمد قرار گرفته است. به این ترتیب شاید در گزارش‌های دیگری که مربوط به هزینه یا درآمد است، جمع‌بندی براساس این کلمات نیز امکان‌پذیر شود. به این ترتیب تفکیک گزارش حسابداری با اکسل به شکل مطلوب صورت می‌گیرد.

گام اول: ایجاد کاربرگ هزینه و درآمد در اکسل

در ابتدای امر، باید هزینه‌ها یا درآمدهای مربوط هر روز را در یک جدول یادداشت کنیم. این کار اولین گام برای ایجاد یک سیستم حسابداری با اکسل محسوب می‌شود. البته اگر این اقلام اطلاعاتی را به شکل درست، طبقه‌بندی کرده باشیم، می‌توانیم گزارشات مختلفی برحسب مرکز هزینه یا منبع درآمدی تهیه کنیم.

فیلم آموزش حسابداری حقوق و مدیریت منابع انسانی شرکت در اکسل در فرادرس

کلیک کنید

این کار اغلب در گزارشات مالی صورت گرفته و به عنوان یک گزارش پایان ماه یا حتی زمانی که حساب‌ها در یک سال مالی بسته می‌شوند، به عنوان سند اختتامیه، تهیه می‌شود. در تصویر ۲، مثالی از یک لیست ساده با برخی از داده‌های نمونه آورده شده است. به ستون‌های تعریف شده در این جدول دقت کنید. این جدول را در ادامه متن، مبنای کار حسابداری با اکسل قرار می‌دهیم.

• برای اطلاع از چگونگی ثبت و نمایش تاریخ شمسی، مطلب تاریخ شمسی در اکسل | راهنمای کاربردی را مطالعه کنید.

نکته: هر تعامل مالی (دریافت یا پرداخت) را یک «تراکنش» (Transaction) می‌نامند. بنابراین هر سطر از این جدول به یک تراکنش مالی ارتباط خواهد داشت.

ستون‌های تعریف شده در کاربرگ اکسل که در تصویر ۲ مشاهده کردید، در ادامه معرفی و نقش هر یک از تراکنش‌های مالی ذکر شده است.

• ستون تاریخ: تاریخ انجام تراکنش در این ستون وارد می‌شود. برای وارد کردن تاریخ شمسی در این ستون، از شیوه فارسی سازی تاریخ در اکسل استفاده کرده‌ایم. در گزارشاتی که در آینده بوسیله این جدول تهیه خواهیم کرد، تاریخ شمسی نقش مهمی ایفا می‌کند. به این ترتیب سیستم حسابداری با اکسل را به صورت کاملا فارسی در اختیار خواهید داشت.
• ستون شرح: شرح تراکنش در این قسمت نوشته می‌شود. ممکن است محتویات این سلول‌ها، متنی، عددی یا مخلوطی از محتویات متنی و عددی باشد. البته اگر بخواهید مثلا یک شماره چک یا مثلا شماره کارتی که به آن پرداختی انجام داده‌اید را از این بخش جدا کنید، اکسل، توابع و برنامه‌های مختلفی در اختیارتان قرار می‌دهد. این موضوع در نوشتار دیگری از مجله فرادرس با عنوان جدا کردن عدد از متن در اکسل — راهنمای کاربردی قابل مشاهده است.
• ستون دسته یا گروه: سلول‌های این ستون به دسته بندی یا طبقه‌بندی هزینه یا درآمد اشاره دارند. می‌توانید گزینه‌های خاصی را برای این ستون در نظر بگیرید. ایجاد یک لیست سفارشی و معرفی آن به عنوان مقادیر مجاز برای ثبت در این سلول‌ها راه‌کار مناسبی خواهد بود. کافی است که از Data Validation برای انجام این کار کمک بگیرید. انجام این عمل در ادامه متن مورد توجه قرار گرفته است.
• ستون هزینه: هر مقدار هزینه‌ای که در تاریخ‌های ثبت شده در ستون تاریخ داشته‌اید را در این قسمت وارد کنید. ممکن است برای این عددها، از واحد ریال یا تومان استفاده کنید. این را به خاطر داشته باشید که اگر مقادیر ستون هزینه را به ریال وارد کرده‌اید، درآمدها را هم به ریال وارد کنید تا باقی‌مانده بدست آمده، معنی‌دار باشد. ستون هزینه ممکن است از نوع خرید، سود قسط بانکی و ... باشند. بنابراین گزینه مناسب را از ستون دسته برای هر هزینه انتخاب کنید.
• ستون درآمد: رفتار این ستون نیز درست به مانند ستون هزینه است. برای هر یک از مقادیر این ستون در قسمت دسته، گروه مناسب درآمد را انتخاب کنید. برای مثال ممکن است درآمد مربوط به فروش، دریافت سود بانکی و ... باشد.

اعتبار سنجی داده برای ستون دسته

همانطور که گفته شد، بهتر است، برای مقادیر ستون «دسته» از اقلامی اطلاعاتی استاندارد که در «کاربرگ اطلاعات اولیه» تنظیم شده، استفاده کنیم. به این منظور ستون دسته را انتخاب کرده و از برگه Data دستور Data Validation را از بخش Data Tools اجرا می‌کنیم.

با انجام این کار مقادیری که در ستون «دسته» قرار می‌گیرند حتما باید یکی از اقلام کاربرگ اطلاعات اولیه در سلول‌های B2 تا B13 باشند. به علامت دلار ($) که در این آدرس‌ها ثبت شده و آن‌ها را به صورت آدرس مطلق درآورده نیز توجه داشته باشید.

نکته: انتخاب گزینه Ignore blank باعث می‌شود که سطرهای خالی در کاربرگ اطلاعات اولیه در ناحیه گفته شده، در لیست گزینه‌های انتخابی ظاهر نشوند. این سطرهای خالی به این منظور در Data Validation به کار رفته‌اند تا اگر سطرهای دیگری به جدول اطلاعات اولیه اضافه شد، به گزینه‌های انتخابی در جدول «درآمد هزینه» اضافه شوند. همچنین با انتخاب گزینه In-cell dropdown، دکمه‌ای برای انتخاب اقلام مورد نظر برای سلول‌های مربوط به ستون «دسته» ظاهر شده که با کلیک روی آن می‌توانید لیست گزینه‌های مورد نظر را ظاهر و از بین آن‌ها انتخاب انجام دهید.

جمع‌بندی برای ستون هزینه و درآمد

از طرفی برای هر دو ستون درآمد و هزینه، احتیاج به یک جمع نیز داریم. بنابراین بهتر است در قسمتی از لیست، یک محل نیز برای جمع‌بندی و خلاصه کردن جدول بالا، در نظر بگیریم. به این ترتیب می‌توانیم در همین قسمت، تفاضل هزینه از درآمد را محاسبه کرده و به عنوان سلول مانده (سود/زیان) در نظر بگیریم.

برای جمع کردن یک ناحیه، معمولا از تابع SUM در اکسل استفاده می‌کنیم. بنابراین برای محاسبه جمع کل هزینه و درآمد، فرمولی به صورت زیر در سلول‌های E1 و F1 می‌نویسیم. توجه داشته باشید که هر چه بعد از علامت «:E1» یا «:F1» قرار گرفته را باید در سلول بنویسید.

E1: = sum(E4:E20)

F1: = sum(F4:F20)

مشخص است که آدرس‌های F20 و E20 نشانگر انتهای لیست هستند. ولی اگر می‌خواهید مجموع را برای سطرهای دیگر جدول «رآمد هزینه» محاسبه کنید باید سطرهای آخر جدول را در این مکان مشخص کنید. برای مثال اگر سطر آخر جدول‌تان در ردیف هزارم قرار دارد باید آخرین سلول را به صورت E1000 و F1000 در فرمول مشخص کنید.

حال کافی است برای محاسبه مانده دو سلول E1 و F1 را از یکدیگر کم کنیم. معمولا هزینه را از درآمد کم کرده تا مانده (سود / زیان) مشخص شود. این کار را در سلول H1 انجام خواهیم داد.

H1: = F1 - E1

به این ترتیب با اضافه کردن هر سطر به جدول اطلاعاتی هزینه/درآمد، مانده عملیات صورت گرفته (تراکنش‌ها) به راحتی به دست آمده و قابل مشاهده است. بنابراین همانطور که دیدید بهتر است که سلول مربوط به جمع‌بندی را در بالاترین سطر جدول اطلاعاتی درج کنیم. اگر از دستور ثابت کردن سطر در اکسل (Freeze) استفاده کنیم، می‌توانیم اسامی ستون‌ها و همینطور جمع‌ها را همیشه در کاربرگ مشاهده کرده و با افزایش تعداد سطرهای جدول، آن‌ها را گم نکنیم.

ثابت کردن سطرهای اولیه کاربرگ درآمد هزینه

حال فرض کنید که جمع کل هزینه‌ها را بوسیله تابع SUM در سلول E1 و F1 نوشته و همچنین مانده نیز در سلول H1 محاسبه شده است. واضح است که با وارد کردن سطرهای جدید به «کاربرگ درآمد هزینه»، صفحه اکسل به پایین حرکت کرده و دیگر امکان نمایش سطرهای اول جدول را نخواهد داشت. اگر می‌خواهید سطرهایی از بالایی کاربرگ را به صورت ثابت نمایش داده و در عین حال قادر به ورود داده به سطرهای پایین باشید، باید از دستور Freeze Pane استفاده کنید. برای ثابت کردن عنوان‌های جدول و همینطور سطر جمع، به صورت زیر عمل می‌کنیم.

1. روی سطر ۴ کاربرگ کلیک می‌کنیم. به این ترتیب کل سطر چهارم کاربرگ درآمد هزینه انتخاب می‌شود.
2. از برگه View گزینه Freeze panes را از بخش Window کلیک می‌کنیم.
3. با انتخاب دستور Freeze Panes‌ از محل سطر انتخابی به بالای کاربرگ ثابت خواهد شد.

حال اگر کاربرگ را به سمت پایین، پیمایش (Scroll) کنید، همیشه سطرهای اول تا سوم کاربرگ دیده خواهند شد. توجه دارید که سطر انتخابی باید اولین سطری باشد که قرار است، سطرهای قبل از آن ثابت شوند.

گام دوم: فیلتر کردن سطرهای جدول

همانطور که گرفته شد، جدول هزینه و درآمد، کل تراکنش‌های مالی را نمایش می‌دهند. ولی شاید به نوع خاصی از هزینه‌ها (هزینه‌های خدماتی) یا درآمدها (فروش محصول خاص) توجه داشته باشیم. برای این که نمایش اطلاعاتی «کاربرگ درآمد هزینه» براساس انتخاب گزینه خاصی از ستون دسته یا گروه صورت گیرد، از فیلتر استفاده می‌کنیم.

به این منظور مراحل زیر را طی خواهیم کرد.

1. سطر سوم از کاربرگ که شامل اسامی ستون‌های جدول است را انتخاب می‌کنیم.
2. از برگه Data، گزینه Filter را به صورت فعال در می‌آوریم.
3. با استفاده از دستگیره‌های فیلتر که روی ستون‌ها قرار است، هر قلم از ستون «دسته» را انتخاب و سطرهای مرتبط را نمایش می‌دهیم.

به تصویر ۴ توجه کنید. این گزارش می‌تواند نتایج حاصل از فیلتر کردن جدول توسط گروه «هزینه اداری» را نشان دهد.

از طرفی شاید بهتر باشد که از تابع «زیرجمع» (SUBTOTAL) که با فیلتر نیز همخوانی دارد استفاده کنیم. بنابراین فرمولی که برای انجام این کار در سطر دوم کاربرگ و در بالای ستون هزینه و درآمد خواهیم نوشت به صورت زیر خواهد بود.

E2: =SUBTOTAL(9,E4:E20)

F2: =SUBTOTAL(9,F4:F20)

نکته: کد ۹ که به عنوان پارامتر اول این تابع به کار رفته، مربوط به تابع جمع است. در حقیقت تابع SUBTOTAL قادر است ۱۱ محاسبه یا تابع مختلف را به کارگیرد. اگر از کد ۱ برای پارامتر اول استفاده کنید، عمل میانگین‌گیری برای سطرهای معرفی شده، صورت خواهد گرفت.

فیلم آموزش استفاده از توابع و فرمول نویسی در اکسل Excel در فرادرس

کلیک کنید

به این ترتیب هر گاه فیلتر را در ستون گروه یا دسته هزینه/درآمد، تغییر دهید، نتیجه جمع‌بندی برای آن گروه، در انتهای جدول ظاهر خواهد شد. نکته‌ای که در این بین باید به آن توجه کرد، قرارگیری محل جمع‌بندی در کاربرگ است. معمولا سطرهای متعددی در هر ماه ممکن است در جدول هزینه و درآمد ثبت شوند. در نتیجه هیچگاه انتهای لیست یا سطرهای این جدول از قبل مشخص نیست. بنابراین سطر دوم کاربرگ، محل مناسبی برای ثبت این فرمول‌ها خواهد بود.

به تصویر ۵ توجه کنید. مانده حاصل از جمع هزینه و درآمد به همراه زیر جمع براساس فیلتر روی درآمد محصول ۱ صورت گرفته است. هر چند سطرهای ۴ تا ۲۰ در تابع SUBTOTAL معرفی شده‌اند، ولی فقط سلول‌هایی از این ستون در جمع نقش دارند که مطابق با فیلتر بوده و نمایش داده شده‌اند.

• برای آشنایی بیشتر با نحوه ایجاد فیلتر و به کارگیری آن مطلب فیلتر در اکسل — راهنمای کاربردی را مطالعه کنید.

گام سوم: تهیه گزارش از جدول دریافت و پرداخت

هر چند فیلتر گذاری و محاسبه به کمک تابع SUBTOTAL می‌تواند بسیاری از گزارشات دلخواه ما را تهیه کند، ولی لازم است برای تهیه هر گزارش، گزارش قبلی را تغییر دهیم. از طرفی گزارش‌هایی که توسط تابع SUBTOTAL و فیلتر ایجاد می‌شوند، روی جدول اطلاعاتی اعمال شده و عملاً جدول داده‌های اصلی، دیده نمی‌‌شوند. بنابراین بهتر است از تکنیک یا ابزار «جدول محوری» (PivotTable) استفاده کنیم تا هم گزارش‌ها را بطور مجزا از جدول اطلاعاتی داشته باشیم و هم اینکه بتوانیم بطور همزمان چندین گزارش را مشاهده کنیم.

فرض کنید به گزارشی احتیاج داریم که برحسب هزینه‌های باشد و بتواند به تفکیک هر مرکز هزینه، مجموع را محاسبه و نمایش دهد. مراحل ایجاد جدول محوری برای کابرگ درآمد و هزینه به صورت زیر است. البته فرض بر این است که هیچ فیلتری روی جدول اطلاعاتی اعمال نشده است.

نکته: توجه داشته باشید که برای خاموش کردن فیلتر، کافی است دکمه اجرای فیلتر را از برگه Data مجدد کلیک کنید.

1. ناحیه اطلاعاتی «کاربرگ درآمد هزینه» یعنی سلول‌های B3 تا F9 را انتخاب کنید.
2. از برگه Insert و از قسمت Tables گزینه PivotTable را انتخاب کنید.
3. تنظیمات مربوط به پنجره ظاهر شده را مطابق با تصویر ۶ اجرا کرده و دکمه OK را انتخاب کنید.

به  این ترتیب یک جدول محوری بر اساس متغیرهای موجود در ستون‌های تاریخ تا درآمد ساخته می‌شود. کافی است که در این هنگام متغیرهای دسته‌بندی (Grouping) و جمع‌بندی (Summarizing) را معرفی کنیم تا گزارش کامل شود.

همانطور که می‌دانید، متغیرهایی که برای دسته بندی لازم هستند، باید شامل مقادیر تکراری باشند تا امکان گروه بندی وجود داشته باشید. می‌توان از ستون «تاریخ» و همچنین «دسته» برای قسمت‌های ستون (Column) یا سطر (Row) جدول محوری استفاده کرد. از طرفی اگر قرار است جمع هزینه یا درآمد را به تفکیک هر یک از این بخش‌های بدست آوریم، لازم است که متغیرهای هزینه و درآمد را به عنوان متغیر «جمع‌بندی» (Value) معرفی می‌کنیم.

فیلم آموزش جداول محوری در اکسل یا پیوت تیبل Pivot Tables در فرادرس

کلیک کنید

همانطور که در تصویر 7، مشاهده می‌کنید، این جدول محوری قادر است بسیاری از سوالات ما را به عنوان یک گزارش کامل، پاسخ بدهد. برای مثال متوجه می‌شویم که مجموع هزینه‌های ماده اولیه چقدر است. از طرفی امکان محاسبه جمع هزینه‌های تولید نیز طبق یک جدول دیگر میسر است.

همانطور که مشاهده می‌کنید، این گزارش فقط مربوط به هزینه‌های صورت گرفته است.

به یاد داشته باشید که با دوبار کلیک روی یک گزینه از جدول محوری، در یک کاربرگ جدید، سطرهایی که نتیجه جمع‌بندی آن‌ها سلول بوده‌اند، دسترسی خواهید داشت. به این کار در جدول محوری، Drill in یا «کنکاش کردن» می‌گویند. این کار درست مثل آن است که از یک گزارش کلی به گزارش فرعی و ریز اسناد مربوط به آن حساب کل توسط سیستم حسابداری با اکسل دست پیدا کنید.

نکته: البته می‌توان همه این گزارشات در یک جدول ارائه نمود. برای این کار کافی است متغیر «درآمد» را به قسمت Values در قاب PivotTable Fields اضافه کنید. البته با این کار، گزارش و جدول محوری، عریض‌تر شده و شاید خوانایی لازم را نداشته باشد. ولی به هر حال می‌توان بیش از یک متغیر را در قسمت‌های مختلف یک جدول محوری یعنی، سطر-Row، ستون-Column، فیلتر-Filter و حتی مقادیر جمع‌بندی- Values، قرار داد. این کار گزارش حسابداری با اکسل را متنوع و تکمیل‌تر می‌کند.

توجه داشته باشید که برای نمایش اعداد به صورت فارسی یا قالب‌بندی جدول محوری باید از قلم‌های فارسی و همچنین رنگ‌آمیزی یا سبک‌های (Style) جدول استفاده کنید.

گام چهارم: به روز رسانی جدول گزارش

متاسفانه در زمانی که جدول اصلی یعنی جدول درآمد هزینه، دارای سطر جدیدی شده یا مقادیر آن تغییر یابد، جدول محوری که حاوی گزارش‌های جمع‌بندی است، تغییر نکرده و داده‌های جدید مورد محاسبه قرار نمی‌گیرند. بنابراین این لازم است ناحیه جدول اطلاعاتی مربوط به جدول محوری را مجدد تعیین کنید. این کار به کمک دستور Change Data Source از برگه Analyze در بخش PivotTable Tools امکان‌پذیر است. این برگه فقط در زمانی که یکی از سلول‌های جدول محوری انتخاب شده باشد، ظاهر خواهد شد.

سیستم حسابداری با اکسل باید به روز شود. لازم است که تغییرات صورت گرفته در این جدول، در گزارش جدول محوری، اعمال شوند، باید جدول محوری را به روزآوری (Refresh) کنید. به این منظور یکی از سلول‌های جدول محوری را انتخاب کرده و از برگه Data در قسمت Connection، روی Refresh All کلیک کنید.

با این کار تمامی تغییراتی که در جدول اصلی، جدول پایه و داده‌های آن‌ها ایجاد کرده‌اید در گزارش جدول محوری ارائه و مورد محاسبه قرار خواهد گرفت. به این ترتیب آخرین اطلاعات را در گزارش خواهید دید. در تصویر ۸، محل قرارگیری دستور به روزآوری (Refresh All) دیده می‌شود.

دانلود فایل نرم افزار حسابداری با اکسل

به منظور راحتی کار خوانندگان، فایل اطلاعاتی اکسل (کارپوشه) مربوط به هزینه و درآمد را که از این به بعد یک سیستم حسابداری با اکسل می‌نامیم، در اینجا قرار داده‌ایم و از این طریق، می‌توانید فایل مورد نظر را دریافت کنید. البته فایل دریافت شده، به صورت فشرده بوده و باید ابتدا آن را از حالت فشرده خارج کرده سپس در اکسل بارگذاری کنید. با مراجعه به این فایل می‌توانید عملیات ساده حسابداری با اکسل را به سادگی انجام دهید.

فیلم مجموعه آموزش اکسل – مقدماتی تا پیشرفته در فرادرس

کلیک کنید

هر چند کارپوشه درآمد و هزینه ساخته شده، ساده است ولی به راحتی از عهده امور مالی یک شرکت کوچک بر می‌آید در این صورت یک سیستم حسابداری با اکسل خواهید داشت. کافی است هر روز هزینه‌ها و درآمدها را در آن یادداشت کنید. این سطرها در حقیقت حکم سند حسابداری را دارند و گزارشاتی که در جدول محوری ایجاد می‌شود، مانند دفتر کل یا معین محسوب می‌شوند. همچنین جدول اطلاعات اولیه را می‌توان همان بخش معرفی حساب‌های دریافتنی و پرداختنی در نظر گرفت. به این ترتیب یک برنامه حسابداری ساده با اکسل ایجاد کرده‌ایم و می‌توانید گزارشات مالی مورد نیاز را مطابق با جدول محوری دریافت کنیم.

البته به یاد داشته باشید که برای کار با این سیستم حسابداری با اکسل ابتدا باید «کاربرگ اطلاعات اولیه» را تکمیل کرده، سپس در «کاربرگ درآمد هزینه»، سطرهای مربوط به اسناد تراکنش مالی خود را ثبت کنید. در انتها نیز کاربرگ «گزارش جدول محوری»، برایتان به تفکیک مراکز هزینه یا درآمد، جمع‌بندی کرده و محاسبات را در قالب یک جدول توافقی نمایش می‌دهد. تکمیل این کاربرگ‌ها به کمک توابع و فرمول نویسی بخصوص جمع شرطی، می‌تواند یک کاربرگ کامل اطلاعاتی را در اختیارتان قرار دهد.

 خلاصه و جمع‌بندی

همانطور که دیدید، ایجاد یک کاربرگ برای انجام کارهای ساده حسابداری با اکسل با چند فرمول و قالب‌بندی به راحتی امکان‌پذیر است. البته در این مطلب فقط به جدول روزنامه و ثبت اسناد حسابداری، آن هم به شکل ساده اشاره کردیم. نرم‌افزارهای حسابداری امکانات متعددی مانند جدول حساب‌ها، دفتر کل، دفتر معین و دفتر تفضیلی دارند که گزارشات متعددی توسط آن‌ها ایجاد شده و اطلاعات مالی مناسبی در اختیار تیم مالی شرکت‌ها قرار می‌دهند. در این متن فقط به جنبه‌های ساده کار حسابداری با اکسل اشاره شد ولی می‌توانید با استفاده از اکسل تقریبا همه کارهای ممکن برای امور حسابداری را انجام داده و برنامه‌ریزی کنید.

همانطور که در این متن خواندید، گامی‌های مربوط به ایجاد جدول هزینه/درآمد (Income/Expenses) طی چهار گام (در حقیقت پنج گام) صورت گرفت. البته به ابتکار خود می‌توانید زیبایی جدول را به استفاده از قالب‌های آماده (Style) به دلخواه خود درآورید تا سیستم حسابداری با اکسل زیباتر جلوه کند. از طرفی ایجاد محاسبات دیگر، مانند بدست آوردن مالیات، دسته‌بندی جزئی از ریز هزینه‌ها و ... نیز طبق جدول ایجاد شده امکان‌پذیر است.

در نوشتارهای دیگر در حوزه آموزش اکسل، به ایجاد فاکتور فروش و همچنین کاربرگ انبار در اکسل خواهیم پرداخت و مطالبی برای این موضوعات منتشر خواهیم کرد.